El subcomité de inscripciones tiene la misión de crear y mantener una imagen positiva de la organización mediante el establecimiento de fechas límites y procedimientos de inscripción eficientes y ordenados. Debe asegurar suficiente espacio para la inscripción y prever un margen adicional de asistentes. Además, es importante proporcionar información clara sobre cancelaciones y devoluciones de pagos para evitar impresiones negativas.
2. Tiene como misión crear y mantener la imagen
positiva de la organización, en las actividades
de promoción, divulgación y atención directa
de los participantes.
3. La inscripción es la vinculación formal de los
participantes o asistentes al evento, es fundamental
establecer una fecha límite de inscripción y pago para
asegurar el número de asistentes.
El sitio de la inscripción debe estar ubicado en un lugar
visible con suficiente espacio, de manera que pueda
agrupar un buen número de asistentes. Según el tipo de
evento y su magnitud, se deben ubicar tantos puestos de
trabajo como los exija el mismo.
4. Los organizadores deben prever un margen del 10% mas de
asistentes.
El instructivo de inscripción debe hacer claridad acerca de
una posible cancelación por fuerza mayor de una
inscripción o pago y realizado con la debida anticipación.
En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el
procedimiento es funcional y ágil, se establece un
sentimiento de confianza y si por el contrario, los trámites
son confusos y desordenados, los participantes se
forman, de entrada, una imagen negativa y de
descontento, lo que dificultará el desarrollo normal del
evento.
5. ¿Qué se hace con ese dinero?
El dinero que se recauda de las pre inscripciones
o pre inscripciones, se usa para cubrir los gastos
relacionados con el evento, tales como los salones de
reunión, entretenimiento, paquete de inscripción, entre
otros.
6. Existe un límite en el número de asistentes, es decir que en
un evento hay un tope o cupo limitado, por esta razón se
hace la pre inscripción que usualmente se realiza por
internet.
La preinscripción no es garantía de la asistencia al
evento, éste es uno de los requisitos para realizar el proceso
de la inscripción. Al realizar esta pre-inscripción se asegura
temporalmente un cupo mientras se realiza el pago. De esta
manera también congela el valor a pagar de la tasa
de inscripción.
7. La inscripción de un evento, también se hace por
internet, por vía telefónica y presencial.
Para formalizar la inscripción
se terminan de recolectar
los datos necesarios y
se verifica el pago de
la inscripción.
8. La inscripción on line a los eventos está muy de moda
actualmente y es una herramienta eficaz para lograr un
ingreso ordenado. Con formularios pre hechos que los
invitados deban enviar por mail o completar desde un
sitio web. Además, la inscripción estará vigente durante
las 24 horas del día y durante el tiempo que esté
limitada para hacerse. Es decir, se avisa que la
inscripción será del 1 al 5 del mes y las personas de
esta manera pueden hacerlo en cualquier momento del
día, dentro de las fechas estipuladas.
9. Cómo agilizar el registro o inscripción en
un evento
Otra de las ventajas de la inscripción online a un
evento es que se minimizan los errores de escritura, y
las personas encargadas de la recepción sólo deben
limitarse a mirar las invitaciones impresas por los
participantes e indicarles su lugar.
Para evitar la necesidad de imprimir la invitación,
existe también la posibilidad de acreditarse vía online o
por mensaje de texto desde el teléfono móvil, y que la
invitación con sus especificaciones se devuelva por
mensaje de texto a cada participante. Al llegar,
muestran la pantalla o indican el código de su
acreditación, y ya estará listo para ingresar.
10. Cómo agilizar el registro o inscripción en
un evento
Si no hay más opción que hacer esperar a la gente
formando una fila para entrar al evento, se debe lograr
que la espera sea divertida usando la imaginación para
amenizar el tiempo.