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BASE DE DATOS
Pasos para crear una base de datos:
1- Ir a Correspondencia, hacer clic en la opción Seleccionar Destinatarios y luego hacer clic en
Escribir Nueva Lista.
2-
Nueva Entrada: Insertar nuevos registros
(información o datos). Registros: es un conjunto de
campos.
Eliminar Entrada: Elimina las entradas que se han
ingresado anteriormente.
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3- Una vez que se ingreso información en la Base de Datos hay que guardarla.
4- Lugo si se quiere cambiar o agregar información a la Base de Datos hay que ir a Correspondencia
> Seleccionar Destinatarios > Usar lista existente.
5- Se va a abrir la base de datos que se había guardado antes.
6- Hay que ir a Correspondencia y hacer clic en Editar lista de Destinatarios.
7- Seleccionar la base de datos y hacer clic en Edición.
8-
Aquí se puede cambiar
información o ingresar
información nueva.
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9- Se puede buscar información o datos en la base de datos haciendo clic en Buscando…
Se puede
escribir el
nombre del
dato o
información
especifica ya Se puede buscar en todos los
ingresada en al campos o en algún campo en
algún campo. particular.
10- También en la opción Personalizar Columnas… se pueden agregar campos, quitar
campos, cambiar el nombre a los campos y ordenarlos.
Se pueden ingresar
más campos.
Elimina campos.
Se puede cambiar en
nombre del algún
campo.
Se puede
cambiar el orden
de los campos.
Ordena los campos. Se pueden
ordenar en forma ascendente o
descendente.
Compara los campos. (Es igual
a…, etc.)
Busca entradas
duplicadas.
Busca información o
datos en campos.
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11- Si se quiere relacionar la información de la base de datos con información de otro
documento hay que ir a Correspondencia, Insertar campo combinado y seleccionar el
campo.
12- Así quedaría en la hoja.
13- Para poder ver los campos combinados hay que ir a Correspondencia > Vista Previa de
Resultados.
14- Y así quedaría en la hoja:
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15- Una vez que se guardo la base de datos, si se quiere volver a abrir la base de datos una
vez que se cerro Word hay que ir a Correspondencia > Seleccionar Destinatarios > Usar
Lista Existente.
16- Para crear sobres o etiquetas hay que ir a Correspondencia > Crear > Sobres o
Etiquetas.
17- Se completan todos los espacios y opciones. En las Etiquetas hay que hacer clic en
Nuevo Documento. En los Sobres hay que hacer clic en Agregar al Documento.
Sobre:
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Así quedaría un sobre:
Etiquetas:
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Así quedarían las Etiquetas:
Se puede combinar correspondencia con una base de datos en Excel y se puede usar
con documentos de Word. Siempre la información se va a actualizar en los dos
documentos automáticamente.
Cuando se quiere crear una base de datos se puede ingresar los contactos de Outlook.
Para ello hay que tener un perfil.
En la opción Finalizar y Combinar se pueden editar documentos individuales e imprimir
documentos individuales. Y además se pueden enviar mensajes de correo electrónico
con las bases de datos creadas.
En Word una tabla puede ser usada como Base de Datos.
Se pueden resaltar los campos combinados.
Combinar Correspondencia sirve para poder enviar el mismo
documento (cartas-sobres-etiquetas) a todos los contactos sin
necesidad de escribir uno por uno. Es muy usado para enviar
invitaciones, comunicados, etc.
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Errores que pueden ocurrir:
Si se cambia el nombre a una base de datos cuando se quiere abrir el documento de
Word no lo reconoce.
Si a una base de datos se la cambia de lugar al abrir Word no se actualiza.
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