1. 30trucosparaMicrosoftExcel
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Es indudable que desde hace varios años Excel es de lejos la planilla de cálculo
mas utilizada. En general, utilizamos siempre las mismas funciones de nuestra
planilla de cálculo. Pero como podemos suponer, existen muchas funciones que
desconocemos, ya sea por no habernos leído de punta a punta la extensa ayuda
que acompaña al programa, o por que nos sentimos cómodos utilizando unas
pocas funciones. El caso es que hay muchos “trucos” desconocidos por la mayoría
de los usuarios que teniéndolos a mano pueden hacer nuestras tareas con Excel
mucho mas sencillas o rápidas.
Este articulo podría tranquilamente haberse llamado “5000 trucos para Microsoft
Excel”, dada la gran cantidad de atajos que se esconden dentro del programa,
pero hemos preferido comentar solamente aquellas funciones poco conocidas que
pueden ser útiles para la mayor cantidad de usuarios.
Todos los trucos aquí presentados han sido debidamente comprobados, y
funcionan correctamente en la versión en español de Excel 2003, corriendo
bajo Windows XP, aunque seguramente también lo hacen en versiones anteriores
del programa.
Por ultimo, y antes de comenzar a presentar los trucos seleccionados, debemos
aclarar que casi siempre Excel dispone de mas de una manera de realizar la
misma tarea, así que es posible que descubra que alguna de las funciones que
utilizaba hasta hoy de una forma en particular la puede llevar a cabo mucho mas
rápidamente.
Bajo este nombre se agrupan todas aquellas funciones, que generalmente son
accedidas mediante una serie de movimientos y “clics” del Mouse, o bien mediante
opciones más o menos escondidas dentro de las barras de herramientas o el
menú de Excel. Un atajo de teclado es una combinación de teclas, que al pulsarlas
realizan alguna tarea dentro del programa. Es obvio que resulta mucho mas rápido
(y por la tanto mas productivo) pulsar una o dos teclas que recorrer varios niveles
de opciones dentro de un menú.
Estos son mis 20 atajos de teclado favoritos:
1) Poner la fecha del ordenador: Seguramente, a lo largo de una sesión de trabajo
con Excel escribimos varias veces fechas, y en muchos casos se trata de la fecha
del día corriente. En lugar de escribirla, simplemente estando posicionados en la
celda donde queremos que aparezca la fecha de hoy, presionamos
simultáneamente las teclas “CTRL” y “+”.
2) Poner la fecha del ordenador: De la misma manera que el truco numero 1
escribe la fecha actual (en realidad, la que tiene el ordenador), si presionamos
“CTRL” y “:” aparecerá la hora en la celda seleccionada.

2. 3) Repetir el contenido de la celda superior: Si queremos escribir dentro de una
celda el mismo contenido que esta en la celda inmediatamente superior, la forma
mas rápida seguramente es presionar “CTRL” y “ „ “ (apóstrofe).
4) Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la izquierda: De la misma
manera que en el truco numero 3, si presionamos “CTRL” y “D”, en la celda que se
encuentre seleccionada se copiara el contenido de la celda inmediatamente a la
izquierda.
5) Poner el contenido de la celda en Negrita: Si deseamos cambiar el formato de
la fuente con la que esta escrito el contenido de una celda para que aparezca en
negrita, la forma más eficiente es presionar “CTRL” y “N”.
6) Subrayar el contenido de una celda: Para subrayar, en lugar de usar la barra de
herramientas es más rápido presionar “CTRL” y “S”.
7) Pasar a cursiva: De la misma manera que en los dos trucos anteriores, si
queremos poner en cursiva (itálica) la fuente de la celda actual, basta con
presionar simultáneamente “CTRL” y “K”.
8) Tachado del texto de una celda: Para cambiar el estilo del texto de la celda
seleccionada a “tachado”, simplemente presionemos “CTRL” y “5”.
9) Menú Formato: Si el formato que queremos aplicar a una celda no es ninguno
de los mencionados en los trucos 5, 6, 7 u 8, nos queda la posibilidad de entrar en
el submenú “Formato de Celdas” (figura 1) presionando simultáneamente “CTRL”
y “1”
10) Ocultar / Recuperar filas: Como ya sabemos, en Excel es posible tener filas o
columnas ocultas, lo que evita tener “a la vista” celdas con resultados intermedios,
o que no nos interesa ver. La forma más simple de ocultar una fila es presionar
“CTRL” y “9” a la vez. La fila en la que esta la celda actual habrá “desaparecido”.
Si la queremos recuperar, simplemente la combinación de teclas “CTRL”, “Mayús.”
y “8” la harán aparecer nuevamente.
11) Ocultar / Recuperar columnas: Al igual que en el truco precedente, para
ocultar la fila de la celda actual basta con presionar “CTRL” y “0” (cero). Cuando
deseemos que la columna se haga visible nuevamente, deberemos presionar en
simultaneo tres teclas: “CTRL”, “Mayús.” y “9”.
12) Insertar nueva hoja: Al empezar a trabajar en un libro nuevo, Excel poner por
defecto tres hojas en el (este numero se puede modificar desde el menú
opciones). Si por algún motivo nos resultan insuficientes, podemos presionar
“Mayús.” y “F11” y una nueva hoja se agregara en nuestro libro.

3. 13) Realizar una copia rápida de una hoja existente: Para reproducir una de las
hojas del libro actual, debemos seleccionar la hoja que queremos como modelo y
luego, mediante los tabs que aparecen en la parte inferior del libro arrastrarla
horizontalmente con el mouse y la tecla “CTRL” presionada. Veremos que en el
cursor del mouse aparece un signo “+”. Si la soltamos en ese momento, habremos
creado una hoja que es una copia exacta de nuestro modelo, incluso con el mismo
formato.
14) Cerrar todos los libros: Es bastante frecuente encontrarnos con varios libros
abiertos a la vez. Si deseamos cerrarlos rápidamente, sin tener que pasar por
todos ellos podemos hacerlo pulsando la tecla “Mayús.” y sin soltarla entrar en la
opción [Archivo] del menú. Veremos que la opción [Cerrar] habrá cambiado a
[Cerrar todo].
15) Insertar un comentario en una celda: Excel perite agregar comentarios en cada
celda (figura 2). Para ello, podemos pulsar simultáneamente “Mayús.” y “F2”
dentro de la celda deseada y aparecerá el comentario para que lo rellenemos.
16) Más de una línea en la misma celda: Es posible que el texto dentro de una
celda tenga más de un renglón. Para ello, escribimos los datos que deseemos y
pulsamos “ALT” e “INTRO”, lo que hará que el cursor se desplace a una nueva
línea sin cambiar de celda. El alto de la fila se modificara para permitir visualizar
todo el texto de la celda.
17) Editar fórmulas: Cuando está editando una fórmula en la barra de fórmulas y
tiene seleccionados algunos caracteres o números, al pulsar la tecla “Supr” se
borra la selección. Si pulsa la combinación de teclas “CTRL” y “Supr” cuando no
hay caracteres seleccionados se borrarán todos los caracteres desde el punto
donde está el cursor hasta el final de la línea.
18) Rellenar un rango de celdas: Para escribir rápidamente un mismo valor o texto
en un rango de celdas, debemos primero seleccionar el rango a rellenar y luego
introducimos el valor de relleno. Para finalizar pulsamos “CTRL” e “INTRO”
simultáneamente, y todo el rango tendrá el nuevo contenido.
19) Auto suma: Si bien el botón de “Autosuma” ha desaparecido de las barras de
herramientas por defecto de la versión 2003 de Excel (aunque puede agregarse
manualmente) es posible acceder a esta útil función presionando simultáneamente
“Mayús”, “Alt” y “=”, con el mismo efecto que si hubiéramos presionado el botón
desaparecido (ver figura 3).
20) Repetir la última acción: La tecla “F4” almacena la última orden o formato
aplicado. Por ejemplo, si se escribe un texto o un número en dos celdas y luego se
aplica el formato de fuente negrita en una de ellas y se activa de inmediato la
segunda celda y pulsa “F4”, automáticamente esta celda también adoptara el
formato negrita.

4. Figura 1.
Figura 2.
Figura 3.
21) Borrar celdas mediante “autorrelleno”: Se puede utilizar la característica de
autorrellenado para borrar el contenido de las celdas. Sólo se ha de seleccionar el
rango que quiere eliminar, situar el cursor sobre el cuadro de llenado y arrastrar el
cursor sobre el bloque. A medida que pasa por encima de ellas las celdas toman
el color gris y cuando suelte el botón del mouse se borrará el contenido de todas
las celdas con color gris (Figura 4).
22) Desplazamiento rápido con las barras de desplazamiento: Si bien arrastrando
los controles deslizantes de las barras de desplazamiento se puede ir bastante
rápido de una zona a otra de una planilla extensa, si además mantenemos
pulsada la tecla “Mayús.” mientras se arrastra con el ratón la barra de
desplazamiento, el movimiento será aunmas rápido.
23) Selección de rango de forma exacta: En hojas de cálculo complejas, muy
grandes o con celdas muy pequeñas es difícil seleccionar un conjunto de ellas

5. “arrastrando” con el mouse. Podemos hacerlo seleccionando la primer celda y
pulsar la tecla MAYUS y luego al seleccionar la última celda, se seleccionará todo
el rango comprendido en ese rectángulo imaginario.
24) Recálculo manual: Cuando estamos trabajando en hojas muy grandes,
notamos que consumen una gran cantidad de tiempo tanto en abrirse como cada
vez que Excel intenta recalcular al introducir un nuevo valor. Para hacer que Excel
recalcule solamente cuando nosotros queramos, podemos activar el cálculo
manual desde el menú [Herramientas/Opciones/Calcular] y ahí seleccionando la
opción [Manual] (Figura 5), que nos permitirá hacer el cálculo cada vez que lo
deseemos pulsando la tecla “F9”. Resulta útil para evitar confusiones dejar
marcada la opción [Recalcular antes de guardar].
25) Números aleatorios: Excel permite la generación de números aleatorios (al
azar) por medio de la función ALEATORIO(). Esta función devuelve un numero
dentro del rango 0…..1. Multiplicando la fórmula ALEATORIO() por un número se
obtiene el límite máximo de los números aleatorios. Por ejemplo, si utilizamos
ALEATORIO() *10, el numero estará comprendido entre 0 y un máximo de 10. Si
deseamos obtener números sin decimales, debemos cambiar el formato de la
celda. Hemos de tener en cuenta que los números cambiarán cada vez que
recalculemos la plantilla, por lo que si queremos fijarlos hemos de copiarlos a otra
celda con la opción [Pegado especial] del menú [Edición].
26) Moviendo los botones de las barras de herramientas: Existe una manera ágil y
sencilla de reubicar/eliminar los botones de las barra de Tareas de casi todo el
paquete Office. Simplemente, mantenemos pulsada la tecla
“Alt” y arrastramos el botón deseado hasta su nueva ubicación. En caso de querer
eliminarlo, lo arrastramos hasta el documento y lo soltamos allí. Para recuperar o
agregar botones nuevos en las barras de herramientas, debemos ir al menú
[Ver/Barras de herramientas/Personalizar…]
27) Apertura de un libro al inicio: Si al utilizar Excel siempre trabajamos con la
misma plantilla, es posible que queramos que esta se cargue automáticamente al
abrir Excel. Para ello, la podemos guardar dentro de la carpeta ARCHIVOS DE
PROGRAMAMICROSOFT OFFICEOFFICE11XLSTART. De esta manera, el libro
se abrirá automáticamente cada vez que iniciemos el programa,
independientemente de cómo lo llamemos.
28) Mismo ancho en las columnas: Excel aporta una eficaz solución al problema
de obtener columnas no contiguas de idéntico ancho. Para obtener dos o mas
columnas con el mismo ancho, debemos seguir los siguientes pasos: 1º)
seleccione la columna que tiene el ancho que desea aplicar en otra con un clic en
la cabecera. 2º) Con el cursor sobre ella haga un clic derecho con el mouse para
abrir el menú contextual. 3º) Haga un clic en el ítem Copiar. 4º) Haga clic en la
cabecera de la columna de destino, abra otra vez el menú contextual con un clic

6. derecho y elija el comando Pegado especial. 5º) Marque la opción Ancho de las
columnas y presione Aceptar.
29) Números fraccionarios: Introducir números fraccionarios en Excel puede
resultar fastidioso, debido a que el carácter “/” se utiliza para la introducción de
fechas. Si se ingresa por ejemplo 2/5, Excel lo interpreta como una fecha y lo
formatea en consecuencia (2-May). Para hacerle saber que se trata de una
fracción debemos cargar el número así: 0 2/5. En pantalla se verá 2/5, mientras
que internamente el programa almacena 0,4.
Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte entera y otra
fraccionaria.
30) Auto completar más rápido: Cargar datos repetitivos en Excel con la función
“Autocompletar” activada es un método bastante veloz. Pero la propia herramienta
tiene una alternativa para agilizarla aún más. Si está cargando una lista de valores
y debe repetir uno, desde la celda activa (por llenar) utilice la combinación de
teclas “Alt”+”Flecha abajo”. Esto despliega un menú con los valores incorporados
previamente (figura 6). Seleccione el que corresponda y aparecerá escrito en la
celda siguiente.
Figura 4.
Figura 5.

7. Figura 6.
Como decíamos al comienzo del artículo, siendo Excel un programa tan completo
y extenso existen muchas más que 30 formas de ganar en productividad. Hemos
querido mostrar solo las más comunes y útiles, sin entrar en temas como gráficos
o macros en VBA (Visual Basic para Aplicaciones).
No es difícil encontrar muchas mas maneras de ganar tiempo en el uso de este
programa, simplemente leyendo con atención la completa ayuda que lo
acompaña, lo invitamos a que lo haga, y seguramente terminara descubriendo que
solo estaba utilizando un pequeño porcentaje de las funciones disponibles en esta
excelente planilla de cálculo.