Guía para la difusión de productos en archivos : Orientaciones para administradores de archivos

Universidad de La Salle
Universidad de La Salle
Ciencia Unisalle
Ciencia Unisalle
Especialización en Sistemas de Información y
Gerencia de Documentos
Escuela de Humanidades y Estudios Sociales
1-1-2006
Guía para la difusión de productos en archivos : Orientaciones
Guía para la difusión de productos en archivos : Orientaciones
para administradores de archivos
para administradores de archivos
Luis Fernando Sierra Escobar
Universidad de La Salle, Bogotá
Alexandra Celis Ávila
Universidad de La Salle, Bogotá
Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/esp_sistemas_informacion
Citación recomendada
Citación recomendada
Sierra Escobar, L. F., & Celis Ávila, A. (2006). Guía para la difusión de productos en archivos :
Orientaciones para administradores de archivos. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/
esp_sistemas_informacion/39
This Trabajo de grado - Pregrado is brought to you for free and open access by the Escuela de Humanidades y
Estudios Sociales at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Especialización en Sistemas de
Información y Gerencia de Documentos by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information,
please contact ciencia@lasalle.edu.co.

GUIA PRÁCTICA PARA LA DIFUSIÓN DE PRODUCTOS EN ARCHIVOS:
ORIENTACIONES PARA ADMINISTRADORES DE ARCHIVO
ALEXANDRA CELIS AVILA
LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
DIVISIÓN DE FORMACIÓN AVANZADA
ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GERENCIA DE
DOCUMENTOS
BOGOTA D.C.
2006

GUIA PRÁCTICA PARA LA DIFUSIÓN DE PRODUCTOS EN ARCHIVOS:
ORIENTACIONES PARA ADMINISTRADORES DE ARCHIVO
LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR
Informe final presentado como requisito parcial para optar al Titulo de Especialista
en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos
Asesores
HECTOR ELIAS PINZON TORRES
Magíster en Análisis de Problemas Políticos,
Económicos e Internacionales Contemporáneos
CARLOS ALBERTO ZAPATA CARDENAS
Magíster en Documentación Digital
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
DIVISIÓN DE FORMACIÓN AVANZADA
ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GERENCIA DE
DOCUMENTOS
BOGOTA D.C.
2006

La documentación tiene una razón insoslayable:
La Consulta. si consideramos que la misma no
va a ser consultada jamás, no haría falta
conservarla; con destruirla o eliminarla, nos
ahorraríamos espacio, problemas de
conservación y dinero. ( Aurelio Tanodi, 2004)

Nota de Aceptación
Coordinador de la Especialización
Asesor del Trabajo
Asesor del Trabajo
Jurado
Jurado
Bogota D.C., 25 de noviembre de 2006

DEDICATORIA
A mis padres Hernando Celis Cantor y Yolanda Avila Duarte, por enseñarme que
la libertad del hombre se hace realidad a través del pensamiento y por el mayor
regalo “La educación basada en principios y valores” y por supuesto a Jorge
Arciniegas por su apoyo incondicional en este proyecto de mi vida, por sus
maravillosas palabras que nunca me han faltado y sus consejos que con
seguridad salieron de su corazón.
A mi mamá (q.e.p.d) por ser mi guía e inspiración en los momentos difíciles de la
vida, a mi papá por inculcarme siempre los valores fundamentales del ser humano
y a mi hermano Juan Carlos por ser un apoyo incondicional y brindarme sus
invaluables consejos.
LUIS FERNANDO SIERRA

AGRADECIMIENTOS
Los autores expresa sus agradecimientos a:
A la Profesora Mariela Álvarez Rodríguez por habernos iniciado en la teoría y la
práctica archivística e incentivarnos para continuar en ella.
Al Profesor Héctor Elías Pinzón Torres por el acompañamiento permanente y por
la dedicación de su tiempo, pero sobre todo por las múltiples enseñanzas que ha
dejado en nosotros.
A la Universidad de la Salle y en especial a la Comunidad de Hermanos, por
apoyar nuestro crecimiento profesional, personal y académico en las Ciencias de
la Información y la Gerencia de Documentos.
Y gracias también a todos los que de alguna manera nos acompañaron a lo largo
de este camino y que aunque unos estuvieron más tiempo que otros, a todos los
tendremos muy presentes hoy y siempre.

CONTENIDO
Pág.
AGRADECIMIENTOS 6
TABLA DE CONTENIDO 7
LISTA DE ANEXOS DE LA GUIA PRÁCTICA PARA LA DIFUSIÓN EN
ARCHIVOS
8
INTRODUCCIÓN 9
1.- MARCO DE REFERENCIA 14
1.1 MARCO CONCEPTUAL 14
1.1.1 Productos de archivo 14
1.1.1.1 Definición 14
1.1.1.2 Características de un producto de archivo 15
1.1.1.3 Políticas de productos 15
1.1.1.4 Ciclo de vida del producto 16
1.1.1.5 Fases del producto y sus características 16
1.1.2 Difusión en archivos 17
1.1.2.1 Definición 19
1.1.2.2 Características 18
1.1.2.3 Los medios 18
2.- SITUACION ACTUAL DE LA PROBLEMÁTICA ARCHIVÍSTICA 19
2.1 PROBLEMAS CONCEPTUALES 19
2.2 PROBLEMAS PROCEDIMENTALES 20
2.3 PROBLEMAS PRÁCTICOS 20
3.- GUIA PRÁCTICA PARA LA DIFUSIÓN DE ARCHIVOS 22
4.- CONCLUSIONES 84
BIBLIOGRAFIA 86

LISTA DE ANEXOS DE LA GUIA PRÁCTICA PARA LA DIFUSIÓN EN ARCHIVOS
Pág.
ANEXO No 1 DIAGRAMA ETAPAS PLAN DE DIFUSIÓN EN ARCHIVOS 60
ANEXO No 2 ELEMENTOS A EVALUAR EN EL DIAGNOSTICO DE
PRODUCTOS
61
ANEXO No 3 FORMATO CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 62
ANEXO No 4 COMPETENCIAS DEL EQUIPO TRANSVERSAL DE GESTION
DOCUMENTAL
63
ANEXO No 5 ESTUDIO DE CASO APLICADO ARCHIVO UNIVERSIDAD DE LA
SALLE
68

INTRODUCCIÓN
El desarrollo y crecimiento de nuevos conceptos administrativos y gerenciales han
ocasionado cambios radicales en las actividades y retos que deben asumir los
profesionales de la información; la difusión de los productos aplicado en el campo
archivístico es una realidad a la que debemos enfrentarnos día a día en todo tipo de
organizaciones y por supuesto en todo tipo de unidades de información como son los
archivos, por lo cual se hace necesario disponer de instrumentos que permitan desarrollar
dicho proceso “difusión” en sus actividades.
Con el diseño de parámetros para formular el desarrollo de productos básicos en
archivos, no solo se ofrecerá a la comunidad archivística una herramienta metodológica
que facilite la implementación del marketing sino que se apoyara en gran medida la labor
de los administradores de archivo frente a la aplicación, desarrollo y éxito de la difusión a
los diferentes productos de archivo.
El desarrollo de una guía metodológica para la difusión de productos básicos en archivos
es el reflejo de una realidad y necesidad archivística vista desde una perspectiva
administrativa.
Antecedentes. A través del desarrollo de la práctica archivística se ha logrado contribuir a
la integración y aplicación de los conceptos para la organización, clasificación, ordenación
y descripción documental; sin embargo, toda la ejecución de dichos procesos debe
concluir con la difusión*
de la información (productos), con el fin de que toda la actividad
archivística contribuya a la culturización de la ciudadanía
En Colombia, la actividad archivística se formalizo el 17 enero de 1868, mediante Decreto
orgánico de los Archivos Nacionales, cuando se creó la Sección bajo la misma
denominación, adscrita a la Secretaría del Interior y Relaciones Exteriores a cargo de un
Jefe de Sección, Archivero nacional, y se dispuso lo necesario para proveer el personal
básico para la organización y arreglo de los archivos nacionales. Esta disposición
enmarcó la primera visión del manejo integral de los documentos como la esencia para el
buen servicio, permitiendo la accesibilidad de las consultas de tal manera que el acceso a
la información mediante el diseño de servicios de archivo y la implementación del
concepto de difusión, involucren a los usuarios o clientes de los archivos.
El establecimiento de una fundamentación archivística en el territorio nacional y de un
avance para el proceso de difusión de documentos fue a partir de la Ley 4 de 1913,
“Nuevo Régimen Político y Municipal”, la cual reglamentó, la necesidad de conformar los
archivos municipales y señaló la responsabilidad de los alcaldes en su organización y
cuidado. Bajo estas premisas se observó la difusión, no como el simple acceso a los
documentos, sino como las diferentes actividades que permitieran dar a conocer a la
comunidad los archivos de carácter público.
*
Difusión: función Archivística fundamental cuya finalidad es por una parte promover y generalizar la
utilización de los fondos documentales de los archivos y por otra hacer participe a la sociedad del papel que
desempeñan los archivos en ella y así mismo que las actividades propias de esta función son: exposiciones,
conferencias y actos culturales, gabinetes pedagógicos
9

La difusión de información, productos y servicios, entre otros, es la ultima etapa de la
Gestión Documental, que tiene por objeto desarrollarse mediante el “conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización
de la documentación producida o recibida por las entidades desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”1
.
A fin de materializar toda la gama de tareas que puede involucrar la difusión, en el año de
1983, el Programa General de Información (UNISIST) estableció algunas líneas
dedicadas exclusivamente a este tema, el cual relaciona de forma muy dispersa que “la
información sobre los archivos y su documentación puede difundirse de múltiples
maneras. En la mayoría de los Archivos Centrales se utiliza sobre todo programas
sistemáticos descriptivos que sirven para elaborar diversas ayudas de recuperación
destinadas a que el personal y los investigadores puedan recuperar la información
necesaria”2
. En otras palabras, la década de los ochenta se caracterizó por empezar a
trabajar el término “difusión”, en relación a estudios que demostraran que la mayoría de
los funcionarios emplean gran parte de su tiempo en la búsqueda de documentos y que
en muchos casos no se localiza la información, lo cual genera pérdida del tiempo y
subutilización de recursos.
Paralelamente, la archivera española, Maria Luisa Conde explica que “la comercialización
del PC a principios de los 80, generalizó de forma definitiva la utilización de la informática
por el gran público, y a lo largo de esta década y de la siguiente la constante evolución y
desarrollo de las nuevas tecnologías revolucionó el tratámiento de la información y como
consecuencia, la producción de documentos y su control archivístico”3
. Visto así, el
concepto de difusión, sin ser notablemente mencionado, adquiere una nueva dimensión
pues ya no se limitaba a elaborar instrumentos de control y consulta en papel, sino que
por el contrario brindó nuevas herramientas tecnológicas en cuanto al acceso a los
documentos y el desarrollo de servicios a través de la Web.
No obstante, a partir de la expedición de la Ley 80 de 1989, por la cual se creó el Archivo
General de la Nación y se dictaron otras disposiciones, esta entidad ha expedido una
serie de material bibliográfico tendiente a la estandarización de la función archivística del
país, lo cual incluye la etapa de difusión como una función más en los archivos de
gestión, central e históricos. Dentro de estos documentos se encuentra los “Mini
manuales” para la organización de documentos de archivo, tablas de retención
documental, transferencias documentales, fondos acumulados y las cartillas de
ordenación y clasificación entre otros, demostrando así que las publicaciones son
fundamentales para el apoyo en el desarrollo de todos los procesos en las unidades de
información y para el caso especifico “los archivos”.
1
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. Propuesta de reglamento general de archivos para el distrito capital
(Documento de Trabajo). Bogotá: Secretaria General. Proyecto “Desarrollo e Implementación del Sistema
Único de Administración de Archivos”, 2001. p. 33
2
RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de
información: un estudio del Ramp. Paris: Organización de las Naciones Unidas, 1983. p. 10
3
CONDE VILLAVERDE, Maria Luisa. Evolución de los principios de adquisición y selección. En:
Comma. Vol. 1, No. 2 (2002); p. 47
10

Una práctica pionera frente a la difusión de documentos en archivos, fue desarrollada en
el año de 1997 “Archiges-Archidoc” Sistema Informativo Integrado, creado por el Archivo
General de Indias (Sevilla, España). Este modelo de difusión esta compuesto de tres
módulos principales: Gestión de usuarios, Base de datos textual y digitalización y
almacenamiento óptico. En junio de 2002, se colocaron al servicio 1.454.618 imágenes
digitalizadas de documentos de las Secciones Colonia, República y Colecciones, con lo
cual se garantiza la conservación y se facilita la búsqueda y recuperación de la
información.
De otra parte en el año 2004 se presentó como trabajo de grado en la facultad de
Sistemas de Información y Documentación “La difusión de la información de los
documentos del Fondo Acumulado de la Administración de Aduanas a través de las
estrategias de mercadeo”, que buscó introducir el tema de difusión de información en los
archivos por medio de los elementos básicos del mercadeo, a través de un plan de
mercadotecnia dirigido al Archivo General de la Nación (AGN).
Descripción. El mundo de los archivos se ha caracterizado por rápidos y complejos
cambios, los cuales ocasionan nuevas perspectivas para los organismos que regulan el
manejo archivístico en cada país. Las unidades de información como los archivos deben
contar con una herramienta metodológica que desarrolle de manera practica la última
etapa del Programa de Gestión Documental (PGD), la cual facilita en gran medida el
proceso de desarrollo de la difusión para productos de archivo como boletines, alertas,
pagina web, inventarios, cartillas de series documentales, capacitación, demos, entre
otros.
Las unidades de información como los archivos, poseen una caracterización o tendencia a
olvidar la última etapa del PGD, Difusión, por diferentes razones: conceptuales,
económicas, sociales, culturales, etc. Este abandono y rechazo a desarrollar dicha etapa
que se debería considerar con la misma importancia de las otras etapas como la
identificación, organización, clasificación o descripción, han hecho que se genere
frecuentemente pérdida de información o lo que es peor, conservar documentos que
nunca son consultados porque no se pueden ubicar o porque no han sido difundidos para
utilizarse como fuente de consulta para la historia y la investigación.
La Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dictó la “Ley General de Archivos y otras
disposiciones”, especifica en su punto 4 “los principios generales”, puntualmente define
como objetivo esencial de los archivos “disponer de la documentación organizada, en tal
forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el
servicio al ciudadano y como fuente de la Historia”4.
Es entonces donde se sustenta aún
más la necesidad de realizar actividades de difusión a la totalidad de servicios y productos
que ofrece el archivo en sus diversas fases, al reunir todos los requisitos y características
para la aplicación de la mercadotecnia, en cuento a Producto, Plaza, Promoción y Precio.
Por lo anterior, el presente tema de investigación sirve como punto de partida para todo
tipo de archivos que requieran el diseño de programas de difusión y su desarrollo se
constituye en una pieza fundamental en la implementación del PGD. Con la normalización
4
IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA. Ley 594 de 2000 julio 14; por medio de la cual se dictan la
ley general de archivos y otras disposiciones. Bogotá: Imprenta Nacional de Colombia, 2000. 89 p.
11

de la tarea de difusión se garantiza que usuarios diferentes apliquen los mismos criterios
básicos en los mismos casos o sobre los mismos productos. Esta metodología es
importante en cualquier sistema y más para el cumplimiento de la función administrativa,
cultural e histórica-científica. En este sentido, es necesario observar que la piedra angular
de los sistemas archivísticos, hoy día, es el acceso y la consulta porque “los archiveros
organizan, cuidan y orientan su trabajo al servicio de los investigadores y del público
interesado, para que con los documentos que conservan en la institución puedan
reconstruir lo ignorado, silenciado u olvidado por el tiempo. El archivo, es pues, un lugar
de la memoria”5
En consecuencia, se puede afirmar que para Colombia una dificultad en el campo de los
archivos es la correcta asimilación del diseño de los productos básicos y adicionalmente,
puede señalarse que la raíz del problema se encuentra en las deficiencias conceptuales
en materia de difusión y en la falta de conocimientos precisos acerca de la metodología
para el mercadeo en las unidades de archivo, causando así la falta de integración de los
conceptos de mercadeo (productos de información) con la función administrativa de cada
archivo, lo cual permitiría lograr vincular las tendencias actuales de la administración y la
teoría archivística para satisfacer diferentes necesidades de información de los usuarios,
sean éstos, internos o externos al archivo.
Pregunta de investigación. ¿Cuáles componentes teóricos y metodológicos debe
contemplar una guía de difusión de productos archivísticos para ser aplicada en unidades
de información como los archivos del sector público y privado?.
Justificación. La investigación permitirá identificar y estructurar criterios para la
elaboración de un modelo metodológico de difusión de productos archivísticos para los
archivos de las organizaciones públicas y privadas.
El desarrollo de esta metodología beneficiará en gran medida a la gestión pública y
privada colombiana agilizando los procesos de recuperación, consulta y acceso a los
usuarios, con el propósito de brindar a todos los interesados en la dinámica de la
difusión, elementos teórico y prácticos en temas de mercadeo que en la actualidad han
sido poco trabajado en el ámbito de los archivos.
Con la aplicación de esta guía metodológica, se pretende obtener un mejor diseño en la
difusión para los productos básicos de archivo con el fin de mejorar en las unidades de
información el acceso y consulta de la documentación de tal manera que podrá
convertirse en un facilitador para la gestión administrativa, apoyando la función
archivística, promovida por la automatización de los procesos.
Esta investigación se constituye en un aporte a los archivos de las entidades públicas y
privadas, puesto que la metodología ofrecida es una herramienta para la gestión
documental, en cuanto a criterios para definir las características básicas de las cuatro
“4p”, en las unidades de información.
5
KAPSOLI ESCUDERO, Wilfredo. Los archivos de la memoria. En: Boletín del Archivo de la Universidad
Ricardo Palma. Vol. 4, No. 7 Surco (Nov. – 2004); p. 1
12

Para la Universidad de La Salle se constituye en una metodología que facilitara el
desarrollo de la aplicación de la difusión en el manejo del archivo, ya que se aplica la
teoría del mercadeo en sus productos básicos.
Para el Archivo General de la Nación AGN, es un trabajo de corte archivístico y práctico,
que se puede aplicar a los diversos archivos en el aspecto de difusión, productos, acceso
y consulta.
Con esta clase de trabajos se hace presencia de la Universidad y de la Especialización en
Sistemas de Información y Gerencia de Documentos y especialmente en las otras
escuelas, donde es reconocida por su formación con énfasis en el campo archivístico.
Para los profesionales del área de la información, con éste trabajo van a disponer de una
guía que facilite el estudio teórico-práctico de la difusión, y a futuro permitirá el desarrollo
de una metodología nueva en el trabajo archivístico, que podrá ser discutida y aplicada a
los diferentes archivos colombianos, en los productos básicos para archivos.
Estos criterios aplicados a las ciencias de la información en unidades de información
como son los archivos, hacen que se pueda promocionar y mejorar los productos, desde
el punto de vista de que quien lo necesita es un cliente, por lo cual se debe entender por
qué, para quién, y cómo se debe ofrecer la información por medio de los productos y
servicios de archivo.
Objetivo general. Diseñar una guía metodológica para la difusión de productos
archivísticos; para el cumplimiento de este objetivo fue necesario definir los siguientes
Objetivos específicos: 1. Identificar los problemas que se presentan en la práctica
archivística, en cuanto difusión de productos de información. 2 Categorizar los problemas
identificados bajo tres clases: conceptual, procedimental y práctico. 3. Determinar los
contenidos temáticos de la guía metodológica para la difusión de productos archivísticos.,
y 4. Definir la estrategia didáctica para la elaboración de la guía sobre difusión de
productos archivísticos.
DISEÑO METODOLOGICO
Tipo de estudio. Esta investigación a desarrollar es de tipo exploratorio, cuyo objetivo fue
conocer e investigar un tema poco estudiado y analizado en la cultura archivistica,
permitiendo identificar elementos hasta el momento desapercibidos.
La difusión de productos básicos en archivos es un tema teórico y practico que tiene
muchos aspectos por explorar y que para instituciones publicas y/o privadas arrojaría
grandes beneficios, ya que dinamizaría el papel de las unidades de información
(archivos) en la misión institucional y se constituiría en un elemento teórico valioso para la
comunidad archivística nacional.
13

1. MARCO DE REFERENCIA
1.1 MARCO CONCEPTUAL
1.1.1 Productos de archivo
Cada día surgen nuevas ideas en todos los campos del conocimiento que nos conducen a
un nuevo contexto informacional, el cual se caracteriza por un incremento generalizado
del trabajo intelectual y del acceso global a los documentos y la información, con la
aparición de las tecnologías de la información y comunicaciones (TIC) se eliminaron las
barreras del tiempo – espacio y se dio vía libre al flujo del conocimiento y la producción
científica. Hoy mas que nunca todo tipo de personas y organizaciones requieren de
información actualizada y oportuna que responda a sus requerimientos y necesidades
informativas, bajo esta perspectiva todos los seres humanos se constituyen en usuarios
de información, es decir, “Aquel individuo que necesita información para el desarrollo
continuo de sus actividades, ya sean profesionales o privadas, y que como tal utiliza un
servicio o hace uso de un producto informativo”6
estos productos y servicios deben
responder a las necesidades reales de cada archivo, lo cual no es una tarea sencilla, pues
en muchas ocasiones ni los mismos usuarios saben lo que ellos quieren, adicionalmente
lo que necesitan hoy probablemente no sea lo que necesitaran mañana.
1.1.1.1 Definición. “El producto es cualquier cosa que pueda ofrecerse a la atención del
mercado para su adquisición, uso o consumo, que pueda satisfacer un deseo o una
necesidad; incluye objetos físicos, servicios, personas, lugares, organizaciones e ideas”7
.
Es importante recordar que el producto puede ser tangible o intangible; en el primer caso
se presentan aspectos exteriores materiales que lo hacen único y en el segundo aspecto
carece de forma física identificable. Por ejemplo: Un inventario (producto tangible),
servicio de referencia (producto intangible).
Para nuestro caso es fundamental tener una definición clara y concisa de producto de
información, ya que alrededor de este concepto gira el desarrollo del presente trabajo.
Por lo tanto, Producto de Información es el instrumento que hace realidad el verdadero fin
de la actividad informativa; es decir, la comunicación de información, ideas o datos; y a la
vez se constituye en el resultado de la actividad organizada llevada a cabo por la unidad
de información8
.
6
IZQUIERDO A. Mónica, Una Aproximación interdisciplinar al estudio de usuarios de la información:
bases conceptuales y metodològicas. En: Investigación bibliotecologica, Mejico Ene-Jun 1999,p. 116.
7
KOTLER, Philip. Fundamentos de Mercadotecnia. México: Prentice Hall Hispanoamericana, S.A., 1991.
p. 248.
8
RAMOS SIMÓN, Luis Fernando. Dirección, Administración y Marketing de Empresas e Instituciones
Documentales. España: Editorial Síntesis S.A., 1995. p. 175.
14

1.1.1.2 Características de un producto de archivo. Las principales características de
los productos de información son:
• No se agotan con el consumo, sino por el contrario de lo que le sucede a los bienes
materiales, la información contenida en ellos permite la elaboración de nuevos
productos.
• Son el resultado de la conjunción del trabajo intelectual, al que se le adicionan
recursos técnicos y económicos.
• Se realizan sobre la base de intercambio, con o sin transacción económica.
• Satisfacen las demandas y necesidades informativas de las personas y en general de
la sociedad.
1.1.1.3 Políticas de productos. “Es el arte empresarial que permite ofrecer los mejores
productos que el mercado necesita y optimizar el resultado de la empresa”9
.
Para que cualquier producto responda a las necesidades de los usuarios debe planearse
a partir del concepto básico que “Las novedades nacen en realidad en el mercado (al
que los usuarios/clientes pertenecen) y no en las organizaciones (bibliotecas y demás
servicios de información)”10
. Lo anterior significa que es en el entorno, es decir, en la
comunidad donde se encuentran los usuarios a donde deben acudir las unidades de
información a buscar las ideas que le permitan diseñar productos creativos que rompan
con el esquema tradicional y ofrezcan una amplia gama de alternativas que no solamente
satisfagan al usuario sino que lo enamoren y lo fidelicen.
Para planear y desarrollar los productos de una unidad de información se debe tener
claro que su razón de ser “es el apoyo a los objetivos de las instituciones y de la
comunidad, con información de calidad que satisfaga las necesidades, deseos y
demandas tanto individuales como institucionales“11
, la unidad de información antes de
establecer o replantear cualquier producto debe conocer a sus usuarios y saber qué es lo
que necesitan, con qué frecuencia, en qué grado de profundidad, adicionalmente se debe
evaluar periódicamente los productos, para lo cual se deben diseñar indicadores de
gestión que midan el nivel de satisfacción de los usuarios frente a lo esperado y a la vez
midan los conceptos que se forman dichos usuarios.
Todo producto que se establezca en la unidad de información debe estar enmarcado
dentro del concepto de calidad “la calidad total es un principio, una filosofía productiva
según la cual el usuario, es el auténtico soberano de todo el proceso de producción y
cobertura del servicio. El objetivo de un programa de calidad es maximizar la satisfacción
del usuario”12
; para lo cual la unidad de información debe anticiparse a lo que el usuario
9
SOLER, Lorenzo Dionis y MALDARRIAGA, Miguel A. Política de Producto. En: La Producción en la
Empresa, volumen 1.
10
ALLEPUZ, ROS, Teresa. Gestores y consumidores de la Información en la Economía del Conocimiento,
FESABID 98, 1998, disponible en: http://www.florida-uni.es/fesabid98/comunicaciones/t_allepuz.html. p. 3.
11
ARBOLEDA SEPÚLVEDA, Orlando. La Comercialización de los Servicios de Información y
Documentación en Ingeniería Sanitaria y Ciencias del Ambiente. En: revista Interamericana de
Bibliotecología Vol. 9, No. 1 (Ene-Jun. 1986). p. 35.
12
IZQUIERDO ALONSO, Mónica; RUIZ ABELLAN, Joaquín; PIÑERA LUCAS, Jose-Tomas. Los
estudios de usuarios en los programas de gestión de calidad: Propuesta de un marco teórico integrador para el
15

quiere, atraer su atención, hacerlo sentir que es importante y sobre todo ofrecerle lo que
necesita.
El éxito de los productos de información “reside en la capacidad de adaptación y
satisfacción de las necesidades de cada usuario. La clave es personalizar al cliente y
situarlo en el proceso de diseño de un nuevo producto o servicio dado que es imposible
crearlos sin conocer sus necesidades”13
; los usuarios son quienes le dicen a la unidad de
información qué es lo que quieren y necesitan, de sus necesidades se pueden crear
excelentes productos, sin embargo es importante aclarar que la unidad de información es
quien debe establecer los mecanismos para conocer las necesidades y diseñar los
productos, puesto que en su gran mayoría los usuarios no expresan fácilmente lo que
necesitan ya que en muchas ocasiones ni ellos mismos lo saben.
1.1.1.4 Ciclo de vida del producto. Al igual que los seres vivos, los productos tienen un
ciclo de duración que comienza con su creación (nacimiento) y termina con el retiro del
mercado (muerte).
Por lo tanto, el ciclo de vida es el proceso mediante el cual los productos que se lanzan al
mercado atraviesan una serie de etapas que van desde su concepción hasta su
desaparición por otros más actualizados y más adecuados desde la perspectiva del
cliente.
Es difícil anticipar el ciclo de vida de un producto; por está razón es importante hacer un
análisis profundo en el que se tengan en cuenta diversos aspectos, para poder lograrlo.
1.1.1.5 Fases del producto y sus características**
.
a) Introducción: Hace referencia a cuando un producto nuevo es lanzado por primera
vez. Esta etapa toma tiempo y las ventas de un producto registran un movimiento lento
dando como resultado utilidades negativas o casi nulas, ya que también se ha gastado
bastante dinero en la distribución y promoción del producto al querer dar a conocer el
mismo.
En esta etapa, una empresa puede determinar qué estrategia seguir en cuanto a precio
y promoción. Si quiere recuperar rápido su inversión, podrá vender su producto a un
precio alto y con poca promoción, sin embargo, su mercado quedará limitado a
consumidores de elevados ingresos; o podrá realizar lo contrario (promoción alta y
precio bajo) en donde su penetración en el mercado será más rápida y tendrá una mayor
participación, lo que le servirá en el futuro para equilibrar su nivel de gastos y utilidades.
estudio de usuarios de la información, FESABID 98, 1998, disponible en : http://www.florida-
uni.es/fesabid98/comunicaciones/m.izquierdo.html p. 2.
13
ALLEPUZ ROS, Teresa. Op. cit p. 3.
**
Apuntes de clase en mercadeo se servicios, Universidad de la Salle, 2002.
16

b) Crecimiento: En esta etapa un producto que ha sido puesto en el mercado
incrementará sus ventas al ser adquirido velozmente por los primeros consumidores y
por otros que quieren seguir a los pioneros.
Al estar en esta etapa, una empresa se enfrenta a que nazcan nuevos competidores lo
que ocasionará que la distribución sea mayor, que se disminuyan un poco los precios,
así como una mejora en la calidad, características y modelos del producto. Se podrá
también entrar a nuevos segmentos del mercado y todo esto ocasionará un aumento
veloz en las ventas y una gran utilidad.
c) Madurez: En este punto, el crecimiento de las ventas llega al tope y las utilidades se
estancan o tienden a disminuir. Es aquí donde las directivas de una organización
encuentra un gran desafío, ya que debe satisfacer siempre los intereses y gustos tan
cambiantes de los consumidores. Se puede pensar en modificar el mercado, el producto
o la mezcla de mercadotecnia.
Si se quiere cambiar el mercado, la idea es aumentar el consumo del producto buscando
nuevos usuarios y segmentos. Si lo que se quiere hacer es modificar el producto, se
puede mejorar su calidad, sus características o su estilo, al hacerlo más atractivo para
los consumidores. Finalmente, si lo pensado es cambiar la mezcla de mercadotecnia, la
empresa podría intentar realizar ajustes o mejoras en cualquiera de las 4p.
d) Declinación: Aquí las ventas o adquisición del producto llegan a un nivel fatal (cero),
al no estar la compañía capacitada para enfrentar los nuevos retos que se han creado
(aumento de la competencia, adelantos tecnológicos, cambios en los gustos de los
consumidores, etc.).
1.1.2 DIFUSIÓN EN ARCHIVOS
Los cambios que se han producido a nivel mundial en los últimos años (administrativos,
tecnológicos, económicos, financieros, sociales etc.), han ocasionado transformaciones
en todo tipo de organizaciones, hoy más que nunca el mundo empresarial tiene que
enfrentarse a grandes volúmenes de información por tanto “se ha originado más
información en los últimos tres decenios que en los pasados cinco milenios”14
, la
evolución tecnológica y la rapidez con la que los documentos se multiplican han
generado nuevas condiciones, a la cuales los archivos tendrán que adaptarse o
desaparecer en el intento, pues la entidad que desee ser competitiva requiere de
documentos organizados, que se puedan recuperar en el momento oportuno y que
apoyen la toma de decisiones.
En este orden de ideas “la introducción en la Administración de criterios de innovación y
calidad, la creciente exigencia de los ciudadanos, la progresiva normalización de las
infraestructuras y los recursos y el impacto de las tecnologías de la información y la
14
MALANCHUCK, Maureen. Información: Habilidades para organizarla y mantener el control . México:
Prenttce –Hall Hispanoamericana, 1997. p. 13
17

comunicación nos obligan a replantearnos nuestro trabajo y, sobre todo, a planificar
nuestras actuaciones para avanzar en sintonía con las demandas de la sociedad”.15
1.1.2.1 Definición. Se habla de difusión de información cuando se quiere dar a conocer
un producto, con elementos propios de su competencia comercial o industrial o de
servicios, facilitando el acercamiento a una población de usuarios reales y potenciales.
1.1.2.2 Características. Los archivos son centros de información administrativa, custodio
de pruebas, y centros culturales, pero también son grandes desconocidos. Sufrimos el
desconocimiento de los propios administradores que ignoran las potencialidades del uso
de los archivos para la gestión diaria, e incluso como receptores de las transferencias de
la documentación que producen; la población en general tampoco conoce estas
instituciones que a veces se confunden con las bibliotecas, o en el mejor de los casos
piensan que son lugares de acceso restringido a los que solo investigadores o estudiosos
pueden acudir para realizar trabajos altamente especializados.16
1.1.2.3 Los medios. La difusión de información, al igual que de productos y servicios de
archivos ha sido desarrollado teniendo en cuenta algunos medios:
a) Exposiciones: Se llevan a cabo con diversas intenciones, entre las que se destacan
la divulgación de la unidad de información, el conocimiento del valor del patrimonio
documental y de la necesidad de salvaguardarlo. “No son, por lo tanto un fin en si
mismas, sino un instrumento, por lo tanto y para que su aceptación sea mayor, las
exposiciones que se organizan en los archivos deben tener el máximo contacto con la
realidad aprovechando aniversarios, celebraciones, congresos, o conmemoraciones
que tengan repercusión social”.17
b) Publicaciones: Se crean con el fin de publicitar los productos o servicios que ofrece
una unidad de información, como respuesta a las demandadas de constantes de
información que debe satisfacer el archivo entre ellas se encuentran: guía de archivo,
inventarios, catálogos, cuadros de clasificación, estudios, proyectos, guías temáticas,
“El hecho de intentar que los instrumentos de descripción puedan llegar al mayor
numero de usuarios posibles está en relación directa con su publicación”.18
15
ALBERCH I FUGUERAS, Ramon: Nuevas líneas de difusión en los archivos. España, 2004.15
diapositivas.
16
“…A menos que intentemos sacralizar nuestra profesión, convirtiendo el archivero en un sacerdote de una
religión iniciativa y el medidor entre los fieles y los secretos ocultos del arcano…” Martinez Garcia, Luis
Archiveros y Cabezudos . Algunas consideraciones sobre las unidades de instalación y las signaturas en
BOLETIN DE ANABAD, XLI (1191) no.2 abril-junio, p.70.
17
PEREIRA OLIVEIRA, Maria Doleres; LOPEZ RODRIGUEZ, Olimpia. La difusión: cuarta dimensión
del servicio. En: XII Jornadas de Archivos Municipales: El archivo en el entorno cultural. Madrid Coslada,
1998. p. 40.
18
Ibit, pag. 13
18

2. SITUACIÓN ACTUAL DE LA PROBLEMÁTICA ARCHIVISTICA
En las últimas décadas el mundo de los archivos ha cambiando sustancialmente, han
surgido nuevas ideas, conceptos, y progresivamente se han introducido herramientas y
procedimientos de otras disciplinas, lo que ha conducido a un nuevo contexto de Gestión
Documental, y específicamente al desarrollo de la ultima etapa del PGD, conocida como
Difusión de información, la cual incluye dentro de su columna vertebral la apropiación de
elementos que en el pasado cercano no eran considerados relevantes para la archivística
y que hoy en día son fundamentales para permitir la integración del archivo con los
procesos empresariales y la toma de decisiones, como son la identificación del usuario,
definición de la accesibilidad y el diseño de productos y servicio de difusión, consulta e
investigación etc. Por ende la etapa de difusión se constituye en el medio que favorece la
incorporación de los modelos administrativos actuales, y los procesos archivísticos
(marketing, diseño de productos y servicios), a la vez que garantiza el acceso global a la
información, documentos y archivos.
Bajo este planteamiento a continuación se describen las tres variables sobre las cuales
gira el presente trabajo de investigación:
2.1 PROBLEMAS CONCEPTUALES:
PROBLEMA DESCRIPCIÓN
Poca literatura
sobre el tema
La etapa del PGD “Difusión” es una de las etapas que
fácilmente, se identifica por su poca creación o producción
documental referente a la practica y a la temática de sus
contenidos.
En el campo Archivístico existe actualmente muy pocos
documentos escritos, pocos autores reconocidos, y poco
escenarios de debate acerca del tema, lo cual dificulta en la
práctica cotidiana, pues no existe claridad total sobre los
conceptos.
Adicionalmente existen aportes individuales producto de la
experiencia de haber desarrollado algún proceso de Difusión,
sin embargo esa experiencia solo quedo documentada en
trabajos de índole privado como por ejemplo: informes de
gestión, a los cuales no es fácil de acceder a su consulta como
persona particular, pues en su mayoría son documentos del
acervo documental de la entidad.
Pocas asignaturas
dedicadas al tema
de difusión
En los programas académicos de Archivística, la materia,
carga académica, o asignatura, designadas a la Difusión son
muy pocas, y en la mayoría de los casos es solo una materia
durante los 10 semestres de formación profesional, esto
19

obedece a que se le da mayor importancia a otros espacios
académicos y la cátedra de difusión, presenta vacíos que no
pueden ser solucionados en el espacio académico, y cuando
se pretende reforzar como consecuencia en otro ámbito
laboral o técnico se evidencia el problema que fue mencionado
anteriormente.
Identifica y define
el rol del usuario
y/o cliente
La difusión de productos y servicio de información se creo bajo
la concepción de satisfacer las necesidades de los usuarios
que estaban muy tipificados como los Investigadores, sin
embargo la transición archivística por la que la que atravesó el
concepto de difusión, impulsado por las nuevas tendencias
administrativas, identificaron que existen para los archivos
muchos tipos de usuarios o clientes, lo cual creo en los
archivos la apertura de un nuevo concepto para el cual
muchos archivos no estaban preparados.
2.2 PROBLEMAS PROCEDIMENTALES:
PROBLEMAS DESCRIPCIÓN
Falta de la
metodología
La carencia de una metodología diseñada y documentada en
los procedimiento a realizar para un programa de difusión,
han hecho que el tema sea visto desde perspectivas
diferentes que ocasionan mala interpretación del desarrollo
de las actividades y el diseño de productos o servicios.
2.3 PROBLEMAS PRACTICOS:
PROBLEMAS DESCRIPCIÓN
Poco desarrollo de
la ultima etapa del
PGD
La Difusión es una de los actividades archivísticas que poco
desarrollado ha tenido en el ámbito documental, y
específicamente los archivos han dedicado sus recursos a
otras opciones y por ejemplo a actividades o labores como la
organización, clasificación, descripción documental, y se ha
dejado de lado o olvidada la ultima etapa del programa de
Gestión Documental, disminuyendo su importancia frente a la
gestión archivística.
20

Costos
El problema de financiar económicamente un proceso de
difusión es concebido a veces desde la idea de que la difusión
solo es un proceso que necesita de inversión de muchos
recursos, pero que no retribuye su esfuerzo.
Nueva perspectiva
del archivo
El archivo dejo de ser conceptualizado desde la perspectiva
solo de la unidad que se encarga de organizar, almacenar y
custodiar la documentación producida por una función
administrativa, sino que se le involucro como función la
difusión del acervo documental y por lo tanto para cumplir con
los requerimientos de su entorno, debía convertirse en una
unidad que atienda las necesidades de los usuarios, situación
para la cual muchas unidades de información no estaban
preparadas, pues aun no conocen cuales son sus usuarios y
clientes y sobre todo cuales son sus tipos de necesidades.
Por otra parte las tendencias administrativas actuales
permitieron incorporar a los procesos de los archivos la
posibilidad de desarrollar productos o servicios enfocados, no
solo a satisfacer las necesidades de los usuarios sino a
posicionar al archivo como una fuente de ingreso de recursos.
Relación de la
tecnología con las
funciones
archivísticas
Otro de los problemas existente en los archivos es que no han
diseñados proyectos que permitan integrar los diferentes
recursos que poseen las instituciones, para apoyar la función
de la difusión.
En algunos casos el recurso tecnológico ha sido visto solo
desde la óptica de apoyo a la gestión del archivo, pero no han
integrado la tecnología como apoyo a la solución de la difusión
de la misma unidad de información sus productos y sus
servicios.
Aplicación en el
Archivo Histórico
Uno de los problemas mas comunes referente a la difusión,
consecuencia de la poca literatura que existe sobre el tema, es
que se asimila que solo se puede aplicar la difusión para
Archivos Históricos, y en los archivos de gestión y en central
se olvida por completo por que se entiende de que no existe
aplicación en ellos.
21

3. GUIA PRÁCTICA PARA LA DIFUSIÓN DE PRODUCTOS EN ARCHIVOS
CONTENIDO
PAGINAS
INTRODUCCIÓN 24
CAPITULO I: INTRODUCCIÓN A LA DIFUSIÓN 25
¿Qué es la difusión? 25
¿Qué es un producto de archivo? 26
Planes de difusión en archivos 30
ASPECTOS A CONSIDERAR 32
Importancia de la Difusión en los Programas de Gestión Documental - PGD 32
- Producción, Identificación, Organización, Descripción, Valoración y Difusión. 33
Preguntas y respuestas básicas sobre la difusión en archivos. 37
- ¿Para qué?, ¿Para quién?, ¿Cómo?, ¿Qué?, ¿Con qué? y ¿Quién? 37
Actividad No 1 38
CAPITULO II: FASES DE LA DIFUSIÓN 39
Primera Fase: Consideraciones para la planeación y desarrollo de
productos de archivo
39
- Factores que influyen en la planeación de productos 40
- Pasos prácticos en la planeación de productos 41
- Estrategias de desarrollo de productos 43
Actividad No 2 44
Segunda Fase: Metodología para la elaboración de planes de difusión en
archivos
45
- Prediagnóstico – análisis general del sistema de archivo 45
- Diagnostico – información detallada de productos 46
- Estructura plan de difusión 47
- Cronograma de actividades 49
- Presentación a directivos y funcionarios 49
Actividad No 3 50
Tercera Fase: Ejecución y evaluación del proceso de difusión en el
archivo
51
Asignación de tareas de difusión 51
Seguimiento y control del Portafolio de Archivo 51
Implantación nuevos producto 53
Capacitación usuarios finales 53
Ajustes y evaluación de producto existentes en el archivo 54
Actividad No 4 55
22

CAPITULO III GLOSARIOS 56
GLOSARIO MERCADOTECNIA 56
GLOSARIO GESTION DOCUMENTAL 58
ANEXOS
Anexo 1 Diagrama etapas plan de difusión en archivos 60
Anexo 2 Elementos a evaluar en el diagnostico de productos 61
Anexo 3 Formato de cronograma de actividades 62
Anexo 4 Competencias del equipo transversal de gestión documental 63
Anexo 5 Estudio de caso aplicado 68
23

INTRODUCCIÓN
Hoy por hoy, la Gestión Documental debe ser observada desde el punto de vista de la
gestión institucional, pues supone diversos aspectos como la administración de recursos,
la racionalidad de procesos, la simplificación de actividades y la eficiencia organizacional,
por lo que este planteamiento se constituyen en el insumos básico del proceso
documental. Adicionalmente que esta orientación puede ser aplicado en cualquier ámbito
y sobre cualquier recurso, en nuestro caso, para la difusión y en especial para los
productos de archivo.
Por otra parte, el desarrollo de la presente guía para la difusión en archivo en sus diversas
fases (gestión, central, intermedio e histórico), surge como respuesta cada vez mayor por
implantar procesos e incorporar nuevas practicas para el diseño, desarrollo y ejecución
del Programa de Gestión Documental (PGD), en organizaciones tanto públicas como
privadas y que permitan incrementar el beneficio y agregar valor a la gestión técnica,
económica y administrativa de cualquier institución. En este contexto el proceso de
difusión y su puesta en práctica obedece a unos antecedentes y aspectos que se
describen a lo largo del presente manual.
En este orden de ideas el alcance de este documento de trabajo es proporcionar a la
comunidad archivística en general e interesados en el tema de la difusión, una guía
metodológica mediante la cual se definen las nociones, métodos y reglas básicas para el
desarrollo de dicha actividad. Por lo tanto, la guía no es una fuente de respuestas a los
distintos problemas que surjan en la etapa de difusión, sino un instrumento que orienta la
formulación de estrategias para resolverlos, así mismo los beneficios de esta guía serán
máximos en la medida en que los lectores desarrollen su ingenio, dinamismo y espíritu
investigativo.
Es necesario aclarar entonces, que la presente guía no pretende abarcar e innovar todos
los aspectos relacionales con tan amplio tema, constituye más bien una revisión ordenada
de la literatura existente sobre la difusión, en aspectos archivísticos y de mercadeo. Eso
si con observaciones propias de los autores, fruto de la formación académica y
experiencia profesional en Gestión de Documentos, Administración de Archivos y
Tecnologías de la Información.
De la misma manera expresamos nuestro reconocimiento a las personas que nos
ayudaron para lograr perfeccionar y culminar este texto. Entre ellas, al Magíster en
Análisis de Problemas Políticos, Económicos e Internacionales Contemporáneos Héctor
Elías Pinzon Torres, por su orientación en el campo metodológico; al Bibliotecólogo y
Archivista y Magíster en Documentación Digital Carlos Alberto Zapata Cárdenas, por su
orientación en el campo disciplinar y al Administrador Financiero y Profesional en
Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística Juan Carlos Sierra Escobar, por
su atenta lectura, comentarios y su contribución con algunos datos para formalizar el
estudio de caso correspondiente a la Oficina de Archivo de la Universidad de la Salle.
24

CAPITULO I
INTRODUCCIÓN A LA DIFUSIÓN
¿Qué es la Difusión?
Como una introducción la tema que nos atañe, se puede decir que la difusión es la:
“función Archivística fundamental cuya finalidad es por una parte promover y generalizar
la utilización de los fondos documentales de los archivos y por otra hacer participe a la
sociedad del papel que desempeñan los archivos en ella y así mismo que las actividades
propias de esta función son: exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinetes
pedagógicos, etc.” 19
No obstante la presente guía busca construir un concepto, más que una definición para
que el lector pueda adecuar el término a las necesidades y circunstancias de su
organización y en especial de la unidad de información20
donde labora. Tal apreciación
nos conduce a inferir que la difusión más que una acción definida y repetitiva en el tiempo,
se interpreta como la actividad archivística compuesta por tres elementos básicos:
• Archivos = Gestión, Central, Intermedio e Histórico
• Usuarios = Clientes Internos y Externos
• Productos = Tangibles e Intangibles
Usuarios
Fases de
Archivo
Productos
Básicos
Difusión de
Archivos
Instructivos, Pág. Web, TRD,
Bases de Datos etc
Personal interno, Organismos de
Control Investigadores etc
19
PATIÑO, Liliana Liria. La organización de los archivos municipales de la provincia de Buenos Aires. La
Plata: el autor, 2005. p. 141
20
Entiéndase por Unidad de Información: Archivos Administrativos, Empresariales, Provinciales,
Municipales, Regionales, Nacionales etc.
25

Por otra parte es importante mencionar que la etapa de difusión actualmente se encuentra
en proceso de consolidación, como el eje central durante las seis (6) puntos de un PGD21
y que adicionalmente se relaciona directamente con las actividades técnicas,
administrativas e investigativas de la organización a la cual sirve, independientemente sea
una entidad pública y/o privada, pues su razón de ser es el de “Servir e informar a los
demás” como esencia de la función archivística.
En este orden de ideas la difusión se encuentra fundamentada por dos pilares básicos:
• Primero es un proceso de indagación, análisis y de intercambio de experiencias,
mediante el cual se conoce y mejora el conocimiento frente a la Producción,
Identificación, Organización, Descripción y Valoración de los documentos de archivo.
• Como segundo pilar enfatiza e involucra a todos y cada uno los niveles de la
estructura organizacional, al inducir el conocimiento pleno de cada uno de los
productos de archivo, y el diseño de estrategias y tácticas para su difusión.
Este razonamiento nos lleva a concluir que la difusión en archivos, es una estrategia
teórico-practica a través de la cual se incorpora conceptos propios del campo de la
Mercadotecnia, en la Gestión Documental y se precisa el producto o servicio como eje
central para su implementación. Así mismo se deja atrás la tradicional idea de asociar la
difusión exclusivamente con la descripción de documentos.
¿Qué es un Producto de Archivo?
Previo a que nos involucremos con el concepto de producto y avancemos en la
explicación de cómo incorporar este termino en los archivos y en especial en el campo de
la gestión de documentos, seria muy interesante observar en primera instancia ¿Qué es
un archivo? y ¿Cual es su finalidad?, por ser la materia prima para la concepción,
delimitación y alcance del concepto “producto de archivo”. Adicionalmente esta
fundamentación le permite al lector, que se Auto formule nuevas inquietudes22
, frente al
tema en cuestión.
Ahora bien cuando se piensa y consulta el termino archivo lo primero que se encuentra es
la literatura es que se define como “el conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, su
forma y soporte, acumulados en un proceso natural por una entidad, persona o institución
pública o privada, en el transcurso de su gestión”23
, de lo anterior se puede extraer que el
archivo es la unidad administrativa24
responsable por la recepción, el tratamiento
documental, la custodia de la memoria institucional, la conservación de la información
archivística y el diseño de los productos destinados a sus usuarios. Es decir, el concepto
21
Entiéndase por PGD: Programa de Gestión Documental
22
Preguntas como: ¿Qué compone el archivo?, ¿Quién crea, produce o genera un archivo?, ¿Cómo se
forma un archivo? etc., son algunas de los referentes más comunes que se auto formulan las personas
interesadas en el tema de productos de archivo.
23
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. 3 ed. Reglamento General de Archivo. Bogotá:
Imprenta Nacional, 2003. p. 39.
24
Entiéndase por: Unidad Administrativa: unidad técnico-operativa de una institución.
26

de archivo va más allá que el conjunto de documentos (…), debe ser entendido como una
filosofía de trabajo, que se encarga de planear, implementar, evaluar y retroalimentar todo
un sistema de gestión documental y en el cual convergen tres puntos:
• El Manejo = Sistema de archivo e información documental.
• Las Fuentes = Patrimonio documental de la entidad.
• El Promotor = Investigación a nivel de entidad y de comunidad en general.
Control
Medición y
Corrección
Organización
Procesos y
Estructuras
ARCHIVO
INSITUCIONAL
Planeación
Decidir por anticipado
Dirección
Acción de influir
Pasemos ahora a considerar otro factor substancial en el tema de los productos, sobre
esta particular vale la pena preguntarnos ¿cual es la razón de ser de toda unidad de
información?; etimológicamente los tratadistas reconocen que no es otra que “el apoyo a
los objetivos de las instituciones y de la comunidad con información de calidad que
satisfaga las necesidades, deseos y demandas tanto individuales como institucionales“25
,
esto nos lleva afirmar que el archivo en su razón de ser, antes de crear, implantar o
modificar un producto, debe conocer realmente su publico objetivo, o el llamado usuario
en Ciencias de la Información.
A partir de la exposición de motivos anteriores y de las posibles conclusiones del lector,
nos lleva a indagar en realidad ¿que es un producto? y ¿qué es un usuario?,
evidentemente la respuesta siguiendo a la Mercadotecnia moderna y la actual orientación
en Ciencias de la Información, es que el producto se considera como “cualquier cosa que
pueda ofrecerse a la atención del mercado para su adquisición, uso o consumo, que
pueda satisfacer un deseo o una necesidad; incluye objetos físicos, servicios, personas,
25
ARBOLEDA CEPULVEDA, Orlando. La comercialización de información y documentación en
ingeniería sanitaria y ciencias del ambiente. En: Revista interamericana de bibliotecología. Vol. 9, No. 1
(Ene-Jun 1986); p. 35
27

lugares, organizaciones e ideas”26
y que usuario es “aquel individuo que necesita
información para el desarrollo continuo de sus actividades, ya sean profesionales o
privadas, y que como tal utiliza un servicio o hace uso de un producto informativo“27
. Es
decir que en gran medida uno depende del otro, porque sin usuarios de archivo los
productos no tendrían sentido y menos su existencia real o virtual, y por otro parte sin
productos a ofrecer por el archivo, este no contaría con usuarios reales y mucho menos
potenciales.
Dentro de esta mira, existen dos factores claves a ser tenidos en cuenta en la planeación
de un producto de archivo:
El primero es que puede ser tangible o intangible; en el primer caso se presentan
aspectos exteriores o materiales que lo hacen único y especial, y en el segundo aspectos
que carecen de forma física definible o identificable.
PRODUCTOS TANGIBLES PRODUCTOS INTANGIBLES
Inventario de documentos de archivo
Servicio de consulta, préstamo,
referencia
Cuadros de clasificación documental
Asistencia técnica en archivos de
gestión
Reglamento general de archivo
Capacitación en gestión documental
Folletos divulgativos de archivo
Visitas guiadas al archivo central e
histórico
Frente al segundo aspecto se esboza el conocer realmente al usuario y saber que es lo
que necesita o no, en verdad del archivo, por lo tanto la etapa de difusión es considerada
como el medio para la recolección de información, análisis de datos y tabulación de
referentes para el tema en cuestión. En la siguiente tabla y a partir de algunos
planteamientos de la Profesora Nora Cañón28
se puede observar una aproximación de
categorización de usuarios en los archivos, bien sean de tipo administrativo, empresarial,
distrital, municipal, regional, nacional etc.
26
KOTLER, Philip. Fundamentos de Mercadotecnia. México: Prentice Hall Hispanoamericana, S.A., 1991.
p. 248.
27
IZQUIERDO A., Mónica. Una aproximación interdisciplinar al estudio de usuarios de la información:
bases conceptúales y metodológicas. En: Investigación bibliotecológica. Méjico, (Ene-Jun 1999). p. 116
28
CAÑÓN VEGA, Nora. Sociología de la información: El rol de la información en la sociedad de hoy.
Bogota: Universidad de la Salle, 2002. p. 93. (Cuadernillos de Docentes – Facultad de Sistemas de
Información y Documentación)
28

¿QUIÉN?
Usuario
¿POR QUÉ?
Actitudes / Valores
¿PARA QUÉ?
Necesidad de
información
¿CÓMO?
Producto de archivo
a utilizar.
Estudiantes (Primaria,
Secundaria,
Universidad)
• Aprendizaje
Responsabilidad
compartida frente a
la función archivística
• Visitas Guiadas
• Exposiciones
• Afiches
Docentes (Educación
Formal y No formal)
• Actualización
• Reelaboración
• Autorrealización
Base para la
normalización de
procesos
archivísticos
• Publicaciones
• Folletos del
archivo
Investigadores • Creación
Protección e
incremento del
patrimonio cultural de
la nación
• Mediante el
diseño de
Instrumentos de
Consulta
(Inventarios,
Catálogos,
Guías, Índices
etc.
Personal Propio de la
Entidad (Directivos,
Tácticos, Operativos)
• Decisión
• Proyección
Apoyo a la gestión
de la administración
• Diseño de
Instrumentos de
Control (TRD.
TVD, CCD etc.)
Organismos de
Control Externos
(Políticos y Técnicos)
• Interpretación
• Aplicación
Control de la función
administrativa de las
entidades auditadas
• Instructivos y
Manuales de
Archivo
• Sitios Web del
Archivo
• Bases de datos
de Archivo
Ciudadanos en
General
• Acceso al saber
• Autorrealización
• Actualización
Acceso y consulta de
la documentación
• Boletines
Informativos
• Sitios Web
Como se pueden observar, en los archivos no pueden tomarse de forma tajante
decisiones respecto a los productos y servicios de la unidad de información, ni a los
procesos que involucren al usuario, en tanto no se tenga un perfil definido, ya que cada
uno de estos posee características muy diferentes. Estos aspectos hacen relación a:
• Identificar = cuales tipologías de usuario posee el archivo.
• Investigar = determinar cuales son sus necesidades frente al archivo
• Actuar = creación, supresión y actualización de productos de archivo
29

Planes de Difusión en Archivos
El actual desarrollo de la archivística moderna, todavía no ha llegado a una definición
concreta sobre lo que es, o será un Plan de Difusión en Archivos, por tal motivo en las
siguientes líneas se trata de hacer una aproximación al concepto de PDA29
, a partir de
algunas nociones de Marketing y como un primer acercamiento de las tendencias
administrativas actuales, en forma aplicada a las diversas herramienta utilizadas hoy día
por la Gestión Documental.
Existen diferentes definiciones, en las cuales se afirma que un Plan de Marketing “es
básicamente un documento previo a una inversión, lanzamiento de un producto o
comienzo de un negocio, donde, entre otras cosas, se detalla lo que se espera conseguir
con ese proyecto, lo que costaría, el tiempo y los recursos que necesitaría y un análisis
detallado de todos los pasos que han de darse para alcanzar los fines propuestos”30
. En
consecuencia y para efectos de la presente guía, el PDA deberá ser entendido como el
instrumento pauta de la Etapa de Difusión, donde se consigna el total de las actividades a
seguir por parte de los Archivos frente a la planeación, organización y desarrollo de
productos en forma lógica y metódica, y adicionalmente cuyo fin esencial es responder a
partir de la definición de tácticas y estrategias a los objetivos propuestos en corto,
mediano y largo plazo.
Atado a lo anterior y siguiendo a Cohen (1989)31
, en su discurso menciona la existencia
de dos tipos de planes en el marketing estratégico, y que visto desde una óptica
puramente archivística, es susceptible de adaptación, modificación y exploración, como lo
veremos a continuación:
Plan de Difusión en Archivos por
Producto
Plan de Difusión en Archivos por
Periodos:
Este tipo de plan se caracteriza por que
se centra en un producto o servicio del
archivo exclusivamente y en el cual se
debe recopilar toda la información
necesaria del mismo desde su fase de
planeación, pasando por su diseño,
presentación, capacitación,
implantación y seguimiento.
Este tipo de plan se caracteriza por que
su campo de aplicación se centra en
productos que ya se encuentran a
disposición de los usuarios, en un
periodo de tiempo determinado.
Indudablemente su ventaja radica en
que para cada periodo es posible
identificar las Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y
Amenazas, que no se habían detectado
con anterioridad.
29
Entiéndase por: PDA: Plan de Difusión en Archivos
30
HERNANDEZ, Cesáreo; DEL OLMO, Ricardo y GARCIA, Jesús. El plan de marketing estratégico.
Barcelona: Ediciones Gestión 2000, 1994. p. 24
31
COHEN, W.A. El plan de marketing: procedimientos, formularios, estrategias y técnicas. Bilbao: Deusto,
1989. Citado por: HERNANDEZ. Op cit., p. 25
30

Este breve panorama nos conduce a analizar, primero el tipo de plan de marketing
estratégico a usar y segundo que si bien es cierto que la responsabilidad de llevar a cabo
el Plan de Difusión recae directamente sobre la Oficina de Archivo y/o Grupo de Gestión
Documental, también es cierto que es básico la participación visible del Comité de Archivo
de la entidad. Pues este grupo debe estar presente durante las fases de planeación,
ejecución y seguimiento del PDA.
Por otra parte es necesario incluir a los productores de la documentación de la entidad
(funcionarios), al ser primordial su conocimiento previo de su archivo de gestión, sus
procesos, procedimientos y funciones, con lo cual se logra obtener nuevas ideas sobre
productos ya existentes en el portafolio del sistema de archivo32
, o que deberán ser
tenidos en cuenta para su inclusión en un futuro.
De otra parte con la aplicación de los PDA se obtendrán grandes beneficios que
contribuyen a la eficacia y eficiencia de los archivos, estos beneficios son:
Como conclusión final de este capitulo, el núcleo central de un PDA se rige bajo los
siguientes seis principios, los cuales se encuentran sujetos a una rigurosa aplicación para
que el producto final sea óptimo.
Qué Para que Como Cuando Quien Con qué
Acción Objetivo Actividades Fechas Responsabilidad recursos
32
Portafolio de Productos: Entiéndase como el instrumento donde se refleja todas las actividades tangibles e
intangibles del archivo, a disposición del usuario interno y externo a la institución
31

ASPECTOS A CONSIDERAR
Importancia de la Difusión en los Programas de Gestión Documental (PGD)
En las últimas décadas el mundo de los archivos ha cambiando sustancialmente, han
surgido nuevas ideas, conceptos y la incorporación de herramientas y procedimientos de
otras disciplinas cercanas al campo documental, lo que ha conducido a un nuevo
contexto de Gestión Documental y específicamente al desarrollo de la última etapa del
PGD (La Difusión), bajo esta concepción se agrupa el concepto e incluye dentro de su
columna vertebral la apropiación de elementos que en el pasado cercano no eran
considerados relevantes para la archivística, pero que hoy por hoy, son fundamentales
para permitir la integración del archivo con los procesos empresariales modernos, entre
otros.
De esta manera es importante resaltar la ideología de Michael Duchein en el cual
conceptúa la Gestión Documental como el “Sistema que pretende organizar y racionalizar
los fondos desde el mismo momento de la producción de los documentos hasta su
ingreso a los archivos nacionales, interviniendo tanto en el trabajo de las oficinas y en los
servicios administrativos en las distintas etapas del tratamiento de los fondos...”33
. De esta
manera la difusión empieza a construir su cuerpo teórico a partir de la incorporación de
nuevas concepciones, como la del merchandising34
y que hasta hace muy poco tiempo no
eran mencionados en la literatura profesional, pero que siempre han estado inmersos en
nuestra profesión
Programa de Gestión Documental
Producción
Documental
Organización
Documental
Descripción
Documental
Difusión
Documental
Valoración
Documental
Identificación
Documental
33
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Gestión Documental; bases para la elaboración
de un programa. Bogotá : Archivo General de la Nación, 1995. p. 10 (Mini/Manual 3)
34
Merchandising: Son todas aquellas iniciativas que permiten la promoción y comercialización de un
producto, en función de las necesidades del mercado. (Jaén García; 2006)
32

Producción:
Cuando se esta hablando de la producción es muy común encontrar que la función básica
es de “la producción de comunicaciones, formatos, informes y demás actos
administrativos, en cualquier soporte y que obedecerán a modelos normalizados en los
que se considere el cumplimiento de las normas concordantes a su producción, la
facilidad de diligenciamiento y generación controlada de copias.”35
.
Visto así la difusión en esta etapa tiene una
función privilegiada, al ser la encargada de
guiar a los funcionarios en la determinación de
las dimensiones adecuadas, la cantidad de
información a registrar, el interés porque sean
claras las instrucciones, la distribución
adecuada de los datos y la determinación del
número de ejemplares que deben llenarse en
cada caso.
Dentro de los productos básicos de la difusión
en esta etapa se encuentran: el Manual de
Identidad Corporativa, el Manual de Formas
Institucionales y el Asistente Secretarial
(plantillas electrónicas) etc.
Identificación:
En esta etapa se puede definir la identificación
como la actividad que “consiste en una
operación previa a la clasificación y que
conduce al conocimiento del órgano y de las
unidades administrativas que producen los
documentos y sus funciones a través, si es
posible, de la normativa que los origina y
también de los tipos documentales producidos
como consecuencia y expresión de las
actuaciones de ese órgano en el ejercicio de
sus funciones.”36. Por ende la difusión en esta
etapa juega un papel preponderante, al ser la conexión lógica entre funcionarios,
documentos y el mantener la orientación frente a la conformación de los expedientes,
siguiendo el paso a paso administrativo y evitando la acumulación de material diferente a
documentos de archivo.
Dentro de los productos básicos de la difusión en esta etapa se encuentran: Los cuadros
de clasificación documental, el repertorio de series, cartillas explicativas de series
documentales, bancos terminológicos, capacitaciones etc
35
COLOMBIA. ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA. Propuesta de reglamento general de archivos para el
distrito capital (documento de trabajo). Bogotá: Archivo Distrital de Bogotá, 2001. p. 14
36
DUPLÁ DEL MORAL, Ana. Manual de archivos de oficina para gestores: en las oficinas municipales.
Madrid : Marcial Pons. 1997.
33

Organización:
Se puede considerar la organización de
documentos como la raíz de todo el proceso
archivístico, recae sobre este punto la
coherente articulación e implantación del
Programa de Gestión Documental y se define
como “la etapa del proceso técnico en que la
documentación acopiada y conservada
deberá ser organizada, permitiendo que cada
uno de los documentos estén donde deban
estar, integrando un todo orgánico. Esta
función técnica pasa por fases las cuales son:
clasificación, ordenamiento y procesos
complementarios como la identificación, la
rotulación, legajamiento y archivamiento”37
. Así las cosas la difusión en este punto
persigue un fin muy importante en cualquier organización, pues buscar asegurar que
usuarios diferentes apliquen los mismos criterios archivísticos sobre los mismos
documentos, y por otra parte orientar la función documental en pro del acceso y consulta
de los archivos en aras del apoyo administrativo, y del correcto desarrollo de las etapas
restantes.
Dentro de los productos básicos de la difusión en esta etapa se encuentran: Instructivo
para la organización de archivos de gestión, boletín de transferencias documentales,
Cartilla organización de archivos electrónicos, Demo virtual copias de seguridad etc.
Descripción:
Hasta hace pocos años se considero que esta etapa tenia como esencia la búsqueda en
los fondos documentales y adicionalmente
que su orientación era la de suplir la actividad
de difusión documental; pero con el pasar de
los años esta concepción a cambiado y hoy se
define la descripción como el mecanismo que
“consiste en confeccionar registros, asientos
en fichas, libros o listas de la documentación,
que hay en uno o varios archivos, para facilitar
la consulta, localización, control y permitir al
investigador su fácil consulta”38
. Por tanto la
difusión en esta etapa busca garantizar el
cumplimiento de la razón de ser de los
archivos: el acceso y la consulta, tanto para el
personal de las entidades que requieren la información que le permita dar continuidad a
37
CARDENAS AYAIPOMA, Mario. Manual de organización de documentos de archivo. Lima: Fondo Pro
Archivo y Grupo Esperanza del Perú, 2004. p. 28
38
ALVAREZ RODRÍGUEZ, Mariela. Ordenación y descripción de archivos. Armenia: Universidad del
Quindío, 1992. p. 55
34

su gestión, como a los ciudadanos o usuarios que se interrelacionan con las
organizaciones y requieren conocer el estado de sus trámites o consulta de documentos
con fines reinformación e investigación.
Dentro de los productos básicos de la difusión en esta etapa se encuentran: Inventarios,
Guías, Índices, Catálogos, bases de datos y folletos de aplicación de normas (ISAG,
ISAAR, EAD) etc.
Valoración:
Esta fase del Programa de Gestión Documental es crítica puesto que implica, responder a
las siguientes preguntas ¿Qué conservar?, ¿Qué eliminar?, ¿Quiénes evalúan y
eliminan?, Cuando y donde? y el ¿Cómo?, es por
eso que se le define como la “Fase del
tratamiento archivístico que consiste en analizar y
determinar los valores primarios y secundarios de
las series documentales, fijando los plazos de
transferencia, acceso y conservación o
eliminación total o parcial”39
, y busca con la
difusión crear conciencia sobre la reducción del
volumen de la documentación en el archivo, con
el propósito de dar el adecuado uso de las
herramientas archivísticas a diseñar y aplicar.
Dentro de los productos básicos de la difusión en esta etapa se encuentran: Tablas de
Retención Documental (TRD), Tablas de Valoración Documental (TVD), fichas de
valoración de series y actas de eliminación, etc.
Difusión:
Para la última fase del programa y como el objeto de la presente guía se centra en el,
simplemente diremos que “La difusión de
archivos es el mecanismo que permite lograr un
mayor acercamiento e interacción entre éstos y
los clientes reales y potenciales. Así como, la
proyección en el entorno interno y externo, con
lo cual se obtiene el reconocimiento, presencia,
credibilidad, valía y posicionamiento como
centros de información para la gestión
administrativa, la dinamización cultural, social y
el ocio.”40
Es así como la difusión y los
productos de archivo, deben responder a las
necesidades de los usuarios reales y
39
LA TORRE MERIÑO, José Luis y MARTÍN-PALOMINO Y BENITO, Mercedes. Metodología para la
identificación y valoración de fondos documentales. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte,
2003. p. 26
40
JAEN GARCIA, Luis Fernando. La difusión como estrategia para la proyección de los archivos. En:
Convención internacional de archivistas “Nuevas estrategias en la gestión y administración documental”. Mar
del Plata, 7 al 9 de septiembre de 2006. p. 1-2
35

potenciales del archivo, lo cual no es una tarea sencilla, pues para ello la unidad de
información debe conocer y adaptarse permanentemente a los cambios en el perfil del
usuario, requerimientos del mercado, avances tecnológicos, etc.
Dentro de los productos básicos de la difusión en esta etapa se encuentran: Pagina Web,
Boletines, Publicaciones de Archivos, Capacitaciones, Exposiciones, visitas virtuales, etc.
36

Preguntas y respuestas básicas sobre difusión en archivos
En este punto es necesario resaltar que los cambios a los que se ha visto abocada la
archivística moderna durante las últimas décadas, han provocado varios acontecimientos
importantes en el campo de la difusión y es evidente, por tanto, que previo al inicio de la
labor de difusión se deberán tener en cuenta las siguientes inquietudes41
y que serán de
suma importancia en el proceso:
¿Para qué?
En este punto tenemos que identificar en forma primaria, cuales podrían ser las variables
cualitativas y cuantitativas que afectarían de forma directa el producto seleccionado
(Fortalezas, Oportunidades, debilidades y Amenazas)
¿Para quién?
Antes de iniciar la difusión de un producto, se debe pensar hacia quien esta dirigido el
mismo, nos referimos aquí al Usuario y/o Cliente, pues hay que ofrecerle lo que
realmente necesita y lo que le va a servir para solucionar su inquietud o problema
documental, para él lo más importante es que se le de solución a su necesidad en el
menor tiempo posible. (usuarios reales y potenciales, clientes internos y externos).
¿Cómo?
Otro elemento a considerar seria los problemas identificados en un primer plano frente al
producto a ser difundido, y cuales serán las medidas de solución más acordes y que nos
indiquen el camino correcto a seguir, por supuesto mediante el establecimiento de
relaciones causa-efecto (estrategias y tácticas).
¿Qué?
Es imprescindible preguntarse cuales serán las actividades a seguir para la difusión del
producto en forma metódica, y además que se piensen acciones a corto, mediano y largo
plazo. (Acciones concretas a problemas detectados en el como)
¿Con qué?
Básicamente en este punto se establece cuales podrían llegar a ser los recursos
necesarios para el desarrollo, implementación y seguimiento del producto de archivo a ser
difundido y en el que se puedan contemplar los recursos humanos, documentales,
locativos, materiales y económicos entre otros.
¿Quién?
Finalmente hay que pensar con cuales perfiles cuenta la unidad de archivo, que
competencias posee para el desarrollo de esta actividad y que otros perfiles adicionales
podrían colaborar de forma directa en la planeación del producto y difusión del mismo.
(directivo, táctico y operativo).
41
Estos planteamientos se fundamentaron en el artículo de: CERDA DIAZ, julio. Sistemas hipertexto y
multimedia para la difusión de documentos y la formación de usuarios. En: XII Jornadas de archivos
municipales “El archivo en el entorno cultural”. Coslada, 21 y 22 de mayo de 1998. p. 75
37

Actividad No 1.
TALLER
- Identifique cuales son los productos de archivo con que cuenta su organización
actualmente, bajo el esquema de las seis etapas del Programa de Gestión Documental
(PGD)
- Selecciones un producto de archivo y responda las siguientes preguntas en relación con
la etapa de Difusión ¿Para qué?, ¿Para quién?, ¿Cómo?, ¿Qué?, ¿Con qué? y ¿Quién?
LECTURA COMPLEMENTARIA
PEREIRA OLIVERA, Mª Dolores y LOPEZ RODRÍGUEZ, Olimpia. La difusión: cuarta
dimensión del servicio. En: XII Jornadas de archivos municipales “El archivo en el entorno
cultural”. Coslada, 21 y 22 de mayo de 1998. p. 37-46
38

CAPITULO II
FASES DE LA DIFUSIÓN
Primera Fase: Planeación y desarrollo de productos de archivo.
Al planear en los procesos de Difusión en
Archivos, es necesario empezar por preguntarnos
que es la planeación y desarrollo de
productos, y a partir de los referentes
mencionados con anterioridad durante el
desarrollo de la presente guía se define como “el
conjunto de actividades de todas las etapas en la
vida de un producto desde la idea hasta su
colocación en el mercado, pasando por el diseño,
la fabricación y el envase”42
. Todo esto nos lleva
a suponer que en el contexto netamente
archivístico, esta fase se considera la piedra
angular de todo el proceso de difusión.
Ahora bien, es importante que el lector tenga presente que todo producto que se
establezca en el Archivo, debe estar enmarcado dentro del concepto de calidad43
y en
especial el de “la calidad total que es un principio, una filosofía productiva según la cual el
usuario, es el auténtico soberano de todo el proceso de producción y cobertura del
servicio. El objetivo de un programa de calidad es maximizar la satisfacción del usuario”44
;
para lo cual la unidad de información debe anticiparse a lo que el usuario quiere, atraer su
atención, hacerlo sentir que es importante y sobre todo ofrecerle lo que necesita.
Cuando hablamos sobre un producto, nos estamos refiriendo a un producto y/o servicio,
ya que el servicio se puede entender como tal. Además, últimamente la separación entre
producto y servicio es cada vez más confusa, ya que a los típicos productos se les
añaden cada vez más servicios, y a los típicos servicios se les añaden cada vez más
productos. Teniendo claro esto, podemos decir “que un producto de archivo, es aquel que
satisface las expectativas de los usuarios en el menos tiempo posible”.
En este orden de ideas, el concepto de planeación y desarrollo de productos de archivo,
implica identificar tres conceptos claves dentro la etapa de difusión:
42
CESPEDES SAENZ. Op cit., p. 90
43
Calidad: La calidad encierra una filosofía de vida. Esto implica que la calidad abarca los procesos por los
que una persona o entidad se desarrolla y/o desempeña. La característica principal que define a la calidad
como filosofía, es su perspectiva basado en el proceso de satisfacer especificaciones determinadas.
(TABOADA & NIELSEN, 2006)
44
IZQUIERDO ALONSO, Mónica; RUIZ ABELLAN, Joaquín; PIÑERA LUCAS, Jose-Tomas. Los
estudios de usuarios en los programas de gestión de calidad: Propuesta de un marco teórico integrador para el
estudio de usuarios de la información. En: FESABID 98, 1998 URL: http://www.florida-
uni.es/fesabid98/comunicaciones/m.izquierdo.html Consulta: 15 de junio de 2006
39

EXPECTATIVAS
PLANEACION
MENOR COSTO
Y DESARROLLO IDENTIFICACIÓN USUARIOS
DE PRODUCTOS
El éxito de los productos de archivo “reside en la capacidad de adaptación y satisfacción
de las necesidades de cada usuario. La clave es personalizar al cliente y situarlo en el
proceso de diseño de un nuevo producto o servicio dado que es imposible crearlos sin
conocer sus necesidades”45
; los usuarios son quienes le dicen a la unidad de información
qué es lo que quieren y necesitan, son quienes expresan sus necesidades, y esto ayuda
para crear excelentes productos, sin embargo es importante aclarar que el archivo es
quien debe establecer los mecanismos para conocer las necesidades y diseñar los
productos, puesto que en su gran mayoría los usuarios no expresan fácilmente lo que
necesitan ya que en muchas ocasiones ni ellos mismos saben que es lo que requieren.
Factores que influyen en la planeación de productos
Para nuestro caso es fundamental tener una definición clara y concisa de producto de
archivo, ya que alrededor de este concepto gira el desarrollo del presente trabajo. Por lo
tanto, Producto de Archivo “es el instrumento que hace realidad el verdadero fin de la
actividad informativa; es decir, la comunicación de información, ideas o datos; y a la vez
se constituye en el resultado de la actividad organizada llevada a cabo por la unidad de
información”46
.
Al planificar los nuevos productos y evaluar los existentes, deben tenerse en cuenta
muchos factores, entre ellos47
:
Moda: Puede definirse como un diseño o estilo temporalmente popular, como por ejemplo
la utilización de discos ópticos.
La competencia: Cada unidad de información tiene que estar enterada de lo que sus
competidores están haciendo para sus usurarios, como por ejemplo el diseño de sitios
Web para Archivos y la publicaciones entre otros.
45
ALLEPUZ ROS, TERESA. Gestores y consumidores de la información en la economía del conocimiento,
FESABID 98, 1998, URL : http://www.florida-uni.es/fesabid98/comunicaciones/t_allepuz.html.
46
RAMOS SIMÓN, Luis Fernando. Dirección, Administración y Marketing de Empresas e Instituciones
Documentales. España: Editorial Síntesis S.A., 1995. p. 175.
47
Para mayor información consulte: CESPEDES SAENZ, Alberto. Principios de Mercadeo. 2ed. Santa Fe de
Bogotá: Ecoe ediciones, 1998. p. 90
40

Las mejoras tecnológicas: El auge de las soluciones tecnológicas para la gestión
documental, ha dado como efecto la destinación de recursos para el diseño e
implantación de desarrollos que faciliten su administración, como por ejemplo el diseño de
Bases de Datos y las visitas virtuales.
Demanda de los consumidores: Uno de los factores más importantes en la planeación
de productos es, naturalmente, el consumidor y sus necesidades, como por ejemplo la
capacitación en gestión documental y las exposiciones de fotografías etc.
Pasos prácticos en la planeación de productos.
El éxito en la realización de la planeación de productos en archivos depende en gran
medida de su adecuada formulación, para lo cual se requiere de un proceso previo de
identificación, análisis y plan de acción entre otros aspectos, el método de solución de
Problemas – PHVA, adaptado a la etapa de difusión se constituye en una herramienta
esencial para obtener una visión integral del producto, su importancia y características
especificas más relevantes.
A continuación se presenta un resumen de la metodología PHVA , la cual esta constituido
por cuatro (4) fases48
PLANEAR (P) HACER (H)
Se identifica el problema, se investiga
las características específicas que lo
ocasionan, se analizan las causas
fundamentales y se construye el plan
para bloquear las causas y solucionar el
problema.
Corresponde a la implementación y
desarrollo del plan establecido.
VERIFICAR (V) ACTUAR (A)
Incluye la evaluación permanente del
desarrollo de del plan y permite
establecer correctivos necesarios para
alcanzar los objetivos planteados y
solucionar el problema.
Permite recapitular todo el proceso
desarrollado hasta el momento,
estandarizar la solución implementada
para solucionar el problema identificado
y prevenir la reaparición del problema.
Para el objeto del presente estudio, se describen exclusivamente los pasos relacionados
con la primera fase del PHVA, y que se presenta a continuación para adelantar la
Planeación de Productos de Archivo49
:
48
COLOMBIA. EMPRESA COLOMBIANA DE PETROLEO – ECOPETROL. Método de solución de
problemas – PHVA. Bogota: Departamento de Proyectos. s.f.
49
Estos conceptos fueron tomados y adaptados para la etapa de Difusión de la investigación de:
GUTIERREZ, Liliana. Sistemas de calidad y gestión de documentos. Bogotá, 2000. p. 21-29 Proyecto de
Trabajo de Grado (Especialista en Redes de Información Documental). Pontificia Universidad Javeriana.
Facultad de Comunicación y Lenguaje
41

• Definir la misión de la unidad de archivo: La unidad debe redactar la definición de
su misión, responde a la pregunta ¿por qué existe nuestra unidad? Esta declaración
debe ser breve, máximo 25 a 30 palabras y se debe centrar en la razón básica para
que exista el archivo.
• Identificar el resultado de la unidad de archivo: En este paso los colaboradores o
empleados de la unidad deben reflexionar sobre todas las actividades que realizan y
hacer una lista de ellas. Esta lista generalmente resulta extensa, ante lo cual se debe
iniciar el proceso de identificación, las actividades que se relacionan más de cerca con
el logro de la misión que se ha definido. Posteriormente se examinan los principales
resultados; estos se refieren a los productos o servicios que generan.
• Asignar prioridades a los productos y servicios: En este paso se asignan
prioridades a los productos y servicios frente a la misión de la unidad de archivo. En
este paso es beneficioso la realización del diagrama de flujo del trabajo interno
correspondiente a sus principales productos y servicios.
• Identificar a los usuarios de los productos prioritarios: Se elabora una lista de los
usuarios internos y externos que recibirán el producto o servicio en mención (En este
proceso es de gran utilidad el diagrama de flujo). Usuarios internos son todos los de la
entidad, y externos, son todos los terceros (personas naturales o jurídicas) como:
usuario final (que paga por el producto o servicio), vendedores, proveedores,
organismos del gobierno y reguladoras, etc. El resultado de este paso es una
lista en orden de prioridades de los productos y servicios del archivo, y una lista de
receptores, discriminados en internos y externos.
• Identificar las necesidades de los usuarios en su lenguaje: En este paso se
investigará lo que requieren los usuarios del producto o servicio en cuestión; esta
actividad se puede realizar mediante entrevistas, grupos de discusión con los clientes,
encuestas y cuestionarios.
• Traducir las necesidades de los usuarios al lenguaje de la unidad de archivo:
Cada área de archivo utiliza su propia jerga, por tanto debe interpretarse las
necesidades de los usuarios, de acuerdo con el lenguaje utilizado por la unidad de
archivo, realizada esta actividad, los integrantes deben preguntarse sobre ¿qué
podemos hacer para suministrárselo?
• Establecer indicadores de gestión: Una vez identificadas las necesidades de los
usuarios, se deben establecer las medidas – indicadores de gestión, que ayudarán al
archivo a controlar continuamente cuán tan bien se satisfacen las necesidades de los
usuarios.
• Establecer un plan de difusión para satisfacer las necesidades de los usuarios:
Con toda la información recolectada anteriormente, se procede a agruparla en el PDA
El plan debe ser breve, centrado en el usuario y orientado hacia la acción; delinear las
principales acciones que el archivo espera tomar como base en su trabajo de
planeación hacia la difusión.
42

Estrategias de desarrollo de productos
El desarrollo de estrategias para la planeación de productos de archivo pueden dividirse
en seis (6) puntos básicos, los cuales son:
• Ideas: En este punto las ideas se pueden obtener de diversos factores, dentro de los
que se destacan: los usuarios internos, los clientes externos, los organismos de
control y los archivos con características similares etc.
• Depuración de las ideas: Para efectuar la depuración, es recomendable consultar
personas expertas del tema y en especial recurrir a la experiencia previa y juicio
propio de los gestores de documentos, pues ellos son los usuarios finales del producto
de archivo.
• Evaluación de las ideas: Frente a la evaluación, se recomienda establecer las
preguntas que sirvan de referente para su implantación o eliminación del portafolio de
servicios.
Las preguntas más comunes tienen relación con: ¿Satisfacción?, ¿Lanzamiento?,
¿Crecimiento? y ¿Costo?.
• Preparación del prototipo: Este es un paso necesario, pues se deberá concluir lo
teórico vs. lo practico y de esta manera convertirlo en una realidad.
• Prueba del prototipo: Esta es la ultima etapa en la que el Archivo podrá efectuar una
prueba previa, pues aquí se deberá identificar si en verdad el producto cubre las
necesidades básicas de los usuarios.
Adicionalmente existen varias formas de probar productos como. Prueba de
laboratorio (con funcionarios del propio archivo), Pruebas con Consumidores (Una
muestra de los empleados de la compañía) y Pruebas del Mercado (Archivos que
han implantado un producto similar, en otra entidad).
• Introducción en gran escala en el mercado: Este punto, básicamente significa que
posteriormente a la aplicación de pruebas y su inclusión en el portafolio de servios, se
deberá adelantar una labor de mercadeo. Como puede ser las capacitaciones y
boletines informativos del archivo.
43

Actividad No 2.
TALLER
- A partir de la metodología PHVA, indique los puntos más importantes en la planeación
de productos de archivo.
- Identifique cuales podrían ser las estrategias, en la planeación de un producto nuevo
para su Unidad de Información (Archivo).
- Explique los factores que influyen en la planeación de productos, para el archivo donde
labora actualmente.
MIYAGI, Flora. Marketing en unidades de información y afines: ¿Sólo una moda?. En:
Revista electrónica de bibliotecología y ciencias de la información - Biblios. No. 10 (2001).
URL: http://www.bibliosperu.com. Consulta 15 de septiembre de 2006.
44

Segunda Fase: Metodología para la elaboración de planes de difusión en
archivos
La difusión entendida como un proceso
metódico y sistemático, deberá ejecutarse
por etapas, fases y actividades
relacionadas pero no necesariamente
secuénciales. Ello significa que podrá
pasarse de una fase a otra, aún sin haber
terminado completamente la anterior.
Los Planes de difusión en Archivos
comprende cinco etapas fundamentales:
Prediagnostico, Diagnóstico, Estructura del
Plan de Difusión, Cronograma de
Actividades y Presentación a Directivos y Funcionarios.
Las etapas mencionadas se ilustran en el diagrama del Anexo No 1 y se describen a
continuación:
Prediagnóstico – Análisis general del sistema de archivo
Es la fase del PDA a través de la cual se
identifica y analiza la situación real de la
gestión, archivo y difusión frente a los
diferentes factores internos y externos que
inciden en ella, para precisar las causas
sobre las cuales se debe actuar.
Dependiendo de características tales como
tamaño de la organización, servicios
documentales, naturaleza y uso de la
información y desarrollo de productos; el
archivista entonces podrá optar entre dos
alternativas de Prediagnóstico:
PRELIMINAR Y SISTEMATICO50
.
Para el objeto de la presente guía se recomienda utilizar el Prediagnóstico Preliminar el
cual consiste en acercarse al conocimiento global de la estructura administrativa y de la
fase de archivo, destacar los elementos más significativos y sugerir alternativas de
solución frente a la Difusión.
Esta actividad permite reunir todos los datos que se puedan extraer de fuentes orales y
escritas relacionadas con los antecedentes, hechos y situaciones alusivas al archivo y a los
productos a estudiar. Los datos deberán aportar información sobre la organización misma
50
Para mayor información consulte: SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA. Guía para la
asistencia en administración documental. Medellín: Centro de comercio y servicios, 1995. p. 12
45

del sistema de archivo en cuanto a infraestructura, historia, políticas, estructura organizativa,
productos y servicios, etc; así como del acervo documental en cuanto a origen, funciones,
flujo de la información, conservación, cantidad, ubicación, estado físico, instalaciones de
depósito, índice de acumulación, utilización y destino final de los documentos.
Es decir, que en el prediagnóstico se deberá identificar por separado las variables
cualitativas y cuantitativas. Un ejemplo de ello, es el uso de la matriz F.O.D.A. (fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas) que describe y relaciona variables de tipo
cualitativo como se ilustra a continuación.
Fortalezas Debilidades
Nombre de la
Organización
Oportunidades Estrategias (FO) Estrategias (DO)
Amenazas Estrategias (FA) Estrategias (DA)
Diagnostico – Información detallada de productos
Los documentos son la materia prima de los archivos y el
eje sobre el cual gira la etapa de difusión. A partir de este
concepto, la evaluación de los productos de archivo
deberá contemplar todas las etapas del proceso
documental que van desde la elaboración misma hasta el
cierre del ciclo vital. En este sentido, el análisis debe partir
de la etapa de producción que incluye los procedimientos
de elaboración de documentos y los sistemas de
correspondencia, y continuar con el examen a las
técnicas, procedimientos y normas que la organización
utiliza en cuanto a sistemas de clasificación y ordenación;
consulta e instrumentos de recuperación de información;
selección, plazos de retención y destino final de
documentos; conservación, unidades de instalación y
disposición física.
Vemos, pues, que el análisis detallado y metódico de los productos de archivo que
actualmente maneje la unidad de información, nos conduce a la identificación de dificultades
en relación con la etapa de difusión y el establecimiento de relaciones causa-efecto;
apreciación de los hechos en función del tiempo; evaluación del entorno del sistema de
46

archivo; identificación de deficiencias en la aplicación de procedimientos, utilización de
recursos, desarrollo de funciones y actividades en relación con el diseño adecuado del PDA.
La prioridad, por lo tanto, estará en el establecimiento de un diagnostico integral de los
productos de la Unidad de Información, en el que se deberá tratar en la medida de lo posible
de evaluar todos los recursos utilizados en el archivo para la proyección del producto. El
Anexo No 2 nos ilustra los elementos básicos a tener en cuenta para el presente estudio.
Lo que parece indudable es que identificar la naturaleza de los inconvenientes con los
productos de archivo, revelará las acciones a emprender como medidas de solución, las que
deberán someterse a un juicio que indique la opción correcta. Este procedimiento podrá
ejecutarse utilizando la Matriz de Problemas y Soluciones, como se muestra a
continuación.
PROBLEMAS CON EL PRODUCTO DE
ARCHIVO
POSIBLES SOLUCIONES PARA LA
IMPLANTACIÓN DEL PRODUCTO
Estructura plan de difusión
Para la elaboración del PDA, el uso de fuentes primarias y secundarias*
será siempre
necesario. La identificación de las fuentes como el levantamiento de los datos depende de la
habilidad del Archivista. Sin embargo, para facilitar el desarrollo de esta fase de la cual
dependen las demás, esta guía simplemente suministra algunas ideas que podrán ser
modificados según las necesidades que surjan en cada caso, pero que permiten contemplar
los recursos más importantes dentro de la etapa de difusión en archivos.
Para lo cual es conveniente mencionar que el PDA ha de estar bien estructurado y
organizado para que sea fácil encontrar lo que se busca y no se omita información
relevante.
A continuación, se describe muy brevemente las partes de que consta un Plan de
Difusión, con el objeto que el Archivista pueda adaptar los puntos del plan de acuerdo a
las circunstancias o las necesidades del Archivo, con el único fin de ofrecer un producto
optimo el cual no sea resultado de haber encasillado en fórmulas invariables que actúen
como camisas de fuerza a las que hay que someter la etapa de difusión. En el Anexo No.
3, se ilustra los componentes básicos de un PDA.
*
Concepto de fuentes documentales
47

• Resumen Ejecutivo: Es un resumen de todo el plan de difusión, donde se incluye la
definición del producto de archivo que se planea implementar y/o actualizar, donde se
detalla ventajas, desventajas, tiempos y resultados esperados en la etapa de difusión.
• Tabla de Contendido: Es un índice necesario para el lector final del plan, con el
objeto que pueda ubicar en el PDA fácilmente lo que se encuentra buscando, su
misión es convencer al lector de que lea el plan en un 100%
• Presentación: Describe la presentación del Plan, pero centrado exclusivamente en el
Producto de Archivo a ser implementado en el Portafolio, de modo que cualquier
persona, conozca o no el archivo, comprenda perfectamente el alcancé y utilidad de
PDA.
• Informe de Diagnostico: Su función es la de suministrar un conocimiento interno y
externo del Archivo permitiendo analizar objetivamente las circunstancias que puedan
afectar el PDA, deberá contemplar como mínimo la descripción de condiciones
generales de la organización, problemas y oportunidades y los recursos con que
cuenta la unidad de información.
• Objetivos y Metas: En este punto se deberá describir lo que se piensa alcanzar
(objetivos) y una descripción precisa y explicativa de las actividades para alcanzar
esos objetivos (metas).
• Desarrollo de Estrategias: Es el conjunto de acciones que el Archivo pondrá en
práctica para asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos, incluyendo el
análisis de productos similares en archivos diferentes. Ejemplo: Incentivar el uso de
las herramientas de consulta del archivo central (Inventarios, Catálogos)
• Desarrollo de Tácticas: Es el método empleado para llevar a cabo las estrategias.
Muestran el modo en que se ejecutaran las estrategias definidas en el punto anterior y
que contempla el uso de variables. Ejemplo: Curso de capacitación para la consulta
en los catálogos del archivo central, Elaboración de folletos explicativos sobre el uso
de los inventarios de archivo etc.
• Anexos: Información relevante que no se haya contemplado en los puntos anteriores.
48

Cronograma de actividades
A fin de determinar con claridad tanto el personal, los
recursos y el tiempo que deberá destinarse para
concluir el trabajo, es necesario efectuar un análisis
en el que se considere: el número de productos a ser
lanzados, los pasos procedimentales que se deben
ejecutar y el personal disponible para atenderlos.
Dicho análisis, dará como resultado la elaboración de
un cronograma, en el se proyecte la ejecución de
todas las tareas necesarias para el diseño del nuevo
producto, y puede ejecutarse aplicando el
instrumento que se presenta en el Anexo No. 3
Una vez aprobado, dicho cronograma deberá publ
personal de todas las unidades administrativas a fin de que determinen en que momento
y durante cuanto tiempo deberán brindar la información pertinente.
icarse para conocimiento de del
Presentación a directivos y funcionarios
sta acción permite dar a conocer, explicar y aclarar ante la organización la metodología,
dicionalmente el responsable de lanzar el
es en Ciencias de la Información,
E
condiciones y compromisos necesarios para el desarrollo de la etapa de difusión, así
como convenir las fases, estrategias, recursos y cronograma de ejecución.
A
producto de archivo debe apoyarse en
profesionales con diferentes perfiles que
aporten elementos indispensables para la
mejora continua de cada uno de los
productos con que cuenta la oficina bajo su
dirección:
Profesional
administradores de empresas y financieros,
Ingenieros de sistemas e Industriales,
Derecho, Historiadores, Sociólogos y
Publicistas
49

Actividad No 3.
TALLER
Señale algunos beneficios que aporta la elaboración de un Plan de Difusión en Archivos
(PDA) para:
- La organización
- El personal a cargo de coordinar la función archivística de las entidades
- Los usuarios internos y externos del Archivo
Elabore un proyecto en el que se consideren todas las tareas, recursos y decisiones
necesarias para adelantar la elaboración de un PDA en su Archivo, según los elementos
identificados en el capitulo.
ROSSINI CORZO, Daniel. La aplicación del marketing en la archivística: por qué, cómo y
para qué. En: Revista electrónica de bibliotecología y ciencias de la información - Biblios.
No. 10 (2001). URL: http://www.bibliosperu.com. Consulta 10 de octubre de 2006.
50

Guía para la difusión de productos en archivos : Orientaciones para administradores de archivos

Guía para la difusión de productos en archivos : Orientaciones para administradores de archivos

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Similar a Guía para la difusión de productos en archivos : Orientaciones para administradores de archivos

Similar a Guía para la difusión de productos en archivos : Orientaciones para administradores de archivos (20)

Último

Último (7)

Guía para la difusión de productos en archivos : Orientaciones para administradores de archivos