Presentación en pdf para la evaluación del curso de Formación Interna de la UCLM: Aplicaciones para la elaboración de materiales didácticos y de difusión.

1. GESTIÓN DE LABORATORIOS
Módulo 5: Control de Compras
Mercedes Íñiguez de Onzoño Martín.
12/11/2012. Fase presencial del Curso GL. Módulo: Control de Compras.

2. INDICE
 RESUMEN DE LOS CONTENIDOS.
I.
INTRODUCCIÓN.
II.
LAS FASES DEL PROCESO DE COMPRAS.
III. LOS DOCUMENTOS MERCANTILES Y EL IVA.
12/11/2012. Fase presencial del Curso GL Módulo: Control de Compras.

3. I. INTRODUCCIÓN.
Los objetivos de la gestión de compras son:
garantizar que los productos comprados se adecúen a las
necesidades de cada laboratorio en cuanto a sus características,
cantidad y precio;
una adecuada eficiencia operativa en las distintas fases del
proceso,
 y controlando en todo momento los pedidos realizados y las
correspondientes facturas.
La mejor manera de conseguir dichos objetivos es sistematizar el
procedimiento, es decir, es que el responsable de realizar las
compras realice la tarea siguiendo siempre una sistemática que
considere la más eficiente y adecuada a su laboratorio.
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4. II. LAS FASES DEL PROCESO DE COMPRAS
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5. II. LAS FASES DEL PROCESO DE COMPRAS
La necesidad de compra y la autorización para realizarla.
Sea cual sea la forma en que surge la
necesidad de realizar una compra en el
laboratorio, un técnico no puede realizar
ninguna compra salvo por indicación o
autorización expresa del responsables de la
orgánica que asumirá la correspondiente
factura.
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6. II. LAS FASES DEL PROCESO DE COMPRAS
La necesidad de compra y la autorización para realizarla.
LA PROPUESTA DE ADQUISICIÓN RAZONADA.
En este documento se indica qué se quiere comprar y su precio, a qué
proveedor, y qué orgánica la va a sumir, con la firma del responsable
de dicha orgánica en el VªBª. Y hay que hacer una fotocopia y
archivarla temporalmente, y entregar la original en la oficina contable
que corresponda, y allí la registrarán. Este documento tiene dos
utilidades:
•Sirve como una reserva de dinero, es decir, la oficina contable
comprueba que existen fondos suficientes para esa compra y los
reserva.
•También le sirve al técnico como una autorización por escrito para
realizar dicha compra.
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7. II. LAS FASES DEL PROCESO DE COMPRAS
Determinación de los requisitos del producto
Para la correcta realización de un pedido es necesario
tener los siguientes datos:
•Descripción o nombre del producto. Marca.
•Código, referencia o número de catálogo.
Cantidad o número de unidades.
•Empresa distribuidora o proveedor al que se va
comprar.
•Por supuesto es interesante conocer el precio.
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8. II. LAS FASES DEL PROCESO DE COMPRAS
Determinación de los requisitos del producto
Y para obtener dichos datos es útil:
•Atender las indicaciones del IP y los usuarios del
producto.
•Consultar los catálogos de diferentes empresas.
•Realizar solicitudes de presupuesto.
•Consultar el propio listado de proveedores.
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9. II. LAS FASES DEL PROCESO DE COMPRAS
La realización del pedido al proveedor.
•Cumplimentar la correspondiente “Hoja de Pedido”.
•Enviar la Hoja de Pedido al proveedor por correo
electrónico.
•Registrar el pedido escribiéndolo a mano en el
“Cuaderno de Pedidos”.
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10. II. LAS FASES DEL PROCESO DE COMPRAS
La recepción y verificación del producto.
•Comprobar que el paquete contiene exactamente el/los
producto/s que se habían pedido, que llega en buen estado, si el
producto tiene necesidades especiales de almacenamiento, y si
éstas se han cumplido durante el transporte. que contiene el
albarán, que éste coincide con lo que se había solicitado, y con
el contenido del paquete.
•Archivar el albarán hasta que llegue la subsecuente factura.
•Anotar en el “cuaderno de pedidos” la fecha de llegada, así
como si el envío es parcial (aún faltan otros productos por
llegar) o cualquier otra observación oportuna.
•Comunicar la llegada del producto.
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11. II. LAS FASES DEL PROCESO DE COMPRAS
La gestión de las facturas.
No extraviarlas ni retenerlas.
12/11/2012. Fase presencial del Curso
•Requerir que el responsable de la orgánica que vaya a
Gestión de Laboratorios. Módulo: Control
asumir cada factura firme la factura y el albarán originales.
de Compras.
•Hacer llegar a la correspondiente oficina contable la
Propuesta de Adquisición Razonada, factura y albarán
firmados; e indicarles a qué orgánica van destinadas.
•Archivar las copias de las facturas y albaranes
alfabéticamente
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12. III. LOS DOCUMENTOS MERCANTILES Y EL IVA.
Requisitos que exige la UCLM para aceptar una factura
•No se admite en el lugar de una factura original ningún otro tipo de
documento (copia de factura, albarán, presupuesto…) excepto
tickets en casos muy concretos (p.e. tickets de comida para abonar
dietas).
•Se exige que venga a nombre de la UCLM y con su NIF:
Q1368009E, no valdrá si es solo a nombre de un interesado sin
referencia a la Universidad. Pero sí puede llevar, además, dicho
nombre del interesado, el nombre del Departamento o Área y su
dirección, porque ayuda a que no se extravíe y a gestionarla mejor.
•Se exige que tenga el IVA desglosado.
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13. III. LOS DOCUMENTOS MERCANTILES Y EL IVA.
 La Propuesta de Pedido.
 El Pedido, Hoja de Pedido u Orden de
compra.
 El Albarán o Nota de Entrega.
 El Presupuesto.
 La Factura.
 Las Notas de Abono/Cargo .
 El I.V.A.
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14. SUGERENCIAS, DUDAS...
Muchas gracias.
12/11/2012. Fase presencial del Curso GL. Módulo: Control de Compras.