Este documento proporciona instrucciones para crear una base de datos en Access. Explica cómo crear tablas, agregar campos, establecer relaciones entre tablas, insertar registros, y diseñar formularios, informes, consultas y un panel de control. El objetivo es enseñar a los usuarios a organizar y visualizar datos en Access de una manera fácil de usar y comprensible.

1. Bases De Datos Access
Michael Ortiz Arango
Cefit
Sistemas Noche
Envigado
2017

2. 1. Bases De Datos Access
Michael Ortiz Arango
Docente: Dilly Dagnis Montes Ramirez
Creación Base De Datos En Access
Cefit
Sistemas Noche
Envigado
2017

3. INTRODUCCION 4
BASE DE DATOS 5
CREACION DE BASE DE DATOS 6
CREAR TABLA 7
CAMPOS 8
RELACIONES 13
REGISTROS 13
FORMULARIOS 14
BOTONES DE COMANDOS 17
PANEL DE CONTROL 19
INFORMES 20
CONSULTAS CON PARAMETROS 21

4. INTRODUCCION
Access es software creado por Microsoft. Esta herramienta nos permite crear base
de datos. la intención de este tutorial es enseñarles a los usuarios de mi sitio, a
crear una base de datos con Access.

5. BASE DE DATOS
Es un software que nos permite, crear una base datos para todo tipo de empresa
en donde podemos relacionar datos tales como; la de los empleados, productos
que ofrece la empresa, datos de proveedores, datos de los clientes etc.
Entregándonos una información detallada del negocio y de nuestros clientes.
1.Clic en la ventana Windows
2.Se desprende la ventana Windows y en la parte inferior de la venta hay una lupa
que nos ayudara a buscar Access escribiendo la palabra.
3.Damos clic en Access y ya estamos listos para empezar a crear la base de
datos.

6. CREACION DE BASE DE DATOS
1.Abrimos Access se nos desprende una venta con varias opciones y le damos
clic a la opción que muestra la imagen, por lo general es la primera
2.En esta ventana podemos ponerle el nombre a nuestra base de datos ej.
Remates la 65 como muestra la segunda imagen y le damos crear.

7. CREAR TABLA
La tabla ya está creada
el siguiente paso es llenar los datos que tenemos.
sobre la empresa por ejemplo vamos a llenar el espacio de los clientes, vamos
asignar un nombre para la tabla y la llamaremos cliente donde van todos los datos
del cliente desde el número de cc, hasta la dirección y el teléfono etc.
para crear el nombre de la tabla damos clic en la parte superior izquierda de la
hoja de Access en recuadro de ver- vistas como muestra la imagen anterior.
En la ventana que desprende vamos a darle el nombre a la tabla como habíamos
dicho la llamaremos cliente y le damos aceptar como muestra la imagen anterior.

8. CAMPOS
Una vez le demos aceptar ya la tabla que creamos nos debe mostrar el nombre
asignado y se nos desprende una tabla para comenzar a digitar los datos del
cliente o los clientes, así como muestra la imagen a continuación.
Comenzaremos a digitar los datos, recordemos que en las bases de datos hay
datos principales como el código o cedula del cliente que identifican a cada
persona estos datos deben estar como principales por lo cual van protegidos en la
llave que muestra la imagen siguiente, también debemos tener en cuenta que este
dato lo podemos poner como numérico o como texto largo , si lo ponemos
numérico no podemos darle espacio al digitar el número de cedula del cliente
porque esto nos daría una información errónea en la base de datos, para mi es
mejor darle la opción texto largo así como muestra la imagen a continuación.

9. Observaciones es mucho mejor si le damos la opción de texto a datos como
dirección, teléfono, esto nos permite poder dale espacio a los números o ponerles
un punto o una coma en el momento de digitar.
Bueno retomamos al ir llenando los datos en el nombre del campo, al lado hay otra
columna llamada tipo de dato en esta columna vamos a modificar la forma como
queremos digitar los datos, en la imagen anterior vemos que modificamos a texto
largo también podemos modificar a texto corto, numérico o fecha.
Luego en la parte inferior tenemos otra tabla llamada propiedades del campo esta
tabla nos permite modificar la cantidad de bit o caracteres que vamos a digitar,

10. debes tener en cuenta que el máximo de caracteres son 255 debemos
modificarlos para que la base de datos no quede muy cargada porque esto la
pondría muy lenta ala hora de darnos los datos por eso se modifica según su
criterio yo en el ejemplo que tengo en la imagen anterior le puse para la cedula del
cliente 40 bits o caracteres pueden ser menos 30 o 20 por eso digo según el
criterio solo es para llevarnos una base de cómo debemos modificar los caracteres
a emplear.
veremos otro ejemplo con el nombre del cliente.
Ya tenemos nombre del cliente en texto largo como muestra la imagen vamos a
modificar los caracteres o bit en la tabla propiedades del campo nos paramos en
formato y ahí modificaremos los bits ejemplo, yo le pondré 50 esto me dará para

11. digitar en nombre completo con sus respetivos espacios veamos la imagen
siguiente.
Así iremos llenando cada uno de los campos. En caso de que el campo que
agreguemos sea de plata o valor monetario en la celda de tipo de datos
pondremos moneda, o si es una fecha le pondremos fecha/hora y en las
propiedades del campo podemos seleccionar fecha corta, mediana o larga
ejemplo.

12. de esta forma se haría la de la fecha
Ya hemos terminado de crear la base de datos, yo tengo una finalizada de esta
base de datos les
explicare como realizar informes, consultas, formularios, consultas con parámetros
y panel de control, empezaremos a crear los formularios. Pero antes crearemos
las relaciones de las tablas y los registros. buenos como relacionamos las tablas

13. damos clic en herramientas de bases de datos y luego clic en relaciones como
muestra la imagen, cuando vayamos a relacionar debemos tener claro que las
tablas que vayamos a relacionar los datos concuerden entre si ejemplo en la tabla
uno tenesmos código de cliente si la vamos a relacionar con la tabla dos o tres
este debe tener también código del cliente para que la relación concuerde
veremos el ejemplo, luego de esta relación agregaremos los registros para
agregar un registro damos doble clic en la tabla y procedemos a agregarlos.
RELACIONES
REGISTROS

14. Ya hemos agregado los registros ahora haremos los formularios.
FORMULARIOS
Formularios Para crear un formulario debe seleccionar o pararnos en una tabla
ejemplo en la de cliente, luego en la hoja de Access en el menú principal le damos
crear y luego le damos clic a formulario como se ve en la siguiente imagen
y nos quedaría de esta forma como muestra la imagen a continuación

15. Este formularia se puede modificar se le puede dar color y agregar el logotipo de
la empresa vamos a darle color. le damos clic al icono de ver y luego vista de
diseño en la parte superior nos sale el nombre de la tabla en este caso es cliente y
un logo, así como muestra la siguiente imagen.
donde está la x resaltada le daremos clic derecho y se nos desprende una barra
de opciones le daremos cambiar color o relleno y seleccionamos el color que nos
agrade. Luego seleccionamos el logo y nos vamos a diseño le damos clic a logo el
logo que queremos poner ya debe estar guardado en el escritorio o en mis
imágenes o puedes subirla de internet vamos a cambiar el logo

16. cuando demos clic en logotipo se nos abre la opción para buscar la imagen que
seleccionaste
podemos ver cómo cambia el logo cada que pongas un logo debes darle clic
derecho sobre el y darles clic a propiedades y cuando se desprende la ventana le
debes modificar y ponerlo extendido como muestra la imagen anterior.
Ahora les mostrare como crear comandos de control que se hacen en la parte
inferior de los formularios, estos comandos de control nos permiten buscar la
información de la tabla, nos permite crear registros o eliminarlos y el otro comando
nos permite saltar de tabla en tabla. vamos a crear un comando nos vamos para
pie del formulario y en la parte de las herramientas encontraremos la opción para
crear los comandos lo mostrare en la siguiente imagen

17. BOTONES DE COMANDOS
Damos clic en el icono que tiene las tres x y en pie del formulario lo abrimos y se
nos desprende el cuadro del asistente para botones de comandos, le damos
siguiente, siguiente y luego finalizar en la imagen siguiente veremos cómo queda
el comando

18. ya tenemos todos los botones creados el comando para agregar datos es el lápiz y
para eliminar es la papelera el paso para crearlos es igual que como creamos el
anterior, pero debemos darle clic en operaciones con registro y agregar registro
nuevo, así como muestra la imagen.
le damos siguiente
le damos nuevamente siguiente y finalizar, la papelera para eliminar es el mismo
paso operaciones con registro y le damos eliminar registro, así como muestra la
imagen.
siguiente le damos la opción de papelera, siguiente y finalizar.

19. el botón o comando de consultas con formularios es el mismo procedimiento, pero
debemos darle la opción de operaciones con formularios y seguir los mismos
pasos ya tendríamos todos los botones nos faltaría un que es el comando de
panel de control.
PANEL DE CONTROL
vamos a crear el panel de control damos crear en la hoja de Access y luego
buscaremos el administrador de panel de control que esta resaltado en la imagen
siguiente y le damos doble clic.
le damos modificar y luego damos clic en nuevo y nos saldría esta ventana
En donde dice ir al panel de control nos paramos en flechita y le damos clic en
modo de edición, luego vamos a la flecha de abajo y seleccionamos la tabla le

20. damos copiar y la pegamos en cuadro donde dice nuevo comando veremos el
ejemplo a continuación
Quedaría de esta forma y le damos aceptar. y así crearemos a las demás tablas el
comando de panel de control.
INFORMES
Ahora haremos o mostraremos como se crean los informes seleccionamos la tabla
y vamos a crear damos clic y luego buscamos informes damos clic.
tendremos una tabla así y en donde estás los círculos los monte para señalar
donde haremos los cambios de relleno para dar mejor pr, veremos un ejemplo de
cómo quedaría.

21. Así quedaría el formulario en la imagen o logo se le debe dar clic derecho,
propiedades y luego le damos extender para que el logo que como el ejemplo
anterior. Esto debes hacerlo a todos los informes para darle mejor presentación.
CONSULTAS CON PARAMETROS
Ahora mostrare como hacer una consulta con parámetros selecciono la tabla voy a
crear doy clic y buscaremos el asistente de consultas en mi imagen está en el
círculo azul.
luego tendríamos este cuadro

22. Le daremos aceptar y tendremos otro cuadro así
Le damos clic en donde muestra la imagen anterior para transferir la información y
luego le damos siguiente, otra vez siguiente y luego finalizar y de esta manera se
les haría a todas las tablas. Luego le pondríamos los parámetros, los pasos para
poner los parámetros es el siguiente nos vamos a las consultas que creamos le
damos clic derecho y luego clic en vista de diseño ver la imagen a continuación

23. En donde dice criterio entre corchetes pondremos en este caso [digitar codarticulo]
ya estaría creado el parámetro. cada que quieras consultar algo te va a pedir el
parámetro que agregaste.