1. MANUAL DE PROCESOS EXCHANGE
El área de Exchange involucra un sin fin de funciones y tareas, razón por la
cual se vio por conveniente dividir al área de dos procesos a fin de
especializar a los miembros en una tarea específica buscando de esta forma
mejores resultados.
PROCESO DE “SERVICE & LEARNING”
1. INTRODUCCION
Buscando una mejora en la calidad de nuestros
procesos y de nuestro LC, se ha creado el equipo de
Service & Learning, el cual es crucial para
garantizar la calidad del intercambio. Este equipo
realizará el seguimiento de todo el proceso de
intercambio a fin de asegurar que nuestros EPs,
TNs e Interns tengan una experiencia de vida
única.
2. OBJETIVO
El trabajo de los miembros de éste proceso busca:
 Velar por la calidad del intercambio.
 Asegurar el cumplimiento de objetivos del área para lograr los
objetivos de la gestión del comité.
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2. 3. DESCRIPCION DE TRABAJO
Los miembros de ésta área tendrán las siguientes funciones y
responsabilidades:
3.1. Descripción General
Gestionar el servicio y aprendizaje que brinda el programa de
intercambio a los Interns, TNs e EPs, emitiendo reportes, velando por el
llenado de cuestionarios de medición del intercambio en el sistema,
realizando el seguimiento respectivo, generando una comunicación
continua y coordinando el trabajo de los proyectos con respecto a éstas
tareas.
3.2. Descripción Específica
Para llevar a cabo un mejor trabajo en este proceso, se vio por
conveniente dividirlo en 3 subprocesos. Esta división permitirá definir
tareas específicas con resultados específicos para cada miembro. En ese
entendido, a continuación se detallan las funciones específicas de cada
subproceso:
S & L - T N T a ke r s
 Preparar a la empresa para recibir al profesional (aspecto cultural)
 Mejorar y/o desarrollar material documentado, formularios de seguimiento
y evaluación.
 Realizar el seguimiento de las TN llenando todos los formularios
correspondientes y generando una comunicación continua con las
empresas.
 Desarrollar actividades que involucren a la empresa con el profesional y
con AIESEC.
 Generar reportes mensuales al VP correspondiente.
 Mantener comunicación y coordinación con el responsable de intercambio
de los proyectos del comité.
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3. S & L - Exchange Participants
 Coordinar con TM el proceso de RECLUTAMIENTO de EPs en función a la
demanda en el sistema.
 Realizar el proceso de SELECCIÓN de los EPs (Review Board y todo lo que
involucra)
 Realizar el SEMINARIO DE EXCHANGE, involucrar al EPs con @,
preparándolos culturalmente al EP para su experiencia de vida.
 Realizar el seguimiento de los EPs llenando todos los formularios
correspondientes y generando una comunicación continua con el LC en
general.
 Generar reportes mensuales al VP correspondiente.
 Mantener comunicación y coordinación con el responsable de intercambio
de los proyectos del comité.
S & L – Interns
 Brindar toda la información necesaria acerca de la cultura, costo de vida y
del proceso de visado.
 Hacer seguimiento de las evaluaciones de desempeño entre la empresa y
el Intern (mensualmente)
 Mantener una comunicación continua con el LC de origen del profesional.
 Coordinar con los OC para asegurarse del involucramiento del profesional
con @ y con la cultura cumpliendo con la matriz del @ way.
 Generar reportes mensuales al VP correspondiente.
 Mantener comunicación y coordinación con el responsable de intercambio
de los proyectos del comité.
4. REQUISITOS PARA LOS MIEMBROS DE ESTE PROCESO
 Tener un conocimiento intermedio de ingles certificado.
 Tener conocimiento en manejo de Internet.
 Tener computadora en casa.
 Tener competencias de comunicación efectiva y empatía.
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4. PROCESO DE “MATCH”
1. INTRODUCCION
El equipo te Match fue creado debido a la
necesidad de realizar una mejora de los
procesos y facilitar una gestión del
conocimiento. En este sentido este equipo
garantizará el case de las formas llevando
paralelamente un registro de todo el proceso de
match a fin de permitir un mejor seguimiento y
generación de información que permita a nuevos
cazadores realizar de forma más efectiva su
trabajo.
2. OBJETIVO
El trabajo de los miembros de éste proceso busca:
 Cazar formas.
 Asegurar el cumplimiento de objetivos del área para lograr los
objetivos de la gestión del comité.
3. DESCRIPCION DE TRABAJO
Los miembros de ésta área tendrán las siguientes funciones y
responsabilidades:
3.3. Descripción General
Administrar las formas tanto de TNs como de EPs, promocionarlas y
realizar el debido seguimiento de las mismas, emitir reportes, generar
una comunicación continua con ellas, velar por el llenado de
cuestionarios de medición del intercambio en el sistema myaiesec y
coordinar el trabajo de los proyectos con respecto a éstas tareas.
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5. 3.4. Descripción Específica
 Realizar seguimiento constante a las formas registrando el proceso de
Case.
 Generar estadísticas del los perfiles mas demandados de empresas y
profesionales en el sistema. (mensual)
 Publicitar y promocionar las formas.
 Estar en comunicación constante con los EPs y TNs
 Generar una red de contactos con los VPX de otros LC.
 Generar reportes mensuales al VP correspondiente.
 Mantener comunicación y coordinación con el responsable de
intercambio de los proyectos del comité.
4. PERFIL Y REQUISITOS
 Tener un nivel de ingles intermedio avanzado certificado.
 Tener conocimiento en manejo de Internet.
 Tener computadora en casa.
 Tener competencias de comunicación efectiva y empatía
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