Este documento describe las principales características de Microsoft Access, incluyendo tablas, formularios, consultas e informes. Access es un software de base de datos relacional que almacena información en una sola base de datos (.mdb). Las tablas contienen registros y campos con diferentes tipos de datos. Los formularios y consultas permiten ingresar y recuperar información de las tablas. Los informes generan reportes de la información almacenada.
2. MICROSOFT ACCESS
Access es un software utilizado para el desarrollo de
sistemas de Base de Datos.
Él está basado en el argumento de las bases de datos
relacionales .
En el cual el usuario/proyectista mantiene
informaciones organizadas en forma tabular.
3.
4. Todos los contenidos de una Base de Datos en Access
son reunidos en un único archivo de extensión mdb.
Objetos aislados del Access: Tablas, formularios,
consultas, informes y macros.
5. TABLAS
Una tabla es un área de disco o memoria que almacena
informaciones sobre alguna cosa.
por ejemplo, una relación de empleados….
Las informaciones de cada empleado constituyen
un registro. Una determinada información constituye
un campo.
Cada campo posee características propias.
6. Generar nueva tabla
La obtención de una nueva tabla es hecha a partir de la
ventana Base de Datos
SeleccionandoTablas y picando en Nueva.
Como respuesta aparece una ventana que permite
alternativas para la definición de la tabla, en general
interesa apenas la Vista Diseño.
En el modo Diseño los campos son definidos, como así
también sus respectivas propiedades.
7.
8. Tipos de datos
Cada campo contendrá datos de cierto tipo. El tipo de
datos puede ser elegido en la lista accionada a través
del botón de selección
9. TIPOS DE DATOS
Texto: Máximo 255 caracteres
Memorando: Máximo 65.535 bytes
(sentencias/párrafos)
Numérico: Tipo exacto depende del tamaño del
campo
fecha/hora: Día y hora para años de 100 a 9999
Moneda: 15 dígitos a la izquierda y 4 a la derecha del
punto decimal
Auto Numérico: Incrementado automáticamente al
adicionar registro
Si/No: Valor booleano de 1 bit
Asistente para Búsqueda: Crea un campo cuyo valor
puede ser elegido de una lista
10. TIPOS DE DATOS
Los campos de tipo número, pueden tener varios tamaños
de campo que determinan su capacidad de
almacenamiento de valores numéricos:
Tamaño Bytes Variación
Byte 1 0 a 255
Entero 2 -32.768 a 32767
Entero Largo 4 -2.147.483.648 a 2.147.483.647
Simple 4 -3.402.823E38 a 3.402.823E38
Doble 8 79.768.313.486.232E308 a 179.769.313.486.232E308
11. FORMATOS
Número general exhibe al número en formato
Estándar
Moneda separa millares, muestra negativos entre
paréntesis, con 2 decimales
Fijo exhibe como mínimo 1 dígito con dos decimales
Estándar ídem, además separa en millares
Porcentaje multiplica por 100 y adiciona el símbolo %
Científico usa anotación mantisa/exponente.
12. Las otras propiedades de los
campos incluyen:
Máscara de entrada: usada para facilitar la entrada de
dados
Título: para ser usada en el lugar del nombre del
campo en formularios
Valor predeterminado: valor que iniciala el campo.
Regla de validación: expresión que verifica la
consistencia del dato alimentado (por ejemplo: >0 e <
100)
13. Propiedades de los campos
Texto de validación: mensaje de error al ser
presentado si la regla de validación no fue satisfecha
Requerido: indica que este campo exige entrada de
algún dato, si no fuera requerido, el campo admitirá el
valor nulo (teclear ENTER)
Permitir longitud cero: se indica la cadena vacía ("")
para componer texto constituir o no una entrada válida
Indexado: permite definir el campo como un índice
para acelerar el acceso a las informaciones de la tabla.
14. LLAVE PRIMARIA
Se debe informar para a cada tabla cual es el campo
que constituye su llave primaria.
Un campo es candidato a ser llave primaria si permite
la identificación única de cada registro de la tabla.
En general es necesario definir una llave primaria para
cada tabla.
15. RELACIONES
Es común que informaciones de una tabla estén
asociadas con informaciones de otras tablas.
En este caso podemos establecer una relación entre las
dos tablas.
Es a través de la relación que el Access consigue, a
partir de informaciones en una tabla, obtener
informaciones registradas en la otra tabla.
Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas A y B:
uno – a – uno,
uno – a – varios,
varios – a – varios.
16. CONSULTAS
Una consulta recupera informaciones de la Base de
Datos y eventualmente las presenta en la pantalla.
Serán estudiados tres tipos de consultas:
De selección: selecciona y presenta registros en
formato patrón
De referencias cruzadas: selecciona y presenta
registros en formato de planilla
De acción: altera el contenido de registros en una
única operación
18. FORMULARIOS: OPERACIONES
BÁSICAS.
Los formularios constituyen pantallas para la entrada y
presentación de informaciones.
En los formularios es posible presentar resultados de
cálculos y efectuar consistencias sobre datos alimentados.
Eventualmente se puede imprimir un formulario a pesar de
que el Access posee un recurso específico para la
presentación de informaciones impresas Informes.
Existen tres tipos importantes de formularios:
de columnas
tabular y
subformularios.
19. La secuencia de pasos para la creación
de un formulario a través del asistente
es la siguiente:
En la ventana Base de Datos, seleccionar Formularios y
picar el botón Nuevos
Elegir la opción Asistente de formulario
Elegir la tabla o consulta para la cual el formulario será
desarrollado.
Seguir las indicaciones dadas por las ventanas
presentadas por el sistema.
20. INFORMES
Los informes constituyen un recurso específico para la
presentación de informaciones en papel impreso.
El origen de estas informaciones puede ser una tabla o
consulta.
Es posible incluir en el informe elementos gráficos
para hacerlo mas atractivo.
Los informes también incluyen medios para agrupar y
agregar datos.
