Este documento describe 10 pasos para implementar exitosamente un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS): 1) Asignar un campeón de proyecto para dirigir la implementación, 2) obtener apoyo de la alta gerencia, 3) prepararse realizando un análisis de requisitos y creando un caso de negocio, 4) iniciar un proyecto piloto en una pequeña sección para probar el sistema, 5) evaluar el piloto y hacer ajustes antes de expandirse, 6) capacitar a los usuarios y dar soporte para aseg

1. 10 pasos
para implementar un EDMS

2. Introducción
Paso
02
Paso
03
Asignar un campeón
de proyecto
Tener apoyo a la gestión del proyecto
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Para implementar proyectos exitosos, es necesario
el apoyo de la organización completa de la mejor
manera, manejar esto es asignar un campeón de
proyecto que conoce su empresa, entienda su proceso
de negocio y pueda conseguir y mantener las diversas
personas y disciplinas a bordo . El promotor del proyecto
será el motor para su proyecto y se encargará de que su
proyecto mantenga el impulso.
Junto a tener un campeón del proyecto, es muy importante contar con su apoyo a
la gestión del proyecto. Una aplicación EDMS está directamente relacionada con el
negocio e involucra a muchas de sus disciplinas. Como resultado, las personas y
disciplinas deben formar un equipo, lo que requiere el apoyo de su gestión (senior).
Prepararse
Un proyecto exitoso comienza con los preparativos adecuados. Es necesario
comprender bien lo que están haciendo y lo que se quiere lograr. Es importante
definir correctamente el alcance, los objetivos y el marco de tiempo. Definir el
Éxito de su proyecto y crear un caso de negocio que asegure su presupuesto y
determine su ahorro de costes potenciales.
Paso
01
En los procesos de negocio de hoy, la información juega un
papel clave. La información se utiliza para dirigir procesos
de negocios y proporcionar a las personas la información y
las instrucciones para hacer su trabajo. La mayor parte de
nuestra información se guarda en los documentos y es muy
importante que los documentos estén bien administrados y
que estén a disposición de las personas adecuadas en el
momento adecuado. Por tanto, un sistema de gestión de
documentos es fundamental para orientar los procesos de
negocios y asegurar que las personas tengan acceso a la
información correcta cuando lo deseen y estén donde se
necesiten. Dado que los sistemas de gestión de documentos
están estrechamente relacionados con los procesos de
negocios a los sistemas de gestión de documentos no
deben aplicarse erroneamente. Una organización debe estar
bien preparada y tiene que entender sus necesidades, el
alcance y los objetivos de implementar con éxito una
solución de gestión de documentos.
Este documento describe 10 pasos para una aplicación
éxitosa, útil de un Sistemas de Gestión Documental

3. Paso
04
Paso
05
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Continua pagina 04...
Muchas implementaciones han fracasado siendo
rebasadas presupuesto en gran parte porque las
empresas querían hacer demasiadas cosas
demasiado pronto. La gestión de documentos
esta relacionada con su proceso de negocio,
por lo que se necesita comprender plenamente
el impacto de una aplicación EDMS en su
negocio y la organización.
Los procesos de negocios puede ser
complejos y es posible que los usuarios que
respondan a una aplicación de gestión de
documentos diferente de lo esperado. Por lo
tanto lo mejor es dar un paso a paso por el
enfoque. Mediante la definición de pequeños
pasos con referencias claras, que son más
capaces de controlar y gestionar el proceso y dar a
los usuarios tiempo para adaptarse a la nueva
situación. Usted puede fácilmente evaluar cada paso y
hacer los ajustes necesarios, sin el riesgo de un gran revés. Con
un enfoque paso a paso a gestionar y controlar su proceso de implementación
y lograr los resultados deseados. Es más importante evaluar correctamente
todas las funcionalidades a evaluar todos a la vez!
Dar un paso a paso
Elaborar el proyecto original
Para implementar un sistema que realmente apoye su negocio y los usuarios,
es necesario comprender los requisitos. Por lo tanto, es necesario analizar los
documentos y procesos documentales y su necesidad de hablar con varios
usuarios de las diversas áreas para entender cómo trabajan con los
documentos y cómo los documentos dirigen sus tareas.
Lo mejor es protagonizar a nivel empresarial una descripción de sus
necesidades desde una perspectiva empresarial, sin dejarse influenciar por las
(im) posibilidades técnicas, como especificaciones y requisitos detallados del
proyecto original para que EDMS.
Definir los requisitos
Algunos de los temas que debe describir en sus requerimientos son:
• Sus documentos:
La creación de documentos;
Aprobación y su revisión
Gestión de archivos de referencia;
Distribución de Documentos;
Sus documentos
(cantintad, internos, externos, etcs.) ;
Tipos de documentos
(Office, Pdf, Email);
• Estructura del documento
(y del proyecto);
• Las propiedades del documento
(metadatos);
• Los usuarios y grupos,
incluidas las funciones.

4. Paso 05
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Para clarificar mejor sus procesos de negocios y en el documento, puede ser
muy útil crear diagramas de flujo de proceso. Como la mayoría de las ersonas
se orientan visualmente, un diagrama de flujo proceso puede ser muy ilustrativo.
Trabajar una mejor práctica
Si no puede o tiene dificultades para elaborar su proyecto original, una buena
alternativa es trabajar a partir de un ejemplo de mejor práctica que refleja cómo
las compañías similares tienen la configuración de su entorno de gestión de
documentos de ingeniería. Usted puede utilizar un procedimiento recomendado
aprendizaje de ella y, o bien adoptar o ajustar a sus necesidades. Muchas
organizaciones se benefician de las mejores prácticas, ayudando, a comprender
sus propias necesidades y tener un comienzo rápido en su ejecución.
Es altamente recomendado comenzar con un proyecto piloto o de prueba de
concepto (POC). La ventaja es que usted gana experiencia, entiende el impacto
de una aplicación de gestión de documentos, y entiende mejor sus necesidades.
Se puede evaluar mejor sus primeros pasos y hacer los ajustes necesarios. Un
proyecto piloto debe comprender sólo una parte definida de su empresa y
negocio, por ejemplo, un proyecto definido. No incluya demasiados usuarios,
documentos, tipo de documentos, flujos de documentos, a la vez, sino que se
centre en un entorno de prueba definido que se pueda manejar fácilmente y que
le dará la retroalimentación correcta y los resultados para definir su próximo paso.
Inicie un piloto
Una buena evaluación de su piloto es
fundamental para continuar con una
ejecución èxitosa. Es muy raro que las
empresas sean capaces de elaborar su
proyecto original desde el primer momento
de forma adecuada. Casi nadie puede
evaluar todos los aspectos de una
aplicación de gestión de documentos a
primera vista y por lo tanto es importante
tomar pequeños pasos, evaluar cada paso y
hacer cualquier ajuste necesario. No se asuste
si los primeros resultados de un proyecto piloto
son decepcionantes. Probablemente aprender más
de un piloto de lo que primero lo esperaba. Haga una
evaluación adecuada de los usuarios, el equipo del proyecto y su
proveedor o socio de implementación, y ver lo que hay que hacer para llegar
a la configuración e implementación derecha que apoya a sus necesidades
de gestión de documentos y procesos de negocio.
Después de un exitoso proyecto piloto, los requisitos son claros y que son
capaces de definir y crear soporte para conseguir el apoyo al despliegue de
sus EDMS a su organización.
Evalúe su piloto

5. Paso
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Después de un primer paso èxitoso puede ampliar. Puede escalar hasta más
usuarios más departamentos, más proyectos, más documentos o los tipos de
documentos, etc. Cómo aumentar depende de su situación específica y la
mejor manera de hacer un paso a paso en su despliegue dentro de la
organización. Cuando la ampliación este lista, siga tomando pequeños pasos
para asegurar una implementación exitosa.
Ampliar la escala del Proyecto
La gestión de documentos compatible con sus procesos y datos y documentos
en sus EDMS de negocio principales estan relacionados con los datos de otros
sistemas de gestión (por ejemplo, ERP, PDM, CRM, etc.) Antes de empezar a
integrar su fundamento en pie. Para construir un rascacielos, la primera
necesidad de construir una base sólida! Así que asegúrese de que tenga una
base sólida de gestión de documentos, antes de mirar a (complejo) la
integración con otros sistemas.
Fundación primeras
La aceptación del usuario es fundamental
para una implementación èxitosa!
Asegúrese de proporcionar una formación adecuada
para sus usuarios en un entorno de producción que
refleja una situación de la vida real, así que estos
usuarios experimenten de inmediato las ventajas
y beneficios de la solución.Base su formación en
los datos y documentos que tengan significado
para los usuarios reales. Cuando los usuarios
son capaces de trabajar inmediatamente con los
documentos y los datos reales, serán más fácil
aceptado el sistema. Prepare su organización para
posibles cambios. La introducción de un EDMS
podría introducir cambios en los métodos de trabajo si
quieren aprovechar la oportunidad para hacer cambios en
el método de trabajo existente en el mismo. Centrarse en los
beneficios de un método de trabajo ha cambiado en manera que los
usuarios van a apoyarla y no luchar contra ella.
Asegúrese de que los usuarios no tienen razones para no trabajar con el nuevo
EDMS, por ejemplo, preguntese porque todavía continúan trabajando con el
sistema antiguo. Asegúrese también de que los usuarios apoyen en el trabajo
con el nuevo sistema y que obtengan respuestas rápidas y adecuadas a
cualquier pregunta que puedan tener.
Proporcionar capacitación y apoyo

6. Acerca de LogicalDOC
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