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- 1. BASES DE DATOSACCESS 2010 GABRIEL ANDRES VELASQUEZ GALLON JUAN ESTEBAN VERGARA SARMIENTO 904 COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA DEPARTAMENTO INTEGRADO TECNOLOGIA E INFORMATICA BOGOTA 2015
- 2. 2 BASE DE DATOSACCESS 2010 GABRIEL ANDRES VELASQUEZ GALLON JUAN ESTEBAN VERGARA SARMIENTO 904 Trabajo presentado como requisito para el tercer periodo académico 2015 JHON ALEXANDER CARABALLO ACOSTA MSC: tic aplicadas a la educación COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA DEPARTAMENTO INTEGRADO TECNOLOGIA E INFORMATICA BOGOTA 2015
- 3. 3 Nota de Aceptación Presidentedel Jurado Jurado Jurado Bogotá D.C Fecha de inicio: 9/07/2015 Fecha de entrega: 6/08/2015
- 4. 4 Dedicamos esta plantillaa las personas interesadas en el tema de Access 2010 también dedicamos esta plantilla al profesor por ayudarnos en nuestro proceso de aprendizaje
- 5. 5 AGRADECIMIENTOS Queremos daragradecimientos al profesor principalmente por ayudarnos en el proceso de aprendizaje y aplicación de cómo desarrollar una base de datos. Damos agradecimientos al colegio por brindarlos los recursos necesarios para desarrollar dicha actividad Al área de informática que propuso esta actividad para que podamos aprovechar al máximo todo lo que nos enseña esta actividad Agradecimientos también a los compañeros que ayudaron al proceso de aprendizaje de la actividad
- 6. 6 CONTENIDO 1.Introducción…………………………………………………………………………10 2. Objetivos……………………………………………………………………………11 2.1. Objetivogeneral………………………………………………………….11 2.2. Objetivo específico………………………………………………………11 3. Planteamiento del problema…………………………………………………….12 3.1. Definición del problema………………………………………………..12 3.2Justificación………………………………………………………………..12 4. Marco teórico………………………………………………………………………14 4.1. Bases de datos………………………………………………………………..14 4.1.1. Tablas de datos…………………………………………………………14 4.1.1.1. Diseño de tablas……………………………………………………...15 4.1.2. Bases de datos relacionales…………………………………………16 4.1.2.1. Tipos de relaciones…………………………………………………..16 4.1.3.1. Crear una consulta en Access……………………………………..17 4.1.4. Los formularios en Access 2010……………………………………19 4.1.4.1. Crear formularios en Access……………………………………….20 4.1.5. Los informes…………………………………………………………….21 4.1.5.1. Crear informes en Access 2010……………………………………22 5. Cronograma……………………………………………………………………….23 Conclusiones………………………………………………………………………..24 Bibliografía…………………………………………………………………………..25
- 7. 7 LISTA DE GRÁFICAS Ilustración1 tabla servicios .........................................................................................14 Ilustración 2 tabla servicios diseño ...........................................................................15 Ilustración 3 tabla empleados......................................................................................15 Ilustración 4 tabla empleados dice.............................................................................15 Ilustración 5 tabla clientes ............................................................................................16 Ilustración 6 tabla clientes diseño..............................................................................16 Ilustración 7 relaciones entre las tablas ...................................................................17 Ilustración 8 consulta de tabla de clientes...............................................................18 Ilustración 9 tabla de consultas diseño ....................................................................19 Ilustración 10 ir a crear y a formulario ......................................................................20 Ilustración 11 formulario ...............................................................................................20 Ilustración 12 formulario terminado..........................................................................21 Ilustración 13 vamos a consulta de alguna tabla después vamos a crear y de allí a informe .....................................................................................................................22
- 8. 8 GLOSARIO CAMPO: es unespacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un acampo es la mínima unidad de información a la que se le puede acceder FILA: contiene la información de un determinado “sujeto” de la tabla REGISTRO: al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forma un registro BASE DE DATOS: es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. ACCESS: es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. TABLA: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene una información de un tema o asunto particular CONSULTA: Es una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para seguir información detallada de una base de datos
- 9. 9 RESUMEN Este trabajo correspondea todo lo relacionado a la realización una base de datos en Access, siguiendo específicamente los pasos se logra usar tablas de datos, consultas sobre estas, informes y formularios lo que ayudara para que sus archivos estén en pleno orden y pueda ubicarlos , organizarlos fácilmente sin tener algún tipo de desorden ya sea físico o tecnológico. Una base de datos también es muy útil en el momento de tener archivos de una empresa ya que si podrán hacer tablas de interés de la empresa como clientes y sus productos o servicios, así se organizaran de una forma correcta y des complicada, es posible también relacionar estas tablas para saber cuántos productos compro el cliente o cuantas ventas se le ha hecho a este cliente. Cuando convertimos una tabla en un formulario se convierte en una especie de factura que identificara los datos de por ejemplo un cliente allí nos dirá por ejemplo sus datos de contacto, datos de identificación etc. En el formulario estos datos se llenan automáticamente de igual manera da la opción de editar el formulario para poner un encabezado, editar su color, editar el tamaño se las casillas etc. Al igual que en los formularios, los informes también son un tipo de campos adjuntos pero en ellos dice 1 o 2 filas en total de igual manera dice los datos de estos sujetos, este formulario también se puede editar lo que incluye cambio de color y cambio de tamaño de los campos adjuntos. PALABRAS CLAVE: campo, fila, registro, Access, consulta, tabla
- 10. 10 1. INTRODUCCIÓN Se llamabase de datos a los bancos de información que contiene datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera pero que comprende entre si algún tipo de vínculo o relación que basa en ordenarlos y clasificarlos en conjunto Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado DBMS, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática Hay una gran cantidad de bases de datos e igualmente de diversos tipos entre esos los siguientes bases de datos estadísticas bases de datos dinámicas bases de datos bibliográficas bases de datos de texto completo bases de datos jerargicas bases de datos de red bases de datos transaccionales bases de datos de relaciones bases de datos multidimensionales bases de datos orientadas a objetos
- 11. 11 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVOGENERAL Crear una base de datos relacional de una empresa didáctica 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Crear una empresa didáctica sobre chocolate Diseñar las tablas y formularios necesarios para almacenar la información relacionada con clientes, facturas, empleados, servicios y productos. Establecer las relaciones existentes entre las tablas Aprender a crear informes relacionados con las necesidades de nuestra empresa
- 12. 12 3 PLANTEAMIENTO DELPROBLEMA 3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA Un problema se puede definir como la contradicción desfavorable de "lo que es" entre "lo que debe ser". Un problema suele ser un asunto del que se espera una solución. 3.2 JUSTIFICACIÓN Identifique el problema Asegúrese de determinar o definir lo que está obstaculizando el logro de su meta. No confunda el problema real con los factores que contribuyeron a que éste ocurra. Evalúe sus recursos y opciones disponibles Analice todo lo que puede hacer para eliminar el problema y enumere todos los recursos disponibles que puede utilizar para resolverlo. Establezca objetivos Determine qué resultados desea conseguir o cuál es el beneficio que espera obtener. Desarrolle un plan Seleccione, uno por uno, los recursos que evaluará y reúna toda la información disponible sobre ellos para así poder eliminar los menos útiles y realizar una selección. Implemente el plan Ahora que tomó una decisión sobre los recursos que le son más útiles, es hora de poner en práctica su plan. De todos modos, tenga en cuenta que los planes y las
- 13. 13 estrategias no sonde mucha utilidad si no les hace el seguimiento adecuado para poder cumplir con el plan que ha desarrollado. Además, éste es el período de prueba para comprobar si realizó la mejor selección de los recursos. Evalúe los resultados Obviamente, algunos resultados son inmediatos y, por lo tanto, serán fáciles de evaluar. Usted podrá ver si tomó la decisión correcta cuando comience a alcanzar su meta. No obstante, si después de un período razonable de tiempo no está satisfecho con los resultados o con los recursos que eligió, comience nuevamente y realice otra selección siguiendo el mismo procedimiento que usó antes
- 14. 14 4. MARCO TEÓRICO 4.1BASE DE DATOS Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos esto es lo que se denomina sistema gestor de datos. Las bases de datos de Access 2010 tiene la extensión. ACCDB, son bases de datos relacionables, los datos se organizan en andamios. 4.1.1 TABLAS DE DATOS Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene una información de un tema o asunto particular, las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección y al conjunto de datos de campos para un mismo objeto en la tabla se denomina fila así todos los campos de un cliente forma un registro. Todos los datos de otro cliente forman otro registro 4.1.1.1 DISEÑO DE TABLAS Para nuestra base de datos necesitaremos las siguientes tablas Servicios Ilustración 1 tabla servicios
- 15. 15 Ilustración 2 tablaservicios diseño Empleados Ilustración 3 tabla empleados Ilustración 4 tabla empleados dice Clientes
- 16. 16 Ilustración 5 tablaclientes Ilustración 6 tabla clientes diseño 4.2.1 RELACIONES Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común. Existen tres tipos de relaciones 4.2.2 TIPOS DE RELACIONES RELACIÓN DE UNO A UNO En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que menos se utiliza. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada persona tiene un único DNI RELACIONES DE UNO A VARIOS
- 17. 17 En este caso,un registro de la tabla A puede relacionarse con varios de la tabla B. Es el tipo más habitual y utilizado, y existen numerosos casos; por ejemplo, domicilios con personas que viven en el mismo, nombre de empresa con sus trabajadores, proveedores con productos que sirven… Ilustración 7 relaciones entre las tablas 4.1.3 Consultas en Access Es una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para seguir información detallada de una base de datos al crear una consulta en Access defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar exactamente la información que deseas ¿Cómo se realiza una consulta en Access? Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir a la ficha crear y pulsar el botón asistente para consultas que se encuentra dentro del grupo consultas.
- 18. 18 Se mostrara elprimer paso del proceso el cual nos permite elegir el tipo de consulta que deseamos crear. En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que contiene la información que necesitamos. Además podremos elegir todas o algunas de las columnas de la tabla seleccionada solo será necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha. El último paso del asistente para consultas nos permite asignar un título a la consulta. Ilustración 8 consulta de tabla de clientes
- 19. 19 Ilustración 9 tablade consultas diseño 4.1.4.1 Formularios en Access Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas. 4.1.4.1 como realizar un formulario en Access Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del formulario y, en la pestaña Crear, haga clic en Formulario.
- 20. 20 Access crea unformulario y lo abre en la vista Presentación. En caso necesario, se pueden realizar cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para más información, consulte el artículo sobre cómo usar la herramienta de formulario. Ilustración 10 ir a crear y a formulario Ilustración 11 formulario
- 21. 21 Ilustración 12 formularioterminado 4.1.5 Informes en Access Un informe Access no es más que una tabla o consulta mostrada en una forma elegante y dinámica, los informes son uno de los módulos de Access más importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Prácticamente son las datos ya guardados en tu base de datos pero con esta herramientas lo "sacas" y los organizas así como quieres no siempre como una monótona y simple tabla
- 22. 22 4.1.5.1 Como realizarun informe Ilustración 13 vamos a consulta de alguna tabla después vamos a crear y de allí a informe
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- 24. 24 CONCLUSIONES Microsoft Access esuna herramienta muy útil para guardar información en bases de datos, este programa también nos ayuda a organizar información, relacionarla, dar un informe sobre esta, consultar algún tipo de información que necesitemos. Access también es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Allí en Access puedes crear una base de datos que consiste en un lugar donde usted puede guardar información relacionada con un tema específico. Según el uso que le va a dar a la información sabrá si necesita una base de datos de Access o un programa diferente para crear y administrar sus datos. Este programa se puede ordenar la información de diferentes formas según la que le sea más conveniente al usuario. Microsoft Access tiene diversas funciones con las cuales se pueda facilitar la manipulación y modificación de la información que contenga la base de datos. .
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