Este documento presenta una introducción a las técnicas de documentación. Explica que la documentación es importante para las empresas y organizaciones ya que permite la planificación y el desarrollo de procesos. Luego describe algunas técnicas documentales como la selección, identificación, análisis y almacenamiento de documentos, así como su difusión. Finalmente, ofrece definiciones de conceptos clave como documentación, documento y sus funciones.

1. INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR PARTICULAR
“SAN GABRIEL”
Tema:
TECNICAS DE DOCUMENTACION
POR: PAUL IGUASNIA
Ing. ANGEL HUILCA
Semestre: sexto
2017 – 2018

3. Unidad uno
INTRODUCCION
En el mundo globalizado de hoy es necesario que las empresas, instituciones públicas,
entre otros, cuenten con un sistema documental de sus procedimientos, servicios y
funciones; ya que la documentación es el soporte del sistema de gestión de calidad y
planificación, pues en ella se plasma no solo las formas de operar de la organización si
no toda la información qué permite el desarrollo de todos los procesos, la toma de
decisiones y permitir las auditorias.
Existen diversas técnicas, elementos y metodologías con los cuales se pueden elaborar
la documentación que nos permite atacar las necesidades que tengan cualquier tipo de
organización o cliente, manera tal que la documentación a implementar cumpla con los
requisitos, permita el desarrollo y la permanencia en el mercado
TECNICAS
Una técnica es un procedimiento o conjunto de reglas, normas o productos, que tiene
como objetivo obtener un resultado determinado, ya sea en el campo de la ciencia, de
la tecnología, del arte, del deportes, de la educación o en cualquier otra actividad. La
técnica requiere tanto destrezas manuales como intelectuales frecuentemente el
recurso de herramientas y siempre de saberes muy variados
Un ejemplo seria la música, donde la técnica se refiere a la manera de ejecutar un
instrumento musical, así como la manera de componer y precomponer, la técnica se
refiere a los procedimientos y recursos que se emplean para lograr un resultado
especifico, las técnicas tiene el objetivo de satisfacer necesidades y requerir de quien
las aplica
LA DOCUMENTACION
Las ciencias de la documentación se encargan de la información sobre los documentos.
Documentación puede entenderse como junto de las disciplinas relacionadas con el
estudio del documento, como fuente de información para obtener nueva información o
una toma de decisiones. Las ciencias de la documentación incluyen estudios de
carácter empírico en el que se debe analizar datos e hipótesis de carácter cuantitativo.
Ejemplos de esas técnicas aplicadas a la documentación son los diferentes tipos de
indicadores de la bibliometria pero también se usan de manera extensiva en todos
aquellos estudios relacionados con el uso de bibliotecas o recursos digitales
CONCEPTOS FUNDAMENTALES
Los datos sobre los que se trabaja en todo los análisis se consideran parte de un
conjunto de elementos o individuos con propiedades comunas. Al conjunto de elementos
o individuos que se quiere estudiarsele denomina población no obstante las poblaciones
que se estudian en la mayoría de los casos son de un tamaño muy grande. Por ello en
los estudios se trabaja con una o varias muestras de población que son subconjuntos
de poblaciones. Lógicamente el tamaño muestral de la nuestra que consideramos
siempre es menor que el tamaño poblacional es típicamente mucho menor. El estudio
puede describirse en los siguientes términos:

4. Población considerada: la población son todos los investigadores lógicamente se
entiende que son aquellos activos en el momento del estudio
Técnica de muestreo utilizada: en la segunda mitad del mundo la primera mitad del 2009
se realizó un estudio en dos partes en la primera parte se distribuyó un cuestionario a
una muestra de 750 académicos la muestra incluyo a 155 investigadores en
humanidades 345 investigadores en ciencias sociales y 250 en ciencias.
Del conjunto de investigadores que se seleccionó solo respondieron 59 investigadores
de humanidades, (38.1%), 149 investigadores de ciencias sociales (43.2%), y 96
investigadores en ciencias (38.4%), por lo tanto la muestra se redujo en esa fase a un
tamaño de 304 investigadores.
La Estadística: es una ciencia de carácter matemático que sirve esencialmente a dos
funciones correspondiente a dos divisiones fundamentales.
La Estadística Descriptiva que sirve para analizar y resumir datos de las muestras
La indiferencia estadística o estadística inferencial, que se ocupa de hacer deducciones
y predicciones sobre las poblaciones a partir delos datos de las muestras
TECNICAS DOCUMENTALES
Existe una confusión de término y situación que impide la definición univoca de la
información documental, los profesionales que realizan funciones o actividades
diversas en fondos documentales reciben nombres distintos como: documentalistas,
bibliotecarios, analistas, científicos de la información, archivistas, informáticos
documentales, etc. A continuación se menciona algunos conceptos sobre la ciencia de
la información:
 Ciencia Interdisciplinaria que investiga el comportamiento de la información las
fuerzas que gobiernan el uso y el flujo de la misma las técnicas, tanto manuales
como mecánicas para proceder la información para sus óptimos
almacenamientos recuperación y desimanación.
 El campo como particularmente interesado en mensajes registrado o
almacenado su creación o marcas distintivas o documentos su programación y
uso.
 El estudio de los procesos productivos de información en cualquier sistema de
información en que puede ocurrir
Para simplificar ambigüedades se limita al concepto de ciencia de la información
que abarca el conjunto de técnicas documentales al término generalizado de
documentación
¿QUE ES DOCUMETACION?
EN TERMINOS GENERALES la documentación es el acto de reunir documentos sobre
un tema dado y el tratamiento de estos en vistos a esta difusión.
Características de la documentación de sistemas:
 Pertinencia: los documentos que se proporciona deben responder a las
necesidades específicas de los utilizadores
 Exhaustividad : deben proporcionarse al usuario todos los documentos que
respondan a sus necesidades

5.  Rapidez: los documentos pertinentes deben transmitirse al usuario interesados
inmediatamente después de su publicación.
 Economía : el coste de la documentación debe ser mínimo
NOCION DE DOCUMENTO
El documento proviene del latín documentum, de doceo es ere, enseñar. Escrito
con que se prueba acredita o hace contar alguna cosa de un análisis administrativo
se hace necesario de limitar la definición o noción de documento y a su vez referirse
a su naturaleza.
Un utensilio irremplazable para transmitir los conocimientos las ideas y dar cuenta
de los hechos.
Funciones de un Documento
 Permite la comunicación humana
Es un medio muy valioso de información y enseñanza
 Puede materializarse todos los conocimientos humanos formando de este modo
una memoria colectiva
Un documento valioso debe ser:
 Original: es decir de primera mano fruto de un estudio o investigación
 Fiable: digno de crédito identificación de autores y fuentes
 Utilizable: con posibilidad de difusión de fácil de acceso a los utilizadores
 Documentos confidenciales: de utilidad limitada
FUNCIONES DE LADOCUEMTACION
La documentación como concepto generalizado representa el conjunto de
documentos recogidos para fines determinados, la documentación como concepto
específico para diferenciar de lo anterior consiste en el empleo de técnicas
documentales
 La selección: de documentos a partir de conocimientos lo más completas
posibles de cuanto existe se está haciendo o va a producirse.
 La identificación: los documentos consiste en aplicación de reglas de
escrituras y presentación graficas simples normalizadas y univocas con el
fin de aseguran una buena comunicación
 El analices documental: es un conjunto de operaciones realizadas para
representar el contenido de un documento de forma distinta al original
 El almacenamiento: de la acumulación de documentos originales o
reproducidos introducido en la memoria documental
 La difusión: de los documentos o de la información recogida y tratada y
analizada tienen cuenta el ejercicio de las técnicas de información entre
personas presentes o ausentes en tiempo o espacio.