Curso de access_parte_i

Curso de AccessCurso de Access

Conceptos previos: ¿Qué es unaConceptos previos: ¿Qué es una
base de datos?base de datos?

Una base de datos es un conjunto de tablas que se utilizan paraUna base de datos es un conjunto de tablas que se utilizan para
gestionar un determinado tipo de información.gestionar un determinado tipo de información.

Ejemplos:Ejemplos: la base de datos de la gestión académica de unala base de datos de la gestión académica de una
universidad, la base de datos de los pedidos de una empresa o launiversidad, la base de datos de los pedidos de una empresa o la
base de datos de Hacienda.base de datos de Hacienda.

Por lo tanto, la base de datos está constituida por la estructura dePor lo tanto, la base de datos está constituida por la estructura de
información y la información en ella contenida.información y la información en ella contenida.

Es frecuente denominar aEs frecuente denominar a AccessAccess como una base de datos. Paracomo una base de datos. Para
ser exactosser exactos AccessAccess es una aplicación de gestión de base dees una aplicación de gestión de base de
datos.datos.

Es la misma diferencia que existe entre un procesador de textosEs la misma diferencia que existe entre un procesador de textos
comocomo WordWord y un documento dey un documento de WordWord..

Una base de datos consta de distintos objetos:Una base de datos consta de distintos objetos: tablas, índices,tablas, índices,
consultas, relaciones, informes, formulariosconsultas, relaciones, informes, formularios, etc., etc.

Todos los objetos de una base de datos se almacenan físicamenteTodos los objetos de una base de datos se almacenan físicamente
en un sólo fichero. Este fichero tiene la terminaciónen un sólo fichero. Este fichero tiene la terminación .md.mdbb..

Diferencias entre Access y ExcelDiferencias entre Access y Excel

Access es multiusuario, Excel no.Access es multiusuario, Excel no.

Access es un gestor de bases de datosAccess es un gestor de bases de datos
relacionales, Excel no.relacionales, Excel no.

Access soporta más de 65.536 registros (filas),Access soporta más de 65.536 registros (filas),
Excel no.Excel no.

Salvo la nueva versión de Excel que salió el 30Salvo la nueva versión de Excel que salió el 30
de enero del 2007, que ya soporta un millón dede enero del 2007, que ya soporta un millón de
filas.filas.

Por el contrario, Excel es mucho más intuitivo, yPor el contrario, Excel es mucho más intuitivo, y
para cálculos estadísticos o de carácter generalpara cálculos estadísticos o de carácter general
es mucho mejor que Access.es mucho mejor que Access.

Además Excel genera gráficos con sencillez.Además Excel genera gráficos con sencillez.

El concepto de lo relacional enEl concepto de lo relacional en
las bases de datoslas bases de datos

Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en dos grupos:Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en dos grupos:
simples (planas) y relacionalessimples (planas) y relacionales..

Un ejemplo de unaUn ejemplo de una base de datos simple o plana es Excelbase de datos simple o plana es Excel, donde tenemos, donde tenemos
toda la información en un sola tabla.toda la información en un sola tabla.

Esto implica que los datos comunes a varios registros tienen que repetirseEsto implica que los datos comunes a varios registros tienen que repetirse
para cada uno de estos registros.para cada uno de estos registros.

Un ejemplo sencillo: si tenemos una hoja de Excel con la información deUn ejemplo sencillo: si tenemos una hoja de Excel con la información de
clientes con los campos de Nombre, Empresa, Ciudad, Dirección yclientes con los campos de Nombre, Empresa, Ciudad, Dirección y
Teléfono, los datos que puedan ser comunes (en este caso Empresa yTeléfono, los datos que puedan ser comunes (en este caso Empresa y
Ciudad) se repetirían para cada Cliente.Ciudad) se repetirían para cada Cliente.

En una base de datos relacional, como lo esEn una base de datos relacional, como lo es AccessAccess, puede haber más de, puede haber más de
una tabla conuna tabla con relacionesrelaciones entre ellas.entre ellas.

Por ejemplo, además de tener laPor ejemplo, además de tener la tabla de Clientestabla de Clientes podríamos crear una opodríamos crear una o
más tablas con elementos comunes (en nuestro caso podrían sermás tablas con elementos comunes (en nuestro caso podrían ser
Ciudades y EmpresasCiudades y Empresas) y a continuación crear relaciones entre esta tablas.) y a continuación crear relaciones entre esta tablas.


Ejemplo:Ejemplo:

Tenemos una base de datos de un hospital.Tenemos una base de datos de un hospital.

Si cada vez que viene un paciente al médico se le tieneSi cada vez que viene un paciente al médico se le tiene
que abrir una ficha, en poco tiempo los datosque abrir una ficha, en poco tiempo los datos
personales del paciente (dirección y teléfono) estaránpersonales del paciente (dirección y teléfono) estarán
repetidos muchas veces.repetidos muchas veces.

Si esto se multiplica por todos los pacientes la base deSi esto se multiplica por todos los pacientes la base de
datos contendrá gran cantidad de datos redundantesdatos contendrá gran cantidad de datos redundantes
innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la haráinnecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará
menos eficaz.menos eficaz.

Para hacer una base de datos como ésta se usaránPara hacer una base de datos como ésta se usarán
necesariamente varias tablas que luego se relacionaránnecesariamente varias tablas que luego se relacionarán
por un campo común en ambas.por un campo común en ambas.


De esta manera se consigue que no haya datos repetidos.De esta manera se consigue que no haya datos repetidos.

Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no esCon esta estructura cada vez que venga un paciente, no es
necesario volver a introducir sus datos personales.necesario volver a introducir sus datos personales.

Basta con introducir su código para que elBasta con introducir su código para que el Gestor de base de datosGestor de base de datos
sepa de que paciente se trata.sepa de que paciente se trata.

Para que se pueda establecer esta relación es necesario que lasPara que se pueda establecer esta relación es necesario que las
dos tablas contengan undos tablas contengan un campo en comúncampo en común (en este caso el código(en este caso el código
del médico).del médico).


A esta forma de organizar la base de datos medianteA esta forma de organizar la base de datos mediante
distintas tablas relacionadas por campos comunes se ledistintas tablas relacionadas por campos comunes se le
llamallama base de datos relacionalbase de datos relacional..

Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de unaCuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una
base de datos planabase de datos plana..

No todos los programas de gestión de base de datosNo todos los programas de gestión de base de datos
tienen esta capacidad de manejar bases de datostienen esta capacidad de manejar bases de datos
relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemosrelacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos
considerar si necesitamos o no esta capacidad.considerar si necesitamos o no esta capacidad.

Generalmente todos los programas de base de datosGeneralmente todos los programas de base de datos
de propósito múltiple de última generación tienende propósito múltiple de última generación tienen
capacidad relacional. Algunos de los más conocidoscapacidad relacional. Algunos de los más conocidos
sonson Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, ButlerOracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler, etc., etc.


Otra base de datos posible para un hospital sería ésta: guardarOtra base de datos posible para un hospital sería ésta: guardar
sólo información sobre los pacientes, los doctores y lassólo información sobre los pacientes, los doctores y las
especialidades.especialidades.

Asumiendo que cada médico tiene sólo una especialidad, y queAsumiendo que cada médico tiene sólo una especialidad, y que
cada paciente tiene asignado un médico de cabecera la estructuracada paciente tiene asignado un médico de cabecera la estructura
de la base de datos sería ésta:de la base de datos sería ésta:


Se observa que existenSe observa que existen relacionesrelaciones entreentre
distintosdistintos objetosobjetos de la realidad.de la realidad.

Estas relaciones deben respetarse para luegoEstas relaciones deben respetarse para luego
poder recuperar información de manera precisapoder recuperar información de manera precisa
y rápida.y rápida.

EstaEsta base de datos relacionalbase de datos relacional estará formadaestará formada
porpor tablastablas.. con la característica de que lascon la característica de que las
mismas se relacionan entre sí mediante uno omismas se relacionan entre sí mediante uno o
másmás camposcampos..

Se puede decir que cadaSe puede decir que cada objetoobjeto de la realidadde la realidad
será unaserá una tablatabla en nuestra base de datos y queen nuestra base de datos y que
hay que buscar la manera de reflejar lashay que buscar la manera de reflejar las
relacionesrelaciones antes mencionadas.antes mencionadas.

El concepto de lo relacionalEl concepto de lo relacional
en las bases de datosen las bases de datos

Hemos visto como lo relacional proporciona muchas ventajasHemos visto como lo relacional proporciona muchas ventajas
frente a lo simple: permite ahorrarnos el tiempo que perderíamosfrente a lo simple: permite ahorrarnos el tiempo que perderíamos
ingresando una y otra vez la misma información.ingresando una y otra vez la misma información.

Y además nos ayuda a reducir el número de errores y facilita laY además nos ayuda a reducir el número de errores y facilita la
tarea de actualización de datos.tarea de actualización de datos.

Aquí se puede ver un ejemplo de cómo Access maneja lasAquí se puede ver un ejemplo de cómo Access maneja las
relaciones.relaciones.

Uso de las bases de datosUso de las bases de datos

El uso de una base de datos de un listado telefónico personal esEl uso de una base de datos de un listado telefónico personal es
muy distinto del uso de una base datos de un hospital, unamuy distinto del uso de una base datos de un hospital, una
empresa o un banco.empresa o un banco.

El listado telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez,El listado telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez,
mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadasmientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas
al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios.al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios.

En la base de datos de un hospital muchas personas puedenEn la base de datos de un hospital muchas personas pueden
necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: unanecesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una
enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de losenfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los
medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; ymedicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y
desde administración necesitarán los datos sobre ese pacientedesde administración necesitarán los datos sobre ese paciente
para elaborar el coste de su hospitalización.para elaborar el coste de su hospitalización.

Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducirTodos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir
nuevos datos.nuevos datos.


Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en unEsto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un
ordenador al que no se puede acceder más que sentándoseordenador al que no se puede acceder más que sentándose
delante.delante.

Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datosSi se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos
iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayaniguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan
realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra yrealizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y
cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sería fiable.cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sería fiable.

Para este tipo de bases de datos con múltiples usuariosPara este tipo de bases de datos con múltiples usuarios
aparecieron las llamadas bases de datos de red.aparecieron las llamadas bases de datos de red.

Estas están situadas en un único ordenador llamadoEstas están situadas en un único ordenador llamado servidorservidor y sey se
puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con unpuede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un
programa que permita el acceso a ellas (los llamadosprograma que permita el acceso a ellas (los llamados clientesclientes).).

LosLos Gestores de bases de datosGestores de bases de datos de este tipo permiten que variosde este tipo permiten que varios
usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: unousuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno
puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en unpuede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un
lugar diferente, está introduciendo datos en la base.lugar diferente, está introduciendo datos en la base.


Gestores de este tipo son:Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL ServerOracle, PL4, DB2 o SQL Server, que, que
están pensados para este uso y no se emplean para bases deestán pensados para este uso y no se emplean para bases de
datos personales.datos personales.

FileMakerFileMaker yy AccessAccess, originariamente pensados para uso personal,, originariamente pensados para uso personal,
tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muytienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy
aptos para su empleo en bases de datos de pequeñas empresas,aptos para su empleo en bases de datos de pequeñas empresas,
que no necesitan un número de accesos simultáneos muy alto.que no necesitan un número de accesos simultáneos muy alto.

Conceptos previos: Tablas,Conceptos previos: Tablas,
campos y registroscampos y registros

UnaUna tablatabla es una colección de datos con la misma estructura. Sies una colección de datos con la misma estructura. Si
se disponen los datos en una columna, esa columna siempre tienese disponen los datos en una columna, esa columna siempre tiene
el mismo tipo de datos, por ejemplo un número de carné, unel mismo tipo de datos, por ejemplo un número de carné, un
nombre, etc.nombre, etc.

Cada tabla consta, pues, de un cierto numero de campos, en cadaCada tabla consta, pues, de un cierto numero de campos, en cada
uno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numérico,uno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numérico,
alfanumérico, fecha, etc.alfanumérico, fecha, etc.

UnUn campocampo es cada una de las columnas de la tabla y el nombre dees cada una de las columnas de la tabla y el nombre de
la columna es el nombre del campo.la columna es el nombre del campo.

UnUn registroregistro es cada una de las filas de la tabla, y está formado pores cada una de las filas de la tabla, y está formado por
el dato de cada uno de los campos almacenados en una mismael dato de cada uno de los campos almacenados en una misma
operación.operación.

Ejemplo:Ejemplo: una lista de clientes constituiría una tabla en Access.una lista de clientes constituiría una tabla en Access.
Esta tabla consta de 4 campos:Esta tabla consta de 4 campos: Nombre_cliente, NIF_Cliente, CalleNombre_cliente, NIF_Cliente, Calle
yy Número. Cada uno de los clientes es un registro.Número. Cada uno de los clientes es un registro.

Conceptos previos: Tablas,Conceptos previos: Tablas,
campos y registroscampos y registros

Conceptos previos: PantallaConceptos previos: Pantalla

Lo que Access muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquierLo que Access muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquier
ventana del entorno Windows. En ella podemos distinguir:ventana del entorno Windows. En ella podemos distinguir:

Barra de Título:Barra de Título: Consta de los siguientes elementos:Consta de los siguientes elementos:
– Menú de control:Menú de control: contiene los comandos que permiten mover, minimizar, ampliarcontiene los comandos que permiten mover, minimizar, ampliar
o cerrar una ventana cualquiera en Windows.o cerrar una ventana cualquiera en Windows.
– Nombre de la aplicación:Nombre de la aplicación: en este caso Microsoft Access, y nombre de la base deen este caso Microsoft Access, y nombre de la base de
datos si su ventana está maximizada.datos si su ventana está maximizada.
– Botón Minimizar:Botón Minimizar: minimiza la aplicación en la barra de tareas.minimiza la aplicación en la barra de tareas.
– Botón Maximizar / Restaurar ventana:Botón Maximizar / Restaurar ventana: maximiza la pantalla mostrando lamaximiza la pantalla mostrando la
ventana a pantalla completa. Cuando la ventana está maximizada restaura elventana a pantalla completa. Cuando la ventana está maximizada restaura el
tamaño de la ventana al tamaño estándar.tamaño de la ventana al tamaño estándar.
– Botón Cerrar:Botón Cerrar: cierra la aplicación.cierra la aplicación.

Barra de Menús:Barra de Menús: Contiene la lista de menús propios de Access. Se accedeContiene la lista de menús propios de Access. Se accede
a ellos haciendo clic con el ratón. Dentro de estos menús se encuentrana ellos haciendo clic con el ratón. Dentro de estos menús se encuentran
disponibles todos los comandos necesarios para realizar cualquier trabajo.disponibles todos los comandos necesarios para realizar cualquier trabajo.
Estos menús se adaptarán a la operación que se esté realizando, noEstos menús se adaptarán a la operación que se esté realizando, no
mostrándose siempre los mismos. También son dinámicos y solo muestranmostrándose siempre los mismos. También son dinámicos y solo muestran
las últimas operaciones realizadas. Si al abrir un menú nos encontramoslas últimas operaciones realizadas. Si al abrir un menú nos encontramos
que al final hay unas flechas indica que el menú contiene más elementosque al final hay unas flechas indica que el menú contiene más elementos
que se mostrarán si pulsamos esta flecha.que se mostrarán si pulsamos esta flecha.


Barras de Herramientas:Barras de Herramientas: Se encuentran debajo de la barra deSe encuentran debajo de la barra de
menús, y muestran algunos botones para realizar diversasmenús, y muestran algunos botones para realizar diversas
funciones. Estas barras de herramientas pueden ser modificadasfunciones. Estas barras de herramientas pueden ser modificadas
por el usuario. Todo lo que se pueda hacer con un botón de unapor el usuario. Todo lo que se pueda hacer con un botón de una
barra de herramientas, puede hacerse desde alguna opción de labarra de herramientas, puede hacerse desde alguna opción de la
barra de menús. Al igual que los menús son dinámicas.barra de menús. Al igual que los menús son dinámicas.

Barra de Estado:Barra de Estado: Aparece en la parte inferior de la pantalla, enAparece en la parte inferior de la pantalla, en
ella se presenta una breve información acerca del elemento que haella se presenta una breve información acerca del elemento que ha
sido seleccionado o del estado actual del entorno de Access.sido seleccionado o del estado actual del entorno de Access.

Paneles:Paneles: Son unas barras de herramientas especiales queSon unas barras de herramientas especiales que
permiten realizar operaciones. Hay paneles para las tareas depermiten realizar operaciones. Hay paneles para las tareas de
inicio, portapapeles, etc.inicio, portapapeles, etc.

Área de Trabajo:Área de Trabajo: Es la zona que se utiliza para trabajar con laEs la zona que se utiliza para trabajar con la
base de datos. Contiene la base de datos que se ha abierto obase de datos. Contiene la base de datos que se ha abierto o
creado en Microsoft Access. Se puede maximizar y minimizarcreado en Microsoft Access. Se puede maximizar y minimizar
como cualquier ventana de Windows. Dentro de esta área decomo cualquier ventana de Windows. Dentro de esta área de
trabajo aparecerá la base de datos con sus respectivos elementos:trabajo aparecerá la base de datos con sus respectivos elementos:
tablas, consultas, formularios, informes y macros.tablas, consultas, formularios, informes y macros.

Conceptos previos: Objetos deConceptos previos: Objetos de
AccessAccess

Tablas:Tablas:

La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. ElLa tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. El
concepto de tabla se ha explicado al ver la relación deconcepto de tabla se ha explicado al ver la relación de ExcelExcel con lascon las
bases de datos. Como resumen, una tabla es un conjunto de datosbases de datos. Como resumen, una tabla es un conjunto de datos
estructurados en columnas (estructurados en columnas (los camposlos campos) y filas () y filas (los registroslos registros). En las). En las
tablas de la base de datos es donde se almacena toda la informacióntablas de la base de datos es donde se almacena toda la información
de la base de datos.de la base de datos.

Consultas:Consultas:

UnaUna consulta de selecciónconsulta de selección es una operación realizada sobre la basees una operación realizada sobre la base
de datos mediante la cual se realiza una selección de datos según unde datos mediante la cual se realiza una selección de datos según un
criterio. Esta consulta puede realizarse sobre una sola tabla o sobrecriterio. Esta consulta puede realizarse sobre una sola tabla o sobre
varias. Las consultas también se pueden realizar sobre otras consultasvarias. Las consultas también se pueden realizar sobre otras consultas
previas o cualquier combinación de consultas y tablas.previas o cualquier combinación de consultas y tablas.

Además de las consultas de selección, existen tambiénAdemás de las consultas de selección, existen también consultas deconsultas de
acciónacción, de tal forma que el resultado de la consulta no es una, de tal forma que el resultado de la consulta no es una
respuesta con información de la base de datos, si no que es unarespuesta con información de la base de datos, si no que es una
acción sobre los mismos datos. Estas acciones pueden ser:acción sobre los mismos datos. Estas acciones pueden ser: insertar,insertar,
borrar o modificar registros y crear nuevas tablasborrar o modificar registros y crear nuevas tablas..

Conceptos previos: Objetos de AccessConceptos previos: Objetos de Access

Conceptos previos: Objetos deConceptos previos: Objetos de
AccessAccess

Formularios:Formularios:

Es una ventana diseñada para la introducción y edición deEs una ventana diseñada para la introducción y edición de
datos.datos.

El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar losEl formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los
registros de la tabla o consulta para la que se ha diseñado.registros de la tabla o consulta para la que se ha diseñado.

La ventaja frente a la presentación como hoja de datos es queLa ventaja frente a la presentación como hoja de datos es que
los campos se presentan de manera más adecuada al usuario,los campos se presentan de manera más adecuada al usuario,
con un diseño que ayuda a su comprensión, utilizando loscon un diseño que ayuda a su comprensión, utilizando los
controles más adecuados a cada tipo de información.controles más adecuados a cada tipo de información.

Informes:Informes:

Si el formulario es la forma idónea de introducir y editar losSi el formulario es la forma idónea de introducir y editar los
datos, la mejor forma de mostrarlos es mediante un informe endatos, la mejor forma de mostrarlos es mediante un informe en
una página impresa o mediante su representación en launa página impresa o mediante su representación en la
pantalla del ordenador.pantalla del ordenador.

AccessAccess proporciona las herramientas para diseñar informesproporciona las herramientas para diseñar informes
con gran flexibilidad y posee funciones para agrupar registros ycon gran flexibilidad y posee funciones para agrupar registros y
mostrar totales y subtotales de los campos deseados.mostrar totales y subtotales de los campos deseados.

Crear una base de datosCrear una base de datos
nuevanueva
Al iniciar el programa se presentará el panel deAl iniciar el programa se presentará el panel de
Nuevo archivoNuevo archivo, en el que podemos abrir y crear, en el que podemos abrir y crear
una base de datos.una base de datos.

nuevanueva
Si se selecciona Base de datos en blanco y se hace clic.Si se selecciona Base de datos en blanco y se hace clic.

Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base deAparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base de
datos que se va a crear.datos que se va a crear.

Se debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de laSe debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la
base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.

nuevanueva
Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botónSe escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón
crear.crear.

Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access.Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access.
Seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementosSeleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos
que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios,que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios,
informes, macros y módulos.informes, macros y módulos.

nuevanueva

Para volver a esta ventana desde cualquier otra sePara volver a esta ventana desde cualquier otra se
pulsa el botón .pulsa el botón .

Seleccionado el objeto adecuado y pulsando el botónSeleccionado el objeto adecuado y pulsando el botón
, se crea un objeto del, se crea un objeto del
tipo seleccionado.tipo seleccionado.

El botón de la barra de herramientas cambiaEl botón de la barra de herramientas cambia
dependiendo del último objeto creado.dependiendo del último objeto creado.

Al pulsarlo se creará otro objeto similar al último creado.Al pulsarlo se creará otro objeto similar al último creado.

Si se quiere elegir otro objeto sólo hay que hacer clicSi se quiere elegir otro objeto sólo hay que hacer clic
sobre la flecha de la derecha.sobre la flecha de la derecha.

Se desplegará el menú de todos los elementos deSe desplegará el menú de todos los elementos de
Access.Access.

nuevanueva

En este menú se encuentran todos los elementos que componen Access.En este menú se encuentran todos los elementos que componen Access.

Para crear uno de ellos, basta con situar el ratón por encima de él y hacerPara crear uno de ellos, basta con situar el ratón por encima de él y hacer
clic.clic.

nuevanueva

Otra forma de crear un elemento de Access sinOtra forma de crear un elemento de Access sin
seleccionar la pestaña es a través delseleccionar la pestaña es a través del menúmenú
InsertarInsertar..

TablasTablas

Para empezar a trabajar con una base de datosPara empezar a trabajar con una base de datos
primero es necesario crear las tablas.primero es necesario crear las tablas.

Dentro de cada una hay que definir los camposDentro de cada una hay que definir los campos
que contendrán la información.que contendrán la información.

Igual que cualquier otro objeto de la base deIgual que cualquier otro objeto de la base de
datos, hay varias formas de crear una tabladatos, hay varias formas de crear una tabla
nueva:nueva:

desde el menú.desde el menú.

desde la barra de herramientas.desde la barra de herramientas.

desde la ventana de la base de datos.desde la ventana de la base de datos.

Tablas: Creación desde elTablas: Creación desde el
menúmenú

Para crear una tabla desde los menúsPara crear una tabla desde los menús
hay que seleccionar el menúhay que seleccionar el menú InsertarInsertar yy
dentro de este el comandodentro de este el comando TablaTabla..

menúmenú

Aparece el siguiente cuadro de diálogo:Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

menúmenú

Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crearEstas son las diferentes opciones que presenta Access para crear
una tabla:una tabla:
– Vista hoja de datos:Vista hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En lacrea una nueva tabla con formato de tabla. En la
primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2, etc.,primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2, etc.,
sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.
– Vista diseño:Vista diseño: permite crear los campos manualmente y configurar elpermite crear los campos manualmente y configurar el
diseño de la tabla.diseño de la tabla.
– Asistente para tablas:Asistente para tablas: el asistente pide las características de losel asistente pide las características de los
campos y de la tabla y la genera automáticamente.campos y de la tabla y la genera automáticamente.
– Importar tabla:Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra base deesta opción permite importar datos de otra base de
datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access.datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access.
– Vincular tabla:Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las originales,crea vínculos entre las tablas importadas y las originales,
las modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten alas modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a
aquéllas.aquéllas.

Tablas: Creación desde la barraTablas: Creación desde la barra
de herramientasde herramientas

Para crear una tabla desde la barra de herramientasPara crear una tabla desde la barra de herramientas
hay que pulsar el botón , y elegir el comandohay que pulsar el botón , y elegir el comando
TablaTabla..

Muestra el mismo cuadro de diálogo que si se hubieraMuestra el mismo cuadro de diálogo que si se hubiera
realizado desde el menú insertar.realizado desde el menú insertar.

Tablas: Creación desde laTablas: Creación desde la
ventana de la base de datosventana de la base de datos

Para poder crear una tabla desde esta ventana hay quePara poder crear una tabla desde esta ventana hay que
tener seleccionado el botón de la barra detener seleccionado el botón de la barra de
objetos.objetos.

Tablas: Creación desde laTablas: Creación desde la
ventana de la base de datosventana de la base de datos

Ahora hay dos opciones:Ahora hay dos opciones:

Pulsar el botón :Pulsar el botón : Nos volverá a presentar el mismo diálogo deNos volverá a presentar el mismo diálogo de
creación que el de la transparencia 32.creación que el de la transparencia 32.

Pulsar cualquiera de las tres ordenes que contiene la vista:Pulsar cualquiera de las tres ordenes que contiene la vista:
– Crear una tabla en vista diseñoCrear una tabla en vista diseño. Corresponde a Vista diseño de los puntos. Corresponde a Vista diseño de los puntos
anteriores.anteriores.
– Crear una tabla utilizando el asistenteCrear una tabla utilizando el asistente. Corresponde al Asistente para tablas.. Corresponde al Asistente para tablas.
– Crear una tabla introduciendo datosCrear una tabla introduciendo datos. Corresponde a Vista hoja de datos.. Corresponde a Vista hoja de datos.

Cualquiera de estas opciones es válida para crear una tabla. Pero lasCualquiera de estas opciones es válida para crear una tabla. Pero las
opciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla sonopciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla son vistavista
hoja de datoshoja de datos yy vista diseñovista diseño..

Con la opciónCon la opción vista diseñovista diseño se crea la estructura para luego rellenar losse crea la estructura para luego rellenar los
datos endatos en vista hoja de datosvista hoja de datos..

Pero también se puede empezar directamente enPero también se puede empezar directamente en vista hoja de datosvista hoja de datos
introduciendo información y Access crea la estructura automáticamente.introduciendo información y Access crea la estructura automáticamente.

Independientemente del método utilizado para crear una tabla, se puedeIndependientemente del método utilizado para crear una tabla, se puede
emplear laemplear la vista diseñovista diseño en cualquier momento para personalizar más laen cualquier momento para personalizar más la
tabla, por ejemplo para agregarle campos nuevos.tabla, por ejemplo para agregarle campos nuevos.

Tablas: El asistente de creaciónTablas: El asistente de creación
de tablasde tablas

El asistente consta de 3 fases:El asistente consta de 3 fases:

Elegir los campos de las tablas: Se elegirá el tipo de tablas queElegir los campos de las tablas: Se elegirá el tipo de tablas que
queremos que nos muestra y se seleccionarán las tablas paraqueremos que nos muestra y se seleccionarán las tablas para
que muestre los campos que podemos elegir.que muestre los campos que podemos elegir.

de tablasde tablas

Nombre de tabla y clave principal: Se introducirá el nombre de la tablaNombre de tabla y clave principal: Se introducirá el nombre de la tabla
y si queremos que Access elija la clave principal por nosotros o no.y si queremos que Access elija la clave principal por nosotros o no.

de tablasde tablas

Indicaremos si queremos modificar el diseño, introducir datosIndicaremos si queremos modificar el diseño, introducir datos
directamente o que el asistente cree un formulario paradirectamente o que el asistente cree un formulario para
introducir los datos.introducir los datos.

Tablas: Introduciendo datosTablas: Introduciendo datos

Hacemos doble clic en la opción que está en azul:Hacemos doble clic en la opción que está en azul:


Obtenemos lo siguiente:Obtenemos lo siguiente:


En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a losEn esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los
campos. Para esto se hace doble clic sobrecampos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1Campo1 y se escribe el nombre que se le quieray se escribe el nombre que se le quiera
dar al campo.dar al campo.

Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas:Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas:

Pueden tener hasta 64 caracteres.Pueden tener hasta 64 caracteres.

Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteresPueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres
especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), el acento grave (`) yespeciales, excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), el acento grave (`) y
corchetes ([ ]).corchetes ([ ]).

No pueden comenzar por un espacio en blanco.No pueden comenzar por un espacio en blanco.

No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).

No pueden incluir comillas dobles (")No pueden incluir comillas dobles (")

Nos se pueden repetir en la misma tabla.Nos se pueden repetir en la misma tabla.


Para escribir el primer registro se sitúa el ratón sobre el campo y sePara escribir el primer registro se sitúa el ratón sobre el campo y se
escribe el primer dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar elescribe el primer dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar el
ratón o la tecla tabulador [ ].ratón o la tecla tabulador [ ].

Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, seSiguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se
añaden los campos: apellidos, fecha de nacimiento y dirección.añaden los campos: apellidos, fecha de nacimiento y dirección.

Access XP decidirá las características de los campos según los datosAccess XP decidirá las características de los campos según los datos
introducidos, pero es conveniente revisarlas antes de introducir más datos,introducidos, pero es conveniente revisarlas antes de introducir más datos,
esto se hace en el modo de vista diseño.esto se hace en el modo de vista diseño.

Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño

Parar pasar a la vista diseño, debemos seleccionar:Parar pasar a la vista diseño, debemos seleccionar:

Aparece una ventana donde se puede o bien definir un diseño paraAparece una ventana donde se puede o bien definir un diseño para
nuestra tabla, si no se había hecho antes, o bien se puede modificarnuestra tabla, si no se había hecho antes, o bien se puede modificar
o agregar campos nuevos. En una palabra, se puede cambiar elo agregar campos nuevos. En una palabra, se puede cambiar el
Diseño de la tabla.Diseño de la tabla.

• Este diálogo se compone de tres partes. Arriba se nos muestran los campos, su tipoEste diálogo se compone de tres partes. Arriba se nos muestran los campos, su tipo
y la descripción. Abajo a la izquierda se nos muestra las propiedades del campoy la descripción. Abajo a la izquierda se nos muestra las propiedades del campo
seleccionado y abajo a la derecha se nos muestra una ayuda sensible a lo queseleccionado y abajo a la derecha se nos muestra una ayuda sensible a lo que
estemos realizando.estemos realizando.
• En la parte superior tenemos tres columnas. En la primera columna se ven losEn la parte superior tenemos tres columnas. En la primera columna se ven los
nombres de los campos, en la segunda columna el tipo de datos que ha elegidonombres de los campos, en la segunda columna el tipo de datos que ha elegido
automáticamente Access XP con los datos introducidos (si hemos creado la tabla enautomáticamente Access XP con los datos introducidos (si hemos creado la tabla en
vista hoja de datos) y en la tercera una descripción que podemos introducir al campovista hoja de datos) y en la tercera una descripción que podemos introducir al campo
que Access podrá usar cuando se creen formularios e informes .que Access podrá usar cuando se creen formularios e informes .

• Ahora veremos el significado de cada propiedad del campo que nosAhora veremos el significado de cada propiedad del campo que nos
aparece en laaparece en la Vista DiseñoVista Diseño de nuestra tabla:de nuestra tabla:

•Tamaño del Campo:Tamaño del Campo:
•Aquí determinamos el espacio que queremos asignarAquí determinamos el espacio que queremos asignar
al campo, el número máximo de caracteres queal campo, el número máximo de caracteres que
queremos almacenar.queremos almacenar.
•ParaPara TextoTexto este valor no puede ser mayor de 255.este valor no puede ser mayor de 255.
•Para numérico por ejemplo, puede serPara numérico por ejemplo, puede ser Entero LargoEntero Largo
(entre -2.000 millones y 2.000 millones) o(entre -2.000 millones y 2.000 millones) o DobleDoble (para(para
valores decimales).valores decimales).
•Formato:Formato:
•Determina cómo se muestran los datos (por ejemploDetermina cómo se muestran los datos (por ejemplo
moneda o fecha).moneda o fecha).
•Cuando un valor puede tener formato loCuando un valor puede tener formato lo
seleccionamos desde la lista desplegable.seleccionamos desde la lista desplegable.

•Lugares decimales:Lugares decimales:
•Aquí seleccionamos el número de decimales queAquí seleccionamos el número de decimales que
Access muestra en los campos de tipoAccess muestra en los campos de tipo Moneda oMoneda o
NuméricoNumérico..
•Máscara de entrada:Máscara de entrada:
•Esta propiedad sirve para introducir datos válidos enEsta propiedad sirve para introducir datos válidos en
un campo.un campo.
•Por defecto no hay ninguna máscara de entrada peroPor defecto no hay ninguna máscara de entrada pero
en ocasiones nos puede ser útil (sobre todo para lasen ocasiones nos puede ser útil (sobre todo para las
fechas).fechas).
•Título:Título:
•Es una propiedad opcional, nos sirve si queremosEs una propiedad opcional, nos sirve si queremos
que el nombre de un campo enque el nombre de un campo en vista de Hoja de datosvista de Hoja de datos
sea distinto del nombre del campo en lasea distinto del nombre del campo en la Vista DiseñoVista Diseño..

• Valor predeterminado:Valor predeterminado:
• Nos puede ser útil si tenemos siempre el mismo valor en el campo (o casiNos puede ser útil si tenemos siempre el mismo valor en el campo (o casi
siempre).siempre).
• Si por ejemplo en nuestra tabla de autores el apellido que más se repita esSi por ejemplo en nuestra tabla de autores el apellido que más se repita es
"García" podemos definirlo como el valor predeterminado."García" podemos definirlo como el valor predeterminado.
• Para eso simplemente escribimos el valor predeterminado en la propiedadPara eso simplemente escribimos el valor predeterminado en la propiedad
del campo o pulsamos el botón con "del campo o pulsamos el botón con "......" para generar expresiones complejas." para generar expresiones complejas.
• Regla de ValidaciónRegla de Validación yy Texto de Validación:Texto de Validación:
• Son propiedades avanzadas que permiten limitar los valores queSon propiedades avanzadas que permiten limitar los valores que
introducimos en un campo (introducimos en un campo (ReglaRegla) y definir el mensaje de error cuando) y definir el mensaje de error cuando
introducimos un valor prohibido por la regla (introducimos un valor prohibido por la regla (TextoTexto).).
• Requerido:Requerido:
• Por defecto está puestoPor defecto está puesto "No"No", pero si lo seleccionamos Access no nos", pero si lo seleccionamos Access no nos
permitiría dejar un campo en blanco.permitiría dejar un campo en blanco.
• Permitir longitud cero:Permitir longitud cero:
• Permitir o No las cadenas de longitud cero. Por defecto esPermitir o No las cadenas de longitud cero. Por defecto es "No""No"..

• Indexado:Indexado:
• El indexado permite acelerar los procesos de búsqueda y ordenaciónEl indexado permite acelerar los procesos de búsqueda y ordenación
pero hace aumentar el tamaño de la base de datos. Por defecto solo lapero hace aumentar el tamaño de la base de datos. Por defecto solo la
clave principal (si la tenemos) aparece indexada, para el resto de losclave principal (si la tenemos) aparece indexada, para el resto de los
campos es opcional.campos es opcional.
• Las opciones de esta propiedad:Las opciones de esta propiedad:
• Sí (Con duplicados):Sí (Con duplicados): EEl campo se indexará pero permitiríal campo se indexará pero permitiría
tener valores repetidos (duplicados) en más de un registro.tener valores repetidos (duplicados) en más de un registro.
• Sí (Sin duplicados):Sí (Sin duplicados): El campo se indexará pero no admitiráEl campo se indexará pero no admitirá
valores duplicados.valores duplicados.
• No:No: El campo no se indexará.El campo no se indexará.
• Para obtener una vista de todos los campos que tengamos indexadosPara obtener una vista de todos los campos que tengamos indexados
pulsar el menúpulsar el menú Ver / ÍndicesVer / Índices o elo el botón "Índices"botón "Índices" de lade la Barra de herramientasBarra de herramientas..
• Todo esto parece ser demasiada información pero en la prácticaTodo esto parece ser demasiada información pero en la práctica
normalmente no necesitamos configurar cada una de estas propiedades,normalmente no necesitamos configurar cada una de estas propiedades,
muchas veces es suficiente dejar los valores por defecto.muchas veces es suficiente dejar los valores por defecto.


Ya podéis introducir todos los campos queYa podéis introducir todos los campos que
queráis en la tabla, y definir el tipo de datosqueráis en la tabla, y definir el tipo de datos
que vais introducir en cada campo.que vais introducir en cada campo.


Si estamos introduciendo una tabla nueva en Vista diseño, o alSi estamos introduciendo una tabla nueva en Vista diseño, o al
pasar de la vista de datos a vista diseño, Access pedirá que se lepasar de la vista de datos a vista diseño, Access pedirá que se le
de un nombre a la tabla.de un nombre a la tabla.

A continuación aparecerá otro mensaje comunicando que no seA continuación aparecerá otro mensaje comunicando que no se
ha creado una clave principal. Por el momento seha creado una clave principal. Por el momento se pulsa Nopulsa No, ya, ya
que no se va a crear ahora, se verá más adelante en esteque no se va a crear ahora, se verá más adelante en este
manual.manual.

Tablas: Tipos de DatosTablas: Tipos de Datos
ValorValor Tipo de datosTipo de datos TamañoTamaño
TextoTexto
Texto o combinaciones de texto y números, asíTexto o combinaciones de texto y números, así
como números que no requieran cálculos, comocomo números que no requieran cálculos, como
los números de teléfono. Es el predeterminado.los números de teléfono. Es el predeterminado.
Hasta 255 caracteres o la longitudHasta 255 caracteres o la longitud
que indique laque indique la
propiedad Tamaño del campo.propiedad Tamaño del campo.
MemoMemo
Estos campos son particularmente adecuados para dotar aEstos campos son particularmente adecuados para dotar a
cada registro de la tabla de un lugar para escribir todo tipocada registro de la tabla de un lugar para escribir todo tipo
de comentarios. No es necesario definir su longitud, ya quede comentarios. No es necesario definir su longitud, ya que
la misma se maneja de manera automática, extendiéndose ala misma se maneja de manera automática, extendiéndose a
medida que se le agrega información. El texto allí colocadomedida que se le agrega información. El texto allí colocado
no dispone de ninguna posibilidad de formato, ni de carácterno dispone de ninguna posibilidad de formato, ni de carácter
ni de párrafo.ni de párrafo.
Hasta 65.535 caracteres.Hasta 65.535 caracteres.
NuméricoNumérico
Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor
de la propiedad Tamaño del campode la propiedad Tamaño del campo
es Id. de réplica).es Id. de réplica).
Fecha/HoraFecha/Hora
Valores de fecha y hora.Valores de fecha y hora. 8 bytes.8 bytes.
MonedaMoneda
Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculosValores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos
matemáticos en los que estén implicados datos quematemáticos en los que estén implicados datos que
contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es decontengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de
hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hastahasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta
4 dígitos a la derecha del mismo.4 dígitos a la derecha del mismo.
8 bytes.8 bytes.

Tablas: Tipos de DatosTablas: Tipos de Datos
Sí/NoSí/No
Valores Sí y No, y campos que contengan uno deValores Sí y No, y campos que contengan uno de
entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso oentre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado).Activado/desactivado). 1 bit.1 bit.
Objeto OLEObjeto OLE
Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo deObjeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de
Excel, un documento de Word, gráficos, sonidos uExcel, un documento de Word, gráficos, sonidos u
otros datos binarios) vinculado o incrustado enotros datos binarios) vinculado o incrustado en
una tabla de Access.una tabla de Access.
Hasta 1 gigabyte (limitado por elHasta 1 gigabyte (limitado por el
espacio disponible en disco)espacio disponible en disco)
HipervínculoHipervínculo
Almacena una ruta UNC o una URL.Almacena una ruta UNC o una URL. Hasta 64000 caracteres.Hasta 64000 caracteres.
AutonuméricoAutonumérico
Número secuencial (incrementado de uno a uno)Número secuencial (incrementado de uno a uno)
único, o número aleatorio que Microsoft Accessúnico, o número aleatorio que Microsoft Access
asigna cada vez que se agrega un nuevo registroasigna cada vez que se agrega un nuevo registro
a una tabla. Los campos Autonumérico no sea una tabla. Los campos Autonumérico no se
pueden actualizar.pueden actualizar.
4 bytes (16 bytes si el valor de la4 bytes (16 bytes si el valor de la
propiedad Tamaño del campo espropiedad Tamaño del campo es
Id. La réplica).Id. La réplica).
Asistente paraAsistente para
búsquedasbúsquedas
Crea un campo que permite elegir un valor de otraCrea un campo que permite elegir un valor de otra
tabla o de una lista de valores mediante untabla o de una lista de valores mediante un
cuadro de lista o un cuadro combinado.cuadro de lista o un cuadro combinado.
Tamaño igual al del campo claveTamaño igual al del campo clave
principal utilizado para realizar laprincipal utilizado para realizar la
búsqueda.búsqueda.

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