El documento proporciona 11 consejos para mejorar las reuniones en Microsoft Teams, incluyendo habilitar la función de Focus Assist para evitar notificaciones no deseadas, usar las Notas de Reunión para documentar acuerdos y acciones, compartir solo la presentación de PowerPoint en lugar del escritorio completo, y configurar los permisos y roles de los participantes en Meeting Options. También recomienda usar un fondo de video adecuado, revisar los dispositivos de audio y video antes de la reunión, y utilizar la función de Mano Alzada para hacer

1. 10 Tips para tus reuniones en Microsoft Teams

2. Cuando compartimos pantalla, no faltan las
notificaciones no deseadas, ya sea de una
aplicación empresarial, o de alguna que
utilizamos de forma personal.
Para evitar esto, no olvides habilitar la función
de Focus Assist o Quiet Hours en tu equipo
para evitar esos mensajes no deseados a la
vista de todo el público.
Focus Assist / Quiet hours
No más mensajes cuando compartes pantalla

3. Dentro de la reunión podemos dejar
guardados los acuerdos, comentario y
siguientes acciones al respecto, con la
funcionalidad de Notas de la Reunión.
Así que ya no hay excusa, todo quedará en
escrito y disponible para todos.
Notas de Reunión
La minuta disponible para todos

4. Una mala práctica empleada por varios
usuarios, es compartir el escritorio completo
cuando van a presentar un archivo PPT
(Presentación de PowerPoint).
Es suficiente con seleccionar solo el PPT
que necesitamos desde el propio menú de
compartir.
Comparte solo la PPT
No es necesario ver tu escritorio

5. Desde que programas tu reunión puedes
definir quien puede compartir pantalla,
quienes pueden pasar el lobby, o
condicionar que se anuncien cuando
ingresan o dejan la llamada.
Todas estas opciones se encuentran el el
menú de Meeting Options. Recuerda, antes
de empezar la reunión visitar esta opción.
Meeting Options
Define los roles y permisos de los participantes

6. La opción de cambiar el fondo de video fue
una funcionalidad muy solicitada. Ahora que
la tenemos disponible hagamos buen uso de
ella.
Si quieres habilitar la función y usar un
fondo personalizado, revisa que sea
adecuado para las actividades laborales.
Fondo de Video
Vamos a ponernos serios

7. No dejes al último la revisión de tus
dispositivos, puedes configurar justo en la
pantalla antes de iniciar sesión que la
cámara y los dispositivos de audio sean los
correctos.
Si se despliegan otros, puedes cambiarlos y
ya que tengas todo listo, entrar a la reunión
Tus dispositivos de Audio y Video
5 minutos antes prepara todo

8. Microsoft Teams nos permite hacer
sondeos/encuestas rápidas utilizando el Bot
de Forms. Donde vamos a llamarlo, ingresar
la pregunta y las opciones.
Así de sencillo podemos obtener la votación
de todos los participantes de la reunión.
¡Qué Bot tan útil!
Sondeos Rápidos con Forms Bot
Apuesto a que no lo sabias

9. Asistentes y organizadores deben de
entender que no pueden disponer del
tiempo de los démas, así que respetemos el
tiempo de todos.
Ingresa puntual a la reunión para que
puedan terminar a la hora indicada.
Cualquier cambio de horario no previsto
impacta a todos los asistentes.
Respeta el tiempo de Inicio y Fin
Algo muy básico que no todos hacen

10. Si bien el punto 6, es revisar bien tus
dispositivos. Por favor deja de repetir en
cada reunión si te ven o te escuchan.
Puedes ir a la configuración de los
dispositivos y ver como sube y baja el nivel
del micrófono cada que hablas, eso indica
que tu dispositivo se escucha, si tu cámara
esta encendida y puedes ver tu video en
pequeño, los démas pueden verte.
¡Asi de fácil!
¿Me ven?¿Me escuchan?
Lo que vemos es que no conoces la herramienta

11. Si dentro de tu sesión vas a compartir algún
video o audio, no olvides seleccionar la
opción de “Incluir Audio”
Sino lo haces vas a tener que dejar de
compartir, y volver a seleccionarlo. Unos
segundos valiosos de atención perdidos por
olvidar un pequeño checkbox.
¡Que no te pase a ti!
Compartir Audio
Sobre todo los que comparten videos con sonido

12. Como tip adicional, te recomendamos que
utilices la función de “Mano Alzada” cuando
tengas una pregunta para el presentador, en
lugar de abrir el micrófono directamente.
Esto permitirá que la sesión fluya con orden
y todos puedan entender, tanto la pregunta
como la respuesta.
Mano Levantada
Para terminar el número 11 de nuestra lista de 10

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