Este documento explica cómo crear tablas y formularios en Access. Para crear una tabla, se puede usar la vista de hoja de datos, diseño o asistente. Un formulario mejora la presentación de los datos de una tabla y se puede crear con el asistente de formularios, seleccionando los campos que se mostrarán y el estilo. Un formulario creado con el asistente se puede personalizar cambiando la posición y selección de campos.

1. Como crear tablas y formularios en access en Access

2. Para crear una tabla de datos tenemos que posicionarnos en la ventana base de datos con el objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear una tabla:

3. Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas. Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos. Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos.Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves etc...Otra forma más rápida de llegar a la vista diseño es desde la ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear una tabla en vista Diseño.

5. En la barra de título tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1; a continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos fichas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

6. La clave principalAntes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:

7. Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.clic sobre el icono Clave principal de la barra de herramientas.A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el icono Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

9. Como crear un formulario¿Qué es un formulario? Para Access, un formulario no es más que un formato de pantalla que se utiliza para mejorar la imagen de las tablasYa sabes que cuando trabajas con una tabla, esta aparece en filas y columnas (parecido al formato de una hoja de cálculo). El fondo normalmente en color blanco. Las letras normalmente en color negro. Algo monótono.Podemos mejorar el aspecto de una tabla cuando la visualizamos en pantalla gracias a los formularios.Para crear un formulario, prueba los siguientes pasos:Abre una base de datos que tengas creada (vale cualquiera que hayas creado siguiendo este tutorial, por ejemplo) Activa la hoja 'Formularios', en la parte superior de la ventana de la base de datos Pulsa el botón 'Nuevo' Una de las formas más sencillas de crear un formulario es utilizando el 'asistente'. El asistente es un pequeño programa que, formulándonos una serie de preguntas, es capaz de crear por sí solo un formulario (lo malo es que siempre suele hacerlo a su manera y, a lo mejor, no se ajusta exactamente a lo que nosotros buscamos)

10. Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opciòn 'asistente para formularios' En la casilla en blanco que tienes un poco más abajo puedes elegir la tabla que quieres utilizar para crear el formulario. Selecciona una cualquiera y pulsa el botón aceptar Verás que sale una nueva ventana con los nombres de los campos que componen la tabla A la derecha tienes un panel en blanco. Los campos que pases a este panel, son los que aparecerán en el formulario. Para pasar los campos al panel de la derecha puedes utilizar uno de los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa los campos a la derecha de uno en uno; (>>) pasa todos los campos a la derecha de una sola vez; (<) quita un campo del panel de la derecha y (<<) quita todos los campos que están en el panel de la derecha. Utilizando estos botones pasa varios campos (incluso todos) al panel de la derecha Pulsa el botón 'Siguiente' En esta ventana simplemente tienes que elegir el formato que quieres que se utilice para mostrar los campos: 'En columnas' y 'Justificado' hace que aparezca solo un registro por pantalla (igual que un DNI, por ejemplo), 'Tabular' y 'Hoja de datos' hace que aparezcan los datos en columnas (parecido a cuando ves la tabla). Selecciona 'En columnas' por ejemplo Pulsa el botón 'Siguiente'

11. Ahora tienes distintos estilos para aplicar al formulario. Los estilos son simplemente algunas combinaciones de colores, fondos y tipos de letra que se van a aplicar para ver la tabla. Ve haciendo clic sobre todos ellos y fíjate en el ejemplo que aparece a la izquierda. Cuando veas uno que te guste, selecciónalo con el ratón y luego pulsa el botón 'Siguiente' En este último paso, simplemente tienes que escribir un nombre para el formulario (en la parte superior de la ventana). Normalmente ya aparece el nombre de la tabla que has utilizado para crear el formulario, si no quieres cambiar este nombre por otro simplemente pulsa el botón 'Terminar' Tras unos segundos, verás el formulario en pantalla con el estilo de colores que seleccionaste Fíjate que en la parte inferior del formulario tienes una serie de botones. Estos botones te sirven para pasar de un registro a otro: ( |< ) pasa al primer registro, ( < ) retrocede un registro (no funciona si estás en el primero), ( > ) avanza un registro, ( >| ) avanza hasta el último registro y ( >* ) añade un nuevo registro. Aquí puedes ver los datos que tienes escritos, borrarlos, modificarlos, añadir datos nuevos, ... igual que en la tabla, ya que, de hecho, lo que estás biendo es la tabla, lo que ocurre esque la estás viendo a través del formulario, que es el que le da la apariencia, los colores, etc.Como verás, gracias al asistente podemos crear rápidamente un formulario. Lo único malo que tiene es que lo crea a su manera, es decir, según unos patrones que tiene predefinidos.

12. Nosotros podemos personalizar el formulario una vez que ha sido creado de la siguiente forma:Pulsa el botón 'Vista' De esta forma pasamos al diseño del formulario Quizás te parezca algo religado lo que ves en pantalla, pero no es más que el esquema del formulario. Básicamente tienes tres bandas o apartados: 'Encabezado del formulario', 'Detalle' y 'Pie del formulario'. El encabezado representa lo que aparecerá en la parte superior del formulario y el pie lo que aparecerá abajo. El detalle representa la zona donde van a aparecer los datos de la tabla (justo en el centro del formulario) En el apartado de detalle verás que aparecen los nombres de los campos dentro de unos recuadros: Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre cualquiera de los campos y no lo sueltes Sin soltar el botón del ratón, arrástralo hacia cualquier dirección (arriba, abajo, izquierda o derecha) De esta forma tan sencilla puedes modificar la posición de los campos en la pantalla Para eliminar un campo del formulario, haz clic sobre el y luego pulsa la tecla suprimir (Supr, a la derecha de la tecla Entre) Para añadir un campo al formulario selecciona la opción Ver en la parte superior de la ventana de Access Selecciona 'lista de campos' Aparecerá una pequeña ventana con los nombres de todos los campos Haz un dobre clic sobre el nombre del campo que quieras añadir y aparecerá en la ventana del formulario Ahora puedes pincharlo con el ratón y arrastrarlo hacia el lugar del formulario que desees