El documento describe las características y funcionalidades de Microsoft Access. Access es una aplicación de base de datos que permite almacenar y gestionar información de forma estructurada en tablas. Permite crear consultas para extraer y filtrar datos, informes para visualizar la información de manera personalizada, y establecer relaciones entre tablas.

1. Gabriela Chiliquinga
Microsoft Access
COMPUTACIÓN
AVANZADA

2. MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access es una de las aplicaciones que vienen incluidas en la
suite ofimática Microsoft Office en su versión profesional. Y es una de
esas aplicaciones que por desconocimiento la mayoría de las veces
nunca abrimos
Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una
base de datos.
Access es un gestor de datos que recopila
información relativa a un asunto o propósito
particular, como el seguimiento de pedidos de
clientes o el mantenimiento de una colección de
música, etcétera.

3. CARACTERÍSITCAS
Access es gráfico, por lo que
aprovecha al máximo la potencia
gráfica de Windows, ofreciendo
métodos usuales de acceso a los
datos y proporcionando métodos
simples y directos de trabajar con la
información.
Access facilita la administración
de datos, ya que sus posibilidades
de consulta y conexión le ayudan a
encontrar rápidamente la
información deseada, cualquiera
que sea su formato o lugar de
almacenamiento.
Con Access es posible producir
formularios e informes sofisticados
y efectivos, así como gráficos y
combinaciones de informes en un
solo documento.
Access permite lograr un
considerable aumento en la
productividad mediante el uso de
los asistentes y las macros. Estos
permiten automatizar fácilmente
muchas tareas sin necesidad de
programar.

5. TABLAS EN ACCESS
Es la forma mas simple, en ellas almacenamos los
datos de forma estructurada.
Al crear una base de datos,
almacena sus datos en tablas
(listas basadas en temas que
contienen filas y columnas).
Por ejemplo, puede crear una
tabla de Contactos para
almacenar una lista de
nombres, direcciones y
números de teléfono o una
tabla de Productos para
almacenar información sobre
los productos.

6. CARACTERÍSITCAS
•Las características y comportamiento de tablas y campos se
definen y se controla mediante las propiedades.
• Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de
propiedades de la tabla. Por ejemplo, puede establecer la
propiedad vista predeterminada de una tabla para especificar
cómo se muestra forma predeterminada.

7. RELACIONES DE TABLA
Aunque cada tabla almacena datos sobre un tema
diferente, las tablas de una base de datos suelen
almacenar datos sobre asuntos que están relacionados
entre sí. Por ejemplo, puede que una base de datos
contenga:
· Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y
sus direcciones.
· Una tabla de productos con los productos a la venta,
incluidos los precios e imágenes de cada artículo.
· Una tabla de pedidos en la que se realice un
seguimiento de los pedidos de los clientes

8. CLAVES
Clave principal Una tabla puede
tener solamente una clave principal.
Una clave principal está compuesta de
uno o más campos que identifican
cada registro almacenado en la tabla
de forma exclusiva. A menudo, hay un
número de identificación único, como
un número de identificador, un
número de serie o un código, que sirve
de clave principal.
Clave externa Una tabla puede tener
una o más claves externas. Este tipo de
clave contiene valores que se
corresponden con los valores de la clave
principal de otra tabla. Por ejemplo,
puede tener una tabla Pedidos en la que
cada pedido tenga un número de
identificación de cliente que se
corresponda con un registro de una
tabla Clientes. El campo de
identificador de cliente es una clave
externa de la tabla Pedidos.

9. VENTAJAS
Coherencia Dado
que cada elemento de
datos se registra solo
una vez en una sola
tabla, existen menos
posibilidades de
ambigüedad o
incoherencia. Por
ejemplo, almacena el
nombre de un cliente
solamente una vez en
una tabla sobre
clientes en lugar de
hacerlo en reiteradas
ocasiones (y
posiblemente sin
coherencia) en una
tabla que contenga
datos de pedidos.
· Eficacia Registrar
los datos en una sola
ubicación implica el
uso de menos espacio
en disco. Además, las
tablas de menor
tamaño tienden a
proporcionar datos
más rápidamente que
las de mayor tamaño.
Por último, si no usa
tablas diferentes para
asuntos diferentes,
especificará valores
nulos (ausencia de
datos) y redundancias
en las tablas.
·Comprensibilid
ad El diseño de
una base de datos
es más fácil de
comprender si los
asuntos está
separados en
tablas de manera
apropiada.

10. CONSULTAS
De las tablas, si queremos, podemos extraer información filtrada según
nuestras necesidades, o actualizar algunos datos concretos, o elimiar ciertos
registros que cumplan una determinada condición. Para todo es y mucho
mas se usan las consultas.

11. ¿CÓMO SE UTILIZAN LAS
CONSULTAS?
Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar
para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información
de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de
clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla
vehículos para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente.
Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar
información que no podrías averiguar examinado cada uno de los registros de
la tabla de datos.
Importante...
Cuando se ejecuta una consulta, los
resultados se presentan en una tabla.
Pero cuando la estás diseñando, te
aparecerá la vista Diseño de consulta.
Allí, podrás hacer toda la
configuración de datos para tus
búsquedas.

12. DISEÑO DE CONSULTA
• Haz clic en el
botón Ver para
que puedas
acceder a la lista
desplegable que
te mostrará las
diferentes
opciones de vista
para las
consultas.
Vista de
consulta

13. • Después de diseñar la consulta, haz
clic en el botón Ejecutar para que
puedas ver los resultados de tu
búsqueda en una tabla.
Botón
ejecutar
consulta
• Todas las tablas que decidas incluir en una
consulta aparecerán como pequeñas ventanas
en la parte superior de la pantalla, este
espacio es conocido con el nombre de Panel
de relación de objeto. Cada ventana
contiene una lista con el nombre de todos los
campos disponibles en tabla que
seleccionaste.
Panel de
relación de
objeto

14. INFORMES
 Y como máximo exponente tenemos los informes que
podemos configurar a nuestro gusto y antojo, con los
datos que nos apetezca, colores, gráficas y posición de
los mismos según nos plazca.

15. ELEMENTOS DE UN INFORME
 En Access, el diseño de los informes
se divide en secciones. En una base
de datos cliente, se puede ver el
informe en vista Diseño para mirar
sus secciones. En vista Presentación,
las secciones no son tan obvias, pero
siguen ahí y se pueden seleccionar
mediante el uso de la lista
desplegable en el grupo Selección
de la ficha Formato. Para crear
informes útiles, debe comprender
cómo funciona cada sección.

16. CREAR UN INFORME
 Existen dos métodos:
 Seleccionamos la tabla o consulta de la que queremos
hacer un informe y pulsamos la opción Informes en la
ficha Crear. Este es el método más sencillo para crear
informes, sin embargo, no tenemos ningún tipo de control
sobre los campos elegidos y sobre el diseño del informe.

17. También podemos crear informes
mediante el asistente para
informes disponible en la ficha
Crear. Describimos ahora los pasos
de este asistente:
1. En este primer paso elegimos los campos que
deseamos incluir en el informe. Podemos
seleccionar datos de más de una consulta o tabla.
En primer lugar elegimos la tabla o consulta (parte
superior). Nos aparecerán los campos disponibles
en la lista de la izquierda. Debemos seleccionar los
campos que nos interesen pasándolos a la lista de la
derecha usando los botones con forma de flecha
que están entre ambas listas.
Cuando hayamos elegido todos los campos que
deseemos pulsamos al botón Siguiente >.

18. 2. Este paso del asistente sólo aparecerá si hemos
seleccionado campos de más de una tabla o
consulta. Indicaremos cómo deseamos ver los
datos en el informe.
Elegimos la opción deseada y continuamos con el
paso Siguiente.
3. En este paso podemos agregar algún nivel de
agrupamiento. Siguiente.
4. En este paso podemos indicar algún criterio de
ordenación. Siguiente.

19. 5. Elegimos la distribución de los datos en el
informe y la orientación de la hoja. Siguiente.
6. Elegimos el estilo que deseamos aplicar al
informe. Siguiente.
Por último escribimos el nombre para el
informe.
Pulsamos finalizar y, si hemos dejado marcada
la opción Vista previa del
informe, visualizaremos el informe resultante.
Además este informe se habrá guardado en el
panel de exploración con el nombre que le
hayamos indicado.

20. VISTA PRESENTACIÓN
 Esta es una vista que tenemos disponible para hacer
modificaciones en los informes ya creados. Accedemos
a ella si abrimos un informe y acudimos a la
opción Ver de la ficha Inicio.