Descripción de la práctica 1 de access en SEI

1. CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS CON “MIS FAMILIARES”
Queremos diseñar una base de datos que permitirá que gestionemos los datos de nuestros familiares de la
manera más completa posible. Para ello es necesario un único formulario donde nos aparezca la ficha de
cada familiar con un aspecto similar a la imagen de la
derecha.
Nuestra base de datos requerirá del uso de tres tablas
que, posteriormente, aglutinaremos en una consulta
que utilizaremos para hacer nuestro formulario, y
aquellas necesarias para hacer todos los informes se
piden en esta práctica. Las tres tablas necesarias
serán, por tanto, las siguientes:
a) Provincias: almacenará las Provincias y
Comunidades Autónomas de España en dos
campos independientes. Su clave principal
puede ser autonumérica (predefinida en Access) o ser el campo Provincias, dado que será un dato
obligatoriamente requerido en esta tabla (no en la de familiares) y único en cada registro que
contenga. La tabla se realizará en Excel y será importada posteriormente a la base de datos
prestando especial atención en modificar los campos importados y que no existan registros vacíos
en la tabla importada (ya que Access detectará errores en claves vacías que identificará como
NULL). Esta tabla se utilizará para obtener las distintas
provincias en la que residen nuestros familiares mediante
un campo de tipo cuadro combinado (desplegable) que se
conseguirá con el asistente de búsqueda.
b) Relación. Contendrá un único campo que reflejará
básicamente el tipo de relación que tenemos con el
familiar que identifica el registro. Se utilizará para que, en
un cuadro de lista, se selecciones una de las opciones
posibles. Ejemplos del contenido de esta tabla serán los
siguientes registros: madre, abuelo, hermana, suegro,
cuñada…. Dado que no puede haber dos relaciones
familiares iguales y no hay más campos, se deberá
considerar como la clave principal.
c) Familiares: Será la tabla principal y contendrá los campos
necesarios para definir a la persona, su dirección postal,
datos de contacto, cumpleaños, datos familiares,…
Concretamente, para los campos Relaciones y Provincias,
se ejecutará un asistente para búsqueda de valores en las
tablas anteriormente creadas. No se incluirá en esta tabla
el campo “Comunidad Autónoma” dado que ya se
encuentra en otra tabla con la que existe relación y, para
que en el formulario se actualice el campo “Comunidad
Autónoma” bastará con ir al panel de HerramientasRelaciones y seleccionar, en la relación
creada, Exigir Integridad Referencial y Actualizar Campos En Cascada.
d) Se podrá introducir una nueva tabla con los tipos de vías: calle, plaza, avenida, pasaje, carretera…

2. Una vez listas las tablas, se procederá a realizar el formulario principal que al que se desactivarán
los botones de desplazamiento, el selector de registros y los botones maximizar y minimizar. Además,
se añadirán botones de comando que permitan operaciones con registros (primero, siguiente, anterior,
último, nuevo, eliminar y filtrar). Prestar atención de que la varita mágica esté activada para que, al
insertar el botón, se ejecute el asistente para crearlo de manera más sencilla.
Dado que orden de campos en el formulario puede variar respecto al de la tabla, será interesante
observar el orden de tabulación seguido, es decir, el orden de campos que se seguirá cuando se pulse la
tecla Tabulación.
Posteriormente se realizarán los informes siguientes:
1. Lista de los cumpleaños de los familiares en todo el año ordenado por meses con los datos de
interés.
2. Listado de los datos básicos de contacto (teléfono, dirección,…) de los familiares que residen en
una localidad concreta (se solicita la localidad al abrir el informe simplemente escribiendo entre
corchetes un dato que no exista, por ejemplo [¿A qué localidad vas a viajar?] para que pida el valor
en el momento de ejecutar el informe).
3. Las cartas de felicitación de navidad individualizadas para las personas de tu familia (deberán
aparecer dos: una en masculino y otra en femenino). La carta se hará con Microsoft Word con
ayuda de la herramienta combinar correspondencia, utilizándose como base de datos la que se
crea en esta práctica.
Por último se perfilará la base de datos de la siguiente manera:
1. Se creará un formulario más que contenga botones de acceso a los informes y el formulario creado,
debiéndose abrir automáticamente cundo se abra la base de datos.
2. Se valorará incluir un botón para mandar e-mail al familiar con el contenido del campo Correo
Electrónico.
3. Se introducirán los datos de unos 10 familiares y se comprobará que el funcionamiento es el
inicialmente diseñado tanto en la base de datos como en la carta de navidad dándose por
concluido el diseño la base de datos.