Este documento define una base de datos y describe sus características principales. Una base de datos es un sistema para almacenar y organizar grandes cantidades de datos de forma relacionada. Contiene tablas con filas y columnas que almacenan datos e información. Los sistemas de gestión de bases de datos permiten el acceso, almacenamiento, recuperación, seguridad y actualización de los datos almacenados.

1. 1.1 BASE DE DATOS
Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades
de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar
fácilmente. A continuación te presentamos una guía que te explicará el concepto y
características de las bases de datos
El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un
simposio celebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como
un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó
estructurada.
Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por
un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a
ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.
Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de
datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una
parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla,
cada fila de la tabla conforma un registro.
DEFINICIÓN DE BASE DE DATOS
Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados
entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información
de una empresa o negocio en particular.
CARACTERISTICAS
Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos
mencionar:
Independencia lógica y física de los datos.

2. Redundancia mínima.
Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
Integridad de los datos.
Consultas complejas optimizadas.
Seguridad de acceso y auditoría.
Respaldo y recuperación.
Acceso a través de lenguajes de programación estándar.
SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS (SGBD)
Los Sistemas de Gestión de Base de Datos (en inglés DataBase Management
System) son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz
entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone
de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y
de un lenguaje de consulta.
VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS:
CONTROL SOBRE LA REDUNDANCIA DE DATOS
Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en
ficheros distintos. Esto hace que se desperdicie espacio de almacenamiento,
además de provocar la falta de consistencia de datos.
En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros están integrados, por lo
que no se almacenan varias copias de los mismos datos. Sin embargo, en una
base de datos no se puede eliminar la redundancia completamente, ya que en
ocasiones es necesaria para modelar las relaciones entre los datos.

3. CONSISTENCIA DE DATOS
Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el
riesgo de que haya inconsistencias. Si un dato está almacenado una sola vez,
cualquier actualización se debe realizar sólo una vez, y está disponible para todos
los usuarios inmediatamente. Si un dato está duplicado y el sistema conoce esta
redundancia, el propio sistema puede encargarse de garantizar que todas las
copias se mantienen consistentes.
COMPARTICIÓN DE DATOS
En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los
departamentos que los utilizan. Pero en los sistemas de bases de datos, la base
de datos pertenece a la empresa y puede ser compartida por todos los usuarios
que estén autorizados.
MANTENIMIENTO DE ESTÁNDARES
Gracias a la integración es más fácil respetar los estándares necesarios, tanto los
establecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales.
Estosestándares pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar
su intercambio, pueden ser estándares de documentación, procedimientos de
actualización y también reglas de acceso.
MEJORA EN LA INTEGRIDAD DE DATOS
La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los
datos almacenados. Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones
o reglas que no se pueden violar. Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los
datos, como a sus relaciones, y es el SGBD quien se debe encargar de
mantenerlas.

4. MEJORA EN LA SEGURIDAD
La seguridad de la base de datos es la protección de la base de datos frente a
usuarios no autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integración de
datos en los sistemas de bases de datos hace que éstos sean más vulnerables
que en los sistemas de ficheros.
MEJORA EN LA ACCESIBILIDAD A LOS DATOS
Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes
que permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que
sea necesario que un programador escriba una aplicación que realice tal tarea.
MEJORA EN LA PRODUCTIVIDAD
El SGBD proporciona muchas de las funciones estándar que el programador
necesita escribir en un sistema de ficheros. A nivel básico, el SGBD proporciona
todas las rutinas de manejo de ficheros típicas de los programas de aplicación.
El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor
en la función específica requerida por los usuarios, sin tener que preocuparse de
los detalles de implementación de bajo nivel.
MEJORA EN EL MANTENIMIENTO
En los sistemas de ficheros, las descripciones de los datos se encuentran
inmersas en los programas de aplicación que los manejan.
Esto hace que los programas sean dependientes de los datos, de modo que un
cambio en su estructura, o un cambio en el modo en que se almacena en disco,
requiere cambios importantes en los programas cuyos datos se ven afectados.

5. Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de las
aplicaciones. Esto es lo que se conoce como independencia de datos, gracias a la
cual se simplifica el mantenimiento de las aplicaciones que acceden a la base de
datos.
AUMENTO DE LA CONCURRENCIA
En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder
simultáneamente a un mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre
ellos de modo que se pierda información o se pierda la integridad. La mayoría de
los SGBD gestionan el acceso concurrente a la base de datos y garantizan que no
ocurran problemas de este tipo.
MEJORA EN LOS SERVICIOS DE COPIAS DE SEGURIDAD
Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las
medidas necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las
aplicaciones. Los usuarios tienen que hacer copias de seguridad cada día, y si se
produce algún fallo, utilizar estas copias para restaurarlos.
En este caso, todo el trabajo realizado sobre los datos desde que se hizo la última
copia de seguridad se pierde y se tiene que volver a realizar. Sin embargo, los
SGBD actuales funcionan de modo que se minimiza la cantidad de trabajo perdido
cuando se produce un fallo.

6. DESVENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS:
COMPLEJIDAD
Los SGBD son conjuntos de programas que pueden llegar a ser complejos con
una gran funcionalidad. Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para
poder realizar un buen uso de ellos.
COSTE DEL EQUIPAMIENTO ADICIONAL
Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario
adquirir más espacio de almacenamiento. Además, para alcanzar las prestaciones
deseadas, es posible que sea necesario adquirir una máquina más grande o una
máquina que se dedique solamente al SGBD. Todo esto hará que la implantación
de un sistema de bases de datos sea más cara.
VULNERABLE A LOS FALLOS
El hecho de que todo esté centralizado en el SGBD hace que el sistema sea más
vulnerable ante los fallos que puedan producirse. Es por ello que deben tenerse
copias de seguridad (Backup).
TIPOS DE CAMPOS
Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares
o diferentes. Entre los más comunes podemos nombrar:

7. Numérico: entre los diferentes tipos de campos numéricos podemos
encontrar enteros “sin decimales” y reales “decimales”.
Booleanos: poseen dos estados: Verdadero “Si” y Falso “No”.
Memos: son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el
inconveniente de no poder ser indexados.
Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación.
Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o
calcular los días entre una fecha y otra.
Alfanuméricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada
(255 caracteres).
Autoincrementables: son campos numéricos enteros que incrementan en
una unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir
de identificador ya que resultan exclusivos de un registro.
TIPOS DE BASE DE DATOS
Entre los diferentes tipos de base de datos, podemos encontrar los siguientes:
MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se
caracteriza por su rapidez. No es recomendable usar para grandes
volúmenes de datos.
PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra
muy bien grandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en intranets y
sistemas de gran calibre.
Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de
datos, debe ser creada bajo el programa access, el cual crea un archivo
.mdb con la estructura ya explicada.

8. Microsoft SQL Server: es una base de datos más potente que access
desarrollada por Microsoft. Se utiliza para manejar grandes volúmenes de
informaciones
ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS
Una base de datos, a fin de ordenar la información de manera lógica, posee un
orden que debe ser cumplido para acceder a la información de manera
coherente. Cada base de datos contiene una o más tablas, que cumplen la
función de contener los campos.
Por consiguiente una base de datos posee el siguiente orden jerárquico:
Tablas
Campos
Registros
Lenguaje SQ
El lenguaje SQL es el más universal en los sistemas de base de datos. Este
lenguaje nos permite realizar consultas a nuestras bases de datos para
mostrar, insertar, actualizar y borrar datos.
1.1.1 DISEÑO DE TABLAS
Las tablas de una base de datos conforman la estructura principal de la misma,
podríamos decir que se trata de los cimientos de nuestra estructura. Cada tabla
contiene la información que utilizarán el resto de los objetos de la base de datos:
consultas, formularios, informes.

9. El diseño de las tablas debe de ser un proceso meditado donde debemos tener en
cuenta las necesidades y el fin al que estará destinada nuestra base de datos.
Al trabajar con datos complejos, lo mejor es usar una tabla. A menudo, resulta
más fácil presentar datos en una serie de filas y columnas que en párrafos.
1.1.2 CREACIÓN DE TABLAS
Existen dos métodos para crear una tabla. Puede insertar una tabla en el estilo de
tabla predeterminado, o bien, aplicar formato a los datos como una tabla en el
estilo que elija.
Insertar una tabla
1. En una hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla.
Las celdas pueden estar vacías o contener datos.
2. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla.
Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+L o CTRL+T.
3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de
tabla, active la casilla de verificación La tabla tiene encabezados.
Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados que se pueden
cambiar si no se activa la casilla La tabla tiene encabezados mencionada
anteriormente. Puede cambiar los nombres predeterminados escribiendo el texto
que desee.
1.1.3 USO DE BASE DE DATOS
El uso de una base de datos debe de contar con independencia lógica y física de
los datos, esto se refiere a la capacidad de modificar alguna información
específica
sin
que
afecte
a
los
demás
registros.

10. Tener redundancia mínima, es decir, se trata de usar la base de datos como
repositorio común para distintas aplicaciones, y combinarla con el acceso a la
distribución espacial de los datos, pues los datos pueden encontrarse en otra
habitación, otro edificio e incluso otro país y el usuario no tiene por qué
preocuparse de la localización de los datos a los que accede.
La integridad de los datos se refiere a las medidas de seguridad que impiden que
se introduzcan datos erróneos ya sea por motivos físicos (debido a causas
externas), como de operación (introducción de datos incoherentes), esto puede
ser mediante encriptación de la información o protección con contraseñas de
acceso.
Facilitar las consultas complejas a los datos y brindando seguridad de acceso y
auditoría, esto se refiere al derecho de acceso a la información contenida en la
base de datos por parte de personas o grupos, además debe brindar respaldo y
recuperación de información.
Debe permitir que a través de lenguajes de programación se pueda brindar la
posibilidad de acceder a la información de una base de datos mediante programas
diseñados a la medida de los usuarios.
1.1.4 ALMACENAMIENTO EN TABLAS
Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o
proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se
almacenan sólo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos más eficaz
y menos errores de entrada de datos.
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas
(denominadas registros)
1.2
ORDENAMIENTO TABLAS
Antes de realizar el ordenamiento te sugiero seleccionar todos los datos a ordenar.
La manera más fácil de hacerlo es haciendo clic en alguna de las celdas de la
tabla de datos y oprimiendo la combinación de teclas CTRL+E. Una vez
seleccionada la información debes ir a la ficha Datos y hacer clic en el
comando Ordenar

11. Antes de seguir, debo mencionar que éste mismo comando lo puedes encontrar
en la ficha Inicio dentro del grupo Modificar. Al hacer clic en el botón Ordenar y
filtrar aparecerá la opción Orden personalizado. Una vez que hagas clic sobre
este comando se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.
De manera predeterminada se mostrará el primer nivel de ordenamiento. Cada
nivel permite especificar la Columna por la que se desea ordenar así como
el Criterio de ordenación el cual puede ser ascendente (A a Z) o descendente (Z
a A).
Para agregar un nuevo nivel de ordenamiento puedes hacer clic en el
botón Agregar nivel cuantas veces sea necesario y especificar los parámetros
para cada uno de ellos.
1.3 BUSQUEDA TABLAS
La función BUSCARV de Excel tiene gran utilidad para hacer búsquedas en tablas
o
bases
de
datos.
Se
comprende
de
4
argumentos:
Valor_buscado: Regularmente se trata de una clave, código, valor, indicador, con

12. el
que
realizaremos
la
búsqueda.
Matriz_buscar_en: Es la tabla, rango, base de datos, donde se hará la búsqueda.
Indicador_de_columnas: Es el número de columna de nuestra matriz donde se
encuentra
el
resultado
que
deseamos
obtener.
Ordenado: En este argumento debemos poner 0 (cero) ó FALSO si estamos
buscando el valor exacto, 1 ó VERDADERO si queremos el aproximado.
La mayoría de las ocasiones que utilizamos BUSCARV se debe dejar fija la matriz
o dejarla como referencia absoluta, si no lo hacemos, al momento de copiar la
función, el rango de búsqueda se mueve.
1.4 RELACIONES TABLAS
En una base de datos relacional la relación entre tablas se define de forma
temporal. Dicha relación se crea de acuerdo con las necesidades del usuario en
cuanto a la disponibilidad de la información, definiéndose una relación especifica
entre una columna de una tabla y una columna de otra tabla. La relación entre las
dos tablas es inherente a la información contenida en sus columnas. La relación
se puede definir entre tipos de columnas muy diferentes, pero en la mayor parte
de casos existe similitud entre ellas.
Se denomina “clave” al conjunto de columnas utilizadas para definir una relación
entre tablas. Si se establece una clave de columna única en cada tabla de una
aplicación, se dice que es una “clave primaria”. La relación entre la información de
una tabla y otra se facilita teniendo la misma columna en cada una de las tablas,
siendo este método el tipo de relación más eficiente. La mayor parte de las Bases
de Datos se diseñan de forma que cada tabla se va a relacionar con otra,
contenga al menos una columna con el mismo tipo de información, esto permite
una relación rápida y eficaz.
1.5 CONSULTAS TABLAS
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos.
Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es
recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar
distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola

13. hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros
a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta
obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de
registros para formularios e informes.
Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los
datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con
una consulta actualizable, recuerde que los cambios se producen también en las
tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta
de selección simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su
uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o
copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un
formulario o un informe.
Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos.
Las consultas de acción pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a
tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos.
1.6 FORMULARIOS TABLAS
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las
interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen
botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base
de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No
obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios
para ver, escribir y editar datos en las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los
datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de
comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el
formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por
ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para
trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para
abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del
cliente.
Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios
interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un

14. formulario que muestre únicamente ciertos campos y que permita la ejecución de
determinadas operaciones solamente. Así, se favorece la protección de los datos y
se facilita la entrada correcta de datos.
1.7 REPORTES TABLAS
El Administrador de Reportes es una aplicación producida por Microsoft Excel.
Esta función le permite a los usuarios combinar y diseñar informes con las hojas
de cálculo creados en Excel. En esencia, tomará una serie de informes y los
combinará en un único informe más grande. El Administrador de Reportes es una
herramienta útil para situaciones de negocios, tales como los informes financieros.
En algunas situaciones se puede requerir un reporte de síntesis, mientras que en
otras se puede requerir un análisis más detallado. Con el Administrador de
Reportes, puedes utilizar un conjunto de páginas para hacer ambos tipos de
reportes.
1.7.1 VISTA PREVIA TABLAS
Para obtener una vista previa de una hoja de datos de una tabla, consulta o
formulario, haga clic en Vista preliminar
en la barra de herramientas de la Hoja
de datos de la tabla, la Hoja de datos de la consulta o la vista Formulario.
La vista previa que se obtiene depende de la vista en la que esté abierto el
formulario, excepto cuando éste se abre en la vista Diseño. En ese caso, el
formulario se verá en la vista Formulario.
1. Haga clic en Formularios
en Objetos.
2. Haga clic en el formulario del que desee obtener una vista previa.
3. Haga clic en Vista preliminar
en la barra de herramientas.
Verá
el
formulario
en
la
vista
especificada
por
propiedad PresentaciónPredeterminada (DefaultView) del formulario.
la
La vista previa permite ver el aspecto que tendrá el informe en la página impresa.

15. 1.7.2 IMPRESIÓN TABLAS
No siempre los ajustes por defecto le darán los resultados que quiere.
Afortunadamente tendrá muchas maneras de ajustar que es lo que se va a
imprimir y en cuantas páginas.
Puede elegir qué celdas se imprimirán, repetir las filas con los títulos en todas las
páginas, imprimir las líneas de la grilla, los encabezados de las filas y las
columnas y podrá comprimir todo, para que quepa dentro de un determinado
número de páginas y además insertar saltos de página en lugares particulares.
1. Hacer que sea activa la Hoja1, si es necesario, haciendo clic en su ficha.
2. Abrir Configurar página (Archivo | Configurar Página....) y hacer algunas
opciones.
3. En la ficha de Hoja, en la
sección Imprimir, verificar las
líneas de la Grilla y los
encabezados
de
Fila
y
columna.
4. En la ficha Márgenes, en la sección
de Centrar en la página, verificar
Horizontalmente
y
Verticalmente.
5. Clic en Aceptar para
6. Clic en el botón
cerrar
la
Configuración
de
Página.
Vista Preliminar de Impresión para verificar el diseño.

16. 7.
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BIBLIOGRAFIA:
http://www.maestrosdelweb.com/editorial/%C2%BFque-son-las-bases-de-datos/
http://www.ite.educacion.es/formacion/materiales/93/cd/m2_1/index.html
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http://suite101.net/article/las-bases-de-datos-a1701
http://www.duiops.net/manuales/access/access3.htm
http://exceltotal.com/ordenar-por-dos-o-mas-columnas/
http://www.ecapmexico.net/website/index.php?option=com_k2&view=item&id=158:
buscar-datos-en-excel-con-la-funci%C3%B3n-buscarv&Itemid=59
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http://www.ehowenespanol.com/administrador-reportes-excel-como_76538/
http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/obtener-una-vista-previa-de-unobjeto-de-base-de-datos-HP003071967.aspx
http://www.jegsworks.com/lessons-sp/numbers/basics/step-print2.htm