”la transformación digital no es una tendencia que con el tiempo pase de moda, sino que es un componente fundamental en la estrategia de toda empresa que desee una larga vida en esta nueva era digital”

1. ”la transformación digital no es
una tendencia que con el tiempo
pase de moda, sino que es un
componente fundamental en la
estrategia de toda empresa que
desee una larga vida en esta nueva
era digital”

2. Si no adaptamos nuestra organización al
mundo actual haciendo uso de
tecnología, no podremos generar
resultados eficientes, globales, para
sobrevivir y mantenernos competitivos.

3.  Información dispersa en un gran número de librerías,
estantes y en múltiples ubicaciones.
 Servidores de Ficheros saturados, sin orden.
 Pérdidas de tiempo en la localización de documentación.
 Muchos procesos manuales, y un alto volumen de impresión
repetida.
 Errores de archivo.
 Diferentes criterios de archivo.
 Costes muy elevados de almacenamiento y búsqueda.
 El papel no cubre situaciones de desastre.
Problemas Generales

4. ¿Dónde esta la Información?

5. Cada 3 Años
El Archivo
Crece al
DOBLE
20%
de los registros se
archivan
incorrectamente y se
pierden para siempre

6. Efectos de una INEFICIENTE Gestión de Documentos
50 Minutos Día se Pierden
Buscando Documentos
Generando:
 Retrasos con los clientes.
 Pérdida de credibilidad.
 Malas decisiones financieras.
 Penalizaciones económicas.
Fuente: AIIM Europe 2009

7.  ¿Qué superficie ocupa su
archivo?
 ¿Qué coste tiene su
archivo?
 ¿Qué coste tiene acceder a
la información?
 Si tuviera una Auditoría …
¿cuánto tiempo tardaría en
proporcionarles

8. de la superficie de
las oficinas está
reservada a armarios
de archivo de papel
Fuente: AIIM Europe 2009
15 %
Mas del

9. Usd 6,53
Cuesta almacenar un documento
según un archivo tradicional
90 Veces Mas
Cuesta por espacio un archivo
tradicional frente a uno de un Sistema
Electrónico
EL AHORRO POR CADA
DOCUMENTO QUE NO SE ARCHIVE
FISICAMENTE ES SUSTANCIAL
Fuentes: Gartner y Arthur Andersen

10. RODELU CONSULTORES presenta al mercado una completa
línea de productos y servicios relacionados con la Digitalización y
Gestión Documental – Transformación Digital, con las mejores
herramientas para implementar una propia solución o para cubrir
sus necesidades por medio del Outsourcing.
Nuestra oferta son soluciones integrales, robustas y
adecuadamente respaldadas por los mejores profesionales y por
nuestros exitosos proveedores internacionales.
Presentación

11. 1
Consultoría
2 Servicios
3 Productos4
Soluciones • Herramienta de Captura de
Imágenes.
• Herramienta de Gestión
Documental.
• Firmas Digitales.
• Sellos de Tiempo.
• Integrales.
• Departamentales.
• Funcionales.
• Una Solución para SU Necesidad.
• Programa de Control
Documentario - PCD.
• Proyectos de Transformación Digital
– Valor Empresarial
• Proyectos de Digitalización y
Gestión Documental
• Metodología y Procesos.
• Outsourcing de Digitalización.
• Digitalización Documentos c/s
valor Legal.
• Captura de Datos OCR.
• Adecuación de Software.
Nuestra Oferta

12. Nuestra Metodología
1
2
3 4
5Modelo
por fases
Equipo
experimentado
Entregables
Procesos
Enfoque
flexible
ÉXITO
Nuestro compromiso y visión empresarial hacia el servicio, la flexibilidad
para adaptarnos a las prácticas de cada empresa así como el deseo
de invertir en relaciones de largo plazo, son características que definen
nuestros servicios

13. FASE I
MODELO DE GESTION DOCUMENTAL

14. FASE I
MODELO DE GESTION DOCUMENTAL

15. Elaboración del PCD
Documentos de Gestión Archivística
Programa de Control de Documentos
Normas para la formulación del Programa de
Control de Documentos para los Archivos
Administrativos del Sector Público Nacional
Aplicable en el Sector Privado
PCD
Inventario de
Series
Documentales
Tabla General
de Retención
de Documentos
Indice
Alfabético
Directiva Nº 004/86-AGN-DGAI “Normas para la
Formulación del Programa de Control de
Documentos en los Archivos Administrativos del
Sector Público Nacional”.
Obligatorio para el Sector Público Nacional - Perú

16. Diagnóstico situacional de los archivos (de Gestión, Periféricos y Central) y
elaboración del Programa de Control Documental (PCD) de los archivos de
vuestra empresa.
El servicio consiste en el estudio de las funciones y actividades de las diferentes áreas
organizativas generadoras de documentos de La Compañía, como la identificación de
las series documentales a trabajar.
o El análisis de las series documentales permitirá determinar claramente el valor temporal o
permanente de los documentos, plasmándolos en el Programa de Control Documental
(PCD) a entregar.
o Identificación y codificación de las series documentales en los diferentes niveles de
archivo.
Formulación del Programa de Control de Documentos (PCD):
1. Inducción para el levantamiento de Información.
2. Revisión de documentos institucionales y levantamiento de la información.
3. Procesamiento de la información recopilada para la elaboración de los documentos de gestión
archivística.
4. Validación de la información recopilada para la elaboración de documentos de gestión
archivística.
5. Formulación del expediente del Programa de Control de Documentos.
6. Capacitación para aplicación de los documentos de gestión archivística.
Elaboración del PCD

17. Entregables:
o Diagnóstico Situacional de los Archivos
Documentales.
o Programa de Control de Documentos (PCD).
o Conclusiones y Recomendaciones del estudio.
o Dimensionamiento del Acervo Documental de la
Compañía.
o Personal capacitado en los procesos archivísticos
del documento físico y digital.
o Proyecto de Digitalización INTEGRAL de los
Documentos de la Organización y Gestión
Documental - El camino a la Transformación
Digital Empresarial.
Elaboración del PCD

18. FASE I
MODELO DE GESTION DOCUMENTAL

19. Servicio de Digitalización
1. Recepción y Registro de Documentos.
2. Preparación de Documentos.
3. Captura Digital.
4. Aseguramiento de la Calidad de Imágenes.
• Aplicación Tecnología Mejora – Limpieza
Imagen.
5. Recaptura Digital.
6. Devolución de los Documentos.
7. Recepción y Registro de la Devolución.
8. Captura – Digitación de Índices.
• OCR – Reconocimiento ZONA.
9. Aseguramiento de la Calidad de Índices.
10. Integración – Generación de Medios.
Medio
Magnético
El software que utilizamos para nuestros proyectos son
productos de reconocido prestigio nacional e internacional.

20. Entregables:
o Los Documentos Digitales grabados en un
formato PDF, los Índices capturados grabados en
un archivo texto (txt) y el OCR de texto completo
serán entregados en un medio magnético en
forma mensual.
o Se ingresan los documentos al Gestor
Documental.
o Como sustento del trabajo realizado se
presentará un informe de Imágenes Digitalizadas.
Servicio de Digitalización

21. FASE I
MODELO DE GESTION DOCUMENTAL

22. Gestión Documental - Digitalización
Herramientas Claves
• Directorio de Lotes Centralizado
• Opciones de Limpieza de Documentos
• OCR de Texto Completo
• Indexación Automática - Reconocimiento
de Zonas - Validación de bases de Datos.
• Separación de Documentos Automática
• Modulo de Reportes - Productividad y la
viabilidad de los proyectos
• Diferentes formatos, compresión y
opciones para archivos planos para la
exportación de documentos.

23. Gestión Documental
Principales Características
• OCR de Texto Completo.
• Importación y Exportación Documentos.
• Visualización Documentos / Acceso Web.
• Seguridad del Documento.
• Manejo de email - Envío / Recepción de
Documentos por Correo Electrónico -
Integración Outllok.
• Integración Sharepoint, Lotus y Otros.
• Impresión Documentos desde DOKMEE –
Integración con Multifuncionales /
Escáneres.
• Flujo de Trabajo. (Workflow).
• Auditoría.
• Y Mucho MAS …

24. FASE I
MODELO DE GESTION DOCUMENTAL

25. El servicio consiste en proveer los procedimientos y las herramientas
necesarias para la óptima administración de las cajas que contienen de
documentos físicos históricos de La Compañía.
o Administrar el contenido de la Caja de Documentos Históricos. Inventario de los documentos por
caja.
o Gestión del almacén de documentos físicos de La Compañía. La logística de la recepción,
almacenamiento, y movimiento dentro del almacén, y el préstamo y devolución de las cajas
hacia los propietarias de las mismas.
o Identificación de cada una de las cajas existentes en el almacén de documentos. Ubicación,
Unidad Organizativa, Contenido.
Alcance:
o Elaboración de procedimientos para la administración de las cajas de documentos.
 Se desarrollaran los procedimientos que permitan la administración del contenido de las
cajas de documentos históricos y de la gestión del almacén de documentos físicos.
 Capacitación al personal en los procesos.
o Implantación la herramienta informática de soporte a la gestión del almacén de
documentos.
 La herramienta desarrollada en ambiente web proveerá la funcionalidad sistémica para la
correcta gestión de todo el proceso de administración del contenido de las cajas de
documentos históricos y de la gestión propia del almacén de documentos físicos.
o Supervisión de la implantación del proyecto.
Almacén de Documentos

26. Entregables:
o Procedimientos para administrar el contenido de las
cajas de documentos históricos.
o Procedimientos de gestión del almacén de
documentos.
o Usuarios capacitados en los procesos.
o Herramienta de soporte sistémico a la administración
de contenido de las cajas de documentos históricos y
de gestión del almacén de documentos.
o Supervisión de la implementación del proyecto.
Almacén de Documentos

27. FASE II
PLATAFORMA PARA LA
EMISIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS CON VALOR LEGAL

28. Emisión de Documentos
 Arquitectura del Proceso

29.  Características del Proceso
 Recepción y/o generación del documento .
 Proceso de firma digital en cada uno de los documentos.
 Envío de Notificación Electrónica vía e-mail.
 Control de recepción y alertas en cada fase.
 Informes
 Acceso al Buzón Electrónico para las consultas.
 Almacenamiento en la Nube.
 Módulo de SMS de aviso.
Emisión de Documentos

30.  Módulos de Notificaciones Electrónicas Certificadas.
Emisión de Documentos

31.  Módulos de Notificaciones Electrónicas Certificadas.
Emisión de Documentos
SMS Certificados
 Este servicio ofrece la posibilidad de enviar textos validados legalmente a
cualquier destinatario con teléfono móvil a través de un mensaje de texto, con la
comodidad de acceder a miles de destinatarios en un momento.
Rapidez de envío y facilidad de comunicación con las que el servicio de SMS
Certificado consigue legalidad plena y eficacia 100 %, al disponer el remitente en
todo momento de acuse de recibo e información puntual sobre el proceso de
entrega en su ordenador.
 La entrega de los SMS certificados facilita la comunicación notarial dirigida a
teléfonos móviles, ahorrando tiempo, costes y protegiendo el medio ambiente, sin
necesidad de desplazarse y con disponibilidad total sobre el proceso de entrega y
lectura de cada mensaje. Acuse de recibo inmediato que se complementa con
un servicio intuitivo, cómodo y sencillo de usar, cualquier día de la semana y a
cualquier hora.

32. Emisión de Documentos
• Módulos de Notificaciones Electrónicas Certificadas.
eMail Certificado
 Es un servicio que transforma un simple e-mail en un documento electrónico con
validez jurídica, probando su envío, recepción, integridad, autoría y su lectura,
cuando ocurra, por parte del destinatario del mensaje.
 El envío de sus comunicaciones a través de Correo Electrónico Certificado tendrá
validez como prueba en un juicio. Los niveles de Certificación son tres: Certificado
de Entrega, Certificado de Lectura y Certificado de Descarga de la
documentación. Los datos del destinatario quedan reflejados en el sistema
automáticamente, así como la fecha y la hora exacta del comportamiento del
mismo. El mensaje no podrá ser alterado por ni por el destinatario ni por el
remitente y se registrará de manera fehaciente todos los datos de identificación
de ambas partes.

33. Emisión de Documentos
• Módulos de Notificaciones Electrónicas Certificadas.
Llamadas de Voz Certificadas
 Podrá llamar a cualquier teléfono móvil o fijo y el Sistema de Voz grabará y
certificará la conversación. El certificado final podrá abrirlo con Adobe Reader y
acceder al archivo de voz en la zona de archivos adjuntos. Dada la gran variedad
de casuísticas del uso de este servicio y su validez legal, se limitará a grabar y
certificar la comunicación verbal sin responsabilidad alguna sobre su uso posterior
y sus casuísticas legales.
 Podrá grabar una Llamada Certificada simple de voz, una conferencia múltiple, un
testimonio de voz o enviar mensajes de voz personalizados.

34. Certificación Digital
• ¿ Qué es un Certificado Digital.
Es un documento digital mediante el cual un tercero confiable (una Autoridad de
Certificación) garantiza la vinculación entre la identidad de una persona natural o
jurídica y su clave pública.
• Qué Garantiza.
 La autenticidad de las personas y entidades que intervienen en el intercambio de
información.
 Confidencialidad: que sólo el emisor y el receptor vean la información.
 La integridad de la información intercambiada, asegurando que no se produce
ninguna manipulación.
 El no repudio, que garantiza al titular del certificado que nadie más que él puede
generar una firma vinculada a su certificado y le imposibilita a negar su titularidad
en los mensajes que haya firmado.

35. Certificación Digital
• Qué ventajas aporta nuestro software de Firma Digital.
 Reducción de Costes: Eliminación del uso de papel, de gastos de envío y de
espacio de almacenamiento de documentos.
 Aumento de la Productividad: Una mayor agilidad y comodidad en los procesos de
tramitación, sin necesidad de desplazamiento de los asociados.
 Procedimiento seguro: Garantiza la plena validez de los documentos y
comunicaciones firmados electrónicamente, riesgos en el traslado de documentos.
 Niveles de satisfacción: Incremento del nivel de satisfacción de los usuarios gracias
a la mejora en la disponibilidad y la gestión, sin tiempos de espera y traslados.
 Creación de Valor: Permite crear nuevos servicios dentro de la organización. Define
un nuevo canal de comunicación con los asociados, ampliando el portfolio de
servicios a los asociados de forma escalable y sencilla.
 Beneficios medioambientales Disminución de la impresión de papel y de tinta,
toner, transportes.

36. Certificación Digital
• Software de Firma Digital.
La Plataforma de Firma Digital cumple con la Infraestructura Oficial de Firma
Electrónica (IOFE) del Perú, INDECOPI en su calidad de Autoridad Administrativa
Competente (ACC), proporcionan total validez jurídica de acuerdo a lo indicado en la
Ley Nº 27269 “Ley de Firmas y Certificados Digitales”, permitiendo firmar digitalmente
documentos electrónicos con total validez legal. Entre sus características principales
podemos mencionar:
 Permite firmar digitalmente un documento y/o archivo electrónico a la vez.
 Permite efectuar múltiples firmas digitales en un mismo documento y/o archivo
electrónico.
 Permite firmar digitalmente en lotes de documentos y/o archivos electrónicos.
 Permite que la firma digital se incruste en el documento electrónico de modo que
la firma puede ser visualizada junto con el documento. La posición de la firma es
configurable.
 Permite firmar documentos y archivos electrónicos en los formatos: PDF, GIF, JPG,
TIFF y XML, usando los estándares de firma CAdES, XAdES y PAdEs.
 Permite la incrustación de sello de tiempo (RFC-3161) al momento de realizar la
firma digital en cualquier documento y/o archivo electrónico.
 Permite visualizar la información referida a la ruta de certificación de todas las
firmas digitales del documento.

37. Certificación Digital
• Software de Firma Digital.
 Permite visualizar la información de la firma y el certificado asociado.
 Permite pre-visualizar el documento para ubicar la posición, el tamaño y una
imagen personalizada opcional para crear una firma visible en el documento para
identificar visualmente las firmas antes de firmar el documento digitalmente.
 Permite que el documento electrónico y/o archivo sea visualizado durante el
proceso de firma.
 Permite verificar el estado de revocación de un certificado digital.
 Permite verificar:
 La firma digital en un documento y/o archivo electrónico.
 Las firmas digitales múltiples en un solo documento y/o archivo electrónico.
 Las firmas digitales en un lote de documentos y/o archivos electrónicos.

38. El Camino Hacia la TransformaciónDigital
¿Están preparadas las empresas peruanas para abordar con éxito la denominada
transformación digital?
 Casi la mitad de las microempresas y un 25% de las que cuentan con más de 10 trabajadores no tienen página
web, según datos del Instituto de Estudios Económicos. O lo que es lo mismo, en este momento no existen en
el universo digital. Este es un dato para la preocupación y la reflexión que desprende una primera y
contundente conclusión: aún queda mucho por hacer. El cambio global hacia un escenario de plena cultura
digital es muy tímido, casi embrionario, en el sector empresarial peruano.
Si estás convencido de que tu empresa desea iniciar este nuevo camino, puedes empezar por:
1) Eliminar la resistencia al cambio y el miedo a la “equivocación”. Renovar Plan del Negocio.
2) Construir un equipo ilusionado y “tecnificado” que aporte nuevas ideas.
3) Diseñar una estrategia global, efectiva y gradual, con implicación de todos los departamentos: un nuevo
plan de negocio.
4) Comunicar dentro y fuera de la organización. Buscando apoyos.
5) Poner todo el foco de atención en los clientes, en su forma de pensar y sentir. Escuchar a través de la
red.
6) Aprovechar todos los beneficios que aportan las nuevas tecnologías, buscando el equilibrio entre lo
digital y lo presencial.
7) Elegir bien los soportes y el presupuesto para las campañas y definir correctamente la presencia de la
marca en las redes sociales.
8) Ser humilde y reconocer los errores

39. TRANSFORMACION DIGITAL
La Evolución Natural
Guía para la digitalización en SU Negocio
Que no te cuenten que todo es más difícil. Acepta
que ahora es diferente.
No estamos en una era de cambios, sino en un cambio de
era caracterizado por la digitalización de prácticamente todo
lo que nos rodea.
La transformación digital no conoce fronteras ni
sectores. La transformación digital pasa por poner al cliente y al
empleado en el centro de la estrategia.
Los clientes y consumidores ya han trasladado su
presencia y la conversación al entorno digital, y las
empresas tienen que escucharles e interactuar con
ellos.
La transformación digital no llega de la noche a la mañana.
Hay que cambiar la comunicación con clientes y
proveedores y la forma de pensar y actuar.
El mundo que viene todavía no tiene dueños.
La transformación digital supone mucho más que tener una
web y una tienda online en diferentes idiomas.
El móvil es el motor de la transformación digital.
El objetivo final de la transformación digital es crear
experiencias memorables para el usuario.
TRANSFORMACION DIGITAL
La Evolución Natural
Que no te cuenten que todo es más difícil.
Acepta que ahora es diferente.
No estamos en una era de cambios, sino en un cambio de
era caracterizado por la digitalización de prácticamente todo
lo que nos rodea.
La transformación digital no conoce
fronteras ni sectores.
La transformación digital pasa por poner al cliente y al
empleado en el centro de la estrategia.
Los clientes y consumidores ya han trasladado su
presencia y la conversación al entorno digital, y las
empresas tienen que escucharles e interactuar con
ellos.
La transformación digital no llega de la noche a la mañana.
Hay que cambiar la comunicación con clientes y
proveedores y la forma de pensar y actuar.
El mundo que viene todavía no tiene dueños.
La transformación digital supone mucho más que tener una web
y una tienda online en diferentes idiomas.
El móvil es el motor de la transformación digital.
El objetivo final de la transformación digital es
crear experiencias memorables para el
usuario.