Este documento describe las herramientas de gestión de la información en el ámbito de la gestión de instalaciones, incluidos los sistemas CAFM/TIFM y TIFM. Explica la evolución del software FM, los tipos de software utilizados comúnmente como ERP, GMAO, CAFM, CAD, y dónde y cómo implantar con éxito un sistema CAFM/TIFM. También analiza los desafíos de la gestión de instalaciones y cómo un CAFM/TIFM puede ayudar a optimizar los procesos y

1. HERRAMIENTAS DE GESTIÓNDE LA INFORMACIÓN EN EL FM Implantación de herramientas Computer AidedFacilities Management (CAFM/TIFM) y Total Infrastructure and Facilities Management (TIFM)

2. Índice. Introducción Evolución del software en FM. Software utilizado en FM La problemática del FM ¿Qué gestiona un CAFM/TIFM? ¿Dónde implantar un CAFM/TIFM? ¿Cómo implantar un CAFM/TIFM? Fases de un proyecto Conclusiones..

3. REFLEXIONES INICIALES. Hacia el año 1989, la actividad de implantación de sistemas informáticos en el ámbito del FM era casi desconocida en España. Encuestas realizadas en EE.UU. demuestran que el 50% de los proyectos de implantación sistemas informáticos en el ámbito del FM, en una compañía han resultado infructuosos, o no han reportado los beneficios esperados (1) La causas más comunes (en este orden) son: (2) El implantador. La compañía donde se implanta. El software en sí mismo. (1) (2)Today'sFacility Manager. Revista líder FM

4. REFLEXIONES INICIALES. La mayor parte de los proyectos terminan en: La implantación exclusiva de un sistema de mantenimiento. La implantación de un módulo de ERP. Un sistema CAFM/TIFM convertido en una isla de información, con una funcionalidad limitada. En definitiva soluciones parciales Implantar software en FM significa que se ha de compartir información con muchos otros sistemas. Objetivo: Optimizar procesos Evitar introducción redundante de información. Lograr que la información obtenida y gestionada, sea útil y tenga cierto valor. INTEGRACIÓN

5. DESPEGUE DEL FM. Durante los últimos años, la función del Facility Manager ha tomado una visibilidad cada vez mayor. Uno de los principales motivos que contribuyen a esto es que gran parte del presupuesto por él administrado corresponde a gastos, por lo que cada ahorro generado se traduce prácticamente en ganancia. Esta exposición otorga al Facility Manager una función importante de comunicación, para la que resulta indispensable contar con información actualizada, veraz y de inmediata disponibilidad. Las herramientas informáticas especificas del FM posibilitan contar con información actualizada, veraz y de inmediata disponibilidad.

6. EVOLUCIÓN DEL SOFTWARE EN FM.

7. EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS. La primera generación de herramientas informáticas en el FM corría en computadoras del tipo mainframe (años 60). IBM e Intergraph ya ofrecían herramientas para realizar inventarios, mantenimiento, localización de activos etc. En los años 80, la implantación de los PC supuso la segunda generación de herramientas en el FM. Destacaban por la escasaintegración entre la parte grafica (CAD poco extendido) y alfanumérica. A principios de los 90 llega la tercera generación: Una integración muy avanzada entre la parte grafica y alfanumérica. Trabajan sobre bases de datos relacionales (Oracle, SQL etc.) La cuarta generación llega con la explosión del Internet. La integración entre la parte grafica y alfanumérica dificulta su implantación.

8. LA EVOLUCIÓN MÁS SIGNIFICATIVA. Muchos de los paquetes CAFM/TIFM existentes en el mercado se basan en sistemas CAD con una vinculación más o menos robusta con elementos alfanuméricos en bases de datos estándar. No utilizan un GIS. La gestión de los datos en un CAFM/TIFM es similar a la utilizada en un GIS. Los Sistemas de Información Geográfica (GIS) se centran en la gestión de infraestructuras exteriores al aire libre. Los sistemas de CAFM/TIFM manejan la información del interior de los inmuebles. Cualquier CAFM/TIFM moderno, utiliza un GIS para conseguir una integración entre la parte alfanumérica y su representación grafica sobre un plano.

9. SOFTWARE UTILIZADO EN FM.

10. APLICACIONES INFORMÁTICAS. En el campo del Facility Management hay un conjunto muy importante de herramientas informáticas. Se pueden resumir en cuatro grandes tipos de aplicaciones informáticas: ERP (Enterprise Resourceplanning). GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador). CAFM (Computer AidedFacility Management). CIFM(Computer-IntegratedFacility Management). TIFM (Total Infrastructure and Facility Management). CAD (Computer AidedDesign).

11. ERP ERP (Enterprise Resourceplanning). Es un sistema para la planificación, control y operación, desde un punto de vista financiero. ERP son la evolución de los MRP (ManufacturingResourceplanning) al fusionar estos con sistemas financieros. Un ERP es un aplicativo con un serie de módulos integrados que apoya las principales actividades organizacionales tales como manufactura y logística, finanzas y contabilidad, ventas y recursos humanos. Sus ventajas pasan por la integración, modularidad, optimización de procesos etc. Pilares fundamentales: stock y plan contable.

12. ERP Los ERP han ido creciendoenfuncionalidad y algunos ya poseen pequeños módulos de FM. En España, SAP es el producto con más posicionamiento en cuanto a marca, dominado aproximadamente el 70% del mercado. Módulo Real Estate (RE). Módulo PlantMaintenance (PM). Módulo Project System (PS). Los ERPgestiona los ítems asociados al FM fundamentalmente desde el punto de vista de la gestión administrativa. En empresas que pretenden desarrollar el FM a niveles satisfactorios resultan inadecuados

13. GMAO. Un CMMS (ComputerizedMaintenance Management System), es un sistema que nace para atender la administración del mantenimiento y abarca materiales (generalmente con mucha profundidad) y personal, mas bien enfocado a la disponibilidad de recursos, para atender las necesidades de mantenimiento. Un EAM (Enterprise Asset Management), es un sistema que ha evolucionado del CMMS, orientado a administrar mejor los activos y ampliando su influencia a otras áreas, pasando a ser más actual que el anterior. Todos se suelen agrupar bajo el termino GMAO (Management of the exploitation and the maintenance computer-assisted)

14. GMAO. Están desarrollados para cubrir la necesidades de empresas donde el mantenimiento es vital (fabricas, plantas de producción). Inconvenientes: En la mayor parte de la empresas solo es necesaria una gestión administrativa sobre el mantenimiento y una gestión operativa mínima. Solo cubren una parte del FM. Carecen de gestión grafica o es de escasa funcionalidad Entre las miles de soluciones se puede destacar: MIMS/ELLIPSE MAXIMO DATASTREAM PRISMA CWORKS

15. SOFTWARE DE CAD AutoCAD Programa de dibujo técnico de CAD realizado por Autodesk. Es un estándar en España. AutoCad es una palabra compuesta por la marca que desarrollo el producto (Autodesk) y las siglas CAD que significan Computer AidedDesing (Diseño asistido por computadora). MicroStation Programa CAD bidimensional y tridimensional similar a AutoCAD de Bentley para PC, Macintosh y estaciones de trabajo Intergraph, Sun y HP

16. CAFM/TIFM Un CAFM/TIFM es un sistema de información y gestión que permite trabajar de forma gráfica y alfanumérica indistintamente apoyado en un gestor documental integrado en el sistema. Facilita gestionar de forma gráfica y sencilla toda la información de los inmuebles: Gestión de planos por plantas. Información del edificio y de sus características. Características y uso del espacio Empleados y datos de la ocupación Activos del lugar de trabajo (muebles y equipos) Instalaciones, Mantenimiento y Servicios etc. Pilares fundamentales: Espacio (Contenedor), Recursos (Contenido) y Servicios. Son la herramientas más adecuadas para la gestión del FM.

17. CAFM/TIFM Hay un numero muy importante de herramientas en el mercado mundial (solo en Alemania hay más de 50 proveedores): Aperture Archibus( CAFM/TIFM Explorer CAFM/TIFM32 Software CCM Plus 2000 CAFM/TIFM Drawbase e-Center One FAMA/AFM FSI IM/Facilities CAD Integrated FM Miquest PlanonUKLtd PlantDesign Trace Software TRIRIGA VisionFacilities

18. CICLO DE VIDA EN EL FM CONSTRUCCIÓN Leyenda CMMS CAFM/TIFM BD ERP PROJECT CIFM DISEÑO COMIENZO PLANIFICACIÓN OCUPACIÓN DEMOLICIÓN/ABANDONO MANTENIMIENTO RENOVACIÓN/REMODELACIÓN

19. LA PROBLEMÁTICA DEL FM.

20. Visión del FM. El Facility Management es la disciplina que coordina: Gestión de los inmuebles de una empresa. Los RR.HH. que hacen uso de esos inmuebles. Los procesos de trabajo que se desarrollan dentro de los mismos. El espacio en una compañía tiene el mismo valor que la materia prima en una cadena de producción.

22. Tecnología

23. Personal

24. Cumplimiento de legales.

25. Mobiliario y equipamiento

26. Traslados

27. Seguridad

28. Parking

29. Arrendamientos

31. Sistemas de un edificio. Clasificación I Por dar una visión de la amplitud de elementos a controlar, a continuación se enumeran algunos de ellos.

32. Sistemas de un edificio. Clasificación I

33. Sistemas de un edificio. Clasificación II Seguridad Análisis Financiero Equipamiento Espacios Energía Modelo de Información Diseño Gestión Ambiental Servicios

35. Estratégicas.

36. Operativas.

37. Escenario de juego:

38. Nuevos modelos de negocio.

39. Trabajadores más exigentes.

40. Nuevas formas de trabajo.

41. Externalización.

42. Acuerdos de Nivel de Servicio.

43. Necesidades:

44. Nuevos mecanismos de gestión y control.

46. Flujo Usual del FM. CAFM/TIFM

47. Tiempos excesivos en la creación de nuevos puestos de trabajo. Ejemplos de procesos ineficientes. La recogida y análisis de información queda a expensas de bahías de trabajo Obstáculos en la implantación de nuevas técnicas de gestión Dificultad en la gestión y búsqueda de los activos.

48. ¿Qué aporta un CAFM/TIFM? Gestión más transparente. Mayor visibilidad de los datos, niveles más altos de la satisfacción de cliente final. Optimización del trabajo. Colaboración creciente, estándares comunes de los datos y procesos Gestión del cambio. Procesos mejorados del trabajo, menos tiempo necesario para satisfacer peticiones Business Intelligence. Toda de decisiones sobre información fidedigna y actualizada

49. ¿DÓNDE IMPLANTAR UN CAFM/TIFM?

50. Organizaciones donde implantar una CAFM/TIFM Organizaciones donde exista una fuerte dependencia de sus instalaciones o servicios técnicos. Edificios con una elevada tasa de movilidad de sus ocupantes. Organizaciones con: Un elevado número de inmuebles (mas de 30) Pequeño de inmuebles pero de gran tamaño (aproximadamente más de 10.000 m2). Organizaciones con más de 500 empleados Además puede haber situaciones especiales Elevada dispersión geográfica de los activos. Absorciones, fusiones, privatizaciones. Reconversiones.

51. ROI de un CAFM/TIFM.

52. ¿COMO IMPLANTAR UN CAFM/TIFM?

53. Implantar un Sistema de Información. INFORMACIÓN DATOS CONOCIMIENTO DECISIÓN El conocimiento dentro de una organización es la información que posee valor para dicha organización. Implica tanto a las capacidades de las personas como la tecnología en que se apoya. El nivel más bajo de los hechos conocidos son los datos. Los datos no tienen un significado intrínseco. Deben ser ordenados, agrupados, analizados e interpretados. Así se convierten en información.

55. ¿Llamo a mi Dpto. de Sistemas o a un proveedor externo?Por donde empiezo. Decisiones importantes; Planificación, alcance funcional y presupuesto del proyecto. Elegir los MIEMBROS del EQUIPO del PROYECTO Forma de gestionar el proyecto

56. Que tipo de proveedor necesito I. Soluciones a medida con desarrollo interno Ventajas. Si hay recursos ocioso, precios Inconvenientes: Relación cliente proveedor poco clara Escaso conocimiento funcional Sistemas limitados Costes finales “intangibles” Grandes empresas generalistas de todo tipo de servicios informáticos. Ventajas. Marca del proyecto Inconvenientes. Precio y equipo que no aporta know-how

57. Que tipo de proveedor necesito II. Especialistas de implantación del producto Ventajas: Cubren un % muy elevado de funcionalidad Aportan equipo de consultoría con elevado conocimiento del FM. Aportaran no solo herramientas sino apoyo a la gestión. Aportan equipo de desarrollo con experiencia en proyectos informáticos de integración de sistema. Proximidad del proveedor. Tanto del fabricante como del implantador. No hay posibilidad de excusas entre uno y otro. Pueden ser fabricantes del producto. Facilitará adaptar la herramienta al 100% a la necesidades y forma de trabajar del cliente (lo usual es que el cliente se adapte a la herramienta). Inconvenientes. Mayor riesgo de solvencia del proveedor tanto del fabricante como del implantador.

58. Que tipo de proveedor necesito III. Existen en el mercado herramientas informáticas que han demostrado ser exitosas para diferentes necesidades, ya que han logrado reproducir las mejores prácticas, dando la flexibilidad para que cada implementación responda a una cultura y necesidad particular. De esta forma, no sólo se soluciona la dificultad de contar con una herramienta sofisticada a corto plazo, sino también la de mantener la tecnología actualizada en el tiempo. Cada organización tiene una filosofía propia. Un software CAFM/TIFM implantado sin realizar un análisis que identifique las áreas en las cuales el software necesita ser adaptado a las necesidades de la organización es sinónimo de fracaso. “No existen criterios de gestión clónicos”. No hay que adaptarse a herramientas que encorseten una gestión.

59. ¿ASPECTOS A TENER EN CUENTA?

60. Éxito en la implantación de un CAFM/TIFM. En la implementación de cualquier sistema de información, se cual sea la solución de tecnología elegida, su éxito dependerá de: Capacidad de la organización para asumir un compromiso. Capacidad para reorganizar sus procesos internos. Capacidad para ayudar al implantador a determinar claramente sus necesidades planteando objetivosrealizables. VENCER LA RESISTENCIA AL CAMBIO

61. Asegurar el apoyo de la Dirección. La oportunidad dentro de una organización de optimizar el uso de sus instalaciones y activos es a menudo muy importante. Existe un potencial muy grande de aumento de productividad y funcionalidad. La información disponible a partir de un sistemaCAFM/TIFMafectamuchaspartes de una organización. En todo proyecto que excede los límitesdepartamentales resulta indispensable contar con un jefe de proyecto que desde su origen promueva la adhesión al cambio que se intenta realizar. En el caso particular de los Proyectos de Facility Management, los Clientes internos deben tener presente que seimplementaránmejoras en los procesos, lo que requerirá cambios que muy probablemente influirán sobre sus funciones.

62. Contar con un implantador local especializado. El FM se trata de una disciplina consolidada sólo unas pocas décadas atrás. Es por este motivo que resulta indispensable contar con un implantador y socio tecnológico local que se encuentre en contacto cotidiano con la problemática del facility manager, de manera que asegure un crecimiento gradual de la implementación. A estos efectos, un enfoque que combine las diferentes disciplinas del facilitymanagement (arquitectura, ingeniería, administración, ...) es indispensable para asegurar que los procedimientos implementados sean pragmáticos y adecuados a las necesidades de la organización.

63. Metodología de implantación. Características: Ha de estar dirigida por especialistas en esta materia. En ella se definen las metas estratégicas del proyecto. Se ha de realizar un análisis objetivo de los métodos actuales y los sistemas utilizados. Ayuda a la identificación de objetivos y establece prioridades. Se realiza una análisis de los recursos necesarios para alcanzar los resultados deseados. Ventajas: Proporciona una comprensión clara del alcance del proyecto. Ayuda a coordinar esfuerzos y objetivos. Reduce los costes y el tiempo necesarios para la implantación. Aumento de la productividad final.

64. Consultoría de implantación. Realizar previamente una consultoría de implantación“es vital”. El análisis de los procesosactuales, la identificación de las oportunidades de mejora y la adaptación entre procedimientos y herramientas informáticas son puntos decisivos para el éxito del proyecto. Esto se debe a que la revisión de las expectativas que dieron origen al mismo y su traducción en una nueva forma de trabajar traen aparejadas una complejidad que requiere generalmente varias semanas de análisis. En este punto se destacan nuevamente las facultades de proponer valor agregado delimplantador, su conocimiento y su capacidad de personalización del software, así como su capacidad para traducir las expectativas del management en términos de alcance, tiempos y presupuesto de proyecto

65. Planificar el proyecto en fases. Uno de los temas cuya resolución resulta más complicada es el de seleccionar qué oportunidades de mejora serán exploradas con los recursos (tiempo y presupuesto) de los que se dispone en cada instancia. En términos generales, suele resultar conveniente implementar fases de entre 3 y 9 meses que den respuesta a temas de corto y largo plazo.

66. Gestión de los procesos de negocio. Business Process. Serie de pasos repetibles tomados por una organización para producir un resultado deseado. ¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace? ¿Con qué se hace? ¿Cuándo se hace? ¿Por qué?. BPM (Business Process Management) “Codificar y hacer cumplir los buenos hábitos corporativos, suprimiendo los malos”.

68. Integrar con S.I. Corporativos Integrar las herramientas CAFM/TIFM con las aplicacionescorporativas. Para implementaciones de mediana y gran escala, este requisito es uno de los más importantes para asegurar el éxito del proyecto. Consiste, a grandes rasgos, en enlazar los procesos y datosadministrados por el facility manager con los que se encuentran informatizados en los ámbitos de administración, recursos humanos y compras, entre otros. Las interfaces pueden funcionar por lotes (con intercambio de información frecuente), on-line (mediante acceso inmediato entre las diferentes aplicaciones), o bajo demanda, según requiera el proceso.

69. Integración de un CAFM/TIFM

70. Asegurar un despliegue asistido. Durante la puesta en marcha de la herramienta informática, resulta conveniente contar con el soporte de los departamentos afectados (incluido el tecnología informática) El implantador ha de tener acceso a los mismos, y viceversa. De esta forma, se asegura Una rápida implementación de los nuevos procedimientos. Soporte adecuado a los Usuarios.

71. Explotación La explotación de la información es una de las partes más importantes del sistema implantado. El implantador ha de ser capaz de: Ayudar al cliente en la utilización del sistema una vez puesto en explotación. Ayudar a generar conocimiento. Establecer un adecuado soporte durante la explotación de las herramientas. Ayudar al cliente a asegurar la correcta utilización de los procesos implementados. Darle soporte frente a los departamentos de internos de sistemas. Proponer nuevas etapas de implementación. Solucionar problemas del software. Proporcionar las actualizaciones y nuevas versiones que puedan ser generadas, asegurando la compatibilidad con las nuevas aplicaciones del mercado.

72. Utilizar herramientas CAFM/TIFM estándar. Soluciones a medida Ventajas: Adaptabilidad total a las necesidades de empresa Inconvenientes: Costes de desarrollo y mantenimiento Soporte de la solución Obsolescencia a medio plazo Soluciones comerciales Ventajas: Adecuación a estándares de mercado Respaldo “garantizado” por parte de un tercero Adaptación a la innovación tecnológica Inconvenientes: Intervención de mayor número de “terceros” (ISV) Dependencia de estrategias y evolución del fabricante de la solución Costes de licencia de producto y adaptación del producto

73. CONCLUSIONES FINALES

74. CONCLUSIONES FINALES. Los FM tienen cada vez más importancia. Necesitan importantes inversiones en sistemas de información adecuados. Optimizar los Business Process. Contar con la información necesaria para la toma de decisiones. Los departamentos de FM no son una unidad de gasto, forman una parte muy significativa del ADN corporativo. Entender que la gestión del conocimiento en FM no puede limitarse a una visión mecanicista de sistemas y herramientas, es un cultura. La tecnología solo es un medio para ello. Hoy en día la tecnología se contempla como gasto, pero debemos analizar las ventajas que aportarían estas soluciones informáticas a nuestra compañía desde dos puntos de vista: Influencia en la productividad Bondades de convertir lo imperceptible en manifiesto.

75. GRACIAS POR LA ATENCIÓN Somos lo que lo hacemos en varias ocasiones (ARISTÓTELES). La excelencia, entonces, no es un acto, sino un hábito. La excelencia no es un acto, solamente es un proceso del negocio.