El documento describe las técnicas y elementos de la documentación de sistemas. Introduce la importancia de la documentación para las organizaciones y explica que existen diversas técnicas y metodologías para elaborar documentación que satisfaga las necesidades de cualquier organización. También define conceptos clave como documentación, documento, y documentar, y explica funciones y características de la documentación de sistemas.

1. TÉCNICAS Y ELEMENTOS DE LA
DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS:
Nombre: Edison O. Toapanta T.
Curso: 3ero Informática – ITS “Vicente
León”.
Materia: Tecnicas de Documentación.
Docente: Ing. Eulalia Corrales.
2018 – 2019

2. INTRODUCCIÓN
En el mundo globalizado de hoy es necesario que las
empresas, instituciones públicas, entre otros, cuenten con un sistema
documental de sus procedimientos, servicios y funciones; ya que la
documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad y
planificación, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar dela
organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos
los procesos, la toma de decisiones y permitir las auditorías.

3. Existen diversas técnicas, elementos y
metodologías con los cuales se puede elaborar
la documentación que nos permita atacar las
necesidades que tenga cualquier tipo de
organización o cliente; de manera tal que la
documentación a implementar cumpla con los
requisitos, permita el desarrollo y la
permanencia en el mercado

4. TÉCNICAS DOCUMENTALES
Los profesionales que realizan
funciones o actividades diversas
en fondos
documentales reciben nombres dis
tintos como: documentalistas, bibli
otecarios, analistas, científicos
de la información,
archivistas, informáticos document
ales, etc.

5. ALGUNOS CONCEPTOS
SOBRE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN
a) “Ciencia interdisciplinaria que investiga el comportamiento de la información, las fuerzas
que gobiernan el uso y el flujo de la misma y las técnicas, tanto manuales como mecánicas,
para procesar la información para sus óptimos almacenamientos,recuperación y
diseminación.” (BORKO, 1968)
b)“El campo como particularmente inte
resado en mensajes registrados oalmac
enados, su creación o marcas distintivas
o documentos, su propagación y
uso.”(TAYLOR, 1966)
c) “El estudio de los procesos
productivos de información en
cualquier sistema deinformación en
que pueden ocurrir.” (HAYES y BECKER,
1970)

6. ¿QUÉ ES LA
DOCUMENTACIÓN?
En términos generales, la documentación es el acto de reunir documentos sobre un
tema dado y el tratamiento de éstos en vistas a su difusión.
CAMPO DE LA DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS:
Son aquellos que esporádica o periódicamente tienen necesidad de documentarse
con motivo de estudio, trabajo, investigación, docencia, formación permanente,
decisión, etc.

7. CARACTERÍSTICAS DE LA
DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS:
• Pertinencia: los documentos que se proporcionan
deben responder a las necesidades específicas de los
utilizadores.
•Exhaustividad: deben proporcionarse al usuario
todos los documentos que respondan a sus
necesidades.
• Rapidez: los documentos pertinentes deben
transmitirse al usuario interesado inmediatamente
después de su publicación.
• Economía: el coste de la Documentación debe ser
mínimo

8. NOCIÓN DE DOCUMENTO
Documento proviene del latín documentum, de doceo , es, ere, enseñar. …Escrito
conque se prueba, acredita o hace constar alguna cosa. Desde un análisis
administrativo se hace necesario delimitar la definición o noción de documento y, a
su vez, referirse a su naturaleza.
El documento es definido como el escrito susceptible de poder contribuir como
prueba a los hechos en un proceso determinado. En el sentido extenso delvocablo,
es un acto humano perceptible que puede servir de prueba para
determinadoshechos de un proceso

9. FUNCIONES DE UN DOCUMENTO
• Permite la comunicación humana.
• Es un medio muy valioso de formación y enseñanza.
• Puede materializar todos los conocimientos humanos formando, de este
modo, una memoria colectiva
UN DOCUMENTO VÁLIDO DEBE SER:
Original: Es decir, de primera mano. Fruto de un estudio o investigación.
• Fiable: Digno de crédito. Identificación de autores y fuentes.
•Utilizable: Con posibilidad de difusión. De fácil acceso a los utilizadores.
• Documentos confidenciales: de utilidad limitada.

10. ¿QUÉ SIGNIFICA DOCUMENTAR?
El acto de proporcionar o recibir, en función de una necesidad definida y
específica formulada por un utilizador (individuo o grupo), los elementos de
información documental correspondientes a su demanda
¿QUIÉN NECESITA DOCUMENTARSE?
Aquel o aquellos esporádicamente interesados en un problema y que precisan
información y documentos para solucionarlo. Aquel o aquellos que tienen una
necesidad constante de información para evolucionar, revolucionar y seguir de
cerca el progreso de las ciencias, de las técnicas y de las humanidades.