o Oficina sin Papeles. o Mejora en la Gestión del archivo de Documentos. o Rápido Acceso a la Información. o Reducción de Costos. o Mejora de la Seguridad.

1. DOKMEE
Software para la
Administración de Documentos Lima 2013
Oficina sin Papeles.
Mejora en la Gestión del archivo de
Documentos.
Rápido Acceso a la Información.
Reducción de Costos.
Mejora de la Seguridad.
RODELU Consultores Tecnológicos
Telf. (511) 273 3441 (51) 999 852 953
agarin@corprodelu.com.pe
WWW.corprodelu.com.pe

2. Justificación de
la Inversión
 Una investigación que hizo Gartner Group, cuando se implementa
una solución DMS, una organización puede reducir el costo
relacionado a los documentos en 40%.
 Un empleado toma doce (12) minutos en procesar un documento.
Nueve (9) minutos se gastan en buscarlo, recuperarlo y rellenarlo,
y sólo tres (3) minutos son invertidos para usar la información
contenida en el documento.
 Price Waterhouse Coopers reporta que el empleado promedio
gasta 40% de su tiempo en manejar documentos no esenciales,
consume 20% de su tiempo al buscar información impresa en
documentos, y en el 50% de ese tiempo, no pudieron encontrar el
documento que necesitaban.

3. Ahorro de Tiempo
▪ Localización inmediata de documentos.
▪ Mejorando la respuesta a los requerimientos de información de la
empresa.
▪ Reducción de las llamadas telefónicas y de la duración de estas.
▪ Se gasta menos tiempo en las actividades de archivado de
documentos.
▪ Se reduce el tiempo en copiar y distribuir documentos entre el staff,
o a un cúmulo de oficinas y contactas externos.
▪ El manejo de documentos en los flujos de trabajo es más rápido, al
automatizar el proceso de negocios.

4. Incremento Ganancias
 Una reciente investigación de IDC, los puntos medulares para un
retorno de inversión (ROI) se presenta en menos de un año; y en
cinco, se obtiene un ROI de 404%.
 Sin embargo, la mitad de las organizaciones estudiadas lo obtuvieron
en seis meses.
 De hecho, una solución de Gestión Documental Digital de Calidad
puede entregar un rápido ROI sin sobre tazar los recursos TI.

5. Funcionalidad DOKMEE
 Ingreso / Importación de Documentos.
▪ DOKMEE permite importar varios tipos de documentos como
formatos TIFF, JPEG, Word, Excel, PowerPoint, Correos Electrónicos.
Extrae el texto contenido en estos para buscarlos por los índices
propuestos. Archivo normal o texto.
▪ DOKMEE permite arrastrar directamente los archivos desde el escritorio
hasta la Base de Datos.
▪ Se permite a los usuarios importar directamente desde una cuenta de
correo electrónico hacia la Base de Datos del DOKMEE.
 Visualización de Documentos.
▪ Múltiples usuarios pueden acceder simultáneamente.
▪ Los documentos podrán ser visualizados dentro de la misma ventana
de DOKMEE (tiff, jpg, bmp, gif, pdf, doc, xls, ppt, txt, rtf, msg, eml, y html).

6.  Acceso Web.
▪ Permite el acceso usando internet con el usuario de la red.
 Seguridad del Documento.
▪ DOKMEE nos permite colocar claves de acceso a los usuarios para
asignarles permisos dentro de la Base de Datos.
 Control de Versiones.
▪ Los usuarios podrán editar y guardar los cambios en los
documentos como una nueva versión. escritura.
 Envío de Documentos por Correo Electrónico.
▪ DOKMEE permite el envío de documentos por correo electrónico
como adjunto o de manera directa desde el sistema ya sea en
formato PDF o TIFF.
Funcionalidad DOKMEE

7. Exportación de Documentos.
▪ DOKMEE puede exportar todo tipo de documentos en el formato
original de almacenamiento con la opción de exportar los índices de
documentos.
Integración con Microsoft Outlook.
▪ Los documentos se almacenen de manera automática o manual
desde Outlook permitiendo capturar datos como fechas, destinatario,
remitente, asunto y adjunto.
Impresión de Documentos desde DOKMEE.
 Se puede imprimir directamente los documentos incluidas las
anotaciones y los cambios realizados en los documentos.
Funcionalidad DOKMEE

8. Funcionalidad DOKMEE
Flujo de Trabajo. (Workflow).
 Flujo de Trabajo ofrece la posibilidad de automatizar
la secuencia de acciones, ejecutando un proceso de
control y seguimiento de los documentos entre Áreas /
Departamentos / Personas.
 Los archivos se dirigen a los usuarios en función de las
aprobaciones, rechazos, los criterios campo de índice y
tareas específicas.
 DOKMEE aplica automáticamente anotaciones de sellos y
se programan notificaciones por correo electrónico con
recordatorios periódicos.

9. Seguridad - Auditoría
 Auditoría.
▪ Dokmee registra todas las acciones realizadas en los
archivos y archivadores en el software junto con la fecha
y hora en que se realizó la acción.
▪ La consulta se realiza dentro del registro de auditoría.
Para realizar una búsqueda, simplemente seleccione o
escriba los criterios que desea buscar en uno o más de
los campos de búsqueda. Registra Todas
las Acciones
Realizadas en
Dokmee
Imprima el
Archivo de
Registro
Criterios de
Búsqueda:
Fecha, Usuario,
Acción, Archivo
Exportar a un
Archivo CSV

10. DOKMEE
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Administración de Documentos Lima 2013
Oficina sin Papeles.
Mejora en la Gestión del archivo de
Documentos.
Rápido Acceso a la Información.
Reducción de Costos.
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