Administración de Proyectos enfocados a la Tecnología

1. S
Administración de
Proyectos de
Tecnologías
Introducción
Lic. Gustavo Cruz Callejas

2. Introducción
S Un proyecto es una serie planeada de actividades
relacionadas para lograr un objetivo de negocios
específico. Los proyectos de sistemas de información
implican el desarrollo de nuevos sistemas de
información, la mejora de sistemas existentes, o tal vez
la actualización o reemplazo de la infraestructura de
tecnología de información (TI) de la firma.

3. ¿Qué es la Administración de
Proyectos de Tecnologías?
S La administración de proyectos se refiere a la
aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y
técnicas para lograr objetivos específicos dentro del
presupuesto especificado y las restricciones de tiempo
establecidas.
S Como en otras áreas de la empresa, la administración de
proyectos para los sistemas de información debe lidiar
con cinco variables principales: alcance, tiempo, costo,
calidad y riesgo.

4. Alcance:
S El alcance define qué trabajo se incluye o no en un
proyecto.
S La administración de proyectos define todo el trabajo
requerido para completar un proyecto con éxito y debe
asegurar que el alcance del mismo no se expanda más
allá de lo que estaba planeado en un principio.

5. Tiempo:
S El tiempo es el lapso requerido para completar el
proyecto.
S La administración de proyectos trata de determinar el
tiempo requerido para completar cada tarea y establecer
un itinerario para terminar el trabajo.

6. Costo
S El costo se basa en el tiempo para completar un
proyecto, multiplicado por el costo de los recursos
humanos requeridos para finalizar ese proyecto.
S La administración de proyectos desarrolla un
presupuesto para el proyecto y monitorea los gastos
continuos del mismo.

7. Contexto de la dirección de
proyectos
S Los proyectos están incluidos dentro de un contexto más
amplio. En el gráfico a continuación se resume el nivel de
jerarquía donde se encuentran enmarcados los
proyectos.

8. Oficina de Gestión de
Proyectos (PMO)
La oficina de gestión de proyectos o PMO (Project Management Office)
es una entidad de la organización que facilita la dirección centralizada y
coordinada de proyectos.
Entre los principales roles de la PMO se encuentran:
1. Proveer metodologías de dirección de proyectos
2. Dar soporte para gestionar proyectos (ej.: capacitación)
3. Asignar directores de proyectos y ser responsable del éxito o fracaso de los
proyectos
Algunas de las actividades que suele realizar la PMO son:
1. Gestionar las interdependencias entre proyectos
2. Proveer lecciones aprendidas a nuevos proyectos
3. Colaborar en la asignación de recursos compartidos

9. Oficina de Gestion
S En la tabla a continuación se presentan los tres
tipos más comunes de PMO.

10. Interesados (Stakeholder’s)
Los interesados del proyecto, denominados en inglés stakeholders son
todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser
afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto.
Si bien la gestión de los interesados es un tema complejo, hay ciertos
pasos básicos que se deben seguir:
1. Identificarlos a todos. Aquellos que aparezcan con el proyecto en
ejecución podrían solicitar cambios y esto implica tiempo y dinero.
2. Determinar sus necesidades y expectativas, y convertirlos en
requisitos del proyecto.
3. Comunicarse con ellos.
4. Gestionar su influencia en relación con sus requisitos, en la medida de
lo posible, para lograr un proyecto exitoso.

11. Estructura de la Organización
S En la empresa existen 3 tipos de estructuras
organizacionales:
1. Orientada a proyectos
2. Funcional
3. Matricial

12. Objetivos del Proyecto y las
restricciones
Las principales características de los objetivos de un
proyecto son las siguientes:
S Se establecen al inicio.
S Se perfeccionan durante la Planificación.
S Son responsabilidad del Director del Proyecto.
S Son claros, alcanzables y transferibles.
¿Cómo sabemos si el proyecto está completo?
Simplemente, tenemos que analizar si se cumplieron los
objetivos.

13. Objetivos del Proyecto y las
restricciones
Históricamente las variables de la restricción triple del
proyecto eran tres: alcance, tiempo y costo. Veremos más
adelante que hoy en día son más de tres variables.

14. Objetivos del Proyecto y las
restricciones
Hoy en día en la ecuación de restricciones del proyecto ya
no hay sólo tres variables como en el pasado, sino que se
incluyen las siguientes seis variables: alcance, tiempo,
costo, calidad, recursos y riesgo.

15. Ciclo de Vida de un Proyecto
S En general, el ciclo de vida del proyecto tiene cuatro
fases: inicio, planeación, ejecución y cierre del proyecto.

16. Ciclo de vida del proyecto
Por lo general existen tres tipos de interrelación entre las
fases de un proyecto:
S Secuencial: hasta que no finaliza la fase predecesora,
no comienza su sucesora.
S Solapadas: la fase sucesora comienza aunque no haya
terminado su predecesora.
S Iterativas o adaptativas: al finalizar A comienza B, y al
finalizar B comienza nuevamente A, y así
sucesivamente. Este tipo de interrelación es muy
utilizado en metodologías ágiles.

17. Fase Inicio:
S Esta primera fase del ciclo de vida del proyecto consiste
en la identificación de una necesidad, problema u
oportunidad y puede dar como resultado que el
patrocinador que autoriza un proyecto haga frente a la
necesidad identificada o resuelva el problema. Los
proyectos se inician cuando una necesidad es
identificada por el patrocinador, es decir, las personas o
la organización dispuesta a aportar los fondos para
satisfacer la necesidad.

18. Fase Inicio continuación…
S La necesidad de los proyectos suele identificarse como
parte del proceso de planeación estratégica de una
organización. Los proyectos son un medio para
implementar los elementos o acciones específicas de las
estrategias, como la construcción de un parque eólico
marino, el uso de un programa de apoyo a la nutrición en
un país en desarrollo, la construcción de una nueva
planta de producción en América del Sur o la
implementación de un programa de capacitación en línea
para toda la empresa.

19. Fase Planeación:
S La planeación consiste en determinar qué se debe hacer
(alcance, entregables), cómo se hará (actividades,
secuencia), quién lo va a hacer (recursos,
responsabilidad), cuánto tiempo tomará hacerlo
(duración, programa), cuánto dinero costará
(presupuesto), y cuáles son los riesgos. El resultado de
este esfuerzo es un plan inicial, es decir, un plan de
acción según los requerimientos y las limitaciones
estipulados en la cédula del proyecto o contrato. Este
plan también se utilizará como punto de referencia para
comparar el avance real.

20. Fase Ejecución:
S El equipo del proyecto, dirigido por el gerente, ejecuta el plan y
realiza las actividades para producir todos los entregables y
lograr el objetivo del proyecto. El ritmo de la actividad del
proyecto aumenta a medida que los recursos diversos y
variados se involucran en la realización de las tareas. Durante
el curso de la ejecución se utilizan diferentes tipos de recursos.
S En esta fase se logra el objetivo del proyecto, y el cliente
queda satisfecho al ver que el alcance del trabajo se completó
y obtuvo los entregables según las especificaciones, dentro del
presupuesto y a tiempo.

21. Fase Ejecución continuación…
S Mientras el trabajo del proyecto se está realizando, es
necesario monitorear y controlar el avance del trabajo para
asegurarse de que todo marcha según el plan y que el objetivo
del proyecto se logre. Esto implica medir el avance real y
compararlo con el avance previsto con base en el plan inicial.
S Antes de tomar la decisión de implementar acciones
correctivas, seria necesario evaluar varias alternativas de
acción para garantizar que la acción correctiva haga que el
proyecto esté de nuevo dentro del alcance, el programa y las
restricciones presupuestarias del objetivo del proyecto.

22. Fase Ejecución continuación
…
S La clave para el control eficaz del proyecto es medir el avance
real, compararlo con el avance planeado oportunamente y con
regularidad a lo largo de la fase de ejecución, y emprender de
inmediato cualquier acción correctiva necesaria.
S Los cambios ocurrirán durante la fase de ejecución. Por eso es
importante administrar y controlar los cambios para minimizar
cualquier impacto negativo en el logro exitoso del objetivo del
proyecto.

23. Fase Cierre:
S El proceso de cierre comprende diversas acciones, que
incluyen el cobro de las facturas y los pagos finales, la
evaluación y el reconocimiento del personal, la realización de
una evaluación a posteriori del proyecto, la documentación de
las lecciones aprendidas y el archivo de los documentos del
proyecto.
S La organización del proyecto debe asegurarse de que las
copias de la documentación correspondientes están
debidamente organizadas y archivadas para que en el futuro
puedan recuperarse con facilidad si se desea consultarlas.

24. Actividad
Tarea 2:
S Revise la página del Project Management Institute (Instituto
de la Administración de Proyectos, o PMI, por sus siglas en
inglés) en www.pmi.org. .
S a) Utilice la función de “búsqueda” en la página del PMI para
encontrar información sobre el Project Management Body of
Knowledge (Cuerpo de conocimiento sobre la administración
de proyectos, o PMBOK, por sus siglas en inglés). ¿Cuáles
son las principales áreas de conocimien- to del PMBOK?
S b) Explore otros enlaces que proporcione el PMI. ¿Qué le
dicen esos enlaces acerca de la naturaleza y del futuro de la
administración de proyectos?

25. Grupo Procesos de la Administración
de Proyectos de Tecnologías
S El grupo de procesos en la Administración de Proyectos,
ha sido definido para tener éxito en los proyectos, y ha
sido propuesto además como un conjunto de buenas
practicas que brindan apoyo a los pasos necesarios para
la gestión de los proyectos. Para la búsqueda de este
beneficio real, por participantes y responsables de dicho
procedimiento, deberán: (PMBOK, 2008)

26. Procesos de Administración de
Proyectos

27. El proceso de administración
de proyectos
El proceso de administración de proyectos consiste en
planear el trabajo y luego trabajar el plan.
S Implica dos funciones principales: primero establecer un
plan y luego ejecutarlo para lograr el objetivo del proyecto.
En cuanto el patrocinador ha preparado la cedula del
proyecto para autorizar que éste siga adelante, el esfuerzo
principal en la administración de proyectos debe centrarse
en establecer un plan inicial realista que proporcione un
plan de acción para completar el alcance a tiempo y dentro
del presupuesto.

28. Continuación
El Objetivo del proyecto establece lo que se va a realizar. El
proceso de planeación determina qué se necesita hacer
(alcance, entregables), cómo se hará (actividades
secuencia), quien lo hará (recursos, responsabilidad),
cuánto tiempo tomará hacerlo (duración, programa) y
cuánto dinero costará (presupuesto).

29. Pasos del proceso:
S Establecer el objetivo del proyecto
S Definir el alcance
S Crear una estructura de división del trabajo
S Asignar responsabilidades
S Definir las actividades específicas
S Establecer la secuencia de las actividades

30. Pasos del proceso
continuación…
S Estimar los recursos de las actividades
S Estimar la duración de las actividades
S Desarrollar el programa del proyecto
S Estimar los costos de la actividad
S Determinar el presupuesto

31. Identificación de un Proyecto
Los proyectos se identifican de varias maneras: durante la
planeación estratégica de una organización, como parte de
sus operaciones de negocios normales, como consecuencia
de sucesos inesperados o como el resultado de un grupo
de personas que deciden organizar un proyecto para
encarar una necesidad particular.
S Oportunidad de mercado emergente de un nuevo producto
S Perdida de participación en el mercado para rediseñar sus
productos.
S Considerar un mercado de rápido crecimiento para
productos en otro continente, lo que implica la construcción
de una nueva planta para producirlos.

32. continuación
También se identifican como parte de las necesidades normales
de funcionamiento o mantenimiento de una empresa.
S Fusión de oficinas cuando se están dispersas en varios
lugares.
Se identifican como resultado de sucesos inesperados, como un
terremoto que causa el colapso de un puente lo que genera la
necesidad de un proyecto : la construcción de un nuevo puente.
Los proyectos se identifican de diversas maneras según las
distintas organizaciones. Es importante definir con claridad la
necesidad, lo que puede requerir la recolección de datos acerca
de la necesidad u oportunidad como ayuda para determinar si
vale la pena intentarlo.

33. Selección del Proyecto

34. Plan de Proyecto
S Definición Clara del objetivo del proyecto.
S Documento de alcance del proyecto.
S Planeación de calidad.
S Estructura de división de trabajo.
S Responsabilidades de los elementos de trabajo.
S Actividades específicas
S Diagrama de red
S Metodología Ciclo de vida de del desarrollo de sistemas

35. Objetivo Claro del Proyecto
Suele definirse en la cedula del proyecto o en la solicitud de
propuesta.
Se define en función del producto final o entregable del
programa y del presupuesto.
Debe incluir los beneficios esperados que resultan de la
implementación y definirán el éxito del proyecto.
Debe ser claro y acordarse entre el patrocinador o cliente y
el equipo de proyecto.
Debe ser alcanzable, específico y medible.

36. Beneficios esperados
S Establece por qué se realiza el proyecto.
S Utiliza verbos como incrementar, expandir, reducir,
ahorrar, establecer, etc.
S Debe tener una medición cuantificable si fuese el caso.

37. Producto final o entregable
principal del proyecto
S Capacidad de compra en línea
S Campaña de marketing a nivel nacional
S Complejo de dormitorios
S Dispositivo médico.

38. Ejemplos de Objetivos
S Recaudar $40,000 para ayuda alimenticia por medio de
la organización de un festival de la comunidad para el
último fin de semana de septiembre, con un presupuesto
de $3000.
S Incrementar 20% de la capacidad de una sala de
emergencias y reducir 50% el tiempo medio de espera
de los pacientes mediante un proyecto de
reconfiguración y mejora de procesos que se completará
en 12 meses y con un presupuesto de $400,000.

39. Definición del alcance del
proyecto.
Define lo que se debe hacer.
Todo el trabajo que debe realizarse para producir los entregables
del proyecto y que el patrocinador esté convencido de que todo el
trabajo y los entregables cumplen con los requerimientos de
aceptación.
Preparación de documento de alcance de proyecto, incluye muchos
elementos que contiene la cedula de proyecto.

40. Documento de alcance de
proyecto.
S Requerimientos del cliente.
S Declaración de trabajo.
S Entregables.
S Criterios de aceptación.
S Estructura de división de trabajo (EDT).

41. Plan de Calidad
S Importante planear la calidad aplicando especificaciones y
normas aplicables a los entregables, que cumplan con los
criterios de aceptación.
S Condición necesaria de un proyecto, pero muchas veces
olvidada o aplicada al ultimo.
S Debe contener por escrito procedimientos para el uso de varias
herramientas y técnicas de calidad, como auditorías,
inspecciones, pruebas, etc.
S La clave para el control de la calidad es monitorear la calidad del
trabajo en una etapa temprana y de manera periódica a lo largo
de la ejecución del proyecto.

42. Estructura de división del
trabajo.

43. Continuación

44. continuación

45. Asignación de
Responsabilidades
S Establecer Matriz de Asignación de Responsabilidades (MAR)
S Define quien será la persona responsable del trabajo.
S Herramienta utilizada para designar a las personas responsables
de realizar los elementos de trabajo en le estructura de división del
trabajo.

47. Definición de las actividades.
S Explican a detalle cómo se realizara el trabajo.
S Conocidas como tareas, pieza de trabajo definida, consume
tiempo pero no requiere necesariamente esfuerzo.
S Endurecimiento de concreto en una construcción.
S Cuando se identifican todas las actividades, se incluyen en una
lista de actividades completa.
S Después de la lista se crea un diagrama de red, demuestra
secuencia apropiada y relaciones de dependencia, indicando la
manera en que se deben realizar las actividades.

48. Secuencia de Actividades
S Generar un Diagrama de Red , define la secuencia en que se
realizaran las actividades.
S Dos técnicas : Técnica de Evaluación y revisión de programas
(PERT) y el método de ruta crítica (CPM).
S Método de diagrama de precedencias(PDM).

49. Principios de RED
S Cada Actividad representada por un cuadro en el
diagrama
S Cada cuadro se le asigna un número de actividad único.
S Las actividades tienen una relación de dependencia, se
vincula en una secuencia lógica.
S Algunas actividades se deben realizar en secuencia
serial

50. continuación
S Otras se hacen de manera simultanea

51. continuación
S Actividades relacionadas en ciclo.
S Otros ejemplos dependiendo el proyecto

53. Elaboración de un Diagrama
de Red
S ¿Qué actividades deben terminarse inmediatamente
antes de que esta actividad se pueda iniciar?
S ¿Qué actividades se pueden realizar simultáneamente
con esta actividad?
S ¿Qué actividades no se pueden iniciar inmediatamente
después hasta que esta actividad se haya completado?

54. Continuación
S Fluir de Izquierda a derecha, aunque las flechas lo hagan de
derecha a izquierda.
S Fácil de visualizar el proyecto en diagrama de red.
S No debe preocuparse por trazo detallado.
S Realizar un diagrama preliminar y asegurar la secuencia y las
relaciones. Mas tarde puede ser detallado.