Tutorial basico

1. BASES DE DATOS ACCESS
CARLOS EDUARDO CAMARGO BEDOYA
CEFIT
TÉCNICA EN SISTEMAS
ENVIGADO
2017

2. 1. BASES DE DATOS ACCESS
CARLOS EDUARDO CAMARGO BEDOYA
Tutorial de creación bases de datos en Access paso a paso
Docente Dilly Dagnis Montes Ramírez
CEFIT
TÉCNICA EN SISTEMAS
ENVIGADO
2017

3. INTRODUCCIÓN 4
BASES DE DATOS ACCESS 5
CREACIÓN BASES DE DATOS 5
CREACIÓN DE TABLAS 8
LLAVES PRIMARIAS 9
VISTAS 12
RELACIONES 13
FORMULARIOS 15
INFORMES 16
PANEL DE CONTROL 16
CONSULTAS 21

4. INTRODUCCIÓN
Este es un tutorial que tratara de enseñarnos a utilizar correctamente la herramienta
ofimática de Access.
Aunque se trata de un tutorial introductorio basaremos nuestro esfuerzo para que
sea de fácil comprensión.
En él detallaremos el paso a paso, por medio de capturas de pantalla las funciones
más básicas para los principiantes a esta gran herramienta ofimática.

5. BASES DE DATOS ACCESS
Es una herramienta que podremos ubicar en el Microsoft office. Access es un gestor
de datos muy versátil, capaz de recopilar información con gran veracidad sobre un
asunto o criterio particular.
CREACIÓN BASES DE DATOS
Lo primero que debemos hacer es ingresar a nuestra herramienta ofimática Access

6. cuando ingresemos a Access debemos seleccionar el tipo de base de datos que
utilizaremos, en este caso será:
apenas le damos click a base de datos del escritorio en blanco nos saldrá la
siguiente ventana
donde dice nombre de archivo, le pondremos en nombre que deseemos en mi caso
se llamará tutorial, por ultimo damos click en crear y nos saldrá la siguiente ventana
de trabajo

7. como podemos observar en la imagen anterior tenemos nuestra primera tabla de
trabajo la cual podremos renombrar de las siguientes maneras
una manera puede ser, clickeando con el botón secundario de nuestro mouse sobre
el icono que dice tabla 1 y nuevamente click sobre cambiar nombre

8. otra manera podría ser haciendo un click sobre la pestaña ver la cual desplegara 2
opciones vista hoja de datos y vista diseño, hacemos click en vista diseño
la cual nos hará aparecer una nueva ventana la cual llamare Tutorial Tabla 1 por
motivos didácticos
CREACIÓN DE TABLAS
Para crear una tabla adicional nos dirigimos a la pestaña crear

9. a continuación de dar click en crear, damos un click sobre el icono que dice crear.
y nos aparece una nueva tabla que deje con el nombre que designa el programa en
este caso sería Tabla 1, Tabla 2, Tabla 3………Tabla 20
para cambiar el nombre realizamos la acción que anteriormente se explicó.
LLAVES PRIMARIAS
para crear una llave primaria debemos dirigirnos la pestaña vistas
una vez ubiquemos esta pestaña damos click en la pestaña desplegable Ver

10. nos aparecerán 2 opciones por el momento, Vista Hoja de datos y Vista Diseño. en
este paso elegiremos la opción Vista Diseño
en este momento nuestra tabla se verá así

11. es acá cuando podremos crear nuestra llave primaria. Tomare de ejemplo una base
de datos con diferentes nombres para que se entienda mejor.
acá tenemos 2 tablas que se llaman Artículos y Pedidos, creemos la llave primaria
en Vista diseño seleccionaremos nuestro campo que queremos que cumpla la
función de llave principal, en mi caso se llamara CodArtic
como ven tenemos 3 campos: CodArtic, Descripción y PvP click en Vista diseño y
aparecerán los 3 campos asi
no vamos a la primera columna y damos click derecho y se despliega el siguiente
menú
hacemos click izquierdo sobre clave principal y aparecerá una llave al lado de
nuestro campo seleccionado
y de esta manera establecimos CodArtic como nuestra llave principal.

12. los campos serán por decirlo así los títulos de nuestras tablas, se verá así
así se verá en vista diseño y con la siguiente imagen se verá en ver
los registros serán la información que pondremos en cada campo de nuestra tabla
y los veremos reflejados así
VISTAS
tenemos 2 vistas: Vista hoja de datos y vista diseño

13. en Vista hoja de datos es donde trabajamos nuestra tabla y en Vista diseño es donde
podemos modificar, eliminar o agregar campos en nuestra tabla.
RELACIONES
para hacer relaciones vamos a herramientas de bases de datos
hacemos click y se nos abrirá la siguiente ventana
agregamos las tablas a las cuales deseamos hacerle las relaciones y al arrastrar
nuestro ítem a la otra tabla nos aparecerá una ventana así

14. las siguientes casillas deben estar seleccionadas
hacemos click en tipo de combinación y seleccionamos la opción 3 y aceptamos
para mejorar el ejemplo tome otra tabla anteriormente creada donde vemos las
relaciones ya listas

15. FORMULARIOS
al tener las relaciones listas debemos hacer los formularios que se hacen así, click
en Crear, formulario debemos estar sobre la tabla a la cual deseamos crearle el
formulario en mi caso será Tutorial tabla 1
y nos parecerá asi
igual haremos con todas nuestras tablas de la base de datos guardamos y cerramos
el formulario y le pondremos el nombre que deseemos y lo veremos así

16. INFORMES
luego crearemos los informes para esto debemos estar sobre el formulario desado,
daremos click en Crear y click en informe
al hacerlo nos aparecerá una venta asi
cerramos y guardamos y tendremos nuestra tabla de informes.
PANEL DE CONTROL
para crear el panel de control vamos a la pestaña Archivo y click en opciones

17. en opciones damos click en personalizar cinta de opciones, donde dice
damos click y buscamos la opción
hacemos click en crear y se desplegará así

18. hacemos click en nuevo grupo
y aparecerá
luego buscamos en la ventana izquierda
lo seleccionamos y damos click en

19. y ahí nos quedó le damos aceptar y listo
ahora si podremos crear nuestro panel de control, click en Crear y en nuestro nuevo
icono
nos aparecerá una ventana asi
damos click en modificar

20. luego en nueva
ahí podremos crearla
aceptamos y lo mismo con la tabla 2

21. aceptar, cerrar y cerrar
la veremos reflejada asi
CONSULTAS
ahora creemos consultas con parámetros nos ubicamos en informes sobre la tabla
1 y vamos a Crear – Asistente para consultas
hacemos click y aparecerá la siguiente ventana

22. la dejamos en asistente para consultas sencillas y aceptar
buscamos la tabla 1
agregamos todos los campos y quedara asi
siguiente y finalizar, nos aparecerá una ventana y se verá así
vamos a vista diseño y agregamos nuestra consulta

23. en el campo que dice Criterios abrimos una llave [ Aquí su consulta] y cerramos la
llave
y para saber que nos quedó bien vamos a Vista hoja de datos y saldrá una ventana
así

24. en esta ventana podemos buscar el parámetro que deseemos dentro de nuestra
tabla o tablas.
fin del Tutorial básico de Access.