CONCEPTOS BASICOS DE BASES DE DATOS EN ACCES Y ACTIVIDAD DE APLICACIÓN

1. PATRICIA MORA CADENA
INGENIERA DE SISTEMAS
COORDINACIÓN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
1

2. 1. BLOG (
2. AUTODIAGNOSTICO TIC
3. PROGRAMA TECNOLOGO GESTIÓN UNIDADES ADMINISTRATIVAS
4. PMI
5. GUIA INTERDISCIPLINARIA
6. CONCEPTOS BASES DE DATOS
5.1 ARCHIVOS BASES DE DATOS
5.2 TABLAS
5.3 TIPOS DE DATOS EN ACCESS
5.4 COMO RELACIONAR DOS TABLAS
5.5 CONSULTAS
5.6 CONSULTAS DE SELECCIÓN
5.7 VIDEO DE CONSULTAS DE SELECCIÓN
5.8 CONSULTAS DE PARAMETROS
5.9 VIDEO CONSULTAS DE PARAMETROS
6. ACTIVIDAD

3. Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o
propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento
de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo,
o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento
de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la
base de datos.
Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están
almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números
de teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos en un
armario y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el
número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los
tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la
información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se actualiza
automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.

4. Archivos de base de datos de Access
Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde
un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:
•Tablas para almacenar los datos.
•Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
•Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
•Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
•Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base
de datos desde Internet o desde una intranet.
•Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.
•Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde
aparecen.
•Mostrar los datos en una consulta
•Mostrar los datos en un formulario
•Mostrar los datos en un informe
•Mostrar los datos en una página de acceso a datos

5. • Tablas
Almacenar y administrar los datos
Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como
productos o proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema,
los datos se almacenan sólo una vez. Esto tiene como resultado una base
de datos más eficaz y menos errores de entrada de datos.
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas
(denominadas registros).
Por ejemplo, cada campo de una tabla Productos contiene el mismo tipo
de información para cada producto, por ejemplo, su nombre. Cada uno de
los registros de esa tabla contiene toda la información acerca de un
producto, por ejemplo, el nombre del producto, el Id. de proveedor, las
unidades en existencia, etc.

6. Creando una tabla
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que
hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta,
formulario,
informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

7. Vista Diseño de la tabla
En la vista Diseño de la tabla, puede crear una tabla entera desde el principio, o
agregar, eliminar o personalizar los campos en una tabla existente.

8. DATOS FUNCION
Texto cuando en el campo vamos a
introducir texto, tanto caracteres como
dígitos. Tiene una longitud por defecto
de 50 caracteres, siendo su longitud
máxima de 255 caracteres.
Memo se utiliza para textos extensos como
comentarios o explicaciones. Tiene una
longitud fija de 65.535 caracteres.
Numérico para datos numéricos utilizados en
cálculos matemáticos.
Fecha y Hora para la introducción de fechas y horas
desde el año 100 al año 9999.
Moneda para valores de moneda y datos
numéricos utilizados en cálculos
matemáticos

9. DATOS FUNCION
Autonumérico: número secuencial (incrementado de
uno a uno) único, o número aleatorio
que Microsoft Access asigna cada vez
que se agrega un nuevo registro a una
tabla
Sí/No valores Sí y No, y campos que
contengan uno de entre dos valores
(Sí/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado).
Objeto OLE Objeto (como por ejemplo una hoja de
cálculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word,
gráficos, sonidos u otros datos
binarios).
Hipervínculo: Texto o combinación de texto y
números almacenada como texto y
utilizada como dirección de
hipervínculo

10. Un campo común relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access puede
combinar los datos de las dos tablas para ver, modificar o imprimir. En una tabla, el
campo es una clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos
valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal
no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave
principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.)
que se establece en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de
estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y
páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos
nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la tabla. Ese mismo campo
también existe en la tabla relacionada como una clave externa (clave externa: uno o
más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave
principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las tablas.).

12. Obtener respuestas a preguntas
Se utilizan consultas para ver, modificar y Consultas de selección
analizar datos de formas diferentes. Una consulta de selección es el tipo de
También pueden utilizarse como el origen consulta más habitual. Este tipo de
de registros para formularios, informes y consulta obtiene los datos de una o más
páginas de acceso a datos (página de acceso tablas y muestra los resultados en una hoja
a datos: página Web, publicada desde de datos en la que puede actualizar los
Access, que tiene una conexión a una base registros (con algunas restricciones).
de datos. En una página de acceso a datos, También puede utilizar una consulta de
puede ver, agregar, editar y manipular los selección para agrupar los registros y
datos almacenados en la base de datos. Una calcular sumas, cuentas, promedios y otros
página puede incluir también datos de otros tipos de totales.
orígenes de datos, como Excel.). Existen
varios tipos de consultas en Microsoft
Access.

14. Consultas de parámetros
Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta,
muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo,
criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros
que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.)
para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede
diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede
diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar
todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas.
Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como
base para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Por ejemplo,
puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de
parámetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de diálogo
que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se
especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente.

16. Respetado Aprendiz:
Revisé el contenido de esta presentación y confirmé los conocimientos adquiridos
en la competencia TIC, es importante que revise el Listado elaborado en Excel, y
con la información que encuentra realizar los siguientes pasos:
1. Identifiqué el uso del Listado (Base de datos)
2. Elaboré 2 tablas que me permitan crear la base de datos en Access
3. Identifiqué los tipos de datos que debe aplicar según sea el dato trabajado en
la base de datos.
4. Relacioné las tablas creadas utilizando el Método uno a uno(Visto en la
competencia)
5. Cree cuatro(4) consultas donde aplique dos de selección y las otras dos de
criterio, los criterios trabajados deben ser los siguientes:
• Digite Nombre de la Película(Los campos que deben ser vistos son el nombre
de la película, la cantidad de discos y el idioma)

17. • Segundo criterio, Digite el idioma y los campos que se deben visualizar son:
Nombre de la película, Discos existentes y la versión.
6. Cree un formulario por cada tabla y agregue los botones necesarios para poder
Manejar dichos formularios.
7. Elaborar el formulario Menú
8. Crear el panel de control con ayuda del asistente.

18. • http://patymorainstructornisenatecnologias.blogspot.com/
• http://www.aulaclic.es/access-2010/index.htm
• http://es.scribd.com/doc/79213417/Manual-de-Microsoft-Office-Access-2010