1. Consultora de Entrenamiento e Imagen Ministerial
Seminario de Gerencia, Relaciones
Pùblicas y Protocolo VIP.
Facilitador Lcda. Mery Araque
Gerente General MACG C.A.
(0414) 942.05.35 y (0243) 283.93.15
E-mail:meryaraque@yahoo.com
Relaciones Públicas

2. Las Relaciones Públicas son una CIENCIA que
comprende el Estudio del Hombre y sus Necesidades, a la
vez, las RRPP son un arte que precisa de la buena
aplicación personal de quien lo ejecuta o ejerce.
Son un trípode formado por Ciencias Administrativas, las
Ciencias de la Información y las Ciencias Sociales, que
tienen particular incidencia en las ciencias de la conducta
humana, que moldea de las sociedades en desarrollo en el
presente siglo.
Esto en la actualidad se conoce como la Ciencia de la
Tridimensionalidad de las RRPP cuyo fin es promover la
integración humana en todos los niveles de la sociedad.
Comunicaciones e Información
La comunicación es el principio mismo de la humanidad. Todo
organismo está formado de una estructura cuyos elementos se
interrelacionan condicionándose mutuamente; esta relación es el
principio mismo de la comunicación; sin información no puede
haber comunicación y sin comunicación no puede haber relación
alguna.
Publicidad
Es el conjunto de técnicas y medios que se emplean para dar a
conocer un producto y servicio a fin de conocer y convencer a
otros de su utilidad. El manejo y presentación del mismo requiere
de inversión financiera.
Nuestro Producto es el –mensaje del evangelio- eterno y
fidedigno; pero su “envoltorio” son las técnicas que utilicemos
para presentarlo que deben estar adecuadas a la apoca y sus
necesidades. Por ello, el Mensaje no debe perder su esencia pero
hay que contextualizar su presentación.

3. Propaganda
Es un Método o estrategia de Publicidad dirigida a convencer al
público la utilidad de un producto y servicio mediante IDEAS. El
fin es influir llevar al análisis del producto o servicio sin embargo
no obliga a su consumo. No manipula al público. Por el contrario
establece libertad. Eso mediante el uso adecuado de los Medios de
Comunicación social.
Análisis Previo de Mercadeo
Todo evento y congreso requiere de un Estudio de Mercado que
permita a los organizadores evaluar que porcentaje de finanzas
invertirán en la Publicidad y propaganda de dicho evento.
Por lo menos el 25% del presupuesto global debe ser destinado a
este fin. Esto determinará los exitosos resultados de IMPACTO
de los productos y servicios que ellos ofrecen a los públicos
regionales, nacionales e internacionales.
SEMINARIO DE GERENCIA Y PROTOCOLO VIP
Definición Protocolo
.
La gerencia de Protocolo persigue desarrollar y establecer las
normativas de atención profesional que garanticen que la
empresa, organización o ministerio, refleje una imagen óptima de
cooperación y servicio
Target de influencia en Protocolo

4. Esto con el fin de beneficiar a las comunidades, empresas,
organizaciones privadas y públicas, llegando a sus diferentes
públicos, mediante estrategias de servicios corporativos usando
un Equipo multidisciplinario.
Visión
Establecer un Equipo de Protocolo que logre elevar de manera
integral el nivel y la imagen de servicio de la organización;
considerando su posición y posesión ante los públicos internos y
externos de dicha organización a corto, mediano y largo plazo.
Misión
Motivar y desarrollar mediante el Ministerio de Protocolo un alto
concepto de Servicio integral, espiritual y social, demostrando un
profundo compromiso por la superación espiritual, profesional y
ministerial del Equipo y liderazgo de la organización hacia el
público en general.
Objetivos
• En este seminario se pretenden establecer preceptos para el
ejercicio de la Coordinación de Protocolo y de las
iniciativas relacionadas con la organización de actividades
y eventos que, determinan la Imagen y Posición de la
organización garantizando un óptimo servicio de excelencia
social y familiar.
• Se plantea un arreglo ordenado de Normas y
Procedimientos que permitirán conocer el perfil y el
alcance de las actividades del Ministerio de Protocolo en lo
gerencial, organizacional, social y ministerial.
• Es imperativo desarrollar un Programa General con su
respectivo plan de entrenamiento: motivación personal,
auto-estima, ascensos y evaluaciones de seguimiento al

5. personal involucrado en el Ministerio de Gerencia de
Protocolo.
Plan de Vida Devocional
* Plan permanente de devocionales, ayunos y estudios bíblicos
para la formación espiritual de los miembros de las Comisiones
del Ministerio de Protocolo; 1 vez al mes. En equipo por guardias
y en coordinación con el programa general del ministerio.
* Recibir ministración constante de parte de los apóstoles y
pastores de ministerios así, como, Asesoría y Evaluaciones al
trabajo de todos los equipos a través del cual, se evalúen las
debilidades, fortalezas y los cambios a desarrollar para cada
realidad.
*Elaborar de un plan de Convivencia Personal que motive la
comunicación y el acercamiento entre los miembros del
Ministerio de Protocolo: convivencias, intercambios de
obsequios, actividades deportivas, celebraciones varias.
Metodología
 La Coordinación de Protocolo debe iniciar sus funciones
estructurando el Equipo de trabajo. Determinar las
necesidades de atención protocolar de los distintos públicos
que la requieran, creando comisiones para cada caso.
 Esto con la finalidad de descentralizar las responsabilidades
de los Equipos que trabajaran por Guardias: semanales,
mensuales y trimestrales.
 Todos los miembros de los equipos tendrán fechas libres
para integrarse a la congregación recibiendo doctrina y
enseñanzas oportunas que robustecerán su nivel de vida.
Los Equipos deben anticipadamente manejar la información
necesaria referente a cada Evento interno, regional o nacional que
se éste desarrollando:
- Lugar, fecha y programa del evento.
- Nombres de los responsables de cada Comisión de trabajo.

6. - Cifra estimada para durante la convocatoria general.
- Nombre de los invitados locales, nacionales e
internacionales.
- Determinación de los lugares de alojamiento de los invitados
(cuando de requiera).
-Mantener una permanente comunicación con las Comisiones
de trabajo, canalizando la toma de decisiones o variantes en la
agenda cuando se necesite.
 La tarea de Reclutamiento es una prioridad dentro de las
actividades de esta coordinación por lo que es recomendable
realizarla tres meses antes de la actividad o evento.
 Los rasgos personales, los temperamentos y caracteres de
los miembros del Ministerio de Protocolo deberán ser
considerados ampliamente a la hora de organizar los equipos
idóneos. Entendiendo la diversidad como una variante.
 Se debe elaborar una ficha o planilla de inscripción donde
se aprecien los datos de identificación, características
físicas, capacidades, aptitudes y talentos especiales de
servicio de cada miembro del Equipo.
 Es tarea de esta Coordinación “valorar” toda aquella
información que permita describir ampliamente la Imagen
del aspirante para su posterior ubicación de trabajo dentro
del Ministerio de Protocolo y Servicio.
COORDINACION GENERAL DE PROTOCOLO
PLANILLA DE DATOS DEL
PARTICIPANTE
Nombres y Apellidos:
________________________________________
Cédula de Identidad: ________________
Profesión u Oficio: __________________

7. Teléfonos: _________________ E- mail:
_________________________
Dirección del domicilio:
______________________________________
Sexo:
________Edad:_________Talla:__________________________
Idiomas que habla:
_________Lee:_______________Escribe:________
Dispone Usted de Vehículo Propio: ______Qué tipo?
_______________
Área en que le gustaría trabajar: _____________
Atención a Pastores y Ancianos Iglesia.________
Atención en Puertas y anexos Iglesia.__________
Atención a Conferencistas.___________________
Atención Autoridades Civiles y Políticas._______
Atención Invitados Especiales.________________
Atención Conferencias y Almuerzos.________
_Atención Hoteles y Aeropuertos.______________
Nota: Para trabajar en el área de Protocolo se requiere que los
participantes estén persuadidos a disponer del tiempo necesario
para recibir el entrenamiento, y trabajar durante los servicios
regulares, eventos especiales y otras actividades coordinadas por
la organización.
Reclutamiento
• Al disponer de la información sobre el número de personas
que serán convocadas a cada evento, se hará el cálculo del
número de integrantes de la Coordinación de Protocolo.
Estimándose que una persona puede atender un máximo de
6 invitados de manera eficiente.
• La tarea de reclutamiento es una prioridad dentro de las
actividades de esta coordinación. Por lo cual es
recomendable realizarla tres meses antes de las actividades

8. macro: Eventos deportivos, Encuentros, Conferencias,
Bautizos, Entrenamientos u otros.
• Después de concluida la etapa de Entrenamiento el aspirante
puede escoger dentro de las Comisiones de Protocolo
aquella con la cual sienta idoneidad de trabajo para servir
eficazmente.
Adiestramiento
*Habiendo comenzado las etapas de reclutamiento y selección se
procederá a determinar el número de personas que trabajaran
dentro de las Comisiones de Protocolo considerando perfiles,
disponibilidad de tiempo y capacidades personales.
*Para el adiestramiento teórico-practico del Equipo Ministerial de
Protocolo se establecerán guardias semanales, mensuales y
trimestrales siguiendo el programa anual de la organización.
- Las áreas internas de Atención Protocolar comenzarán dentro
de las instalaciones del ministerio (recinto) y se extenderán a
paseos, conferencias, bautizos, convivencias, convenciones y
conciertos.
- Las áreas externas de atención Protocolar como aeropuertos,
hoteles, salas de conferencias u otros requerirán de una asistencia
(1 semana antes como mínimo) al sitio del Evento para evaluar
detalles de logística y seguridad.
- Se deberá definir la atención especial a los públicos que se
pueda necesitar: Autoridades, personalidades de la sociedad civil,
militares, políticos, representantes de otras iglesias, medios de
comunicación, empresarios, profesionales, etc.
- Todo desarrollo de planificación y ejecución de estos
proyectos deberán ser realizados con tres meses de anticipación.
Realizando reuniones continúas de evaluación y seguimiento con
los líderes de las comisiones y miembros de las mismas.

9. Equipo y Organización de Tarea
Al culminar el proceso de adiestramiento de los Líderes que
trabajarán en las diferentes Comisiones del Ministerio de
Protocolo se procederá a ubicarles considerando las aptitudes y
capacidades demostradas en el entrenamiento.
La fase de organización de los diferentes grupos de trabajo es
muy importante ya que estas personas van a soportar la Imagen de
la Organización, por lo tanto, se debe asegurar la capacitación y
calidad del entrenamiento sea permanente y consecutivo.
Para ello, se estructura un Manual de Normas y Procedimientos
que ayudará aportando detalles de gran valor para la excelencia de
la calidad del servicio que, se prestará a todos los involucrados.
Imagen es sinónimo de Servicio Integral.
PERFIL del Equipo de Protocolo
• Autoridad: Capacidad de dirigir, atraer a otras personas
hacia usted.
• Certeza: Creer en un hecho, en una idea, un concepto y
una misión.
• Consideración: Tratemos a todos con el respeto que nos
merecemos.
• Confianza: Proyectar la sensación cierta de afirmación
personal.
• Empatía: Es la capacidad de ponernos en el lugar de otra
persona.
• Integridad: Desarrollo de una conducta correcta.
• Brillantez: Cualidad que refleja el brillo interior de su
espíritu.
• Inspiración: Es la pasión manifestada en el cumplimiento
de las tareas.
• Comprensión: Para conducir a los demás; intuir sus
sentimientos atraerá el apoyo de subalternos y superiores.
• Vigor: Es el elemento capaz de liberar energía y fuerza al
líder.

10. • Intimidad: Es el compromiso final de las personas que
integran el equipo de trabajo.
• Vivacidad: Capacidad de expresar entusiasmo,
contagiando a otros.
• Perseverancia: Es la determinación y decisión para
terminar las metas trazadas.
Imagen
Es la primera impresión que damos a los demás. Es definitiva en
tanto y cuanto nos esmeramos en que sea pulcra, positiva y
autentica: “El Espíritu afable hermosea el rostro”; “El ornato
incorruptible de la pureza de un corazón integro añade belleza”.
Imagen: Es la combinación idónea de carácter, personalidad y
aspecto físico. La Imagen que proyectamos debe representarnos
como EMBAJADORES de CRISTO.
Para dar una buena imagen debemos cuidar los siguientes
aspectos:
* Lenguaje verbal.
* Capacidad de escuchar.
* Motivación.
* Percepción.
* Entusiasmo.
* Dominio emocional.
* Arreglo y vestido.
* Dones de oratoria
* Dominio del escenario público.
Para poder ejecutar acciones de dirigencia o liderazgo en las
diferentes Comisiones de Protocolo tendremos en cuenta:
Aspectos de educación profesional y cultura
Se debe ser responsable.
Se debe ser justo.
Se debe ser considerado.
Nunca se debe perder el control.
Comenzar las tareas con orden abarcando todas las
necesidades establecidas para la agenda ministerial.

11. Ceñirse a lo programado no deben apartarse del temario.
Considerar espacios para las contingencias eventuales.
Todas las necesidades que las personas expresen son
importantes por lo tanto deben ser atendidas con celeridad e
interés.
Responsabilidades Generales
Cumplir con responsabilidad el horario de trabajo de cada una de
las tareas asignadas de acuerdo a su comisión que le corresponda
trabajar.
 El uso del uniforme con las credenciales de identidad son
obligatorias, la presencia del mismo debe ser implacable.
Traje casual, deportivo y de gala.
 Debe conocer con exactitud la misión que se le ha asignado
y ejercerla con autoridad, eficiencia y responsabilidad.
 Si no puede cumplir con alguna de las guardias asignada
deberá notificarlo 24 horas antes tomando la Coordinación
de Protocolo las previsiones necesarias del caso. Para ello el
uso del Internet es asertivo, rápido y eficaz.
 El hecho de estar asignado a una comisión específica no
limita para prestar apoyo y colaboración a los demás
miembros de otras Comisiones de trabajo.
 Se debe conocer la identidad, la jerarquía y la procedencia
de las personas que serán objeto de las atenciones por parte
del personal de Protocolo.
 Las personas que participen en Protocolo deben estar
dispuestas a trabajar eficiente y responsablemente. De esta
actividad de Servicio depende una buena parte la IMAGEN
del ministerio, empresa e institución que Usted representa.
Materiales y Herramientas

12. -Definir la necesidad del uso adecuado de un uniforme para
damas y caballeros: Diferentes opciones de traje taller o sastre.
Seleccionar combinaciones ideales para caballeros según horarios
y zonas de guardia (estacionamientos, sótanos, terrazas, etc.)
-Considerar la elección de accesorios que incluya la selección de
zapatos, correas, bufandas, pañuelos. Incluso definiendo el
peinado o el perfume según lugar y hora.
- El Coordinador general determinara las recomendaciones y las
decisiones finales del caso. Contribuyendo de esta manera a
implementar al Equipo con rapidez y eficiencia.
– El ministerio de Protocolo deberá contar con
materiales para la atención general como: Mesas,
manteles, bandejas, vasos para diferentes usos, copas
para diferentes usos; tasas para café y tasas para té.
Jarras de vidrio, utensilios de metales, servilletas de
tela y papel.
– Cafetera, tostadora de pan, licuadora, nevera ejecutiva,
cocina eléctrica para diversos casos. La Comisión de
Alimentos y Bebidas determinará las compras
referentes a las necesidades semanales y mensuales
para prestar el más amplio servicio a los interesados.
-Elaboración de un credencial de identificación
permanente que especifique su cargo, comisión de trabajo,
nombres y apellidos de todos los miembros del equipo
protocolar.
– El ministerio de Protocolo deberá estar informado de
todas las actividades desarrolladas por el ministerio:
boletines, hojas de contacto, nuevos testamentos,
tarjetas de grupo, en caso de consolidar.
– Se recomienda realizar presupuestos de finanzas para
cubrir la adquisición de estos materiales. También se

13. pueden solicitar donaciones y financiamiento
indirecto.
–
Target ó Público
Los seminarios de Protocolo y Relaciones Públicas son
herramientas de gerencia y organización útiles para la óptima
formación de diferentes públicos (líderes) que deseen
profesionalizarse dentro de las empresas y organizaciones
seculares o ministeriales.
Funcionamiento
Las aplicaciones adecuadas de políticas de Relaciones Públicas,
Protocolo y Medios de Comunicación (Mercadeo y publicidad),
presentan una IMAGEN bien estructurada al público del valor y
utilidad transformadora y regeneradora del Evangelio de Jesús.

14. Áreas de Atención directas en el congreso
El Equipo del Ministerio de Protocolo durante el Congreso
(evento) atenderá públicos en áreas de: Aeropuertos y terminales,
hoteles, estacionamiento, recepción, recinto, área de ventas,
refrigerio, baños, salidas – entradas, enfermería o primeros
auxilios, área de comida y sectores VIP dentro del recinto,
asistencia a entrevistas de radio y TV, esparcimiento, turismo y
otros inclusive.
Formación del Equipo
El Equipo de Protocolo, Anfitriones VIP y Seguridad estará
formado por un personal idóneo con capacidad para relacionarse
con el público. Dispondrá del tiempo necesario para cumplir con
sus respectivas guardias y velará por el desarrollo de todas las
actividades del caso.

15. A quiénes atendemos en un Congreso
Personal secular del sitio del evento: Hotel, sala de conferencia,
estadium, polideportivo, terminales de pasajeros, terminales de
puertos y aeropuertos. Representantes de medios de
comunicación, profesionales, visitantes y amigos. Conferencistas,
pastores, apóstoles, profetas, músicos, adoradores, danzarines,
grupos de teatro y líderes seculares regionales, nacionales e
internacionales. Entre otros.
Logística interna de los Equipos
Es imprescindible que los Equipos de trabajo asignados a:
Protocolo, sonido, decoración, seguridad, primeros auxilios,
adoradores, músicos, danzarines y coreografías y teatro se
REUNAN antes del evento para coordinar actividades inherentes
al trabajo de cada uno.
Todos los desacuerdos y contradicciones dentro de un evento
surgen de la incongruencia y desacertada comunicación previa
entre estos equipos.
Todo esto con el objetivo de definir las políticas más acertadas de
trabajo en común acuerdo y bajo la autoridad de la Coordinación
General del Congreso.
Imagen y Uniforme
El uso del uniforme es imprescindible. Se podrá disponer de
varias opciones de traje casual, deportivo, gala para damas y
caballeros. El uniforme de adecuará a las diferentes formas óseas
de las personas pero NO se alterará la línea de formalidad del
mismo.
Los zapatos, las bufandas y los distintivos serán seleccionados
con anticipación y deberán mantener concordancia entre todos los
miembros del Equipo.
Los accesorios: Deberán ser finos (zarcillos, collares y pulseras)
NO deben ser ostentosos. El cabello debe estar recogido o
peinado. El uso de perfume debe ser adecuado al momento (Día,
tarde y noche). El maquillaje NO recargado y estéticamente
adecuado a cada persona.

16. Opciones de Uniforme: Para variación y comodidad higiénica
del Equipo se dispondrá de 3 colores de Blusas: Blanca (formal)
beige, durazno, verde, etc. La blusa debe ser manga larga y con
cuello; las mangas deben tener doblez (optativo). La correa y
zapatos deben ser negros. Los zapatos se recomiendan cerrados
(zapatillas) de tacón mediano.
Uniforme de caballeros: El Equipo de Protocolo masculino
vestirá de gala: Flux negro, azul oscuro, gris o beige. Los colores
de las camisas también pueden variar: blancas, gris, azul claro,
negras con corbatas que hagan juego de colores neutros pero
combinables, etc.
Los caballeros pueden optar por anexar al uniforme un juego de
chalecos sin manga: Pulóver: azul, negro y gris que combinaran
con camisas blancas durante las –guardias- diurnas.
Los caballeros deberán estar afeitados, las uñas de las manos
cortas y limpias. El uso de la colonia será de preferencia personal.
El uso de productos para el refrescamiento bucal son
recomendables 4 veces al día. El uso de toallitas húmedas con
colonia es excelente e idóneo.
Todos los miembros de los Equipos de trabajo deberán portar
IDENTIFICACION. ( Porta- nombres o distintivos).
Implementación Tarea
Los Equipos de Protocolo deberán llegar al sitio del evento 1 hora
antes de comenzar las actividades. Deberán realizar una
inspección previa del lugar para verificar que todas las áreas estén
en completo orden.
Los Equipos asignados a Seguridad deberán saber donde están las
salidas, entradas, zonas de baños, puntos de agua, zona de Internet
y teléfonos, zona de encendido y apagado de luces, acceso a
líneas de taxis, entre otros.
Además recomendamos se presenten con las personas de
seguridad, sector de enfermería, logística del hotel y sitio de
evento, por asuntos de trabajo como también, para establecer
acercamiento de Evangelistico con cada uno de ellos, inclusive.

17. Coordinación General del Congreso
-Se establecerá la Coordinación General del Congreso. Se
recomienda establezca un organigrama de trabajo para equipos
con funciones y metas claras a considerar a corto, mediano y
largo plazo.
La Coordinación General del Congreso preparará la MINUTA o
programa interno del congreso entregándolo a cada comisión de
trabajo.
Se recomienda la participación de un MAESTRO DE
CEREMONIA que le otorgue al Congreso la elegancia y
prestancia que un profesional maneja a este respecto. Evitar los
excesos de lenguaje religioso pues estamos ante públicos
seculares y profesionales así como visitantes y amigos.
Al comenzar la campaña de Medios y Publicidad a escala regional
y nacional en Prensa, Radio, TV, e Internet se preparan Equipos
de RRPP que realicen los contactos con empresas y medios de
comunicación.
Esto con el objetivo de ampliar la información y valores del
congreso mediante Entrevistas y Reportajes a los organizadores y
conferencistas.
Comisiones especificas para el Congreso
-Cada Equipo de Trabajo tendrá un Coordinador.
-Cada Equipo presentará un listado de sus miembros Mínimo
10-50.
-A cada Equipo de trabajo se le asignarán funciones de servicio.
-Cada Equipo será evaluado semanalmente presentando informe
de logros así como las recomendaciones de ellos aportadas al
evento.

18. -La Coordinación General del evento tendrá los listados y datos
personales de cada Equipo y sus integrantes.
-Cada Equipo suministrará las necesidades operativas que
requieran a la Coordinación General del Congreso u Evento
anticipadamente.
-La Coordinación General del Congreso establecerá la logística de
atención para los equipos que incluya: Oficina de atención y
seguridad, alimentación o refrigerios, entrega de distintivos,
radios y transporte. Otros a convenir de acuerdo al caso.
-En el caso del Equipo de utilería, tarima y sonido se requiere un
croquis (mapa) de la ubicación de los equipos para que la
Coordinación de Protocolo y Seguridad, sepa dónde estarán y
quiénes requieren atención en horas de trabajo así como otros
detalles operativos de importancia.
-Dentro del Recinto los Equipos de Decoración tomarán en cuenta
que se requiere 6 metros entre el público y la tarima para danzas,
coreografía y ministración inclusive por asuntos de seguridad.
-Los Equipos de Danzarines y Coreografías presentarán un –
raider- una minuta de sus intervenciones diarias para determinar
que tiempo y espacio que se requiere al momento de su
presentación.
-Se les reservará un área de sillas. Los Equipos de danzarines y
coreografía No dejarán sus artículos personales a la vista del
público; tampoco utilizarán asientos reservados para NO sentarse.
Guardarán la debida compostura y al concluir su presentación se
dirigirán al área de vestuario para ubicarse en el RECINTO en
orden y reverencia.
-El montaje de los Equipos de sonido, audio - video y decoración
se realizara 1 día antes del evento. Se probará sonido 10 horas
antes del evento. Se determinará los últimos ensayos 10 horas
antes del evento. Se probarán luces, aires, lámparas de seguridad e
iluminación por anticipado. Verificar donde están los extintores
de incendio.
-Se requiere la ubicación de torres para Cámaras de Televisión y
área de medios para fotógrafos y periodistas que pudieran asistir.
Los medios de comunicación siempre utilizan credenciales
visibles.

19. -La ubicación del área de refrigerios, puntos de agua, mesa de
registración y materiales, stang de ventas, stang para entrevistas y
firma de libros serán ubicados dentro del recinto.
-Es recomendable se maneje una –caja chica – durante los días del
Congreso ante cualquier eventualidad. De acuerdo a
investigaciones previas se recomienda un 20% de finanzas en
efectivo.
Al concluir el congreso se evaluarán los resultados aportando de
manera –edificante- los análisis necesarios. Se establecerá una
tarde de festejo y amistad para los miembros de todos los
Equipos.
Comisión de Transporte
Esta comisión será liderizada e integrada por un Equipo que
cuente con la experiencia y la documentación adecuada del caso.
Se requiere la integración de varios vehículos de diferentes tipos
para formar parte del staff de transporte de esta comisión.
El personal de esta comisión así como los vehículos que formen
parte de la misma deberá tener la DOCUMENTACION adecuada
cumpliendo todas las solicitudes legales del país.
Se levantará un estudio de los vehículos y sus condiciones antes
del CONGRESO asignándole credenciales y área de
estacionamiento para movilización rápida de los mismos.
Este equipo verificará y seleccionará las empresas adecuadas que
–licitarán- sus servicios al CONGRESO solicitándoles
presupuestos de TRANSPORTE VIP para las delegaciones de
pastores nacionales e internacionales.
Se reservará –áreas- en el estacionamiento para ellos así como
para los buses de Brasil que ya confirmaron asistencia.
Este Equipo utilizará credenciales y uniforme durante el trabajo.
Los vehículos deben ser cómodos, estar limpios, contar con aire
acondicionado y música adecuada.
Sus conductores (SECULARES) no pueden fumar dentro del
vehículo y serán asistidos por un miembro de Transporte del
Congreso que le predicará con su servicio nuestra fe en Jesucristo.
Si los invitados asistirán a restaurantes de la ciudad durante los
almuerzos y cenas los Coordinadores de esta comisión deben

20. inspeccionar dichos establecimientos; visitarlos, hablar con el
personal de estacionamiento y seguridad para –coordinar-
Horarios y lugares de reservación dentro del restaurante.
Demás está decir que deben conocer la DIRECCION de los
restaurantes previamente. Además deben tener los números
telefónicos de los Directores de la Comisión ante continencias que
se manejarán de manera discreta y privada.
Los gastos de peajes, mantenimiento, lavado, gasolina,
ambientadores, agua, revistas y periódicos serán detalles de
logística que coordinarán con los directores de esta comisión.
Aeropuertos y Terminales
Las personas pertenecientes a esta comisión deben tener
información de llegada de los aviones, aerolíneas, números de
invitados, procedencia y nombres. Como mínimo ocho días antes
del evento deberán coordinar con la Comisión de Transporte el
número de vehículos necesarios para trasladar a los invitados.
Esta comisión y su personal será la primera impresión del
ministerio a los invitados que enlazará con la Comisión de
Hoteles y Atención en el Recinto.
– Es imprescindible la utilización de radios o celulares
para mantener los contactos y posibles cambios en
caso de diversas contingencias, retrasos o imprevistos.
– En caso de que dos vuelos presenten alguna diferencia
en su horario de llegada se puede solicitar acceso al
salón VIP para atender a los invitados ofreciéndoles un
leve refrigerio.
– El número de personas que atenderá en estos casos nos
será superior a 4 personas, además de una persona en
transporte Considerando que el portaequipajes este
limpio y desocupado para guardar las maletas o
equipos.

21. – La presentación del personal de esta comisión debe ser
impecable con amplios conocimientos de la
tramitación aeroportuaria para viajeros y
conocimientos de idiomas.
Logística en Aeropuerto y Terminales:
El personal de esta comisión debe conocer la ubicación exacta
(dirección) del aeropuerto(s) y los terminales.
El Equipo debe realizar una inspección antes de la llegada de los
invitados: Salidas entradas, bancos, oficinas de cambio, itinerario
de llegada de los aviones o buses, etc.
Deberá presentarse con sus credenciales y solicitar el apoyo de las
autoridades del aeropuerto o terminal. Analizará el área de
estacionamientos o zona posible de estacionamiento para los
vehículos o camionetas previamente.
Este equipo de trabajo (2 caballeros) llegará al sitio 2 horas antes
del arribo de los invitados. Deberán contar con credenciales
visibles y pancartas de bienvenida para las delegaciones o
conferencistas (ver presentación de FOTOS)
Tendrán celulares con tarjeta y cobertura. Verificaran nombres y
procedencia de los invitados, datos del Coordinador de Transporte
y Hoteles. Dirección del Hotel donde se hospedará cada grupo de
invitados o delegaciones. Puntos de referencias y vías alternas
para evitar los congestionamientos de transito.
Inclusive verificará la tarifa de peajes disponiendo de sencillo;
Cuidarán de la condición del vehículo: limpieza, maletero
desocupado, aire encendido, música instrumental, cava pequeña
con agua o gatorade, periódicos nacionales y discreción al hablar.
etc.
El conductor y asistente resolverán cualquier imprevisto sin
alterar al invitado con observaciones inadecuadas de: colas,
lluvia, vías cerradas, accidentes o cambios de agenda interna.
Al llegar al hotel el asistente se bajara rápidamente abrirá la
puerta al invitado y tomará el equipaje mientras, el conductor,
estaciona el carro. El Equipo de Hotel estará al pendiente

22. (llamada 5 minutos antes) para conducirlo al lobby, ayudarle a
registrarse; coordinando el horario en el cual regresara a buscar al
invitado para conducirlo al sitio del evento.
Comisión de Hoteles y Hospedaje
* Los integrantes de esta comisión deben tener conocimiento
exacto de los itinerarios de arribo de los invitados especiales,
tanto, nacionales como internacionales. Además deben conocer la
ubicación exacta de los hoteles de mayor acceso en la ciudad.
* Se recomienda el -sistema de turnos- en virtud de la diferencia
de horarios de llegada de los invitados, para así facilitar las tareas
en el hotel. Es deseable entregar a los invitados un Programa o
Itinerario de actividades, junto a los datos de sus anfitriones:
Boletín impreso del ministerio, Programa interno del congreso,
reseña histórica de la ciudad, mapa vial y de turismo, etc.
* Cuando la estadía de los invitados es larga se recomienda
hospedar al Equipo de esta Comisión en el sitio de trabajo. Así se
facilitará los cambios de guardia del personal, entre otros. Esto se
solicitará al Hotel sin costos adicionales.
• De igual forma se recomendará menús adecuados
considerando detalles o recomendaciones médicas, si
fuere necesario. Para ello, la participación de un
medico del ministerio seria ideal. Además de solicitar,
a través, del profesional de medicina para el congreso
una Ambulancia de primeros auxilios como
precaución.
Logística en Hoteles y Hospedaje
Este equipo recorrerá todas las adyacencias del Hotel para
verificar los servicios de los cuales disponen los invitados.
Ejemplo: sala de Internet, centro de comunicaciones, boutiques,
peluquería, gimnasio, etc. etc. Solicitará la inspección de la
habitación 30 minutos antes para encender aires, luces, verificará

23. que la nevera tenga agua mineral y vasos limpios y colocara
flores, frutas y dulces típicos del estado.
Entregará Carpeta del Congreso con itinerarios y datos generales.
Se recomienda la colocación de un detalle propio del estado
Aragua y una guía de turismo. Verificará los puntos de Internet,
áreas de esparcimiento, horarios del restaurante y tipo de comida
para brindar la información del caso a los invitados.
Este Equipo puede solicitar 2 habitaciones VIP (Damas-
Caballeros) sin costo para coordinar detalles de atención previa
coordinación con Eventos y Administración.
Este Equipo se encarga de velar por la comodidad, seguridad y
descanso de los invitados nacionales e internacionales en todos
los aspectos. Debe estar preparado para responder cualquier
pregunta y cuando no disponga de la respuesta oportuna- con
seguridad- comentará: “Permítame investigar, le tendré respuesta
en unos minutos”.
JAMAS dirá: No sé, No tengo, No puedo, Imposible, Aquí no
hay, etc.
Comisión en el Recinto
* Esta comisión tendrá la responsabilidad de facilitar atención
permanente en ubicación y asistencia a las personas que por
razones previamente determinadas por la comisión de protocolo
así lo requieran. Es decir, VISITANTES de todos los niveles
sociales.
*En cada servicio 4 personas estarán de guardia en las
adyacencias de las Puertas de Salida y Entrada: 2 dentro y 2
afuera. Internamente 10 se distribuirán en los alrededores del
RECINTO cubriendo sectores como baños, oficinas, área VIP,
pulpito pasillos laterales, centrales y parte posterior del recinto.
Incluyendo zona de librería, etc.
Antes de cada día de congreso o Evento:
Esta comisión realizará inspecciones previas al sitio del evento.
Analizará la óptima limpieza del salón del evento: salidas,
entradas, área de servicios, electricidad, zona de emergencia,
zonas de ubicación para stang, torres de cámaras de televisión,
área de seguridad, medios de comunicación etc.

24. Se Reservará mediante un mapa la ubicación de personalidades:
Organizadores, pastores, líderes de danza, adoración músicos,
medios de comunicación y predicadores nacionales e
internacionales.
Se informará a cada equipo la zona donde estará sentado
anticipadamente con el objetivo de que estos LÍDERES den el
ejemplo de orden requerido.
Los Coordinadores de esta comisión se presentarán con los
miembros de las otras comisiones de enlace y servicio.
Conocerán a los representantes de Stang de exposiciones o
librerías y área de registración o recepción para optimizar el
desenvolvimiento del evento.
Al momento de llegar los conferencistas e invitados les recibirán,
ubicarán y 30 minutos después le ofrecerán refrigerio del caso:
Café, té, agua u otros.
En la recepción el Equipo entregará credenciales y carpeta del
congreso.
Contando con el PROGRAMA interno los miembros de esta
comisión sabrán quienes tendrán participación; evaluando si
requieren ser –acompañados- a la tarima: subir o bajar escaleras,
(damas –ancianos); apoyándoles ante cualquier solicitud.
Por ejemplo: presentación de libros, personalidades, videos,
Cd’s, etc., etc.
Esta comisión puede solicitar a la Coordinación General del
CONGRESO las FOTOS de los conferencistas nacionales e
internacionales para conocerles por adelantado (Ver internet-
páginas web).
Finalmente: se conducirán a los invitados al área de refrigerios,
stang de firma de libros o salidas para tiempo de almuerzo y
descanso. Esta comisión llega 1 hora antes de comenzar las
actividades y se retira 30 minutos después de concluido la
reunión.
Establecerá horarios y guardias para los miembros del equipo
solicitando transporte y refrigerios especialmente en las noches
por seguridad para el Equipo.

25. RECOMENDAMOS AL LIDERAZGO:
*Si trae invitados al congreso INFORMELES los HORARIO de
SERVICIO anticipadamente. Coménteles venir vestidos
apropiadamente pues el frió es excesivo.
*Notifíqueles que los niños y jóvenes deben desayunar en Casa
abundantemente. Si son lactantes deben estar con su madre. La
educación comienza en el HOGAR.
*Los jóvenes y adultos de la IGLESIA son el EJEMPLO ante los
visitantes. Ustedes deben mantenerse en sus puestos. No hablar en
los servicios. No caminar o interrumpir. No estar de continuo en
los baños. No es el momento para pedir INFORMES.
* *APAGAR EL CELULAR. NO ENVIAR MENSAJES DE
TEXTO**.
*Entrar en comunión, adoración y alabanza establecerá el
AMBIENTE para milagros de salvación. Evaluar cultura social y
cultura bíblica.** DAR TESTIMONIO**
*Los servidores de Protocolo en el RECINTO tienen la autoridad
para VELAR porque la armonía y orden se desarrolle; a ellos,
debemos respeto y colaboración total.
*Los pastores y líderes al llegar saludarán brevemente y tomarán
sus lugares de asiento; esto será de EJEMPLO para la IGLESIA
como para VISITANTES y AMIGOS.
* En caso de cualquier alteración en su plan de trabajo o
responsabilidad se deben dirigir al responsable de la Comisión de
Protocolo o al Coordinador General.
* La feligresía será re-educada por la asistencia y trabajo que
desarrolle esta comisión en lo particular. Es la responsable de
“ordenar”, re-establecer las costumbres de los miembros de la
iglesia.
El trabajo en Equipo es un ARTE que se perfecciona a con el
tiempo y la madures personal y espiritual de todos los que en el
somos entrenados. Sin embargo, cualquier desavenencia entre
miembros del ó los Equipos JAMAS será pública, ni creará
escándalos o alteraciones que denigren el valor e influencia del
evangelio.

26. Comisión de Alimentos y Bebidas
Esta comisión se encargará de establecer todas las necesidades
previas y consecuentes con la atención del público VIP durante
todas las actividades inherentes al Congreso en el recinto (s) que
así lo requieran.
Los miembros de esta comisión deberán portar credenciales y su
uniforme será impecable. Los horarios de la comisión de servicio
estarán supeditados al EVENTO; sin embargo deben estar 1 hora
antes de comenzar las actividades.
Esta comisión determinará la atención de alimentación o
refrigerios para TODOS los equipos internos que así lo requieran
durante el montaje del Evento. Por ejemplo: sonido, tarima,
decoración, artes, y otros.
Si alguna empresa va a realizar VENTAS de comida debe estar
inspeccionada por esta comisión. La decoración del stang debe
estar en idoneidad con toda la escenográfia determinada para el
congreso.
De acuerdo al programa interno del congreso se evaluarán los días
y horarios de atención para determinar el TIPO de asistencia y
refrigerio, que se preparará anticipadamente. Incluso estudiando
las costumbres de los invitados extranjeros podemos preparar
menús diferentes ver Internet.
El Coordinador de está comisión debe tener amplia experiencia en
la comercialización de materiales y servicios. Esto con el objetivo
de que realice las compras más optimas para la comisión,
obteniendo descuentos para el ministerio e incluso contratos
posteriores y permanentes.
Materiales y Herramientas
Contará está comisión con todas las Herramientas y Materiales
previos al planteamiento de sus funciones. Entre las que
destacamos:
Equipos
Cafeteras (3), Termos grandes ( 5), juegos de tazas grandes,
juegos de tazas pequeñas, copas, vasos, servilletas de tela,
manteles, servilletas de papel, removedores, bandejas, porta

27. vasos, bolsas negras, cucharas, cuchillos, tijeras, mesas ,manteles,
sobre-manteles, etc.
Materiales:
Café negro, café con leche, Té (diferentes tipos y sabores), agua
en botellas (fría y natural), gatorade, copas de frutas previamente
preparadas, otros a convenir. Algunos antipiréticos y analgésicos,
inclusive.
La presentación de este EQUIPO debe ser IMPECABLE: El
cabello de las damas debe estar peinado y recogido de tal manera
que NO caiga sobre la bandeja al momento de servir. Las manos –
uñas- limpias y bien arregladas.
Las prendas de uso personal sencillas. El perfume suave y tenue.
El maquillaje sutil coordinado con el color del uniforme de ese
día o noche.
Si durante el Congreso se reserva un salón para refrigerio de los
invitados el mismo deberá contar con asistencia previa de
decoración y montaje de servicios. Además se informará la
posible realización de Ruedas de Prensa o reuniones privadas. De
ser así los Medios de Comunicación serán atendidos con un coffe
breek que éste Equipo coordinará anticipadamente.
Todos los gastos y presupuestos que Equipo determine deben
estar en la Coordinación General del Congreso para la asignación
de finanzas previa solicitud de facturas con RIF a diferentes
empresas proveedoras.
Comisiones decoración, utilería, sonido, audio y video
Todas estas comisiones representan parte del montaje previo y de
asistencia para el desenvolvimiento y desarrollo del Congreso.
Por lo tanto, los Coordinadores y miembros de los Equipos
deberán evaluar las necesidades, realidades y requerimientos del
lugar del evento.
Cada Comisión establecerá su Raider (minuta) interna, número de
integrantes y funciones operativas para cada uno. Por ejemplo:

28. Decoración: Prepara un Ante –Proyecto en papel y computadora
con fotos del lugar del congreso junto a las recomendaciones y
costos para cada caso.
Sonido: Ubicara sitio ahora la consola, verificará salida y entrada
de tomas de corriente, uso de planta eléctrica, montaje de los
equipos 12 horas antes, horario para pruebas de audio, número de
micrófonos, regletas de corriente, extensiones, enchufes, teipe,
herramientas eléctricas. Entre otros,
Solicitará la entrega de Pistas o Videos por PROGRAMA del
congreso. Para la participación de grupos de música, pistas o
videos de fondo para presentaciones de teatro, informaciones y
anuncios. Entre otros.
Utilería: Verificará la ubicación de todos los Equipos, área de
instrumentos, torres de equipos de televisión, cámaras, brazo de
televisión, consola de sonido, párales de micrófonos, cables de
corriente forrados en el piso evitando caídas de visitantes o
público, entre otros.
Audio y video: Coordinar y organizar un evento nacional e
internacional que NO se inmortalice mediante el uso efectivo de
las técnicas y procesos modernos de la Comunicación es una falla
de logística innecesaria.
Por ello sugerimos la contratación de una EMPRESA profesional
la cual cotice presupuestos de audio y video que permitan que
cada día al terminar las conferencias el público tenga acceso a las
mismas. Además esto permitirá que este EQUIPO demuestre su
interés al compartir las manifestaciones gloriosas del Reino
mediante la tecnología como herramienta para extender la
Palabra de Dios en toda la nación.
Logística final para las Comisiones de Trabajo
Para desarrollar un óptimo trabajo dentro del Ministerio de
Protocolo se deberán considerar los siguientes aspectos de
logística que permitirán resultados óptimos a nivel gerencial:

29. El Coordinador de Protocolo junto a los Directores de Comisión
deben evaluar la infraestructura en la cual van a trabajar: Recinto
Ministerial o Sala de Conferencia: salidas, entradas, área de
emergencia, baños, área de alimentación o refrigerio (cafetín o
comedor), área de librería o ventas de misceláneos y
estacionamientos.
Deberán tener control y acceso VIP a todos estos limitando el
acceso a los mismos en momentos claves como: ministración de
la Palabra, anuncios, ofrendas y llamado a visitantes.
Para ello, establecerá ANUNCIOS dominicales y permanentes
mediante la web mientras se preparan para establecer el
Departamento de Comunicaciones, Relaciones Públicas,
Mercadeo Publicidad del ministerio de manera profesional.
La logística incluye reuniones de agenda para establecer
horarios con ministerios claves de la iglesia como: Sonido,
Adoradores, Ministerio de Jóvenes y Niños para que todos se
sientan atendidos por el Ministerio de Protocolo; contribuyendo
ellos con los nuevos proyectos que la organización está
desarrollando por la comunidad.
Se deben establecer Normas de Conducta para resolver
conflictos entre equipos. Ningún problema o desavenencia se
discute en público. Se les convoca en privado para definir las
decisiones que el Coordinador ha establecido.
De todas estas desavenencias debe tener conocimiento el pastor
o pastora del ministerio quienes establecerán una Palabra de
justicia y sabiduría, que contribuya a unificar al Equipo
Ministerial de Protocolo.
En cuanto a las Guardias de los Equipos de Protocolo se
recomienda evaluar las características físicas de los miembros:
edad, peso, habilidades de comunicarse.

30. En caso de guardias de -pie- se recomienda seleccionar personas
jóvenes y adultas contemporáneas, que no sufran de fatiga ni
dolencias en las piernas o espalda.
Estas personas deben contar con la atención de la comisión de
refrigerio y bebidas de manera discreta y continua. Ellos deben
comunicar su ausencia del puesto de guardia a su líder para
sustituciones.
Las guardias serán diurnas y nocturnas por calendario de
agenda entregado a cada equipo 15 días antes de la fecha y
publicado con copia a la gerencia pastoral.
El sector de Jóvenes y Niños debe ser cubierto por las
Comisiones de Protocolo, seleccionado personas idóneas que
mantengan buena comunicación con estos grupos.
Los Niños y jóvenes pueden tener guardias de apoyo para que
vayan entrenándose y aprendiendo este exigente oficio de servicio
ministerial.
Cuando se requiera de resolver problemas de seguridad interna
ante visitantes conflictivos se deberá contar con la Comisión de
Seguridad que estará representada por un equipo de 30 caballeros,
quienes mantendrán con discreción el control y velarán por la
feligresía y visitantes.
Los miembros de la Comisión de Seguridad deben tener
experiencia previa y establecer contactos con los organismos de
seguridad del sector: Policía, Cuerpo de Bomberos, PTJ, Guardia
Nacional, Emergencias y Primeros auxilios, etc.
La Comisión de Seguridad establecerá las estrategias de
vigilancia en sectores como estacionamiento y marcar un radio
de por los menos 2 kilómetros en la zona donde se desarrolle
cualquier actividad de la iglesia o congreso.

31. El Ministerio de Protocolo debe tener dentro de las
instalaciones de la iglesia una oficina para control y registro de
sus actividades, reuniones y planificación. Además debe contar
con una partida de finanzas -módica- para desarrollar las
funciones inherentes a su cargo de manera integral óptima y
excelente.
FINALMENTE:
Toda ejecución de trabajo a nivel de servicio ministerial debe
utilizar herramientas de gerencia que le serán de gran utilidad
optimizando sus objetivos de trabajo:
Relaciones Públicas, Comunicaciones e Información, Mercadeo y
Publicidad, entre otras, sin embargo el valor conceptual del
servicio estará determinado por el nivel de vida espiritual de cada
integrante de las diferentes COMISIONES de TRABAJO.
Por lo tanto:
Busquemos mayores niveles de relación espiritual con el Señor
para que sus Dones y los Frutos del Espíritu Santo sean una
realidad tangible y fidedigna en cada uno de nosotros;
beneficiando con nuestro servicio la poderosa obra de extensión
del glorioso Evangelio de Reino.
“A Dios sea la gloria por posproyectos que emprendemos juntos
para engrandecer su nombre estableciendo la Gran Comisión en
toda la tierra”
Nuevos Cursos Disponibles de MACG C.A.
Seminario “Profesional de Protocolo VIP” (5 niveles).
Seminario “Imagen Corporativa”.
Seminario “Departamento de Medios de la iglesia”.
Seminario “Relaciones Públicas e Interinstitucionales”.
Seminario “Periodismo en Medios Alternativos”.
Seminario “Cómo Trabajar en Equipo”.
Seminario “¿Cómo Mantener Equipo Comprometido?”
Seminario “La Publicidad como Herramienta comunicacional”.
Seminario “Planificación y Organización de Eventos”.
Seminario “Gerencia y Toma de Decisiones”.

32. Seminario “Fundamentos de Mercadeo’.
Seminario “El Plan de Mercadeo, Herramienta para el Éxito’.
Seminario “Boletín Electrónico, Herramienta evangelistica”.
Entre otros.
Mercadeo Aplicado a los Conocimientos Gerenciales (MACG
C.A): E- mail; macg@yahoo.com
Teléfonos de contacto: (0414) 942-0535, (0426) 831.29.43 y
(0243) 283.93.15