Base actualizada nico 6
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Este documento presenta una base de datos creada en Access 2013 por Nicolas Suarez sobre una empresa. Incluye tablas como clientes, empleados, facturas, productos y servicios con sus respectivos campos. Explica objetivos, marco teórico sobre bases de datos relacionales y tipos de relaciones. También describe cómo crear consultas, formularios e informes en Access.
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- 1. BASE DE DATOS ACCESS 2013 SUAREZ SANCHEZ NICOLAS JAVIER 906 COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA DEPARTAMENTO INTEGRADO DE TECNOLOGIA E IMFORMATICA BOGOTA.DC 2015
- 2. 2 BASES DE DATOS ACCESS 2010 SUAREZ SANCHEZ NICOLAS 906 TRABAJO PRESENTADO COMO REQUISITO PARA EL TERCER PERIODO ACADEMICO 2015 JHON ALEXANDER CARABALLO ACOSTA Msc. Tic aplicadas a la educación COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA DEPARTAMENTO INTEGRADO DE TECNOLOGIA E IMFORMATICA BOGOTA.DC 2015
- 3. 3 Nota de Aceptación Presidente del Jurado Jurado Jurado Bogotá, Julio 7 de 2015 – Agosto 23 de 2015
- 4. 4 Dedico esto al profesor John Caraballo por enseñarnos a cómo realizar una base de datos en Access 2014 por esta razón es que mi compañero nicolas Suarez y yo jean Suarez decidimos dedicarle esto al profesor para que nuestros progresos en el área de informática integrada
- 5. 5 AGRADECIMIENTOS Quiero agradecer esto a mis maestros a mis compañeros y mis padres por apoyarme y enseñarme como hacer este trabajo que con gran esfuerzo y dedicación he realizado primeramente agradezco a Dos por apoyarme y ayudarme en todas las dificultades que he tenido con este trabajo por arme los medios necesarios para realizarlo como salud y un computador también agradezco al colegio y a la secretaria de educación por emplear estas temáticas en los colegios distritales ya que son de gran importancia en una empresa o en la vida personal y agradezco profundamente al profesor por la paciencia que ha tenido con nosotros y siempre estaremos agradecidos gracias profesor por todo
- 6. 6 CONTENIDO Pág. 1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................................9 2. OBJETIVOS......................................................................................................................10 3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..............................................................................11 3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA .................................................................................11 3.2 JUSTIFICACIÓN.........................................................................................................12 4. MARCO TEÓRICO...........................................................................................................13 4.1 Base de datos............................................................................................................13 4.1.2 Bases de datos relacionales............................................................................16 4.1.2.1 Tipos de relaciones.........................................................................................17 4.1.3. Las consultas en Access .....................................................................................19 4.1.3.1. Crear una consulta en Access......................................................................19 4.1.4. Los formularios en Access 2010.........................................................................20 4.1.4.1. Crear formularios en Access ........................................................................20 4.1.5. Los informes..........................................................................................................22 4.1.5.1. Crear informes en Access 2010 ...................................................................22 5. CRONOGRAMA............................................................................................................23 CONCLUSIONES.................................................................................................................24 BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................................25
- 7. 7 LISTA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1 Tabla Clientes...................................................................................................14 Ilustración 2 Propiedades de los campos de la tabla clientes ............................................15 Ilustración 3 Tabla empleados ..............................................................................................15 Ilustración 4 Propiedades de los campos de la tabla empleados.......................................15 Ilustración 5 Tabla factura....................................................................................................15 Ilustración 6 Propiedades de los campos de la tabla factura...............................................15 Ilustración 7 Tabla productos................................................................................................16 Ilustración 8 Propiedades de los campos de la tabla productos..........................................16 Ilustración 9 Tabla servicios..................................................................................................16 Ilustración 10 Propiedades de los campos de la tabla de servicios ....................................16 Ilustración 11 relaciones establecidas en la base de datos.................................................18 Ilustración 12 Consulta a la tabla de clientes .......................................................................19 Ilustración 13 Diseño dee la consulta cruzada.....................................................................20 Ilustración 14 formulario de clientes .....................................................................................21 Ilustración 15 Formulario de empleados ..............................................................................22 Ilustración 16 Informe realizado con la consulta cruzada ....................................................22
- 8. 8 GLOSARIO FORMULARIOS: Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. LAS CONSULTAS: Se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumple unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, además, actualizar varios registros al mismo tiempo, así como realizar operaciones de muy diversas índole con los datos almacenados en las tablas. LOS INFORMES: Se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales. MODULOS: Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un módulo puede ser de clase o estándar REGISRO: En informática, o concretamente en el contexto de una base de datos relacional , un registro o forma representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.
- 9. 9 Relaciones: La relación representa una asociación establecida entre columnas en dos tablas. 1. INTRODUCCIÓN Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto. Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos. Además existen otras bases como las bases de datos jerárquicas En una base de datos jerárquica se organizan los datos utilizando estructuras arborescentes (en árbol). Las bases de datos en red También en desuso, en una base de datos en red se utiliza la estructura de grafo/red, como en el caso anterior los distintos objetos están relacionados entre sí mediante relaciones del tipo 1: M. las bases de datos relacionales Esta es la estructura que se ha impuesto para aplicaciones de gestión, consiste en organizar los datos en forma de tablas, las relaciones entre los objetos se consiguen incluyendo en la tabla del hijo, la clave del objeto padre.
- 10. 10 Como son las que utilizaremos durante todo el módulo hemos reservado un apartado especial para ellas. Las bases de datos orientadas a objetos Es un modelo más reciente, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento). La información que contienen se organiza en atributos y el comportamiento en operaciones. O las Bases de datos multidimensionales En una base de datos multidimensional los datos se almacenan en tablas de múltiples dimensiones en vez de tablas bidimensionales como las del modelo relacional. Se utilizan para grandes volúmenes de información 2. OBJETIVOS
- 11. 11 2.1 OBJETIVO GENERAL El objetivo general de este trabajo es comprender como se crea una base de datos y consultar esos datos con una facilidad de dar un simple clic también como crear facturas para empresas importantes 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Como crear tablas formularios para una base de datos en una empresa Crear una empresa para describir su actividad económica en la región Hacer informes sobre las necesidades de la empresa Implementar marcos para incrementar los datos de la empresa 3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
- 12. 12 Perdida de datos: cuantas veces no te ha pasado que has anotado algo como una dirección o un número telefónico y se te pierden pues eso quedo en el pasado Con Access ya que organiza todo lo que necitas y más como dirección ubicación de un archivo entre otras cosas con un solo clic ya es posibles solo tienes que seguir bien los paso 3.2 JUSTIFICACIÓN Este problema se debe realizar ya que la perdida de datos en una persona o en una empresa con cosa grave pueden causar pérdida de tiempo, dinero entre otras cosas pero esto se puede solucionar tan solo con un programa que podemos tener a la mano siempre ya sea en el computador o el celular pues este es Access puedes crea tablas facturas consultas informes todo en par de segundos Una forma de dar solución a este problema sería archivando más organizadamente en libretas o carpetas la información pero sería muy lento de revisar y no se puede trasladar con rapidez y habría muchos archivos y en caso de una mudanza se podrían perder algunos archivos Por lo tanto la mejor forma seria guárdalos en una plataforma digital donde se pueden revisar con facilidad editar y trasportar ya que el aumento en la tecnología nos ha permitido llevar cualquier archivo digital a cualquier parte del mundo hay es cuando llegamos a Access que nos ayuda a esto a solucionar este problema de una
- 13. 13 forma muy sencilla y eficaz y que se puede trasportar editar archivar y de una forma fácil. Por eso aprenderemos cómo manejarla y crear las famosas bases de datos con Access ya que nos permiten crear tablas de información independientes pero a la vez la podemos relacionar no solo eso podemos hacer facturas informes consultas formularios eso y más y sin ocupar tanto espacio y si perder información ni tiempo ni dinero 4. MARCO TEÓRICO 4.1 Base de datos
- 14. 14 Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos como Office Access 2007. 4.1.1 Tabla de datos: Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los campos, columnas. 4.1.1.1Diseño de tabla de datos: El diseño de las tablas debe ser un proceso meditado donde debemos tener en cuenta las necesidades y el fin al que estará destinada nuestra base de datos. Clientes Ilustración 1 Tabla Clientes
- 15. 15 Ilustración 2 Propiedades de los campos de la tabla clientes Empleados Ilustración 3 Tabla empleados Ilustración 4 Propiedades de los campos de la tabla empleados Factura Ilustración 5 Tabla factura Ilustración 6 Propiedades de los campos de la tabla factura Productos
- 16. 16 Ilustración 7 Tabla productos Ilustración 8 Propiedades de los campos de la tabla productos Servicios Ilustración 9 Tabla servicios Ilustración 10 Propiedades de los campos de la tabla de servicios 4.1.2 Bases de datos relacionales: La base de datos relacional (BDR) es un tipo de base de datos (BD) que cumple con el modelo relacional (el modelo más utilizado actualmente para implementar las BD ya planificadas). Permite establecer interconexiones o relaciones entre los datos (que están guardados en tablas), y a través de dichas conexiones relacionar los datos de ambas tablas, de ahí proviene su nombre: "modelo relacional".
- 17. 17 Tras ser postuladas sus bases en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos. 4.1.2.1 Tipos de relaciones: Existen relaciones de diferentes tipos. El tipo de relación que utiliza Access al unir dos tablas dependerá de cómo estén definidos los campos relacionados. Relación de uno a varios (1, n): Se crea una relación de uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal. Esta relación es la más común. Cada registro de una tabla puede estar enlazado con varios registros de una segunda tabla, pero cada registro de la segunda sólo puede estar enlazado con un único registro de la primera. Relación de uno a uno (1,1): Se creará una relación de este tipo si ambos campos relacionados son claves principales. En este tipo de relación, un registro de la tabla uno sólo puede estar relacionado con un único registro de la tabla dos y viceversa. No es muy usada. Relación de varios a varios (n, m): En este caso, ninguno de los campos relacionados son claves principales. Cada registro de la primera tabla puede estar enlazado con varios registros de la segunda y viceversa. Este tipo de relación implica la repetición de los campos de cada tabla; esto es lo que Access pretende evitar. Para establecer relaciones de este tipo, es necesario crear una tabla intermedia que esté relacionada con las dos de uno a varios.
- 18. 18 Ilustración 11 relaciones establecidas en la base de datos
- 19. 19 4.1.3. Las consultas en Access Las consultas en Access nos permiten ‘filtrar’ la información proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda telefónica, podríamos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los teléfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos determinados. Podemos utilizar consultas tanto para campos numéricos como para campos de tipo texto. Para comprender mejor cómo funcionan las consultas, crea la siguiente tabla en Access (si no sabes cómo hacerlo, míralo en el capítulo 1 de este tutorial). Todos los campos son de tipo ‘texto’, ten en cuenta que, aunque el teléfono va a contener números, no vamos a realizar operaciones con ellos (no vamos a sumar los números de teléfono, por ejemplo), además, puede que queramos incluir guiones (-), paréntesis u otros signos dentro del número. Cuando guardes la tabla asígnale el nombre de ‘AGENDA’ (sin las comillas) 4.1.3.1. Crear una consulta en Access. Ahora vamos a hacer consultas fáciles a las tablas para nuestra empresa didáctica Anonymous Motors. Ilustración 12 Consulta a la tabla de clientes
- 20. 20 Ilustración 13 Diseño de la consulta cruzada 4.1.4. Los formularios en Access 2010 Un formulario es un documento, ya sea físico o digital, diseñado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, dirección, etc.) en las zonas del documento destinadas a ese propósito, para ser almacenados y procesados posteriormente. En informática, un formulario consta de un conjunto de campos de datos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarán para su procesamiento y posterior uso. Cada campo debe albergar un dato específico, por ejemplo, el campo "Nombre" debe rellenarse con un nombre personal; el campo "Fecha de nacimiento" debe aceptar una fecha válida, etc. 4.1.4.1. Crear formularios en Access: Ahora vamos a hacer en Access los formularios de una forma de las tablas para nuestra empresa didáctica Anonymous Motors también puedes incluir y puedes incluir campos de una o varias tablas cambiar el diseño y agregar el logo te tu empresa
- 21. 21 Ilustración 14 formulario de clientes
- 22. 22 Ilustración 15 Formulario de empleados 4.1.5. Los informes: los informes nos ayudad a revisar datos de una forma rápida y fácil lo que nos facilita estar buscando y buscando la información necesaria y también poner logos y más cosas y puedes crear reportes de tablas o consultas. 4.1.5.1. Crear informes en Access 2010 Ilustración 16 Informe realizado con la consulta cruzada
- 23. 23 5. CRONOGRAMA
- 24. 24 CONCLUSIONES Microsoft Access es la herramienta perfecta para una empresa ya que su fácil manejo para manipular, crear y diseñar todo tipo de documentos de oficina como facturas, consultas, lista de empleados ,lista de clientes entre otras cosas con una base de datos puede utilizarla con el fin de crea plantillas. Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están organizados los datos. Para aprovechar todo al máximo debe estar organizado alfabéticamente y en tablas así no se repiten datos como el nombre de un cliente y se evitan confusiones Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.