Este documento presenta una agenda para una clase sobre Microsoft Access. Se introducen conceptos básicos de bases de datos como tablas, campos, registros, claves primarias y claves foráneas. También se explica cómo crear una base de datos en Access, incluyendo la creación de tablas y el establecimiento de relaciones entre ellas. Finalmente, se habla sobre la creación de índices y restricciones a nivel de campo y tabla.

1. Centro de Extensión y Proyección Social Universidad Nacional de Ingeniería CEPS-UNI

2. Primera Clase Curso: Microsoft Access Profesor: Ricardo W. Marcelo V. EMail: [email_address] [email_address]

3. Agenda... Introducción. Creación de la base de datos.

4. Introducción Hablaremos sobre . . . Microsoft Access Sistemas gestores de base de datos (SGBD - DBMS)

5. ¿Qué es Microsoft Access? Access cumple dos tareas; puede utilizarlo para gestionar y administrar base de datos (almacena información) o para crear aplicaciones (interfaz gráfica para el usuario final). En nuestro comercio actual existen diversos productos (software) que permiten gestionar base de datos, llamados Sistemas gestores de datos (SGDB – DBMS), tales como SQL Server, Oracle, Informix, etc.

6. Como también existen programas para desarrollar aplicaciones, conocido como los Lenguaje de programación ; tales como Visual Basic, Power Builder, Delphi, etc. En resumen si utiliza Access puede usted crear la base de datos y la aplicación.

7. Los DBMS permiten. . . Crear y administrar base de datos. B.D. Videos

8. Los Leng. de prog. permiten. . . Crear aplicaciones (interfaz gráfica de usuario GUI). B.D. Videos

9. Cuando usted ingresa a Access deberá crear un archivo de base de datos (cuya extensión será mdb ); esta contendrá los objetos de la base de datos (Tablas, Consultas) y los objetos de la aplicación (Formulario, Informes, Macros, etc). ¿Cómo trabaja Access? Si desea crear una aplicación Multiusuario , puede separar la base de datos y la aplicación en archivos diferentes.

10. Demo

11. Es un sistema computarizado cuya función principal es almacenar información es decir crear la base de datos, además permite a los usuarios recuperar y actualizar esa información. ¿Que es un DBMS? En la actualidad los DBMS más usados son los de tipo Relacional, conocidos como RDBMS . Todos los RDBMS, utilizan las sentencias SQL para la creación y manipulación (agregar, modificar, eliminar, recuperar, etc.) de la base de datos.

12. Compactación: No hay necesidad de registrar la información en papel voluminosos. ¿Por qué utilizar un DBMS? Velocidad: La PC puede recuperar y actualizar datos más rápidamente que un humano. Centralizado y Compartido: Si trabajamos en sistema de red (varias PC – Cliente - conectadas a un Servidor) la BD estaría en un solo lugar (Servidor) y permitiendo así que multiples usuarios puedan tener acceso simultaneo a la BD

13. Mantener la integridad: Permite que los datos guardados sean los correctos. Seguridad: Se puede definir medios de acceso a la BD, además establecer permisos para cada tipo de acceso (recuperación, inserción, eliminación y actualización) Etc. . . Como ya hemos mencionado Access es un DBMS, y antes de empezar a trabajar con Access hablaremos de los fundamentos (conceptos y términos) de base de datos.

14. Es un conjunto de información, almacenada con un propósito en particular. ¿Qué es una Base de datos? La mayoría de veces se guarda información en la base de datos para posteriormente ser recuperada en forma de resumen (por ejemplo: obtener totales, promedios, etc.) y sirve de apoyo para la tomar decisiones . La base de datos guarda la información en objetos llamadas Tablas .

15. Puede crear una base de datos para guardar cualquier tipo de información que sea de importancia para el individuo u organización. ¿Qué información debe guardar? Por ejemplo: Crear una Agenda personal. Almacenar el ingreso y gasto personal. Registrar las ventas de un negocio en particular. Almacenar los movimientos de entrada y salida de los productos de un almacén. Guardar los datos de los alumnos, profesores, notas, etc. en un colegio, instituto, etc.

16. Tablas: Es donde se almacena los datos de una persona, lugar o cosa, por ejemplo puede crear una tabla para almacenar: Para la creación de una tabla hay que definir los datos ( campos ) que va ha guardar. Los Clientes de un negocio. (Tabla: CLIENTE) Los Productos del almacén. (Tabla: PRODUCTO) Las Facturas emitidas en el negocio. (Tabla: FACTURA)

17. Campo: Son los datos que va ha guardar de las persona, lugar o cosa. Por ejemplo: En la tabla CLIENTE definiremos los campos DNI , Nombres , Apellidos , Teléfono , etc. En la tabla PRODUCTO definiremos los campos Código , Nombre , Precio , Stock , etc. En la tabla FACTURA definiremos los campos Número , Fecha , Cliente , Vendedor , etc. Después de definir los campos para una tabla, se empezará al llenado de los datos, conocido como Registros .

18. Registros: Representa un conjunto de datos almacenados, que hacen referencia a la persona, lugar o cosa que guarda la tabla. En la tabla CLIENTE se definió los campos DNI , Nombres , Apellidos , Teléfono , entonces un registro serían los datos de un cliente. Campos Registros

19. En una tabla no debe existir registros iguales, entonces deberá establecer una forma de diferenciar un registro de otro, esto se logra creando la Clave Principal

20. Clave principal : Es uno o más campos (clave principal compuesta) cuyo dato sirve para identificar cada registro, esto impedirá que se incluya valores duplicados o nulos en el campo, por ejemplo: En la tabla CLIENTE se definió los campos DNI , Nombres , Apellidos , Teléfono , entonces podría establecer como clave principal al campo DNI A la clave principal se la conoce como Primary Key (PK)

21. En una BD puede tener una o más tablas y en la mayoría de casos existen tablas que guardan datos referentes a la clave principal de otra tabla, a este campo se le conoce como Clave Foránea – Foreign Key (FK).

22. Clave foránea: Es uno o más campos (si la clave principal es compuesta) que guardan datos correspondientes a la clave principal de otra tabla, esto sirve para establecer un vinculo entre las tablas ( Relación de tablas ). Ejemplo: La tabla FACTURA tiene los campos Número , Fecha , Cliente , Vendedor , etc. (donde el campo Cliente almacena información que hace referencia al DNI del Cliente) entonces el campo Cliente es una clave foránea.

23. Clave principal (PK) Clave foránea (FK) Un Cliente puede tener varias facturas.

24. Relación de tablas: Cuando una tabla utiliza datos de otra (existe un FK que hace referencia a un PK de otra tabla) entonces se puede establecer una relación de las tablas, esto asegura que los datos guardados en el FK sean los correctos (integridad referencial) Relación de Uno a Varios Un Cliente puede tener varios Facturas.

25. A la tabla relacionas que tiene el lado UNO se la conoce como tabla Padre y la tabla que tiene el lado VARIOS se la conoce como tabla Hija . Tabla PADRE Tabla HIJA Existen otros tipos de relaciones como por ejemplo Relación de UNO a UNO o Relación de VARIOS a VARIOS .

26. Al establecer la Clave principal (PK), automáticamente se crea un Índice , para el campo Clave principal.

27. Índice: Proporciona un acceso rápido cuando realiza una consulta (recuperación de datos) en los datos del campo indexado. Además un índice establece un orden , en base a los datos indexados. Por ejemplo: Si frecuentemente se realiza una consulta de los productos disponibles, entonces se debe crear un Índice en el campo Nombre de la tabla PRODUCTO. Una de las desventajas de la creación de índice es que al insertar y actualizar registros, esto será más lento de lo normal, por que internamente se actualizará la tabla de índices.

28. También puede crear un índice para que en una columna no permita datos duplicados , sin ser este campo clave principal.

29. Demo

30. Creación de la Base de Datos Hablaremos sobre . . . Crear el archivo de base de datos. Crear las tablas. Establecer restricciones a nivel de campo y tabla. Establecer las relaciones de las tablas. Crear campo de búsqueda.

31. Crear el archivo de base de datos Ingrese a Microsoft Access . Elija Base de datos en blanco . Escriba el nombre del archivo y al final clic en el botón Crear .

32. Ventana de Access (DBMS) Ventana de la base de datos

33. Crear una Tabla Seleccione el objeto Tablas . Luego haga clic en el botón Nuevo de la ventana de base de datos. Ahora elija Vista Diseño y clic en el botón Aceptar .

34. Las propiedades Escriba los Nombres de los campos y seleccione el Tipo de dato que almacenará el campo.

35. Ahora para guardar la tabla, clic botón Guardar . Tipo de datos Uso Texto Datos alfanuméricos. Memo Datos alfanuméricos (frase, párrafos) Numérico Datos numéricos Autonumérico Valor único (de tipo número) generado por Access para cada nuevo registro. Moneda Datos numéricos almacenado formato monetario. Sí/No Datos de tipo booleano (Verdadero/Falso) Fecha/Hora Fechas y Horas (dd/mm/aa hh:mm) Objeto OLE Imágenes, Videos, Sonido, etc.

36. Restricciones Para colocar restricciones a los campos, seleccione el campo y modifique las Propiedades de campo Y si desea colocar restricciones a la tabla, haga clic en el botón Propiedades o elija el menú Ver / Propiedades

37. Restricciones de campo Campo clave principal: Seleccione el campo que va a establecer como campo clave principal y haga clic en el botón Clave principal . Tamaño de campo : Cantidad de caracteres que puede almacenar un campo de tipo Texto, y Tipo de número para un campo Numérico. Regla de validación : Condición Lógica (expresión) que debe cumplir para almacenar un dato en el campo. Texto de validación : Mensaje que mostrará cuando el dato ingresado no cumple con la Regla de validación.