Este acuerdo establece pautas y lineamientos para el manejo adecuado de la correspondencia en una empresa, incluyendo definiciones clave, procedimientos para la radicación, numeración, control y conservación de comunicaciones internas y externas, ya sean recibidas o enviadas, en formato físico o electrónico. Asimismo, determina responsabilidades sobre firmas, horarios de atención al público e imagen corporativa.

1. ACUERDO No. 060
Correspondencia
Habla de pautas y lineamientos para el manejo de la
correspondencia
Art. 1 Establecer lineamientos Cumplir con los programas de gestión
documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento,
conservación y consulta de los documentos.
Art. 2 Definiciones
Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas por
la entidad que lo mande
Correspondencia: comunicación de carácter privada
Documento electrónico de archivo: documento recibido de manera
electrónica
Documento Original: conserva sus características de cómo surge de área
productora
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario
público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
Radicación de comunicaciones oficiales: constancia donde me da una
fecha, hora, y quien lo recibe.
Registro de Comunicaciones oficiales: subir el documento en una base
de datos
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos
Tabla de retención documental: series o subseries para la identificación
del documento
Art. 3 Gestión de unidades de correspondencia: Espacio físico

2. Art. 4 Firmas responsables: Persona encargada de firmar los
documentos que son internos o externos
Art. 5 Procedimientos de radicación: Las empresas debe velar por la
transparencia en la digitalización de los documentos
Art. 6 Numeración de actos administrativos: Las oficinas debe llevar
un registro o control de todo lo que se produzca
Art. 7 Comunicaciones internas: Los que se dan entre áreas
Art. 8 Control de comunicaciones oficiales: Se debe diligenciar un
formato de las comunicaciones enviadas y recibidas
Art. 9 Conservación documental: Las empresas son encargadas de
generar programas de gestión documental
Art. 10 Comunicaciones oficiales recibidas: Deben ser verificadas
Art. 11 Comunicaciones oficiales enviadas: Programa de seguimiento
y control
Art. 12 Comunicaciones oficiales fax: Verificar que si se pasan las
hojas completas, extraerlas y registrar el nombre
Art. 13 Comunicaciones oficiales correo: Cuando se mande una
comunicación enviarlo por el correo corporativo
Art. 14 Imagen corporativa: Logo que tiene la empresa
Art. 15 Horarios atención público: El horario que maneja la empresa
para atención al público
Art. Rige a partir de su publicación