Material de Clases TP N° 2 - Gestión de Proyectos

Gestión de
Proyectos
Tecnologías de la Computación
Aplicadas a la Ingeniería Civil II
Lic. Nieves Llorente1

MS Project
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es una secuencia definida de
eventos o tareas con un principio y final bien
determinados, que se centra en alcanzar un
objetivo específico.
 Un proyecto es un esfuerzo que se realiza dentro de un
período temporal con el objetivo de crear un producto u
ofrecer un servicio.
 La administración de Proyectos es el proceso de planear,
organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un
objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de
tiempo, recursos o costo.
Tec. de la Comp. II - Lic. Nieves Llorente
2

MS Project
¿Qué es un Plan?
 Un plan es la organización en una
secuencia lógica de las tareas que
constituyen un proyecto. También
plantea las relaciones entre las tareas.
 Cuando a un plan, se le asignan fechas y
recursos para la realización del proyecto,
se habla de programación de las tareas.
3
•Tareas
•+
•Secuencia
Proyecto
•Fechas
•+
•Recursos
Plan Programa

MS Project
Factores que influyen en un
proyecto
 Tiempo: para completar el Proyecto,
que se refleja en la programación.
 Dinero: el presupuesto del Proyecto.
Se basa en el costo de los recursos,
personas, equipamiento y materiales
necesarios para realizar las tareas.
 Ámbito: los objetivos y las tareas del
Proyecto, así como el trabajo
necesario para realizarlos.
4
Tiempo
ÁmbitoDinero
 Triángulo del Proyecto: Al ajustar uno de los
elementos se ven afectados los otros dos.
Aunque los tres elementos son importantes,
normalmente uno de ellos tendrá más
influencia en el Proyecto.

MS Project
Microsoft Project
 Microsoft Project es un software para la
gestión de Proyectos.
 Permite organizar la información acerca
de la asignación de tiempos a las tareas,
los costos asociados y los recursos del
Proyecto, para que se puedan respetar
los plazos sin exceder el presupuesto y
conseguir así los objetivos planteados.
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MS Project
Plan de trabajo
 Definir el objetivo del proyecto.
 Determinar las tareas que hay que
realizar para alcanzar el objetivo.
 Determinar el responsable de cada
tarea.
 Decidir el comienzo y/o fin de cada
tarea.
 Determinar la duración de cada tarea.
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MS Project
Plan de Trabajo:
Objetivo del Proyecto
 Se debe incluir la mayor cantidad de información
posible.
 Debemos describir los parámetros o restricciones dentro
de los cuales se deberá trabajar para llevar a cabo
con éxito el proyecto.
 Cuanto más específico sea el objetivo, más fácil será la
planificación.
Ejemplo: «Realización de una mesa de madera,
solicitando a un carpintero que la diseñe y la
construya, en un plazo no mayor a una semana».
El objetivo incluye fases (diseño y construcción),
personas (carpintero), materiales (madera) y
plazo determinado para la ejecución del
proyecto. Para ser más específico podría incluir
un presupuesto.
8

MS Project
Elementos de un Proyecto:
Tareas
 Son los «pasos» que se requieren para completar
un proyecto.
 Definen el ámbito del proyecto.
 Se deben organizar jerárquicamente, listando las
tareas a realizar en una secuencia determinada
por la naturaleza del proyecto.
 El tiempo necesario para realizar una tarea es su
«duración».
 Una tarea crítica es aquella que si se retrasa, hará
que se retrase la finalización del proyecto. El
camino crítico está compuesto por todas las
tareas críticas.
9

MS Project
Hitos
 Representan un evento o condición que
marca la finalización de un grupo de tareas
relacionadas o la finalización de una fase del
proyecto.
 Ayudan a organizar las tareas en grupos
lógicos o secuencias.
 Se usan para seguir el progreso de un
proyecto.
 Los hitos suelen tener una duración cero,
marcan un punto específico que designa la
finalización de una fase.
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MS Project
Recursos
 Son necesarios para llevar a cabo una tarea.
 Pueden incluir personas, equipos o
instalaciones.
 Los recursos tienen disponibilidad limitada.
 Hay que tener en cuenta las variables como
periodos de vacaciones, duración de la
jornada laboral, acceso a edificios o equipos,
etc.
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MS Project
MS Project:
Descripción del entorno
 Extensión por defecto de los archivos
generados por el programa: *.mpp Tec. de la Comp. II - Lic. Nieves Llorente
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Pestañas de Menú
Cintas de opciones
Barra de Título
Barra de
Vistas
Escala
temporal
Espacio para
vista de
Diagrama de
Gantt
Espacio para
Lista de Tareas
Detalles de
tareas
Zoom

MS Project
Vistas de MS Project
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Los diferentes tipos de vistas
nos permiten gestionar el
proyecto desde diferentes
ángulos, poniendo énfasis en la
distribución temporal de las
tareas (Diagrama de Gantt),
en el avance del proyecto
(Gantt de Seguimiento), en los
recursos disponibles (Hoja de
Recursos), en los recursos
asignados (Uso de Recursos),
etc.
Click derecho
+ Barra de
Vistas

MS Project
Herramientas de Gestión de
Proyectos: Diagramas de Gantt
 Enfatiza la visualización del progreso de
un proyecto.
 Cada tarea es representada como una
barra horizontal, situadas a lo largo de
una escala temporal.
 La longitud de una barra representa la
duración de la tarea.
 Las líneas que conectan las barras
reflejan las relaciones entre tareas.
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MS Project
Crear un nuevo proyecto
 Podemos
comenzar un
nuevo
proyecto
programando
una fecha fija
de fin o de
comienzo.
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 Las estadísticas nos brindan
información inmediata del estado
acerca del estado del proyecto.
1.
2.

MS Project
Calendario Base del Proyecto
 Mediante el
calendario del
proyecto (opción
“Cambiar Tiempo de
Trabajo”) podemos
configurar las horas y
jornadas laborables
y los periodos
feriados, de acuerdo
al entorno de
nuestro proyecto.
17
1.
2.
3.

MS Project
Tareas y duraciones
 Las tareas son los
pasos necesarios
para alcanzar el
objetivo del
proyecto.
 Pueden organizarse
mediante esquemas
18

MS Project
Vinculación entre tareas
 Fin a fin (FF): La tarea 2 no puede finalizar hasta que
no finalice la tarea 1. Por ejemplo; “inspeccionar la
instalación eléctrica” (tarea 2) no puede finalizar
hasta que no finalice “colocar el cableado”(tarea 1).
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Tarea 1
Tarea 2
 Comienzo a comienzo (CC): La tarea 2 no puede
comenzar hasta que no comience la tarea A. Por
ejemplo; “nivelar el hormigón” (tarea 2) no puede
comenzar hasta que no comience “echar los
cimientos” (tarea 1).
Tarea 1
Tarea 2

MS Project
Vinculación entre tareas
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Tarea 1
Tarea 2
Tarea 1
Tarea 2
 Fin a comienzo (FC): La tarea 2 no puede
comenzar hasta que no finalice la tarea A. Por
ejemplo; “pintar valla” (tarea 2) no puede
comenzar hasta que finalice “construir valla”
(tarea 1).
 Comienzo a fin (CF): La tarea 2 no puede finalizar
hasta que no comience la tarea 1. Este tipo de
dependencia suele usarse para minimizar el
riesgo de que una tarea termine tarde si sus
tareas dependientes se retrasan.

MS Project
Tipos de recursos
 Recursos de Trabajo: los constituyen las personas,
equipos, edificios, maquinarias. Continúan
existiendo al finalizar el proyecto, pueden utilizarse
nuevamente luego de finalizarse el mismo. Suele
poder determinarse un costo por hora.
 Ejemplo: Carpinteros, sierras, taladros.
 Recursos Materiales: son todos los materiales de
trabajo que se consumirán a lo largo del
proyecto. Suele poder determinarse un costo por
unidad.
 Ejemplo: maderas, clavos.
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Vista de la Hoja
de Recursos

MS Project
Recursos y periodos laborables
 A cada recurso de trabajo puede asignársele un
calendario laboral diferente.
 Cuando se incorpora un recurso de trabajo en un
proyecto, se introduce por omisión una unidad al
100%, en el campo Capac. max. del recurso, esto
implica que sólo se dispone de esos recursos.
 Ejemplo: 1 carpintero = 100% capac. max.
2 carpinteros = 200% capac. max.
23

MS Project
Costo de los recursos
 La Hoja de Recursos permite introducir los
costos básicos de los recursos.
 Los costos por uso son costos asociados a un
recurso o una tarea que se cargan una sola
vez.
 La tasa estándar es el costo del recurso por
defecto, el costo por hora en el caso de los
recursos de trabajo y el costo por unidad en
el caso de los recursos materiales.
 La tasa de horas extra se utiliza para los
recursos de trabajo.
24

MS Project
Asignación de Recursos
25
Cada tarea
necesita tener
asignados todos los
recursos necesarios
para llevarla a
cabo.

MS Project
Para la próxima clase…
 Idear un proyecto sobre un tema a elección.
 Determinar las tareas y subtareas necesarias
para su ejecución y la duración de las
mismas.
 Establecer las dependencias entre las tareas.
 Determinar los recursos de trabajo y
materiales necesarios para el proyecto.
 Establecer los costos de cada recurso.
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MS Project
Ventajas de usar Microsoft
Project
 Mejorar la inteligencia: Ayuda a supervisar el rendimiento, ver las tendencias
y administrar los riesgos del proyecto.
 Colaborar y coordinar con facilidad: Logra una comunicación clara para
que los equipos compartan los objetivos y trabajen juntos de manera eficaz.
 Administrar los recursos eficazmente: Evaluar con precisión las necesidades
para distribuir hoy los recursos eficazmente y crear planes futuros para la
empresa.
 Administrar ciclo de vida del proyecto: Obtiene una visión global del trabajo
de la organización en todas las fases de su ciclo de vida para mejorar la
toma de decisiones.
 Administrar lo simple y lo complejo: Realizar un seguimiento de los
presupuestos y recursos que, de otro modo, podrían pasar desapercibidos.
 Mejorar constantemente los procesos: Permite implementar los procesos
repetibles mediante plantillas, perfeccionarlos en función de las prácticas
recomendadas y recopilar estos procesos mejorados en una guía de
proyectos personalizada, también puede aplicar flujos de trabajo
automatizados para reducir costos, acortar los plazos e incrementar la
calidad. Tec. de la Comp. II - Lic. Nieves Llorente
27

MS Project
Seguimiento de un proyecto
 Para poder realizar el seguimiento del proyecto, es
necesario guardar una «Línea de Base», que nos
sirve para conservar un panorama del proyecto
inicial.
28
 Mediante el
seguimiento del
proyecto, podemos ir
actualizando el
progreso de las tareas y
verificar si se cumplen
según lo planificado.
1.
2.

MS Project
Informes
 Los informes nos
permiten obtener
un resumen de la
información del
proyecto de
acuerdo a
diferentes criterios.
 Es posible
incorporar a los
informes
encabezados y
pies de página.
29

MS Project
Gestión de la Carga de Trabajo de
los recursos
 Al asignar recursos a las tareas de un proyecto,
pueden darse conflictos en los recursos.
 Los conflictos se producen cuando un recurso
está programado para realizar más trabajo del
que puede llevar a cabo en el periodo
laborable disponible.
 Ej.: Programar el corte de las piezas de una mesa al
mismo tiempo que el ensamblaje de las partes, por
el mismo carpintero.
30

MS Project
Gestión de la Carga de Trabajo
de los recursos
31
 Resolución de conflictos de recursos
 Automática: Project analiza el entorno de las tareas y el
recurso (fechas y limitaciones) y determina si una tarea
puede ser retrasada o dividida para resolver la
sobreasignación de recursos.
 Manual:
 Incrementar la capacidad máxima del recurso.
 Reprogramar la tarea que ha creado la sobreasignación.
 Añadir horas extra.
 Ajustar las dependencias o delimitaciones de las tareas.
 Eliminar el recurso si no es crucial para la tarea.
 Disminuir la cantidad de trabajo asignado al recurso.
 Etc., siempre se deben considerar las consecuencias de la
resolución escogida.

MS Project
Gestión de la Carga de Trabajo de
los recursos
 Al asignar recursos a las tareas de un proyecto,
pueden darse conflictos en los recursos.
 Los conflictos se producen cuando un recurso
está programado para realizar más trabajo del
que puede llevar a cabo en el periodo
laborable disponible.
 Ej.: Programar el corte de las piezas de una mesa al
mismo tiempo que el ensamblaje de las partes, por
el mismo carpintero.
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MS Project
Gestión de la Carga de Trabajo
de los recursos
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 Resolución de conflictos de recursos
 Automática: Project analiza el entorno de las tareas y el
recurso (fechas y limitaciones) y determina si una tarea
puede ser retrasada o dividida para resolver la
sobreasignación de recursos.
 Manual:
 Incrementar la capacidad máxima del recurso.
 Reprogramar la tarea que ha creado la sobreasignación.
 Añadir horas extra.
 Ajustar las dependencias o delimitaciones de las tareas.
 Eliminar el recurso si no es crucial para la tarea.
 Disminuir la cantidad de trabajo asignado al recurso.
 Etc., siempre se deben considerar las consecuencias de la
resolución escogida.

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