El documento presenta una introducción a la creación de informes en Microsoft Access. Explica los diferentes formatos de informes, incluidos los formatos tabulares, por grupos y gráficos. Luego describe el proceso de creación de informes utilizando el asistente para informes o la vista de diseño, incluida la selección de campos, ordenación, agrupación y estilo. Finalmente, proporciona ejemplos detallados de cómo crear informes tabulares, por grupos y con detalles de pedidos agrupados.

1. 4 era Clase Temario: Introducción a Informes Creando Informes Introducción a Macros Creando Macros Profesor: Ricardo Marcelo V. E-Mail: rmarcelo@uni.edu.pe Centro de Extensión y Proyección Social Universidad Nacional de Ingeniería (CEPS-UNI)

2. Introducción a Informes ¿Que son y para que lo utiliza? Son datos de las tablas, presentadas en formato impreso. Puede crear los Informes (Reportes) para: * Mostrar e Imprimir datos de una o más tablas de la forma que desea verlas en Pantalla o Papel impreso. * La mayor parte de los datos que muestra el informe, proviene de las tablas o consultas.

3. Introducción a Informes Formato Tabular Muestra e imprime los datos en Filas (registros) y Columnas (campos) Ejemplo de Informe en Formato Tabular * Clientes (Identificación, NombreCliente y Teléfono) * Empleados (Identificación, Nombres y Apellidos en una columna, Teléfono y Foto) * Pedidos ordenado por Fecha de pedido, con la Identificación del Pedido, el Nombre del cliente y el Empleado que ejecuto el pedido. .

4. Introducción a Informes Formato Tabular Clientes (Identificación, Nombre del Cliente y Teléfono)

5. Introducción a Informes Formato Tabular Empleados (Identificación, Nombres y Apellidos en una columna, Teléfono y Foto)

6. Introducción a Informes Formato Tabular Pedidos ordenado por Fecha de pedido, con la Identificación del Pedido, el Nombre del cliente y el Empleado que ejecuto el pedido.

7. Introducción a Informes Formato por Grupos (quiebres) Muestra e imprime los datos en Filas (registros) y Columnas (campos), pero agrupando datos en base a uno o más campos o expresión . Se puede agrupar los datos hasta un máximo de 10 niveles. * Clientes agrupados por País * Clientes agrupados por País y Ciudad * Empleados agrupados por el mes de la Fecha de nacimiento * Pedidos con su Detalle del pedido y el Cliente que realizo el Pedidos Ejemplo de Informes por Grupos

8. Introducción a Informes Formato por Grupos Clientes agrupados por País

9. Introducción a Informes Formato por Grupos Clientes agrupados por País y Ciudad

10. Introducción a Informes Formato por Grupos Empleados agrupados por el mes de la Fecha de nacimiento

11. Introducción a Informes Formato por Grupos Pedidos con su Detalle del pedido y el Cliente que realizo el Pedido

12. Introducción a Informes Formato Gráfico Muestra e imprime el resumen de los datos en un Gráfico * Mostrar a cada Empleado con el número de Pedidos vendidos por Año Ejemplo de Informes de Resumen de datos en un Gráfico

13. Introducción a Informes Formato Gráfico Empleado con el número de Pedidos vendidos por Año

14. Creando Informes Para crear el Informe puede utilizar el Asistente o la Vista de diseño. Si utiliza el Asistente o la Vista de diseño tendrá que seleccionar la Tabla o Consulta de donde se obtendrá los datos a presentar en el Informe. Seleccione el Objeto Informe . Haga clic botón Nuevo Seleccione Vista diseño o el Asistente para informes Seleccione la Tabla o Consulta y al final clic botón Aceptar

15. Creando Informes Mostrar los Clientes en Formato tabular Asistente para informes

16. Creando Informes Seleccionado los campos que desea incluir en el informe Asistente para informes

17. Creando Informes Para este caso no se agrupará datos (Informe tabular) Asistente para informes

18. Creando Informes Seleccione el campo por el cual se mostrará el informe ordenado. Asistente para informes

19. Creando Informes Seleccione la distribución de los datos Tabular . Asistente para informes

20. Creando Informes Seleccione el Estilo que desea aplicar. Asistente para informes

21. Creando Informes Escriba un Título para el informe. Asistente para informes

22. Creando Informes Resultado del informe Vista preliminar Asistente para informes

23. Creando Informes Mostrar los Clientes agrupados por el País en Formato por Grupos Asistente para informes

24. Creando Informes Seleccionado los campos que desea incluir en el informe Asistente para informes

25. Creando Informes Agregue el campo o campos por el cual se agruparán los datos de los Clientes. Asistente para informes

26. Creando Informes Seleccione el campo por el cual se mostrará el informe ordenado. Asistente para informes

27. Creando Informes Seleccione la distribución de los datos Esquema 1 Asistente para informes

28. Creando Informes Seleccione el Estilo que desea aplicar. Asistente para informes

29. Creando Informes Escriba un Título para el informe. Asistente para informes

30. Creando Informes Resultado del informe Vista preliminar Asistente para informes

31. Creando Informes Mostrar los Empleados Formato Tabular (Apellidos y Nombres en una sola columna) Primero crear la Consulta con el campo Calculado Nombre completo:[Apellidos] & “, “ & [Nombres]

32. Creando Informes Seleccione Vista Diseño y la consulta creada. Vista Diseño

33. Creando Informes Se mostrará la ventana Vista de diseño y las Secciones activadas por defecto ( Encabezado de página / Detalle / Pie de página ) Vista Diseño

34. Creando Informes Secciones que puede utilizar en el Informe. Vista Diseño Encabezado de Informe : Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte superior de la primera página del informe (Título general). Active o Desactive esta sección utilizando el menú Ver / Encabezado o pie de Informe . Encabezado de página : Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte superior de cada página del informe . Active o Desactive esta sección utilizando el menú Ver / Encabezado o pie de página . Encabezado de Grupo : Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte superior de cada Grupo del informe. Para crear un Encabezado por grupo elija el menú Ver / Ordenar y Agrupar .

35. Creando Informes Secciones que puede utilizar en el Informe. Vista Diseño Detalle : Coloque aquí la información que desea imprimir línea por línea en el informe (Registros) Pie de página : Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte inferior de cada página del informe . Active o Desactive esta sección utilizando el menú Ver / Encabezado o pie de página . Pie de Grupo : Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte inferior de cada Grupo del informe. Para crear un Encabezado por grupo elija el menú Ver / Ordenar y Agrupar . Pie de Informe : Coloque aquí la información que desea imprimir en la parte inferior de la última página del informe (Resumen general).

36. Creando Informes Vista Diseño

37. Creando Informes Antes de empezar a diseñar el informe, configure la página donde se imprimirá el informe. Vista Diseño Por ejemplo especifique que tendrá un Margen izquierdo y derecho de 2cm . y utilizará un tamaño de papel A4 (21cm x 29.7cm.) en Orientación Vertical . Para esto elija el menú Archivo / Configurar página Luego cambie el ancho de las Secciones (espacio que utilizará para imprimir datos) dependiendo lo establecido en la Configuración de página, para este ejemplo el Ancho de las secciones será un máximo de 17cm .

38. Creando Informes Vista Diseño

39. Creando Informes Vista Diseño Cambiar el Ancho de las Secciones

40. Creando Informes Vista Diseño Si el ancho de las secciones sobre pasa los especificado en la Configuración de página, es decir (Ancho de papel – Suma de margen izquierdo y derecho) y No se ha colocado datos en ese espacio, Access mostrará un mensaje, al visualizar la Vista Preliminar. Si elige Aceptar mostrará el contenido del Informe dejando una página en blanco.

41. Creando Informes Vista Diseño Si el ancho de las secciones sobre pasa los especificado en la Configuración de página, es decir (Ancho de papel – Suma de margen izquierdo y derecho) y Sí se ha colocado datos en ese espacio, Access mostrará los datos recortados en la siguiente página, al mostrar la Vista Preliminar. El Ancho de las secciones debería ser 17cm. Según los especificado en la configuración de página

42. Creando Informes Vista Diseño Página 1 Página 2

43. Creando Informes Ahora si empiece a Agregar controles Etiquetas y Cuadros de texto , etc para diseñar el informe. Vista Diseño

44. Creando Informes Agregue una Etiqueta en el Encabezado del Informe , para que imprima el texto Listado de Empleados . Vista Diseño Luego aplique el formato que desee. Si desea imprimir la Fecha y la Hora del sistema, en el Encabezado del informe , agregue dos Cuadros de texto y coloque la expresión =Fecha() y =HoraActual() respectivamente. Etiqueta Cuadro de texto

45. Creando Informes Agregue cuatro Etiquetas y una Línea en el Encabezado de página , para que imprima el texto Nº de empleado, Nombre completo, Teléfono y Foto respectivamente. Vista Diseño Luego aplique el formato que desee.

46. Creando Informes Agregue tres Cuadro de texto y un Marco de objeto dependiente en el Detalle y elimine la Etiqueta que adjunta cada control. Vista Diseño Luego establezca el Campo a mostrar en cada control, utilice la propiedad Origen de control .

47. Creando Informes Agregue un Cuadro de texto en el Pie de página y elimine la Etiqueta que adjunta. Vista Diseño Luego coloque la siguiente Expresión ="Página " & [Página] & " de " & [Páginas] para mostrar la Página actual y el Número de páginas del informe. Página 1 de 3

48. Creando Informes Agregue una Etiqueta en el Pie de inform , para que imprima el siguiente texto Elaborado por: Ricardo Marcelo V. Vista Diseño

49. Creando Informes Diseño final del infirme Vista diseño . Vista Diseño

50. Creando Informes Diseño final del infirme Vista preliminar . Vista Diseño

51. Creando Informes Crear el informe usando Vista Diseño Pedidos con su Detalle del pedido y el Cliente que realizo el Pedido

52. Creando Informes Vista Diseño Primero cree una Consulta con los datos a utilizar en el informe.

53. Creando Informes Seleccione Vista Diseño y la consulta creada. Vista Diseño

54. Creando Informes Active el Encabezado de informe . Vista Diseño Cree un Encabezado y pie de Grupo IdPedido , elija el menú Ver / Ordenar y agrupar Crear el Encabezado y Pie de Grupo

55. Creando Informes Reduzca el alto o desactive el Encabezado y pie de página , por que no colocaremos ninguna información dentro para este caso. Vista Diseño Configure la página y luego cambie el Ancho de las Secciones dependiendo la configuración realizada. Cuando agregue los controles para mostrar el contenido un campo en el Detalle puede utilizar la Lista de campos .

56. Creando Informes Resultado final de l Diseño del Informe Vista Diseño