Este documento describe la técnica de muestreo archivístico, que permite conservar una porción representativa de un gran volumen de documentos. Explica que el muestreo implica seleccionar una muestra de documentos usando criterios estadísticos o de calidad para que la información retenida refleje el conjunto total. También discute los métodos, ventajas y desafíos del muestreo, especialmente con documentos electrónicos. Concluye que el muestreo requiere especialización de los archiveros para aplicarlo de manera efect
Administracion electronica: Tecnologías al servicio del ciudadanoAntonio Sanz Alcober
Este documento describe cómo las tecnologías electrónicas pueden usarse para mejorar la administración pública y los servicios al ciudadano. Explica diferentes tecnologías como la nube, dispositivos móviles y herramientas de Google. También presenta casos de éxito de administraciones que han adoptado estas tecnologías. Finalmente, discute la importancia de la interoperabilidad y la seguridad al implementar soluciones de administración electrónica.
Política nacional de_gobierno_electrónico_2013_2017David Coz Seguil
Este documento presenta la Política Nacional de Gobierno Electrónico 2013-2017 en Perú. La política busca fortalecer el gobierno electrónico en las entidades públicas, acercar el estado a los ciudadanos a través de las tecnologías de la información, garantizar la seguridad y confidencialidad de la información pública, fomentar la inclusión digital de todos los ciudadanos, y promover el desarrollo de una sociedad de la información y el conocimiento en el país. La política fue desarrollada con la participación de diversos
1) El documento analiza el concepto de gobierno electrónico, sus definiciones, evolución, tendencias y beneficios. 2) Explica que el gobierno electrónico busca mejorar los servicios a ciudadanos y organizaciones a través del uso de las TIC, mejorar procesos institucionales y facilitar la transparencia y participación ciudadana. 3) Finalmente, resalta que la implementación de una estrategia de gobierno electrónico debe estar alineada con la planificación estratégica de cada institución y las estrategias digitales del
El documento discute los beneficios de implementar un sistema de gestión de documentos digitales, incluyendo un incremento en la eficiencia, reducción de costos, y menor riesgo de pérdida de documentos. Expertos recomiendan realizar una evaluación del software y hardware, así como realinear los procesos internos para garantizar el éxito de la digitalización. La participación de todos los departamentos de la empresa es clave para cambiar la cultura del uso del papel.
Digitalizacion de Documentos - Administracion de ContenidosPALESTRA
La empresa PALESTRA (Lima - Peru) brinda servicios de Digitalizacion de Documentos y Administracion de Contenidos, Organizacion de Archivos de Documentos, implantacion de Sistemas de Flujo Documentario, Escaneo inteligente y busqueda de imagenes de documentos a partir de indices de busqueda.
La digitalización con valor legal (microformas) nace en el Perú a inicios de los 90’s a fin de dar seguridad al proceso técnico de digitalización y para garantizar la inalterabilidad de los documentos digitalizados.
Introduce la figura del «Tercero Neutral» (Fedatario Informático) en el proceso, a quien se le asigna responsabilidades de supervisión pero también es el responsable Penal por alguna irregularidad.
A través del proceso de microformas el documento digitalizado sustituye al documento físico con Valor Legal y probatorio, por esta razón permite la destrucción de los documentos físicos que hayan seguido este proceso.
Las entidades/empresas deben certificar su Línea de Producción de Microformas (LPM) para poder realizar estos procesos.
Este documento presenta una introducción a las técnicas de documentación. Explica que la documentación es importante para las empresas y organizaciones ya que permite la planificación y el desarrollo de procesos. Luego describe algunas técnicas documentales como la selección, identificación, análisis y almacenamiento de documentos, así como su difusión. Finalmente, ofrece definiciones de conceptos clave como documentación, documento y sus funciones.
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1) El documento analiza el concepto de gobierno electrónico, sus definiciones, evolución, tendencias y beneficios. 2) Explica que el gobierno electrónico busca mejorar los servicios a ciudadanos y organizaciones a través del uso de las TIC, mejorar procesos institucionales y facilitar la transparencia y participación ciudadana. 3) Finalmente, resalta que la implementación de una estrategia de gobierno electrónico debe estar alineada con la planificación estratégica de cada institución y las estrategias digitales del
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Digitalizacion de Documentos - Administracion de ContenidosPALESTRA
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Introduce la figura del «Tercero Neutral» (Fedatario Informático) en el proceso, a quien se le asigna responsabilidades de supervisión pero también es el responsable Penal por alguna irregularidad.
A través del proceso de microformas el documento digitalizado sustituye al documento físico con Valor Legal y probatorio, por esta razón permite la destrucción de los documentos físicos que hayan seguido este proceso.
Las entidades/empresas deben certificar su Línea de Producción de Microformas (LPM) para poder realizar estos procesos.
Este documento presenta una introducción a las técnicas de documentación. Explica que la documentación es importante para las empresas y organizaciones ya que permite la planificación y el desarrollo de procesos. Luego describe algunas técnicas documentales como la selección, identificación, análisis y almacenamiento de documentos, así como su difusión. Finalmente, ofrece definiciones de conceptos clave como documentación, documento y sus funciones.
Este documento discute la importancia de elegir un tema de investigación apropiado y desarrollar un enfoque metodológico sólido. Explica que un buen tema debe ser atractivo, importante, novedoso, original y factible de estudiar. También destaca la necesidad de delimitar con precisión el alcance del tema. Luego, enfatiza la importancia de utilizar métodos analíticos, sintéticos, deductivos e inductivos de manera equilibrada y adecuada a la naturaleza del tema. Finalmente,
Este documento presenta una guía para la elaboración de protocolos de investigación. Explica que los protocolos son formularios que sistematizan la presentación de proyectos de investigación para su evaluación y apoyo financiero. La guía provee orientación general para investigadores principiantes en proyectos relativamente complejos. El objetivo es que sea una herramienta práctica y de fácil uso.
Tecnicas e instrumentos de medicion cualitativaJorge Baylon
Este documento describe las diferentes técnicas e instrumentos utilizados en la investigación cualitativa. Explica brevemente los métodos cualitativos como la fenomenología y la etnografía, y define técnicas e instrumentos. Luego lista y describe técnicas comunes como la observación, entrevistas y cuestionarios, e instrumentos como grabaciones de video y historias de vida. El objetivo es dominar cada técnica para decidir la más adecuada en cada caso.
Este documento presenta información sobre la visita que realizó el autor a dos archivos, uno público (Escuela Superior de Administración Pública) y uno privado (Universidad Santiago de Cali). En cada archivo, el autor realizó preguntas sobre temas como la documentación que se maneja, las tablas de retención documental, el control de correspondencia, y las etapas del ciclo vital de los documentos. Adicionalmente, el documento define conceptos archivísticos como fondo documental, serie, tipos documentales, tablas de valoración y retenc
Este documento presenta el taller #4 de la asignatura Metodología de la Investigación de un grupo de 8 estudiantes de la carrera de Criminalística y Ciencias Forenses de la Universidad Metropolitana de Educación, Ciencias y Tecnología. El taller incluye la definición y explicación de las fases de un proceso de investigación, los tipos de investigación existentes y ejemplos de cada uno, y las instituciones que apoyan la investigación en Panamá.
Este documento presenta el taller #4 de la asignatura Metodología de la Investigación de la carrera de Criminalística y Ciencias Forenses de la Universidad Metropolitana de Educación, Ciencias y Tecnología. El taller fue realizado por 8 estudiantes y aborda temas como las fases del proceso de investigación, los tipos de investigación, y el estado actual de la investigación en Panamá. Además, explica las instituciones gubernamentales y no gubernamentales que apoyan la investigación en el país.
Guía para la difusión de productos en archivos : Orientaciones para administr...LuisFernandoSierraEs1
Este documento presenta una guía práctica para la difusión de productos en archivos, con el fin de facilitar la implementación del marketing en esta área. La guía contiene información sobre conceptos clave como productos de archivo y difusión, e identifica problemas actuales en la temática archivística. Asimismo, propone parámetros para formular el desarrollo de productos básicos en archivos y cuenta con anexos como diagramas y formatos que apoyan su aplicación. El objetivo final es proveer una herramienta que permita a los administ
Este documento describe los pasos clave en el diseño de una metodología de investigación. Explica que los proyectos de investigación permiten aclarar objetivos, métodos e instrumentos para llevar a cabo procesos más complejos que las actividades cotidianas. También destaca la importancia de elegir un tema de investigación que sea interesante, importante, novedoso, original, viable y preciso. Finalmente, resalta las técnicas comúnmente empleadas como fichas y cuestionarios para recopilar y organizar información de manera sistemática durante
El documento describe las técnicas y elementos de la documentación de sistemas. Introduce la importancia de la documentación para las organizaciones y explica que existen diversas técnicas y metodologías para elaborar documentación que satisfaga las necesidades de cualquier organización. También define conceptos clave como documentación, documento, y documentar, y explica funciones y características de la documentación de sistemas.
El documento describe la documentación como el acto de reunir y difundir documentos sobre un tema. Explica que la documentación de sistemas debe ser relevante, exhaustiva, rápida y económica. También define documento y describe sus funciones como permitir la comunicación, enseñanza y formar una memoria colectiva. Finalmente, explica que la documentación es importante para entender y corregir sistemas ya que proporciona detalles sobre su funcionamiento.
El documento describe la documentación como el acto de reunir y organizar documentos sobre un tema para su difusión. Explica que la documentación de sistemas debe ser relevante, exhaustiva, rápida y económica. También define documento y describe sus funciones como permitir la comunicación, enseñanza y formar una memoria colectiva. Finalmente, explica que una documentación válida debe ser original, fiable, utilizable y que existen documentos confidenciales.
Curso Presencial Sistema de Tramite Documentario 2017RC Consulting
Curso Presencial: SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO Y GESTIÓN DE ARCHIVOS
Inicio: 7, 8 y 9 de Junio del 2017
Horario: 6:15 a 9:45pm (3 sesiones)
Detalles del Curso: http://bit.ly/2sxAKo7
Inversión: S/.497.00
Para mayor información del curso revisa nuestra página web:
rc-consulting.org
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Escuela de Gobierno y Gestión Pública
Av. Petit Thouars N° 2166 Piso 4, Lince - Lima Perú
Movistar: 9-9911-4921
RPM: # 956991632
RPC: 987-972-131
Fijo: (01) 2661067 Anexo 101
Este documento describe cómo las nuevas tecnologías de la información se están aplicando a la gestión de archivos. Explica que los archivos tradicionalmente se han organizado y descrito usando métodos normalizados, pero que ahora también usan tecnologías como ordenadores, digitalización, microfilmación, redes e Internet para agilizar los procesos archivísticos. También analiza los diferentes soportes electrónicos como discos, CDs y DVDs que se usan para almacenar documentos digitales, y las consideraciones sobre su conservación a largo plaz
Este documento trata sobre la comunicación científica en las ciencias informáticas. Explica que la comunicación científica es el proceso de transmisión y difusión públicas de los conocimientos científicos. También describe los cambios en las publicaciones científicas debido a factores como el acceso abierto y las redes sociales. Finalmente, proporciona información sobre el proceso de producción científica, incluida la organización y escritura de documentos científicos.
Este documento describe las etapas clave de la ejecución de un proyecto de investigación científica. Estas incluyen la búsqueda de información a través de una investigación documental, la obtención de resultados mediante el uso de métodos de recolección y análisis de datos, y la elaboración de un informe final que presente los hallazgos y conclusiones de la investigación.
Este documento describe las etapas clave de la ejecución de un proyecto de investigación científica. Estas incluyen la búsqueda de información a través de una investigación documental, la obtención de resultados mediante el uso de métodos de recolección y análisis de datos, y la elaboración de un informe final que presente los hallazgos y conclusiones de la investigación.
El documento describe la investigación documental como un proceso para analizar información escrita sobre un tema y establecer relaciones entre conceptos. Explica que las fuentes primarias incluyen libros, artículos y tesis, mientras que las fuentes secundarias son resúmenes y referencias. El objetivo es elaborar un marco teórico y encontrar respuestas a preguntas a través de procedimientos documentales que aumenten la certeza y objetividad de la información.
Este documento resume el proceso de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. Explica que en los archivos se conserva información importante de las entidades públicas y privadas que refleja sus actividades. Describe los objetivos de conocer los procesos de gestión documental relacionados con la producción, recepción, distribución y trámite de documentos oficiales. Finalmente, detalla algunas actividades prácticas como visitar archivos para identificar sus etapas del ciclo vital de documentos y conceptos archivísticos.
La documentación consiste en organizar la información para facilitar su localización y acceso en el futuro. Incluye la selección de materiales relevantes, su análisis para extraer palabras clave y resúmenes, almacenamiento y clasificación para recuperación efectiva, y difusión a posibles usuarios. El proceso completo permite gestionar colecciones de manera eficiente y asegurar el valor y seguridad de la información.
Este documento discute la importancia de elegir un tema de investigación apropiado y desarrollar un enfoque metodológico sólido. Explica que un buen tema debe ser atractivo, importante, novedoso, original y factible de estudiar. También destaca la necesidad de delimitar con precisión el alcance del tema. Luego, enfatiza la importancia de utilizar métodos analíticos, sintéticos, deductivos e inductivos de manera equilibrada y adecuada a la naturaleza del tema. Finalmente,
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Tecnicas e instrumentos de medicion cualitativaJorge Baylon
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Guía para la difusión de productos en archivos : Orientaciones para administr...LuisFernandoSierraEs1
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Este documento describe los pasos clave en el diseño de una metodología de investigación. Explica que los proyectos de investigación permiten aclarar objetivos, métodos e instrumentos para llevar a cabo procesos más complejos que las actividades cotidianas. También destaca la importancia de elegir un tema de investigación que sea interesante, importante, novedoso, original, viable y preciso. Finalmente, resalta las técnicas comúnmente empleadas como fichas y cuestionarios para recopilar y organizar información de manera sistemática durante
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Inicio: 7, 8 y 9 de Junio del 2017
Horario: 6:15 a 9:45pm (3 sesiones)
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Fijo: (01) 2661067 Anexo 101
Este documento describe cómo las nuevas tecnologías de la información se están aplicando a la gestión de archivos. Explica que los archivos tradicionalmente se han organizado y descrito usando métodos normalizados, pero que ahora también usan tecnologías como ordenadores, digitalización, microfilmación, redes e Internet para agilizar los procesos archivísticos. También analiza los diferentes soportes electrónicos como discos, CDs y DVDs que se usan para almacenar documentos digitales, y las consideraciones sobre su conservación a largo plaz
Este documento trata sobre la comunicación científica en las ciencias informáticas. Explica que la comunicación científica es el proceso de transmisión y difusión públicas de los conocimientos científicos. También describe los cambios en las publicaciones científicas debido a factores como el acceso abierto y las redes sociales. Finalmente, proporciona información sobre el proceso de producción científica, incluida la organización y escritura de documentos científicos.
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El documento describe la investigación documental como un proceso para analizar información escrita sobre un tema y establecer relaciones entre conceptos. Explica que las fuentes primarias incluyen libros, artículos y tesis, mientras que las fuentes secundarias son resúmenes y referencias. El objetivo es elaborar un marco teórico y encontrar respuestas a preguntas a través de procedimientos documentales que aumenten la certeza y objetividad de la información.
Este documento resume el proceso de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. Explica que en los archivos se conserva información importante de las entidades públicas y privadas que refleja sus actividades. Describe los objetivos de conocer los procesos de gestión documental relacionados con la producción, recepción, distribución y trámite de documentos oficiales. Finalmente, detalla algunas actividades prácticas como visitar archivos para identificar sus etapas del ciclo vital de documentos y conceptos archivísticos.
La documentación consiste en organizar la información para facilitar su localización y acceso en el futuro. Incluye la selección de materiales relevantes, su análisis para extraer palabras clave y resúmenes, almacenamiento y clasificación para recuperación efectiva, y difusión a posibles usuarios. El proceso completo permite gestionar colecciones de manera eficiente y asegurar el valor y seguridad de la información.
1. TECNICA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: EL MUESTREO:
Aída Luz Mendoza Navarro
Fundamentación
El muestreo archivístico, que es una de las técnicas de la Valoración Documental, ha sido
analizado desde varias décadas atrás como una necesidad de conservar una parte de un
conjunto de documentos en los que se encuentra información con posibilidades de utilidad
para la investigación. En ese contexto su importancia está determinada por una serie de
consideraciones que permiten, facilitan y hacen posible su aplicación a través de equipos
integrados por los archiveros apoyados por especialistas en las técnicas específicas de
muestreo, quienes confluyen en estrategias, ideas y criterios que apoyan la decisión de
conservar una porción de un gran volumen documental, en la medida que la custodia de ese
volumen de documentos de archivo no es estrictamente necesario conservarlo en su
totalidad.
Sin embargo, en la práctica archivística y concretamente durante la aplicación del proceso
de valoración documental, resulta poco frecuente que la organización requiera solo de una
parte de la totalidad de una serie documental voluminosa o la organización que tiene la
responsabilidad del destino final ─ archivos nacionales ─ así lo demande; pero, no se
descarta en tanto existen muchas experiencias en el mundo que han tomado el muestreo
como una solución para la conservación de reducidos números de documentos frente a
voluminosas masas documentales por conservar que imposibilita su custodia por muchas
razones. En estas circunstancias distinguidos archiveros durante varias décadas asumieron
el tema como una de la formas de disminuir la gran cantidad de documentos que se
producen en la gestión administrativa, tanto de las organizaciones públicas como privadas,
siendo en las primeras donde el tema se trata con mayor puntualidad y donde puede existir
alguna normativa que señale u oriente los pasos por seguir para su aplicación.
2. MÉTODOS, CRITERIOS, ENFOQUES Y TÉCNICAS PARA EVALUAR DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y MUESTREO
En el año 1981 un estudio RAMP-UNESCO dentro de los múltiples y valiosos trabajos
que se desarrollaron consideró el tema del muestreo. A casi tres décadas de esa publicación
de Felix Hull recordemos el siguiente párrafo: “La decisión de conservar menos de la
totalidad puede suponer, sin embargo algo muy diferente: la selección de una parte del
material tomando como base un método estadístico científico o bien unos criterios de
calidad, y esta operación es lo que recibe el nombre de ‘muestreo de archivo’. 1
Hull
puntualizaba algunos métodos sobre los cuales se podría trabajar el muestreo mencionando
el método estadístico. En efecto, lo más cercano a una intervención por muestreo es el
método en referencia dentro del cual podemos encontrar variantes, pero además señalaba
específicamente, para los archivos, los criterios de calidad. Esos criterios de calidad
pueden ser muy amplios como muy reducidos, y es precisamente donde habrá que
focalizarse para lograr una aplicación eminentemente técnica y apropiada cuando de decidir
se trata, respecto de un conjunto documental del cual se decida conservar una muestra por
ser custodiada en un determinado archivo, teniendo en cuenta siempre las necesidades de
información, en tanto si vamos a conservar, aun cuando sea una pequeña porción de un
gran volumen documental, lo mínimo que pretendemos es que satisfaga las necesidades de
información y sea útil para cualquier consulta, de los contrario no se sostendría la necesidad
de conservar la muestra perdiéndose su sentido.
Siendo tan compleja la producción de documentos, aunque en estos momentos avanzan con
fuerza las aplicaciones informáticas, los documentos se siguen acumulando en el día a día
de la gestión documental en las diversas dependencias de las organizaciones, vemos las
oficinas con papeles que se incrementan y los necesitamos unos más tiempo que otros, pero
no todos podemos conservarlos, tampoco podemos prescindir de grandes cantidades de
documentos porque ponemos en peligro las necesidades de información, de manera que la
valoración nos ayuda a decidir qué conservar y de qué documentos podemos prescindir.
Además, podemos encontrar series o tipos de documentos homogéneos cuya información
podría ser necesaria, pero no en el mismo grado de otros, entonces es cuando se puede optar
por una muestra representativa que aun reducida será de mucha utilidad para explorar,
1
HULL, Felix. (1981). Utilización de Técnicas de muestreo en la conservación de registros: Estudio del
RAMP y directrices al respecto, Programa General de Información y UNISIST, París, pág. 11
3. AÍDA LUZ MENDOZA NAVARRO
describir o explicar las propiedades del gran conjunto de documentación de donde hemos
extraído la muestra. Debemos destacar qué características de los documentos serán
similares, esa condición bastaría para entender ese gran conjunto de documentos cuya
información no tendremos en su totalidad.
Si bien muchos especialistas sostienen que la valoración es un proceso que necesariamente
debe aplicarse debido a la gran cantidad de documentos que genera la administración
pública, también en la actividad privada pasa lo mismo, donde la producción de
documentos es similar, con el añadido que generalmente la normativa que forma parte del
ordenamiento legal de un país no siempre es rigurosamente aplicable a ésta, aunque pueden
tomarla para si, siempre que sea esta su decisión. En estos casos el ‘muestreo’ puede
resultar menos posible debido a que tenemos que reconocer la complejidad de cada una de
las modalidades por aplicar y a considerar los tipos o series documentales que permiten su
aplicación. No obstante, no descartamos este mecanismo técnico-archivístico en la
actividad privada; por el contrario, en ocasiones se constituirá en una valiosa herramienta
para disminuir el volumen documental de ese tipo de organizaciones tal como sucede en la
administración pública. En consecuencia cualquier criterio técnico o normativo se orienta
básicamente a facilitar las decisiones para reducir el número de documentos por conservar
de manera definitiva, sin importar que provengan de la actividad pública o privada porque
la historia se reconstruye con ambos sectores de información.
Cualquier destrucción de documentos, siempre será un riesgo, esto lo venimos repitiendo
durante décadas y es una verdad que reconocemos todos los que alguna vez hemos tenido
que tomar una decisión sobre el particular o emitir una opinión dentro de un colegiado
amparado en la normativa pertinente que lo faculta para esa decisión. Por lo que en general,
el archivero será extremadamente cuidadoso con los criterios y técnicas que le faciliten la
decisión porque al destruir documentos tenemos que pensar, en primera instancia, en las
necesidades de información de la entidad productora y, más allá, en satisfacer al
investigador o usuario futuro de los documentos seleccionados para su conservación
definitiva. Cualquier error puede ser fatal porque puede afectar en diversos aspectos:
culturales, económicos, políticos, administrativos, legales, etc.
4. MÉTODOS, CRITERIOS, ENFOQUES Y TÉCNICAS PARA EVALUAR DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y MUESTREO
Siendo así, podríamos decir que el muestreo resulta menos ‘dañino’, por poner un término,
porque de la totalidad del conjunto documental, tendremos por lo menos una muestra
representativa que científicamente extraída nos permita entender el todo aunque no lo
tengamos de manera física. Sin embargo, tenemos que enfatizar que el muestreo está
supeditado a decisiones que no necesariamente entran en la rigurosidad técnica o científica
absolutas, de todos modos como ocurre en todo proceso de valoración, la subjetividad
estará presente en el archivero, comisión, comité, equipo multidisciplinario, colegiado o
cualquier otro grupo de especialistas convocados para tomar decisiones. De todos modos la
existencia de pautas metodológicas, criterios, técnicas o normas será de valiosa ayuda
aunque estas no puedan ser rigurosamente aplicables, porque siempre deberá existir para la
decisión final cierta amplitud de quienes tienen la facultad de tomarla, no solo para la
elección de las series o los tipos documentales para muestreo, sino del tamaño de la muestra
en relación con la totalidad del conjunto.
Las ventajas entre no contar con ningún documento de una serie que pueda aportar algún
tipo de información y poder retener una muestra representativa es indiscutible, además de
otras relacionadas con su conservación: porque se necesitarán menos estanterías, menos
equipos para su custodia y menos de otros elementos para su conservación. Además, el
investigador podrá conseguir una información que, aunque reducida, refleja el todo, porque
esa es la idea del muestreo.
Como podemos apreciar, las ventajas son varias; sin embargo, no es un tema de sencilla
aplicación, en todo caso se busca que la muestra siempre sea representativa del conjunto en
su totalidad para poder aprovechar las ventajas que hemos puntualizado, además de las
económicas y prácticas, tanto para la entidad conservadora de los documentos muestra,
como para el investigador que podrá aprovechar la información aun cuando será menor en
proporción a la totalidad del conjunto documental. De otro lado le significa ahorro de
tiempo y esfuerzos porque se focalizará en un número mucho menor de documentos sin
perder la idea del total de la información, siempre que el muestreo obedezca a técnicas y
criterios que logren ese objetivo.
5. AÍDA LUZ MENDOZA NAVARRO
Un tema que no podemos dejar de mencionar es, si el muestreo es ventajoso cuando se trata
de documentos en otro tipo de soporte diferente al papel. Si bien el estudio RAM-UNESCO
antes referido incursionó, de alguna manera, en documentos cartográficos, audiovisuales y
registros legibles por máquina, señalando “que existe una diferencia fundamental en el
modo de enfocar la evaluación y, que salvo en casos muy especiales, esto puede excluir
automáticamente el empleo de métodos de muestreo que tanto aprecian los estadísticos, si
bien ocasionalmente pueden ser apropiados otros métodos. Hay que tener en cuenta
factores adicionales: en ciertos campos muy especializados, quienes custodian los registros
no han llegado a amoldarse a la archivología tal como suele aceptar esta teoría; se
consideran más como conservadores que como archiveros y esto determina su actitud ante
la metodología. El segundo es que únicamente en los archivos más importantes se dispone
de la tecnología moderna, y hasta hace muy poco tiempo los interesados no se habían
enfrentado con un problema que pueda acarrear la adopción de técnicas de muestreo” 2
Indudablemente los nuevos soportes y en especial los documentos electrónicos que se han
generado desde la publicación en referencia a la fecha son inconmensurables y el desarrollo
de la gestión documental a través de estos medios se va incrementando progresivamente, no
obstante los estudios sobre el particular escasean, pero ante una realidad que no podemos
soslayar será necesario también abordar el problema donde la aplicación del muestreo, sin
adelantar opinión, merece investigaciones puntuales para descubrir si las técnicas y criterios
serán los mismos u observarán algunas diferencias con respecto a los documentos en
soporte de papel, más aun cuando el crecimiento de estos documentos, sin que se visualice
objetivamente, crece día a día. Aunque el almacenamiento de grandes cantidades de
documentos por medios electrónicos, al parecer no ofrece mayor inconveniente que la
adquisición de equipos que puedan almacenarla, la reducción de información contenida en
los documentos electrónicos, a nuestro entender también es necesario abordarla porque las
ventajas de la aplicación del muestreo en ese tipo de documentos también podrían ser
factibles de encontrársele puntos favorables. Adicionalmente la muestra a conservarse ─
2
Ibídem, pág. 35
6. MÉTODOS, CRITERIOS, ENFOQUES Y TÉCNICAS PARA EVALUAR DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y MUESTREO
siempre de valor permanente ─ deberá gozar de condiciones de autenticidad y preservación
a largo plazo.
Por lo expuesto, convenimos en que el muestreo exige a los archiveros cierta
especialización, adiestramiento y destrezas específicas en métodos científicos que pueden
serle desconocidos pero que su profesión le obliga a conocer, investigar e indagar sobre su
aplicación, apoyándose en especialistas en las técnicas propias de las diversas modalidades
de muestreo para poder aplicarlo óptimamente, haciendo prevaler su aporte desde el campo
de la Archivística en razón de la protección de los documentos que pudiendo ser destruidos,
queda algún resquicio de duda que determina la conservación de, por lo menos, un conjunto
reducido de ellos por muestreo.