Este documento proporciona instrucciones sobre cómo formatar páginas en Microsoft Word, incluyendo cómo agregar y personalizar encabezados, pies de página, márgenes, numeración de páginas, colores de fondo, bordes de página e insertar portadas. También explica cómo agregar comentarios y campos de fecha/hora y cómo crear diferentes formatos de página para páginas pares e impares.

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Vista preliminar
La Vista previa o preliminar se utiliza para la visua-
lización de una página antes de imprimirla; para
ello, en la Barra de herramientas de acceso rápido
hacemos clic en Vista preliminar.
Si dicha opción no se encuentra disponible, debe-
mos pulsar sobre la pequeña flecha a la derecha
de dicha barra y hacemos clic sobre Más coman-
dos:
En la ventana que se abre escogemos el comando deseado, en este caso,
Vista Preliminar y pulsamos sobre el botón Agregar >>.
Formato de Página
Contenido
 Vista preliminar.
Determinar már-
genes.
Definir tamaño y
orientación del pa-
pel.
Definir color de
fondo.
Insertar numera-
ción.
Encabezado y pie
de página: pares e
impares diferentes,
primera página dis-
tinta y funciones de
la barra de encabe-
zado y pie de pági-
na.
Insertar salto de
página.
Insertar comenta-
rios.
Insertar / Eliminar
bordes de página.
Insertar campos.
Insertar Portada.

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Una vez agregado dicho botón, y estando en la vista preliminar, utilizamos
los botones de la barra de herramientas para revisar la página o realizar
ajustes antes de imprimir.
Barra de herramientas

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Determinar márgenes
El margen es la distancia desde el texto del documento al borde del papel.
Para configurarlos, hacemos clic en Márgenes, botón presente en la cinta
de opciones, al pulsar la pestaña Diseño de Página.
Área principal del texto
El pie de página se
imprime en el área
que deja el mar-
gen inferior.
El número de página se imprime en el área
del pie de página o del encabezamiento.
El tamaño del
papel especifica
sus dimensiones.
Ej: A4 (210 mm
por 297 mm),
CARTA (216 mm
por 279 mm),
OFICIO (216 mm
por
356 mm).
El encabezado se
imprime en el
área que deja el
margen superior.
El margen es la
distancia desde
el texto del
documento al
borde del pa-
pel.

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Al pulsar dicho botón disponemos de las siguientes opciones:
Última configuración personalizada, Normal, Estrecho, Moderado, Ancho y
Reflejado.
Al pulsar la opción Márgenes personalizados se abrirá la siguiente venta-
na, donde podremos configurar, además de los márgenes, el tamaño del
papel y desde la pestaña Diseño atributos del encabezado y pie de página.

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Definir tamaño y orientación del papel
Para configurar el tamaño del papel, hacemos clic en la pestaña Papel y se-
leccionamos su tamaño (A4, Oficio, Carta, etc).
Otra forma de definir el tamaño del papel es a través del botón Tamaño,
dentro de la pestaña Diseño de página.
En tanto que, para definir la orientación del papel, pulsamos sobre la opción
Orientación, la misma puede ser Horizontal (o apaisada) y Vertical.

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Definir color de fondo
Para definir el color de la página, hacemos clic en el botón Color de página
presente en la cinta de opciones, pestaña Diseño de página.
Al accionar dicho botón se visualizará el siguiente cuadro:
Dentro de dicho grupo contamos con Marca de agua impresa, la cual se
puede utilizar, por ejemplo, para que en un documento figure la palabra
Borrador.

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Se puede optar por marca de agua de imagen o de texto.
Dentro del mismo grupo encontramos el botón Borde de Página que, al ac-
cionarlo, permite visualizar la siguiente ventana:
Si necesitamos aplicar un borde personalizado, por ejemplo, una línea supe-
rior y otra inferior, debemos seguir los siguientes pasos:
 Seleccionamos el texto
 En la presente ventana pulsamos sobre Personalizado
 En vista previa hacemos clic en la línea superior e inferior

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Insertar numeración predeterminada en las hojas
Para insertar número de página recurrimos a la pestaña Insertar, de la cin-
ta de opciones, grupo Encabezado y Pie de página.
Al accionar dicho botón dispondremos de las siguientes opciones:
Mediante la opción Formato del número de página… accedemos a la si-
guiente ventana:
Donde podremos seleccionar su formato, si se desea, o no, incluir el número
de capítulo, y si se quiere continuar con la numeración, o en qué número
iniciar la misma.

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Encabezado y pie de página
El texto agregado en el encabezado y pie de página se visualizará en todas
las páginas del documento. Para colocar un encabezado o pie de página ha-
cemos clic en el botón Encabezado o Pie de página presente en el grupo
del mismo nombre, pestaña Insertar. El encabezado se imprime en el área
que deja el margen superior, mientras que el Pie de página se imprime en el
área que deja el margen inferior.
Las opciones disponibles para el encabezado son:
Similares opciones tendremos a nuestra disposición para el pie de página.

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Barra de herramientas para personalizar el Encabezado y Pie de página
En ella encontramos los siguientes grupos y opciones:
Grupo Encabezado y Pie de página: Permite personalizar el Encabezado,
Pie de página, Número de página.
Grupo Insertar: Lo utilizamos para agregar la fecha y hora, elementos
rápidos (como el autor, fecha de publicación, dirección de correo electrónico
de la compañía, etc.), imagen e imágenes prediseñadas.
Grupo Exploración: Se usa para crear Encabezados o pies de página dis-
tintos, según la página sea par o impar; en el mismo encontramos: Ir al
Encabezado, Ir al pie de página, Sección anterior o siguiente, Vincular al
anterior.
Grupo opciones: Lo utilizamos para indicar si se desea, por ejemplo que
en la primera página no figure el encabezado; en dicho grupo encontramos:
Primera página diferente, Páginas pares e impares diferentes, Mostrar texto
del documento.
Grupo Posición: Indica la distancia al margen del Encabezado desde arri-
ba, y la distancia del pie de página desde abajo.
Configurar encabezado diferentes en pares e impares
Para establecer que la primera página de un documento no contenga enca-
bezado ni pie de página; o para que las páginas pares contengan un enca-
bezado y las impares otro, hacemos clic en la pequeña flecha que figura en
el borde inferior derecho del grupo Configurar Página.

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En la ventana que se abre escogemos la pestaña Diseño, donde encontra-
mos las opciones:
Pares e impares diferentes y Primera página diferente, para habilitar
estas opciones hacemos clic en las casillas de verificación.
Luego, al insertar el encabezado y utilizando los botones Sección anterior
o siguiente, presente en el grupo Exploración de la Barra de Encabezado,
nos desplazamos por los distintos encabezados; es decir, cuando hagamos
clic en Encabezado se nos presentará la opción para completar el encabeza-
do de página impar, y luego de completarlo con el botón anteriormente
mencionado, pasamos al encabezado de página par.
El botón Vincular al anterior permite repetir el mismo texto en ambos en-
cabezados.
Si se desea agregar elementos distintos en el encabezado o pie de página,
por ejemplo de la página 1 a 4 un encabezado, de la 5 a 7 otro, etc., lo que
debemos hacer es dividir el documento en Secciones (insertando saltos de

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página) y luego completamos cada encabezado o pie de página utilizando
los botones Sección anterior o siguiente, presente en el grupo Explora-
ción de la Barra de Encabezado.
Insertar salto de página
Cuando, por ejemplo, tenemos un documento dividido en varios títulos y
deseamos que cada título figure en una nueva página, nos posicionamos al
comienzo de cada título y hacemos clic en Salto de página de la pestaña
Insertar, presente en la cinta de opciones.
Sin embargo, disponemos de más opciones desde la pestaña Diseño de
página, grupo Configurar página, botón Saltos.
Al accionar dicho botón se visualizan las siguientes opciones para Saltos de
página y para Saltos de Sección:

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Insertar comentarios
En algunas ocasiones, un mismo documento es trabajado por varias perso-
nas; si se necesita hacer alguna acotación o comentario, cuentan con la op-
ción Insertar Comentario; para ello, hacemos clic en el botón Nuevo Co-
mentario presente en la pestaña Revisar, grupo Comentarios, en la cinta
de opciones.
Al accionar dicho botón; habiendo previamente posicionado el cursor donde
se desea aparezca el mismo, se visualizará un cuadro dentro del cual se
escribe lo necesario. Para eliminar un comentario, se lo selecciona, haciendo
clic con el botón derecho del mouse, elegimos Eliminar comentario.
Insertar / Eliminar bordes de página
Para agregar un borde de página, hacemos clic en el botón Borde de página
presente en el grupo Fondo de página, Pestaña Diseño de la cinta de opcio-
nes.

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En la ventana que se abre figuran las siguientes opciones:
 Para valor: Cuadro, Sombra, 3D, y Personalizado.
 Para estilo: Las distintas opciones de líneas, color, ancho, Arte.
 Aplicar a: Todo el documento, En esta sección, Sólo primera página,
Todas, menos la primer página.
Para eliminar un borde de página, simplemente pulsamos, en dicha ventana,
la opción Ninguno.
Insertar campos (elementos rápidos): fecha, número de página,
nombre de archivo, ruta de acceso y autor.
Los elementos rápidos son piezas de contenido que podemos volver a utili-
zar, tales como Propiedades del documento (Título, Autor, Palabras claves)
y Campos.
Para insertar elementos rápidos posicionamos el cursor donde queremos
agregarlos y pulsamos el botón Elementos rápidos incluido en el grupo Tex-
to, pestaña Insertar.

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Cuando pulsamos dicho botón se despliega el siguiente menú:
Por medio de la opción Propiedades del documento podemos incluir los da-
tos referentes al Autor, Título, Comentarios, Palabras claves, etc.
Por medio de la opción Campo podemos incluir distintos elementos de
acuerdo a la categoría elegida:
Categoría Fecha y hora: Datos referidos a la fecha de creación, de impre-
sión, el tiempo que demandó crear el documento, la fecha de hoy, etc.
En la misma ventana podremos elegir el formato del elemento escogido.

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Categoría Info. Documento: Datos referidos al Autor, Número de página,
Nombre de archivo (con la posibilidad de incluir la ruta de acceso al mismo),
Tamaño de archivo, Palabras claves, Número de páginas, de párrafos, de
caracteres, etc.
Insertar portada, personalizar
Para agregar una portada o carátula a nuestro documento debemos recurrir
a la pestaña Insertar, grupo Páginas, Botón Portada.
Cuando pulsamos la flecha debajo del botón Portada se desplegará el si-
guiente menú donde encontraremos varios modelos de portada:

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Para insertar una portada debemos hacer clic sobre la que prefiramos y
luego modificamos o reemplazamos los elementos de ejemplo, que conten-
ga la portada, por los deseados.
Las portadas siempre se insertan al principio del documento, independien-
temente del lugar donde esté situado el cursor.
En la siguiente imagen se muestra la portada Exposición:

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Personalizamos la portada del siguiente modo:
Sustituimos la imagen: Seleccionamos la misma y pulsamos la tecla
SUPR. A continuación, agregamos una nueva imagen mediante la pestaña
Insertar, grupo Ilustraciones, botón Imagen.
Reemplazamos el texto: Hacemos clic en cada cuadro e ingresamos el
texto que necesitemos agregar.
Nota: Para aplicar formato a textos, cuadros de texto o imágenes, utiliza-
mos las mismas opciones que en el resto del documento.
Borramos los textos no utilizados: Para ello, hacemos clic en el nombre
del campo a borrar (en la siguiente imagen hemos seleccionado el campo
Teléfono) y pulsamos la tecla SUPR.

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