PPT GESTIÓN ESCOLAR 2024 Comités y Compromisos.pptx
TUTORIAL BÁSICO DE ACCESS
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TUTORIAL BASICO DE ACCESS
SERGIO ANDRES USME VALENCIA
Asesor: Dilly Dagnis Montes R
Envigado
Cefit
Centro de Formación Integral Para el trabajo
técnico en Sistemas
08/09/2016
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INTRODUCCION
El MICROSOT ACCESS es un software utilizado para el desarrollo de
sistemas de Base de Datos. Él está basado en el argumento de las bases
de datos relacionales en el cual el usuario/proyectista mantiene
informaciones organizadas en forma tabular. No es el objetivo de esta
apostilla detallar cualquier metodología de análisis de sistemas orientado
a la especificación de soluciones basadas en el argumento relacional.
Normalmente este análisis y reflexión previos, constituyen pasos
importantes para la obtención de buenos sistemas automatizados de
almacenamiento y recuperación de informaciones.
A lo largo del texto, se emplea un ejemplo/modelo muy simple basado en
apenas tres tablas. Lo que se desea automatizar es una nómina de
empleados donde, además de las informaciones típicas de nombre y
número, participan informaciones asociadas referentes al departamento
del empleado, su cargo y su salario. Estas informaciones constan en otras
dos listas. Estas listas son naturalmente tabulares y su exacto contenido
queda evidente a lo largo del texto.
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CONTENIDO
INTRODUCCION .........................................................................................................................................................2
1.TEORIA .........................................................................................................................................................................4
1 TABLAS .........................................................................................................................................................................5
1.2 Campos ....................................................................................................................................................................6
1.3 Registros ............................................................................................................................................................7
1.4 Llave primaria................................................................................................................................................8
1.5 Foránea o Secundaria .............................................................................................................................9
2 FORMULARIOS......................................................................................................................................................10
2.1 Formularios ........................................................................................................................................................10
2.2 formularios con asistente..................................................................................................................11
2.3 Botones de comando ...................................................................................................................................12
2.4 Herramientas de diseños ...................................................................................................................14
3.Panel de control anidado.............................................................................................................................15
Otra de las funcionalidades de Access que nos ayudará a mejorar la forma en la que el
usuario interactuará con nuestra base de datos es el Panel de control. ..................................15
4. INFORMES ..............................................................................................................................................................16
4.1 Informes ..............................................................................................................................................................16
4.2 Asistentes para informes ...................................................................................................................17
5. Consultas.................................................................................................................................................................18
5.1 Consultas con parámetros ................................................................................................................19
6. CONCLUSIONES .................................................................................................................................................21
Cibergrafia....................................................................................................................................................................22
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1.TEORIA
Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto
o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el
mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está
almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma,
puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de
varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.
Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de
los proveedores están almacenados en varios lugares: en
un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los
proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en
una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el
número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizarla información
en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario
modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del
proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base
de datos donde se utilice.
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1 TABLAS
Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en
ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base
de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene
los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y
los números de teléfono. En este artículo se ofrece información general
sobre las tablas de las bases de datos de Access. Antes de crear una,
tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita. Si desea
ver una introducción sobre cómo planear y diseñar una base de datos,
consulte Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Crear tabla
Ubicación de nueva tabla
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1.2 Campos
El campo primario de esta tabla será el campo ID Empleado el cual
contendrá un texto de 5 caracteres que identificará de manera única a
cada empleado.
Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado
el primer campo de la tabla y le ha puesto el nombre Id. Así que el
primer paso será modificar el nombre de ese campo para que concuerde
con la definición de la tabla. Para iniciar con este cambio debemos hacer
clic derecho sobre el encabezado del campo para mostrar el menú
emergente.
Clic en vista diseños campos
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1.3 REGISTROS
Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina
registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro,
todos los datos de otro cliente forman otro registro, ...
Anotar los registros tipos de datos
Tamaño de registros
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1.4 LLAVE PRIMARIA
Access crea automáticamente un índice con el campo clave principal de
una tabla y es utilizadopara buscar registros y crear combinaciones entre
tablas.
– No admite valores duplicados en los mismos,
– El orden de los campos en una clave principal de múltiples campos
determina el orden predeterminado de la tabla.
– Si no se crea ninguna clave principal cuando se está guardando la tabla
aparecerá automáticamente
– si se define Yes, creará un campo de tipo Auto numérico a la tabla y se
establecerá dicho campo como clave principal, si se elige no, no se creará
ninguna clave principal.
Llave principal
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1.5 FORÁNEA O SECUNDARIA
La Llave Foránea también se determinar en el momento de las relaciones
entre las tablas en la cual la Llave Primaria se realizar la unión con el otro
campo de otra tabla y automáticamente se vuelve una llave foránea
Llave Foránea
– Es llamada clave Externa, es uno o mas campos de un tabla que
hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla,
una clave externa indica como esta relacionadas las tablas.
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2 FORMULARIOS
2.1 FORMULARIOS
Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que
sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los
formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios
agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos
de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos,
será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los
que ser eficaces y poder especificar
datos con precisión.
Crear formulario
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2.2 formularios con asistente
Crea un formulario para la entrada de datos a partir de una sola tabla.
El tamaño del formulario depende del valor del Área de diseño
máxima en la ficha Formularios del cuadro de diálogo Opciones.
Para ejecutar el Asistente para formularios
1. En el submenú Asistentes del menú Herramientas, seleccione la
opción Formulario.
2. En el cuadro de diálogo de Selección de los asistentes,
elija Asistente para formularios.
Si crea un formulario en una base de datos, el Asistente para
formularios puede usar la máscara de entrada y la configuración del
formato guardados en la base de datos. Una vez guardado el formulario,
puede abrirlo y modificarlo como cualquier otro formulario, con el
Diseñador de formularios
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2.3 BOTONES DE COMANDO
En este apartado hablaremos de los Botones de Comando, que con
diferencia es uno de los controles que más nos ayudarán a realizar
determinadas acciones.
Como su nombre indica estos controles sirven para ejecutar comandos
cuando son pulsados.
Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchísimas
acciones en un solo botón gracias a la integración de este programa con
el lenguaje de programación Visual Basic y al uso de macros. Pero
nosotros nos centraremos en el uso de este control a través del Asistente
para controles .
Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botón de
Comando nos aparece una cuadro de diálogo. Veremos paso a paso cómo
deberemos seguirlo para conseguir nuestro objetivo
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2.4 HERRAMIENTAS DE DISEÑOS
En este apartado veremos las opciones más interesantes de la pestaña
de Diseño que aparece cuando entramos en la Vista Diseño del
formulario.
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3.PANEL DE CONTROL ANIDADO
OTRA DE LAS FUNCIONALIDADES DE ACCESS QUE NOS AYUDARÁ A MEJORAR LA
FORMA EN LA QUE EL USUARIO INTERACTUARÁ CON NUESTRA BASE DE DATOS ES
EL PANEL DE CONTROL.
Crear un Panel de control nos ayudará a crear un formulario que
podremos lanzar al inicio donde, por medio de Botones de comando,
daremos acceso a los distintos Formularios e Informes de nuestra base
de datos.
En esta imagen podemos ver una página del Panel de control justo
después de haberlo creado con el Administrador:
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4. INFORMES
4.1 Informes
Un informe de Access es una especie de reporte que nos ayuda a
presentar los datos de manera adecuada para su lectura. Antes de crear
el informe debemos decidir adecuadamente la fuente de datos que
utilizaremos.
El primer paso es seleccionar la tabla de Access de donde obtendremos
los datos para el informe y posteriormente ir a la ficha Crear y dentro
del grupo Informes hacer clic sobre el botón Informe.
Recuerda que debes seleccionar primero la tabla que servirá como base
para el informe o de lo contrario el botón Informe estará deshabilitado.
Access creará un informe básico que tendrá por columnas los campos de
la tabla seleccionada.
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4.2 ASISTENTES PARA INFORMES
En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el
botón .
Esta es la primera ventana que veremos
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5. CONSULTAS
Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o
más tablas para conseguir información detallada de una base de datos.
Al crear una consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de
búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas.
¿Cómo se utilizan las consultas?
Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que
puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes
acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar
una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno
de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que
corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que una
consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías
averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.
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5.1 Consultas con parámetros
Un parámetro es una información que se proporciona a una consulta
cuando esta se inicia. Se puede usar solo o como parte de una expresión
mayor para formar un criterio en la consulta. Puede agregar parámetros
a cualquiera de los siguientes tipos de consulta:
o Selección
o Tabla de referencias cruzadas
o Anexar
o Creación de tabla
o Actualización
Criterios Los criterios son los "filtros" que se agregan a una consulta
para especificar qué elementos se devolverán cuando se inicie la
consulta.
Para más información sobre los tipos de consultas mencionados arriba,
consulte Introducción a las consultas.
Crear un parámetro es parecido al hecho de agregar un criterio normal a
una consulta:
Cree una consulta de selección y luego ábrala en la vista Diseño.
En la fila Criterios del campo al que desee aplicar un parámetro,
escriba entre corchetes el texto que desee que aparezca en el cuadro
de parámetro. Por ejemplo, [Especifique la fecha de inicio:]
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6. CONCLUSIONES
Microsoft Access es una herramienta de fácil manejo para la manipulación y
creación de base de datos ajustadas a microempresas, se encuentra incluida dentro
del paquete de Microsoft office es una herramienta a la cual cualquier persona sin
mucho conocimiento de bases de datos, puede utilizarla con el fin de crear una
simple plantilla o dos tablas relacionadas.
El manejo de información es utilizado constantemente en el mundo. La utilizamos
desde el manejo de la información de una agenda hasta grandes cantidades de
datos.
Gracias a la capacidad que tenemos, los seres humanos, de utilizar las
computadoras para almacenar, utilizar y modificar esta información podemos
mantener un orden de ella y solicitarla con facilidad y rapidez en cualquier momento.
Existen muchos programas hechos especialmente para la manipulación de la
información. Entre ellos se encuentra, el muy conocido programa, Microsoft Access.