Booklet EP manager oGIP Colombia

1. Preparación para ser EP Manager
OGIP – AIESEC en Colombia
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2. El Programa de PROFESIONAL GLOBAL busca brindar experiencias de la mejor calidad a
cada uno sus EPs, para garantizarlo es necesario dar un acompañamiento continuo
durante todo el proceso.
¡Se un EP Manager!
Podrás ayudar a un EP a vivir la experiencia internacional de sus sueños. En este booklet
encontraras todos los aspectos que debes tener en cuenta para ser un EP Manager.
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3. Para Iniciar
Es importante que te familiarices con los temas que encontrarás a continuación, existen otros
booklets y documentos que te ayudarán . Pregunta le a tu VP donde puedes encontrarlos.
1 Portafolio de PROFESIONAL GLOBAL y
EMPREDEDOR GLOBAL
2 EP Flow.
3 Herramientas: EXPA, Start y PODIO,
oGIP News.
4 Booklet de Match, Paises Focos y
Job Description (JD).
5 Posibles problemas con los EPs,
casos de calidad y XPP.
6 Estrategia de Match y lineamientos
del MC.
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4. Un EP Manager debe cumplir las siguientes funciones:
1 Ofrecer soporte y dar orientación a los EPs para
que ellos encuentren la práctica deseada.
2 Ser la conexión entre el EP y el LC durante la
búsqueda del intercambio y cuando estén en éste.
¿Qué es un EP Manager?
El EP Manager es la persona que guía al Exchange Participant (EP) a través del proceso para conseguir su
intercambio, una vez el EP completa su RAISE.
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5. ¿Para qué un EP Manager?
Que los EPs tengan una experiencia de alta calidad.
1
Que los EPs estén satisfechos durante todo el proceso.
2
Que los EPs encuentren y realicen su práctica.
3
Los objetivos de la actividad de un EP Manager son:
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6. Competencias y Habilidades
Requeridas
 Paciencia
 Persistencia
 Motivar a otros
 Mente abierta
 Confiabilidad
 Prontitud
A desarrollar
 Manejo del tiempo
 Habilidades de
comunicación
 Distinguir entre información
relevante e irrelevante
 Conocimiento de otras
culturas
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7. Actividades de un EP Manager
1
Reunión inicial con el EP:
 Auditar el proceso de IN-PROGRESS (Verificar el perfil de
EXPA que tenga toda la información requerida para aplicar
 Realinear expectativas con respecto a la práctica y a países.
 Capacitación en el manejo de OP: internships.aiesec.org
 Verificar información actualizada en EP Form y CV formato
de Colombia: http://bit.ly/CVRespuestaEsColombia
 Capacitar en cómo aplicar a TNs (EXPA, Cover &
Motivational Letters, Firma de AN virtual AN), Etc,
Ampliar información sobre la estructura de AIESEC y los
distintos tipos de aliados.
2
Soportar al EP con el proceso:
 Resolver dudas en el uso de plataforma y herramientas.
 Acompañar la búsqueda de TNs y asesorar en JDs, costo de vida, calidad en comités, etc.
 Ayudar a contactar a TNs Managers en caso de no obtener respuesta a aplicaciones.
 Asesorar en la preparación de entrevista.
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8. Actividades de un EP Manager
3 Estar en permanente contacto con el EP:
 Enviar y responder correos de seguimiento, mínimo semanalmente.
 Llevar Tracking en las herramientas de seguimiento .
 Mantener motivado al EP en el proceso.
 Enviar posibles TNs e información relevante.
4 Garantizar que el EP sea consiente de sus deberes y derechos con
AIESEC e informar sobre la políticas de intercambio (XPP).
http://bit.ly/XPPparaDescargar
5 Acompañar en el proceso Post Match:
 Velar por que el EP envíe los documentos solicitados por el comité Host.
 Realizar preparación cultural para el intercambio.
 Brindar información sobre el Delivery (Visado, Seguro, Tiquetes, etc.).
 Recibir la documentación Post Match completa antes de la Realización del EP.
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9. Posibles Problemas
Se muy claro desde el principio con la alineación de expectativas del EP, él debe saber que debe
centrar su búsqueda a los países foco, pero que no se debe cerrar a las oportunidades de una única
ciudad, pues su experiencia va a tardar más en llegar.
EPs que aplican solo a un país o ciudad
AIESEC tiene grandes, medianos y pequeños aliados, el EP debe ser consiente que para acceder a
una empresa grande debe tener un perfil muy bueno, por eso, si el EP no tiene buen competitivo,
desde el inicio del proceso debe saber que las empresas grandes no son para él (CUIDADO EN LA
VENTA Y LA APLICACIÓN CON ALIADOS GLOBALES).
EPs que aplican solo a grandes empresas y buscan
altos salarios
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10. Posibles Problemas
Verifica la forma en que el EP envía correos, al igual que la forma en que se prepara para las
entrevistas. Busca el feedback de los TN managers, para buscar corregir los errores .
EPs que aparentemente llevan los procesos
correctamente, pero no logran tener Match
Si no responde correos, debe hacérsele saber al EP que está faltando con sus deberes
contractuales con AIESEC. Se debe procurar leer el contrato con el EP desde el momento de RAISE.
EPs que no responden correos
Recuerda que los problemas de los EPs se deben solucionar siguiendo el conducto regular, para
garantizar que se lleve de ser necesario caso de calidad. Siempre se debe contar con la asesoría de
el VP, NST CSI o MC y seguir lo estipulado en las XPP.
EPs con problemas en el país y/o la empresa
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11. Powered by
Tips EP Manager
1 Utiliza diversos medios de comunicación con tus EPs, como Facebook, Skype, Whatsapp, etc. Esto
permite que todo sea mucho más rápido.
2 Intenta ser un amigo para tus EPs, es importante que tengan la confianza suficiente para comentarte
sus inquietudes y dificultades.
3 Evita hacer el Tracking los fines de semana, es posible que tus EPs no estén disponibles y no respondan
tus mensajes de forma efectiva.
4 Busca herramientas que permitan a ti y al EP tener acceso rápido ý ordenado a la información de las
aplicaciones que ha realizado. Puedes usar herramientas como Excel o Drive.
5 Mantén atento a la información publicada en los grupos y a las ofertas que promocionan los NST,
pueden ser muy buenas oportunidades para que comuniques a tus EPs.
6 Recomienda a tus EPs ponerse en contacto con otros, que estén buscando Match o ya se hayan
realizado, pueden darles muy buenos concejos y recomendaciones.

12. En resumen se trata de
¡Ofrecer la mejor
experiencia al EP!
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