Efectividad Laboral, habla de mi mismo, y como manejo mi tiempo, laas emociones y lo importante, no lo urgente. Capacidades de tomar decisiones, Habla de mi forma de ser, Liderar, Ser efectivo, Inteligencia Emocional, Autoayuda, PNL, Liferazgo, Comunicacion, Asertividad, Priorizar, Tomar decisiones, comunicar efectivamente, tomar decisiones, escucha activa, empodnderar
1. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DIRIGIDA
AL INCREMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD
Diseñado para:
7 y 8 de Junio de 2013
PRESENTA:
ING. AUGUSTO HERNÁNDEZ FRANCO
STPS REGISTRO No.: HEFA440115 – 005
Los hombres se lamentan del mal uso que han hecho del
tiempo ya vivido, sin emplear mejor el que les resta. La Bruyere.
2. IMPORTANCIA
Cada semana, todos contamos con 168 horas. Pero depende
de cada quien aprovecharlas al máximo. Tanto en el trabajo,
como en el hogar, todos podemos beneficiarnos de hacer uso
del tiempo, el recurso más preciado, en forma eficiente.
La administración del tiempo se refiere a analizar nuestro uso
de este recurso en forma regular, para comprender la forma
más adecuada de usarlo en forma efectiva.
Manejar tu tiempo te obligará a ser explícito en cuanto al valor
que le das a tu vida personal y profesional, y te permitirá dirigir
tus esfuerzos en concordancia. Controlar tu tiempo te ayudará
a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las
cuales estás sometido, facilitándote entonces el logro de tus
objetivos, y evitando el estrés y el cansancio.
3. TEMARIO
I. OBJETIVO GENERAL.
II. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
III. INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Conceptos Básicos de Administración del Tiempo
Análisis del Impacto del Pensamiento
Desarrollo de la Visión
Desarrollo del Poder del Pensamiento
Planeación
IV. DESARROLLO DEL PLAN PERSONAL DE VIDA
Identificación de las Áreas de la Vida
Desarrollo de Valores
Metas a Largo Plazo
4. Metas a Mediano Plazo
Metas a Corto Plazo
Desperdiciadores del Tiempo
Sistemas de Planeación y Organización del Tiempo
V. MANEJO DE AGENDA
Diario
Semanal
Mensual
Anual
VI. CONTROL DE TAREAS
Aplicación entre lo Vital y lo Urgente
Desarrollo de Prioridades
TEMARIO
5. VII. DESARROLLO Y CONTROL DE IDEAS Y PROYECTOS
Administración y Organización de Ideas
Control de Seguimientos
Manejo de Contactos y Bases de Datos
VIII. CONTROL MAESTRO DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Desarrollo del Panel de Control Maestro
Desarrollo de Controles Diarios, Semanales y Mensuales
Estrategias para Mejorar el Uso del Tiempo
TEMARIO
6. OBJETIVO GENERAL
Los participantes obtienen los elementos para planear y
desarrollar estrategias que les permitan organizar y
distribuir el trabajo de manera más efectiva, lo que les
permite coordinar y programar mejor sus actividades,
con el objeto de evitar interferencias y retrasos, y en
consecuencia, aumentar la productividad en las
diferentes áreas.
7. OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
Conocer las técnicas de mayor impacto en la administración
de actividades que nos permitan tener ahorro del tiempo.
Identificar actividades y situaciones que gastan demasiado
tiempo y establecer acciones que corrijan desviaciones y
pérdidas de tiempos.
Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que
implican riesgo de mal uso del tiempo.
Identificar con precisión las causas particulares de desperdicio
del recurso.
Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción.
Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia
entre acciones importantes y acciones urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para
emprender las acciones correctivas necesarias.
8. INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
EFECTIVA DEL TIEMPO
El valor del tiempo depende de la utilidad que le damos como un recurso para
satisfacer nuestras necesidades o lograr nuestras metas.
9. INTRODUCCIÓN A LA
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
¿QUE ES EL TIEMPO?
Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y
de las sociedades.
Como el tiempo no existe en sí, la administración
del tiempo es la administración de sí mismo; el
manejo adecuado de los recursos en todo orden,
ya que no hay una sola realidad que se sustraiga
al tiempo.
El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos
suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que
hay. No importa cuanto hagamos, siempre hay alternativas
interminables para invertir el tiempo. La solución a esta
paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas más
importantes, en la seguridad de que siempre habrá tiempo
suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.
10. Es el “espacio” en el que ocurren todos los sucesos de su
vida.
El periodo en el que toma todas las decisiones; las que lo
acercan a su autorrealización o le generan frustración
existencial.
Es vida biológica insustituible… no renovable ni
recuperable; que camina sin detenerse jamás.
¿QUÉ ES EL TIEMPO PARA
EL SER HUMANO?
11. Representa nuestra visión, nuestros
valores, nuestros principios, nuestra
misión, nuestra orientación: todo lo
que es importante y el modo como
dirigimos nuestra vida.
BRÚJULA
Representa los compromisos, las
citas, los horarios, las metas, las
actividades, lo que hacemos con el
tiempo y cómo lo administramos.
RELOJ
12. A menudo hay una brecha entre el modo
en que decidimos y lo que consideramos
importante en nuestra vida, lo que nos
llena de vacío y frustración.
CUESTIÓN
DE DECISIÓN
Nos autorrealizamos y vivimos menor
frustración existencial en la medida
que vivimos en armonía con nuestros
principios y con las necesidades y
capacidades humanas fundamentales.
CUESTIÓN DE
PRINCIPIOS
13. ¿Que hay en tu brújula?
Piensa que es lo que te dirige como
persona en los siguientes aspectos. Si no
lo tienes claro, es un buen tiempo para
que lo reflexiones: tu visión personal, tu
misión personal y tus principales valores.
¿Qué hay en
tu brújula?
14. Los Hábitos
» Los hábitos son pautas
coherentes de comportamiento, a
menudo inconscientes, que
expresan de manera constante
nuestro carácter, produciendo
nuestra efectividad... e
inefectividad.
» El hábito es la intersección de
tres aspectos: conocimiento,
habilidad y deseo.
» El conocimiento es el paradigma teórico, el "qué hacer"
y "por qué". La habilidad es el "cómo hacer". El deseo es
la motivación; "el querer hacer".
15. ¿QUÉ SIGNIFICA SABER
ADMINISTRAR EL TIEMPO?
TENER UN CONTROL DE LOS EVENTOS DE NUESTRA VIDA.
¿PORQUÉ ES IMPORTANTE REALIZAR UN ADECUADO
MANEJO DEL TIEMPO?.
1. PARA OBTENER MAYOR PRODUCTIVIDAD.
2. PARA LOGRAR PAZ CON UNO MISMO.
17. ¿QUÉ DEBO DESCUBRIR /
CONSTRUIR?
• Mis Valores
• Mis Roles
• Mi Misión Personal
• Mi Visión Personal
18. Son mis más Altas Prioridades.
MIS VALORES
• Identificarlos
• Priorizarlos
• Clarificarlos
19. • Constituyen los “lugares” que ocupo en función
de mis relaciones claves y las responsabilidades
inherentes a las mismas.
• Identificarlos es el paso previo a saber cómo voy
a emplear mi tiempo.
• Para cada rol establezco objetivos que estarán
en función de mis valores.
MIS ROLES
20. MI MISIÓN PERSONAL
• Es un enunciado que expresa mi sentido de
propósito en la vida.
• Rige la elección de mis conductas y evalúa mis
decisiones.
• Se asienta en mis valores.
• Contribuye a que podamos liderar nuestra
propia vida.
21. MI VISIÓN PERSONAL
• La vida es como un viaje y todo viaje tiene un
destino. Su visión personal es el destino al que
quiere llegar.
• Usted no crea su visión, esta ya existe dentro
de usted.
• La clave para iniciar con el fin en mente es
redactar su visión personal.
• Haga una lista de las cosas que no desea en su
vida.
• Elabore otra lista, escribiendo las cosas que si
quiere en su vida.
22. MITOS
El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el
más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad...
para no llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que
se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y
se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”:
invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando
motivaciones.
El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones
hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no
se decide a tiempo, o no se decide.
El mito del indispensable: “Los resultados son directamente
proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo
15 hrs. diarias”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de
trabajar mejor.
23. MITOS
El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de
soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe
emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial,
de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.
El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al
ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso recurso queda
convertido en estorbo y objeto de justificaciones.
Desperdiciador de Tiempo (DDT): Es cualquier cosa que impida
que una persona alcance sus objetivos de la manera más efectiva
posible.
Desperdiciadores de Tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se
dividen en externos, si son provocados por otras personas, o
internos si son provocados por nosotros mismos.
24. ANÁLISIS DEL IMPACTO
DEL PENSAMIENTO
La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar el
tiempo están orientados por una lógica de corto plazo. Estos
enfoques generan hábitos de comportamiento cortoplacistas,
influenciados por la vigencia que estos paradigmas tienen en
nuestras culturas familiares, escolares, empresariales y
comunitarias. Sus métodos terminan provocando los males y
desequilibrios que pretendemos evitar. Veamos algunas de sus
principales premisas y limitaciones:
EFICIENCIA: La eficiencia consiste en "hacer más en menos
tiempo". Pero el supuesto subyacente es que la "cantidad" y la
"velocidad" son lo mejor.
CONTROL: Propone la idea de que planificar y programar es
indispensable para controlar las acciones de los demás.
CHRONOS: La administración tradicional del tiempo se ocupa del
tiempo chronos, vocablo griego que define al tiempo cronológico,
lineal y secuencial.
25. ANÁLISIS DEL IMPACTO
DEL PENSAMIENTO
VALORES: Valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor
que a otras cosas que también nos rodean.
ADMINISTRACIÓN: El modelo tradicional se ocupa de la
administración, no del liderazgo. La administración es útil cuando
no debemos salirnos del camino trazado. Pero muchas veces los
problemas no son de administración, sino de liderazgo y no es
suficiente con mantener firme el rumbo.
MÉTODOS: El modelo habitual de manejar el tiempo, nos provee
métodos. Nos dice como hacer "bien" las cosas.
"Muchas veces en vez de tener paradigmas, los paradigmas nos tienen a
nosotros". A esto último, lo llamamos el “Efecto Paradigma". Sobretodo si
se trata de un paradigma exitoso, es probable que nos enamoremos de la
solución que nos proporcionó.
27. DESARROLLO DEL PODER DEL
PENSAMIENTO ESTRATÉGICO
La estrategia es lo que hace que una empresa logre su objetivo,
se basa en ignorar a la competencia hasta hacerla irrelevante.
Obsesionarse con sus competidores sólo lleva a una estrategia de
imitación, que generalmente desemboca en el error de permitir
que sea otro quien establezca las reglas. Quien pone las reglas
gana, y el que imita pierde.
La imitación no es la respuesta, sino la INNOVACIÓN
¿CÓMO LA ENTIENDEN Y LA APLICAN EN FTE?.
Es necesario cambiar las reglas del juego.
Toda organización debe conocer:
CUÁL ES SU FUERZA MOTORA.
Toda organización debe enfocarse en desarrollar sus áreas de
excelencia
(HAY QUE HACER QUE LA COMPETENCIA SE VUELVA IRRELEVANTE).
28. ¿QUÉ ES?
Es predeterminar el curso de los eventos.
Decidir con anticipación las acciones y
sus circunstancias.
¿PARA QUÉ SIRVE?
Hace más Eficiente el Proceso.
Corrobora su Viabilidad.
PLANEACIÓN
30. Anticipa y reduce el impacto de una crisis.
Genera la Emergencia de Alternativas y Planes de
Contingencia.
Ahorra Recursos.
Hace que lo imprevisto no lo sea tanto.
Alivia Tensiones.
Invertir en Planificación es Ahorrar en Ejecución.
OTROS BENEFICIOS DE LA
PLANIFICACIÓN:
31. El Principio de Pareto
“ Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen una
minoría”
La regla del 80/20
20%
20%
80%
80%
Tiempo Resultados
Una expresión común
de la regla 80/20 es
que “El 80% de
nuestro negocio
proviene del 20% de
nuestros clientes”.
33. EFECTO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO:
LOS 7 HÁBITOS DE LA GENTE ÁLTAMENTE EFECTIVA
34. 1. Ser Proactivo
» Una persona proactiva es
consciente de que sus
decisiones lo han llevado a
donde está, no culpa a los
demás por lo que le está
pasando.
» Tiene el poder para decir
"estoy aquí por las decisiones
que tomé, pero mañana
quiero estar allá".
35. 1. Ser Proactivo
a. La proactividad se basa
en guiarnos por nuestros
valores, en
b. No entregar a otros el
control sobre nuestras
decisiones y en
c. Trabajar continuamente
en nuestro desarrollo
buscando influenciar a
quienes se encuentran en
nuestro entorno cercano.
36. Círculo de
influencia
Círculo de
preocupación
FOCO PROACTIVO
La energía positiva amplía el círculo de
influencia
Círculo de
influencia
Círculo de
preocupación
FOCO REACTIVO
La energía negativa reduce el círculo de
influencia
1. Sé Proactivo
Círculo de Preocupación y
Círculo de Influencia
37. 2. Empezar con un Fin en Mente
1. Para desarrollar este hábito una herramienta
fundamental es la misión personal, que es una
declaración basada en nuestros principio y valores,
de manera que nos permita
tomar decisiones derivadas
de ellos.
2. Antes de determinar nuestra
misión personal debemos
encontrar nuestro centro,
el cual está dado por la forma
en que miramos el mundo.
38. 2. Empezar con un Fin en Mente
3. Nuestro centro es nuestra fuente de mayor
seguridad y es una guía para nuestras decisiones.
4. Para desarrollar el segundo debemos
encontrar el centro más adecuado,
aquel basado en principios que no
cambian con el tiempo ni bajo
otras circunstancias.
39. 3. Poner Primero lo Primero
1. Casi toda la gente está en la búsqueda de organizar el
tiempo, pero casi nadie se preocupa por organizar sus
prioridades, lo cual resulta siempre más efectivo.
2. La cuestión es que para ser realmente efectivo, se
debe poner lo verdaderamente importante por encima
de lo urgente, ya que lo urgente sólo es importante
para otros.
3. Logrando desarrollar este
hábito se aplica el
principio de implementar
nuestros planes de acción
para lograr propósitos
significativos
40. 4.Pensar Ganar - Ganar
4. La cultura en la que vivimos
está enmarcada en el concepto
de yo gano-tu pierdes. En la
cabeza tenemos instalado el
chip de la competencia en lugar
del chip de la colaboración.
5. Para ser realmente efectivos
debemos pensar GANAR/GANAR
en todas nuestras relaciones
interpersonales, "hay suficiente
para todos".
41. 4.Pensar Ganar - Ganar
6. La victoria de uno no
siempre es la derrota del
otro, desarrollar el cuarto
hábito quiere decir que
ambas partes en cualquier
acuerdo siempre saldrán
beneficiadas.
42. 5.Comprender antes de
buscar ser comprendido
1. Es difícil interactuar con otros, dialogar o
convivir sin tener problemas, si buscamos
encontraremos que en la raíz de estos
problemas está la dificultad de comprendernos
unos a otros.
43. 5.Comprender antes de
buscar ser comprendido
2. El quinto hábito consiste en aprender a escuchar, en
entender a los demás desde su propia perspectiva, si
logramos desarrollar este hábito podremos no sólo
evitar problemas interpersonales, sino adelantar con
más agilidad los procesos con soluciones ganar/ganar.
44. 6.Sinergizar
1. El todo es más que la suma de
sus partes, eso significa la
sinergia.
2. La creación de este hábito
requiere del trabajo en
equipo, el cual, cuando se basa
en la confianza y en los
principios genera creatividad,
innovación y efectividad.
45. 7.Afilar la Sierra
1. El desarrollo de este
hábito se da cuando
somos capaces de hacer
mantenimientos e
innovaciones benéficas
a los demás hábitos.
2. Afilar la sierra significa
que si nos dedicamos
solamente a aserrar,
sin mantener la sierra,
sin afilarla,
seguramente llegará el
momento en que ya no
podamos aserrar más.
46. Si la “urgencia” determina nuestra elección de las cosas que debemos hacer, volviéndose el factor
dominante en nuestra vida, dejamos de ver lo importante para resolver sólo lo urgente.
La Matríz del Tiempo de Actividades
1. Crisis
2. Problemas apremiantes
3. Proyectos cuyas fechas
vencen
4. Imprevistos
1. Prevención, Actividades
Varias
2. Construir relaciones
3. Reconocer nuevas
oportunidades
4. Planificación, Recreación
NO URGENTE
1. Interrupciones, llamadas
2. Correo, algunos informes
3. Reuniones
4. Cuestiones inmediatas y
acuciantes
5. Actividades populares
1. Trivialidades, ajetreo inútil
2. Algunas cartas
3. Algunas llamadas
telefónicas
4. Pérdidas de tiempo
5. Actividades agradables
NO
IMPORTANTE
IMPORTANTE
URGENTE
47. Se trata de una actividad de gran
influencia que se puede realizar en
unos treinta minutos cada semana. La
organización semanal proporciona Un
contexto más amplio, las actividades
diarias comienzan a tomar
dimensiones más adecuadas, cuando
se visualizan en un contexto de la
semana.
PARADIGMA DE
LA IMPORTANCIA
49. LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO,
EL LIDERAZGO, EL TRABAJO, LOS
RESULTADOS, ETC…………………..
!! SON HUMANOS !!
50. PARA QUE SIRVEN LAS JUNTAS Y COMO
HACERLAS PRODUCTIVAS
Las Juntas deben ser para reportar resultados de los compromisos contraídos en
juntas previas y establecer a realizar para la siguiente.
51. Juntas Productivas
1. ANTES DE LA JUNTA
1.1.- Antes de convocarla, analice si es la mejor forma de cumplir el objetivo.
Considere las alternativas:
Enviar e-mail, Escribir un memo, Llamada Telefónica, Vídeo
conferencia, Presentación, etc.
1.2.- Exprese que objetivo debe lograrse en la junta para considerarla
exitosa. Puede ser:
Decisiones, Ideas, Consenso, Compromiso, etc.
1.3.- Redacte la agenda de la junta, es decir, la secuencia de temas que debe
tratar para lograr el objetivo. Asegúrese que todos los
participantes reciban la agenda detallada. (Antes de la junta o al
inicio de la junta)
1.4.- Para cada tema a tratar, defina la forma en que lo hará. Puede ser:
Discusión, Presentación, Tormenta de ideas, etc.
Asigne el tiempo necesario para cada uno.
1.5.- Decida quienes deben participar en la junta. Debe ser el mínimo
necesario de personas con los que se pueda cumplir el objetivo a
cabalidad.
52. Juntas Productivas
1.6.- Avise del lugar dónde se llevará a cabo la junta. Piense en la comodidad de
los participantes y en las posibles interferencias externas.
1.7.- Decida cuándo se llevará a cabo la junta y el tiempo máximo de la misma.
1.8.- Confirme asistencia de todos los participantes. Asegúrese que entienden la
agenda, y que están preparados para trabajar.
2.- DURANTE LA JUNTA.
2.1.- Llegue temprano. Así podrá seleccionar el mejor puesto, y preparar su
material
2.2.- Comience a tiempo.
2.3.- Presente cada tema de la agenda indicando la forma en que se tratará
cada uno, y el tiempo que se le dedicará.
2.4.- A 5 minutos del límite de tiempo de cada tema, alerte a los participantes.
2.5.- Tome notas. Mantenga una pizarra donde escriba los temas no terminados,
las ideas que surjan, etc.
2.6.- Al finalizar, resuma, concluya y verifique los compromisos de los
participantes, así como las fechas en que cumplirán dichos compromisos.
2.7.- Agradezca a los participantes.
53. Juntas Productivas
3.- DESPUÉS DE LA JUNTA.
3.1.- Prepare un resumen corto y claro de la junta, con énfasis en las decisiones
y compromisos alcanzados. Distribuya este resumen entre los
participantes, y aquellos que no participaron pero están involucrados.
3.2.- Evalúe si se cumplieron los objetivos.
3.3.- Contacte a aquellos participantes que hicieron algún compromiso durante
la junta, y asegúrese que cumplan lo prometido.
3.4.- Agradezca nuevamente a aquellos participantes que hayan hecho
contribuciones extraordinarias durante la junta.
3.5.- Hable y estimule a aquellos participantes que permanecieron callados, o
que expresaron alguna reserva con los resultados de la junta.
54. Ejercicio Práctico – Individual.
“Encuentro fascinante que la mayoría de las personas planifican sus vacaciones con mucho más cuidado
que con el que planifican sus vidas. Quizás eso se debe a que escapar es más fácil que cambiar”. Jim Rohn
55. Ejercicio Práctico – Individual,
Fecha Limite de Entrega:
1. Realizar el diagnóstico del uso actual de tu tiempo
de trabajo de una semana. Llevar registro de una
semana e identificar desequilibrios y ladrones del
tiempo.
2. Formular tus objetivos gerenciales con sus metas.
(mínimo 3 objetivos).
3. Organizar un programa semanal de actividades en
donde se especifique las acciones diarias a realizar
para cumplir con los objetivos y metas planteados.
4. Anotar las actividades del próximo mes para lograr
tus objetivos y metas.
56. Diagnóstico.
1. A qué áreas del trabajo dedicas más tiempo.
2. A cual dedicas menos tiempo.
3. Que vas a hacer para resolverlo.
Anota los ladrones de tiempo que
identificaste.
Que vas a hacer para eliminarlos.
60. MANEJO DE AGENDA
CONSULTORIA & CAPACITACION
LANCE GROUP
Siendo el tiempo tan precioso y la vida tan corta,
es necesario no perder un solo momento. Chesterfield
61. MANEJO DE AGENDA
La investigación ha demostrado que la eficiente administración
de tiempo en el trabajo es un factor importante de éxito. El
tiempo es muy difícil de controlar, porque es fácil desperdiciarlo
en múltiples actividades sin propósito. A continuación se
presentan una serie de reflexiones sobre las formas en que sería
posible organizar el tiempo de vida.
A la mayoría de los ejecutivos se les dificulta organizar su
tiempo de trabajo y vida; viven constantemente con la sensación
de que el tiempo no les alcanza, y por contradictorio que
pudiera parecer, también es frecuente la sensación de
desperdiciar mucho tiempo. Finalmente tienen que enfrentar
diversos contratiempos, que por carecer de una eficiente
administración de tiempo, no logran cumplir sus metas tal y
como desean.
62. El primer paso para organizar mejor el tiempo es fijarse un plan
de trabajo, que garantice sensatamente la consecución de las
metas propuestas. Un plan prevé contratiempos y asigna el
tiempo suficiente para cada actividad, de tal manera que se
pueda tener un control el tiempo utilizado en la vida. Un
programa de vida distribuido de manera apropiada, ayuda a
tener la seguridad de contar con las condiciones necesarias en
los tiempos en que tienen que estar listas.
La administración del tiempo implica un diagnóstico, planeación,
ejecución, evaluación y un rediseño. Para el primer punto
tendrás que diagnosticar a QUÉ dedicas el tiempo. Para ello, es
conveniente realizar una minuta (bitácora o diario), donde
anotes con mayor detalle el tiempo que inviertes en las
actividades básicas de tu vida.
MANEJO DE AGENDA
63. Una vez que has anotado el tiempo de tus actividades es
importante clasificarlas, para realizar un primer balance.
Puedes agruparlas según las siguientes categorías o bien incluir
otras categorías según las necesites:
Sueño (S)
Cuidado personal (bañarse, vestirse, comer) (CP)
Compromisos Fijos (Trabajo) (CF)
Capacitación (C)
Diversión, descanso, convivencia con la familia (D)
Tiempo muerto (se refiere al tiempo que se desperdicia
sin hacer algo en particular) (TM)
Una vez definidas las categorías a utilizar, registra los tiempos
para cada categoría. Esto te permitirá graficar los resultados y
poder comparar con otro balance posterior.
MANEJO DE AGENDA
64. A continuación se presenta un esquema que puede ser de
utilidad. La agenda deberá realizarse por un periodo de tiempo
en el que constituye rutina, generalmente tenemos rutinas por
semanas, por lo que estima lo que realizas de lunes a domingo.
No lo hagas calculando tiempos aproximados, es importante se
registren durante una semana los tiempos reales que se
consumen en tus actividades. Al final se te presenta un formato
para que registres tu minuta.
MANEJO DE AGENDA
65. Recomendaciones
para llevar una Agenda
El manejo de una agenda nos permitirá organizar mejor nuestra vida
y actividades, nos permite:
1. Controlar el cuándo y el cómo de nuestras actividades.
2. Llevar un registro de nuestras llamadas telefónicas y apuntes al
respecto de ellas.
3. No olvidar nunca una fecha importante,
un aniversario, cumpleaños o evento.
4. Poder tener detalles para con los demás,
apuntando sus preferencias.
5. Manejar gastos y pagos pendientes.
6. Controlar vencimientos de tarjetas,
seguros, etc.
7. Ganarle tiempo a cada día en nuestras
actividades al organizarnos.
66. DESARROLLO DEL PLAN PERSONAL DE VIDA
CONSULTORIA & CAPACITACION
LANCE GROUP
Distribuir efectivamente el tiempo significa utilizar conscientemente cada minuto
de tu tiempo para el logro de tus objetivos, metas y propósitos.
67. DESARROLLO DEL PLAN
PERSONAL DE VIDA
¿Cómo desarrollar un Plan de Vida y Carrera para enfrentar
los nuevos retos?
A) La persona tiene que tener un fin en su mente.
B) Debe sentirse impulsada para realizar grandes
contribuciones.
C) Debe estar motivada por sus sueños.
D) Debe Creer Plenamente Que Nada, Ni Nadie….. Lo Detiene
Para Alcanzar Su Objetivo.
68. Desarrollo del Plan Personal de Vida
• Debemos invertir el tiempo de tal modo que sea
coherente con nuestros objetivos vitales y
empresariales.
• Pero puede ser peor perseguir un objetivo, alcanzarlo
y entonces darse cuenta de que no sirve para nada....
“No hay nada más frustrante en la vida que fijarse un objetivo,
que pase el tiempo y no alcanzarlo”
(Henry Kissinger)
69. ¿Para qué me necesita el Mundo?
• Misión Personal
• Misión Familiar
• Misión Profesional
• Misión Social
Somos una Única Persona
Liderazgo
Personal
Identificación de las Áreas de la Vida
70. • Descubrir la Misión Personal
• ¿Para qué sirvo?
• Puntos fuertes:
• ¿Para qué puedo servir?
• ¿Qué tengo que desarrollar para conseguirlo?
• ¿Dónde soy insustituible?
DICO – Profs. N. Chinchilla y M. Moragas
Misión Personal
78. DESARROLLO DE VALORES:
– La Dignidad, La Libertad, la Autoestima y la Seguridad
en uno mismo,
– Capacidad para enfrentar los problemas,
– Honestidad y comprensión de normas,
– Analizar, Planificar, Tomar Decisiones, Actuar y Revisar
lo hecho para comparar,
– Tener cualidades como:
– Autonomía
– Perseverancia
– Responsabilidad
– Autocrítica
– Iniciativa y
– Creatividad
79. ¿QUE ES PLANEAR TU VIDA?
• Es hacer algo a favor de tu autorrealización.-
Es un proceso continuo para realizar el
potencial de todas tus capacidades.
•Es definir tus objetivos centrales.-
Es usar tu tiempo para lograr tus objetivos
específicos de:
SALUD Y VIDA.
PROFESIONALES.
INTELECTUALES.
ESPIRITUALES. (Que además impulsen tu
crecimiento y desarrollo).
FAMILIARES.
SOCIALES.
ECONOMICOS.
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80. Es tener claro quien eres. (Es aclarar tu
auto - concepto).
1
Es definir para que estás y quien quieres
ser. (Dirigir tu experiencia y conocimiento
hacia lo que quieres conseguir).
• ¿Que quiero Ser, Tener o Hacer?
• ¿Como podré lograrlo?
• ¿Qué recursos necesito para ello?
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¿QUE ES PLANEAR TU CARRERA?
81. Es definir tus objetivos de carrera en
relación con tu plan de vida. (Tomar
decisiones congruentes con tus valores,
capacidades y ambiciones).
3
Es aprovechar las nuevas oportunidades
de crecimiento y desarrollo a que te
retan los objetivos de tu carrera. (Es
darte la oportunidad de mejorar tu
calidad y cantidad de vida).
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¿QUE ES PLANEAR TU CARRERA?
89. •Tu NO puedes hacer
todo
•No aceptes cosas que
no puedes realizar y
completar
•Permanece en forma
consistente
cumpliendo tus Metas
Aprende Cuándo
decir “NO”
90. • En el Transporte Público
• En el Consultorio del
Doctor
• Esperando por el
Transporte
• En espera de alguien
• Cuándo llega Temprano
Usa tu “Tiempo de
Espera”
97. Muchas Cosas a la Vez
Estrés y Fatiga
Solo Trabajo y No
Diversión
Obstáculos para una
Efectiva Administración
del Tiempo
98. Desperdiciadores (Ladrones) del Tiempo
Falta de información
Comunicaciones lentas y absurdas
Interrupciones constantes
Desorganización de los colaboradores más próximos
Exceso de urgencias
Llamadas telefónicas
CAUSAS DE SU PÉRDIDA
T
99. Desperdiciadores (Ladrones) del Tiempo
Exceso de burocracia
Errores de terceros
Visitas al exterior y salidas para resolver problemas
Exceso de reuniones
Incompetencia de los jefes
CAUSAS DE SU PÉRDIDA
T
100. Otras Causas: Yo
Falta de organización personal
Confusión de las prioridades
Escasa delegación en los colaboradores
Exceso de optimismo al apreciar las propias habilidades
y potencial de trabajo
Intentar abarcar un campo de actividad demasiado
amplio
Poca puntualidad y control del horario
Dilación de las decisiones importantes
Precipitación en las decisiones
101. ¿Qué podemos hacer para
comenzar a administrar nuestro
tiempo de manera eficiente?
102. Paso 1. Diagnóstico.
1. Analiza el uso actual de tu tiempo. Haz una lista de las actividades
que realizas diariamente durante una semana común y cuanto tiempo
les dedicas.
2. Durante una semana trata de llevar un registro exacto de lo que hacer
cada día.(precisando horas y minutos que dedicas a cada actividad.
3. Al finalizar la semana, analizar cuánto tiempo en horas a la semana,
le dedicas cada una de las esferas de tu vida: Familiar, laboral,
bienestar personal, pareja, social, aprendizaje, doméstico, espiritual,
cultural.
4. Identificar los desequilibrios.
5. ¿Hay esferas a las que les dedicas mucho más tiempo que a otras?
¿Hay esferas que tienes abandonadas? ¿tienes problemas
ocasionados por estos desequilibrios? ¿Te sientes satisfecho con el
uso de mi tiempo?
103. Paso 2. Formular Objetivos y
Metas Integrales y
Equilibrados.
ACTIVIDAD: OBJETIVO: METAS:
FAMILIAR Mejorar la comunicación y
convivencia familiar para tener un
desarrollo familiar equilibrado.
Realizar actividades recreativas familiares una
vez a la semana.
Hacer en familia por lo menos una comida al día.
LABORAL
ESPIRITUAL
BIENESTAR
PERSONAL
Mantener un estado físico saludable,
evitando riesgos para la salud.
Comer en un horario fijo, alimentos equilibrados
y sanos todos los días.
Caminar durante media hora tres veces a la
semana.
APRENDIZAJE
DOMÉSTICO
PAREJA
CULTURAL
SOCIAL
105. Ejemplos de Objetivos
Gerenciales
Actividad Objetivo: Metas:
Solución y
seguimiento a
correspondencia
Eficientar el desahogo de
asuntos turnados por
correspondencia.
1. Resolver, turnar, y/o archivar la
correspondencia el mismo día.
2. Establecer sistema de organización de
documentos en un mes.
Supervisión. Sistematizar la
supervisión de Normas, y
Guías Clínicas.
1. Organizar sistema de supervisión en dos
meses (guías de supervisión, bitácoras,
programas)
2. Supervisar por lo menos 1 caso por semana (
método de rastreo)
Integración del
Equipo.
Mantener una
comunicación efectiva y
clara con el equipo de
trabajo.
1. Realizar una reunión de información y
acuerdos por quincena.
Documentación. Mantener organizados,
asequibles y actualizados
los documentos del
servicio.
1. Establecer un sistema de organización
documental en un mes.
2. Dedicar cada día media hora para la revisión,
organización y archivo de documentos.
3. Leer y analizar un norma, o documento por
semana, con todo el equipo.
106. Paso 3. Identificar ladrones del
tiempo, que están interfiriendo en
lograr tus metas y establece
acciones para eliminarlos:
¿ Eres víctima de
estos ladrones del
tiempo?
¿Que puedes hacer para eliminarlos?
No planear Trabaja por proyectos, cada actividad que realizas
planéala con anticipación por escrito. Antes de hacer
algo siempre define: QUÉ, PARA QUÉ, CÓMO,
QUIÉNES, CON QUÉ, CUÁNDO.
No Jerarquizar. Siempre haz una lista de tus pendientes, identifica cual
es más importante, numéralos y dale prioridad y
tiempos a cada uno.
No saber decir NO. Sé asertivo. Piensa que no tienes obligación de cumplir
los deseos de los demás, confía en que puedes hablar
con claridad con las personas y ellos entenderán tus
razones.
No delegar o aceptar
ayuda
Trabaja en equipo, identifica tareas que puedas delegar
a otros, capacita a las personas para compartir el
trabajo.
107. Objetivo: Mantener un estado físico saludable, evitando riesgos para la
salud
¿Qué debo de
hacer diario?
Comer, por lo menos tres veces al día, respetando horarios
y un menú equilibrado, completo y en un ambiente relajado
y tranquilo. (asignar horarios en tu plan diario de
actividades para comer, y si es necesario preparar y
comprar comida)
¿Que debo de
hacer a la
semana?
Caminar durante 30 minutos, cuatro veces por semana.
¿Qué debo de
hacer al mes?
Realizar alguna actividad relajante por lo menos una vez al
mes. ( programar actividad en agenda)
¿Qué debo de
hacer al año?
Visitar a mi dentista cada 6 meses, hacerme chequeo
médico anual. ( anotar en agenda, días en que hay que
hace la cita)
Paso 3. Identificar ladrones del
tiempo, que están interfiriendo en
lograr tus metas y establece
acciones para eliminarlos:
108. Paso 4. Elabora una lista de las
actividades que debes hacer para
cumplir con c/u de tus objetivos y
metas y asígnales tiempos:
Apóyate en Libretas de seguimiento, programadores anuales, mensuales,
semanales, agendas, etc. Ejemplo:
Objetivo:
Eficientar el desahogo de asuntos turnados por correspondencia.
¿Qué debo de
hacer diario?
Asignar 15 minutos diarios, para revisión de
correspondencia. Decidir en ese momento qué hacer con
ella, registrar la correspondencia.
¿Que debo de
hacer a la
semana?
Asignar un día 30 minutos para archivar la correspondencia
resuelta.
Objetivo: Mantener una comunicación efectiva y clara con el equipo de trabajo.
¿Qué debo de
hacer?
Agendar o hacer cronograma de reuniones, especificando
los temas, comunicar cronograma.
¿Que debo de
hacer a la
semana?
Asignar 1 hora en la agenda para la realización de la
agenda, y 1 hora para el seguimiento de los asuntos
tratados.
109. Paso 5. Ejecuta y da
seguimiento a tus planes.
1. Trata de dar seguimiento a tus planes, revisa si
es posible realizarlos como los planeaste.
2. Haz ajustes si es necesario.
3. Revisa y reformula tus objetivos y metas cada 6
meses.
110. CONTROL DE TAREAS
CONSULTORIA & CAPACITACION
LANCE GROUP
El Uso adecuado del Tiempo es un Recurso No Renovable…….. Lo No hecho se
quedó atrás……… Pero el Futuro está en tus Manos. Augusto Hernández
111. CONTROL DE TAREAS
Llamaremos visión de futuro a nuestra aptitud para ver más allá de
la realidad actual y convertirnos en algo que todavía no somos. La
existencia de una visión de futuro es un elemento indispensable
para que exista la posibilidad de superación personal y colectiva.
Nadie puede encontrar motivación para superarse teniendo en
cuenta sólo su situación actual. Por lo tanto, sin visión de futuro no
hay motivación y sin motivación tampoco hay nadie que pueda
mejorar su manejo del tiempo. Por lo que si no existe una visión de
futuro o ni siquiera un modelo aproximado que nos impulse a imitar
es indispensable crearlo.
112. • Priorizar muestra qué es importante para
nosotros
• Coherencia con los objetivos vitales
• Desorganización personal: producto de la
confusión de prioridades
• “Tiempo para mí”: el motor
• El peligro del activismo
• Pro-actividad vs. reactividad
• Carpe diem (aprovecha el día),
no lo malgastes vs. Vivir en el
Presente
• Pasado, Presente y Futuro
Cómo ser dueños de nuestro destino
114. EL PESIMISTA SE QUEJA DEL VIENTO.
EL OPTIMISTA ESPERA QUE CAMBIE.
EL REALISTA AJUSTA LAS VELAS.
W. G. Ward
115. Dinámica y Reflexión: Uso de Mi Tiempo y
La Magia del Tiempo y las Acciones
El Libre Albedrío me permite usar MI TIEMPO en lo que quiero y deseo………………….
CLARO….. Sin arrepentirme. Augusto Hernández.
116. DESARROLLO Y CONTROL
DE IDEAS Y PROYECTOS
ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE IDEAS
CONTROL DE SEGUIMIENTOS
MANEJO DE CONTACTOS Y BASES DE DATOS
118. EL CICLO DEL PROYECTO
OBJETIVOS
EJECUCIÓN
PLANIFICACIÓN
EVALUACIÓN
119. Dinámica y Reflexión: El Naúfrago
“Nos dejamos arrastrar por tantas cosas sin valor, perecederas, que es bien cierto
que lo que realmente vivimos es breve”
121. • Establece Metas
• Prioriza
• Organiza
• Aprende Cuándo decir:“NO”
• Usa tu Tiempo de Espera
• Concéntrate en una Tarea a la Vez
• Considera tu Momento más
Productivo
• Celebra tus Éxitos
REVISIÓN
122. Ahora vamos a analizar las
características de personas
eficientes.
Analizaremos algunos
elementos que son
fundamentales y que todo
buen profesional debe tomar
en consideración en su
trabajo.
Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:
123. El 80% de los asuntos que
llegan al escritorio los
manejan en forma
inmediata, los eliminan si no
tiene ninguna utilidad, los
delegan si es el caso y los
toman bajo su control si lo
consideran necesario.
Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:
124. Recopilan toda la
información existente
sobre el tema en
cuestión, e invitan a una
mesa de trabajo a los
involucrados y expertos
en la materia de la
empresa.
Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:
125. Delegan con claridad y
precisión para asegurase
que se ha comprendido lo
asignado.
Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:
126. Establecen los
objetivos de las
decisiones que se
tomen.
Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:
127. Establecen los posibles
cursos de acción que
permitan alcanzar los
objetivos en el tiempo
más corto.
Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:
128. Definen alternativas de
acción y previenen posibles
consecuencias positivas y
negativas.
Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:
129. Características de los ejecutivos que
administran eficientemente el tiempo:
Analizan y eligen la que
parece la mejor opción en
cada caso.
130. Llevan un control de lo
delegado, mediante
informes sobre lo
realizado, para
asegurase que se están
logrando los resultados
planeados.
Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:
131. Dan seguimiento diario a
la lista de pendientes
importantes.
Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:
132. Recuerda que:
La administración del tiempo
es esencialmente un esfuerzo
de grupo que requiere la
coordinación de actividades,
el ayudarse unos a otros, la
sincronización conjunta de
esfuerzos para asegurar los
resultados esperados.
133. Recuerda que:
Administrar el tiempo
eficazmente, es un “don”, que
se puede desarrollar por la
mayoría de las personas que se
lo propongan.
136. Bibliografía
“Tómese el tiempo de recordar el pasado para que pueda sacar provecho de sus
experiencias e invertirlas en el futuro”. Jim Rohn
1. ¡CÓMETE ESA RANA! - POR BRIAN TRACY.
2. EL HÁBITO DEL AHORA - POR NEIL FIORE.
3. DOMINIO DEL TIEMPO - POR JOHN CLEMENS, SCOTT DALRYMPLE.
4. ORGANÍZATE CON EFICACIA - POR DAVID ALLEN.
5. 101 FORMAS PARA HACER QUE CADA SEGUNDO CUENTE - POR ROBERT W.
BLY.
6. LA TRAMPA DEL TIEMPO - POR ALEC MACKENZIE.
7. PRIMERO LO PRIMERO - POR STEPHEN COVEY, MERRILL A. y R.
8. LA GUÍA COMPLETA DE MANEJO DEL TIEMPO PARA IDIOTAS - POR JEFFREY P.
DAVIDSON, JEFF DAVI (THE COMPLETE IDIOT'S GUIDE TO MANAGING YOUR
TIME).
9. MANEJO DEL TIEMPO DE ADENTRO HACIA AFUERA - POR JULIE
MORGENSTERN.
10. N. CHINCHILLA Y M. MORAGAS: “DUEÑOS DE NUESTRO DESTINO”. (ARIEL
2007).
11. LOS 7 HÁBITOS DE LA GENTE ÁLTAMENTE EFECTIVA – Stephen R. Covey.
12. COMO APROVECHAR EL TIEMPO – ENGSTROM TED W. – MIAMI, EDITORIAL
VIDA.
13. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO – RODRÍGUEZ ESTRADA MAURO – EDITORIAL
MANUAL MODERNO
Notas del editor
Cuando se cae en el rectángulo rojo no se puede salir de ahí: bombero. Se cae porque no se ha previsto ni se han trabajado los demás. El mejor rectángulo es el de arriba a la derecha. Los demás hacen perder el tiempo y al final se acaba en el rojo (urgente-importante). Este cuadrante es el único realista porque lleva las riendas del tiempo. Actividades de CP (para no perder la Capacidad de Producir, hay que ser útil. Somos cuerpo y espíritu, hay que tener tiempo para el deporte, descanso y reflexión). Construir relaciones: no correr, porque si corres, rompes, metes dedos en el ojo y la relación se rompe, se pierde confianza y hay que volver a construir la relación). Reconocer nuevas oportunidades: si corremos, somos reactivos, no pro-activos. ¿Cuándo podemos reconocer las oportunidades? A veces en la ducha o jugando al golf, hay que tener tiempo. Planificación, re-creación: saber qué quiero hacer y ponerle fecha y re-crear: pro-activo. En vez de reaccionar a lo que llega, es recrear lo que va a venir: qué harás con el cliente… se prepara creándolo en la cabeza, así, cuando llega, está previsto.
El hogar y el fuego: luz y calor
The obstacles that we face are not insurmountable. Sometimes, the hardest thing to do is to identify that these obstacles exist and are affecting your ability to manage your time
When you have identified your obstacles you can begin to overcome them
Here are some strategies you can use to overcome the obstacles we just examined:
The first, and most important strategy you can employ to manage your time is to set clear goals for yourself. As a Lions leader, you will want to accomplish many things in your time of office. The best favor you can do for yourself is to determine what those goals are and make sure your efforts are always directed toward their achievement.
Effective goals share a number of characteristics in common. Effective goals are:
Specific – When a goal is too vague, you may never know how to reach it or even when you have reached it. Make sure that you know exactly what you hope to achieve
Measurable – When you have a goal that is measurable, you will know how far you have to go to reach the goal, and when you get there
Note: You may wish to provide an example of a vague, unmeasurable goal, and then a specific, measurable goal here. For instance, “I will support extension in my district” is a vague goal, while “I will establish five new clubs in my district is both specific (new clubs) and measurable (five).
Achievable – It is commendable to set your sights high, but sometimes we try to accomplish more than we can actually do. Training and certifying ten Certified Guiding Lions in your district in one year may or may not be achievable at this time for a number of reasons. Your goals should be such that, if you “extend yourself” you can just reach them.
Realistic – Can you establish a program in your district to help everyone with vision problems? It is certainly a worthwhile goal, but it may not be realistic at this time. It might be better to work on setting up a program with schools to provide vision testing and eyeglasses for disadvantaged children.
Note: You may wish to provide an example of an achievable, realistic goal that you have achieved or observed in your own club or district.
Time-based – Most of the goals that you establish in your position as a Lions leader will not be long-term. It is important to set time guidelines for your goals, so that you can keep track of your progress as you are going along and can be alert to when you are falling behind schedule.
Note: You may wish to state a goal that meets the five characteristics, and ask participants to explain how each characteristic is met. For example, “We will increase retention of current members in my district by reducing the dropout rate to X % by the end of the fiscal year.”
Further, you may wish to provide a non-example and ask participants to restate it to meet the five characteristics. For example, “We will improve the service we provide to our community.”
As a leader in your club or district, you will be faced with many tasks. It is safe to say that you will not be able to do everything, so it is wise to periodically make a list of the tasks that confront you and prioritize them. The following technique may be helpful in prioritizing:
Note: You may wish to provide examples of tasks that you have placed in each of the four categories that follow. Explain why you made the decision, and how it positively impacted your time management.
Do – Determine from the list the things you think are most important to accomplish, and are things you should do yourself.
Delegate – Remember that there many Lions within your district with skills, experience, and motivation to carry out a wide variety of tasks. A truly effective district governor understands that real leaders do not try to accomplish everything themselves and recognizes that some things are better handled by others. Delegating not only frees up your time for other things, it ensures that resources are used wisely and that Lions who want to help are motivated and involved.
Delay until another time – Some things can wait. The danger is delaying too many things until deadlines are near. The best policy here is to consider when things are due, how long it will take to accomplish them, and what your current workload will allow. For instance, registrations and request forms that are not yet due could be sent to LCI earlier if you have time. It makes sense to delay things that are not due when your are “overburdened” and to accomplish them ahead of time when you can.
Delete – If you have set goals using the guidelines we mentioned earlier, you may recognize that some of them are not achievable or realistic, or that they are just not important. A good leader knows when to concentrate on the important and eliminate the rest.
Note: As time allows, you may wish to:
Ask selected participants to share tasks that they will prioritize into the four categories
Break participants into small groups and ask them to create a list of DG tasks that could be prioritized using the four categories
As a leader in your club or district, you will be faced with many tasks. It is safe to say that you will not be able to do everything, so it is wise to periodically make a list of the tasks that confront you and prioritize them. The following technique may be helpful in prioritizing:
Note: You may wish to provide examples of tasks that you have placed in each of the four categories that follow. Explain why you made the decision, and how it positively impacted your time management.
Do – Determine from the list the things you think are most important to accomplish, and are things you should do yourself.
Delegate – Remember that there many Lions within your district with skills, experience, and motivation to carry out a wide variety of tasks. A truly effective district governor understands that real leaders do not try to accomplish everything themselves and recognizes that some things are better handled by others. Delegating not only frees up your time for other things, it ensures that resources are used wisely and that Lions who want to help are motivated and involved.
Delay until another time – Some things can wait. The danger is delaying too many things until deadlines are near. The best policy here is to consider when things are due, how long it will take to accomplish them, and what your current workload will allow. For instance, registrations and request forms that are not yet due could be sent to LCI earlier if you have time. It makes sense to delay things that are not due when your are “overburdened” and to accomplish them ahead of time when you can.
Delete – If you have set goals using the guidelines we mentioned earlier, you may recognize that some of them are not achievable or realistic, or that they are just not important. A good leader knows when to concentrate on the important and eliminate the rest.
Note: As time allows, you may wish to:
Ask selected participants to share tasks that they will prioritize into the four categories
Break participants into small groups and ask them to create a list of DG tasks that could be prioritized using the four categories
As you prioritize tasks and set deadlines, you will want to organize your plans and actions. Some of you may be more comfortable using paper and pencil, so I urge you to make use of a planner with a calendar and plenty of space to make notes. Many planners contain not only calendar space, but also room for daily activities, contact information, and “to do” lists. Find a planner that fits your needs and use it. You will find this to be an indispensable tool for managing your time.
Maybe you use, or would consider using, a computer to help in organizing your time. Today’s computers often come equipped with software programs that include calendars, task lists, reminders, and contact information. If your computer does not have such a function, software is readily available that you can install.
You may also consider a small personal digital assistant, or PDA. These devices are small enough to fit in your hand, and use the same software your home computer uses. PDAs are helpful tools when you are away from your computer during the day or are traveling on business.
Note: This would be a good opportunity to share whatever tools you use to stay organized. If you use a planner, bring it out and show how you use it. If you use computer software, explain the program and how it helps you. You may also ask participants if they have any other organizational ideas, like reminder files for each week or month.
Whatever method you choose, make sure you organize your tasks so that you can stay on track.
The strategies we have mentioned so far have all concerned common business practices. Now I would like to address some more “personal” strategies that you can apply to your life. These also have a great impact on how effectively you manage your time.
The first of these strategies is being able to say “NO” when it is appropriate. Your life in Lions has always been about giving all that you can to serve your community. That doesn’t change, but as your duties expand as a Lions leader you will find you are called on to do much more than you have ever been asked to do before.
When you learn to say “NO” you are not closing the door on your responsibilities, but rather you are making sure that you can meet your commitments and accomplish the maximum possible in the time available to you.
To be able to say “NO” you will have to accept these three principles:
I realize that I can’t do everything
I won’t agree to undertake a task or project that I know I will not be able to complete in the timeframe required
I will not make commitments that are not consistent with the goals and objectives I have set for myself
If you keep these principles in mind, you will find it easier to justify (and explain) why some requests must be turned down. You will also find that you are better able to accomplish the things that you have prioritized as “must do.”
Another personal time management skill is to make good use of your “waiting time.”
Have you ever thought about how much time you spend doing nothing during an average day? Usually this is not a situation where you planned to do nothing…it just happened. Think about all of the things you could accomplish if you could make use of this time. For instance:
Time you spend commuting on a train or bus
Time you wait at the doctor or dentist office for your appointment
Time you spend on a plane, waiting for your plane, or the time you spend waiting for your baggage
Time you spend “on hold” on the telephone
Time you spend when you arrive at work or at a meeting earlier than you had anticipated
Note: You may include other examples or ask participants for their own ideas.
There are two ways to look at these periods of time. You can either consider them as “wastes of time” or as “gifts of time.” If you choose to think of them as gifts of time, you can use them as opportunities to accomplish routine tasks that are necessary, but don’t require large periods of time.
Most successful people have already found that there are a number of things that they can accomplish while they wait.
The trick to making use of your waiting time is to always make sure you have something with you that you can accomplish in the event that you are kept waiting. For instance:
Reading correspondence – Take your mail with you and read it while you are waiting or traveling. Some PDAs have e-mail capability, so you can read your e-mail on a train or plane or at the doctor’s office
Writing letters or memos – While you wait, you can take out a notepad or use a PDA to write letters or memos. This could also be a good time to update your planner
Reading or listening to tapes – Carry a book or magazine or a tape with you. You can also download books and articles to your PDA. There is often no time in your schedule to keep current on books or articles related to your business or to self-improvement. Instead of being impatient when you are delayed, this could be a perfect time to advance your own knowledge and skills.
Note: This would be a good time to describe some ways you personally fill the “waiting times” in your schedule, and how you feel it has helped you manage your time overall.
You will be juggling many tasks while you serve as a Lions leader. There is no way around this fact. But one important strategy to keep in mind is to concentrate completely on the current task. Concentration can be difficult when you have a lot on your mind. Your time will be better spent if you are able to:
Focus on your goal – You may have many commitments and many concerns, but you will accomplish more when you keep focused on the one task you are performing at the moment
Tune out interruptions – You will find your concentration is at its highest level when you can set aside times during the day when you will not answer the phone or schedule visitors. You can’t isolate yourself all of the time, but by avoiding interruptions for specific periods of time, you may find you can accomplish tasks successfully in far less time than you anticipated. When you must respond to phone calls, be assertive in minimizing interruptions by asking if you can call back at another time or meet another day.
Are you one of those people who gets up before the sun rises and starts working? Is the early evening, after the evening meal, your time to work? Or are you someone who prefers to wait until the quiet of the late night hours to do the really hard tasks?
Everyone is different. Most research shows that tasks that take the most mental concentration are most effectively accomplished early in the day, but even these studies acknowledge that this is not always true, and that everyone has a “personal prime time.”
When you plan your tasks, think about your own “prime time.” If you do your best work early, plan to do the routine tasks later in the day and concentrate on the more challenging tasks when you are at your best. If you don’t really get going until later, handle the routines in the morning and save the more difficult tasks for later.
If you can manage your time more effectively, you will be rewarded in a variety of ways:
You will be more efficient in serving your district and will be able to support your clubs better
You will achieve greater success in your very important, and highly visible, role as a Lions Leader
On a personal level, you will certainly feel healthier, more energetic, and in a generally better mood
Note: You may wish to add personal experiences as examples of one or more of the obstacles to enhance the presentation.
There are a lot of things that make it difficult for us to manage our time effectively. Let’s consider some of the most common ones, and see if they apply to us:
Unclear objectives – It’s hard to hit a target with your eyes closed, and it’s just as hard to accomplish something when you aren’t exactly clear about what you want to achieve
Disorganization – It’s easy to see when your desk is too messy, but sometimes you have to step back and ask yourself if you are taking an organized approach in completing all of your tasks
Inability to say “no” – We all want to be as helpful as we can when others need us, but this can mean taking time away from other priorities to do something we may not have planned
Interruptions – Many times we are in the middle of accomplishing something really important and the telephone rings. These calls can not only take you away from your task, but sometimes they interrupt your train of thought and you can’t return to where you were without retracing your steps
More interruptions – We all like to visit with others, but conversations at inappropriate times can cost us time when we have to stop what we are doing and redirect ourselves from our plans
Periods of inactivity – As much as we think we are busy, there are times in our day when we are not really doing anything. Recognizing and making use of these times can have a positive effect on our efforts
Too many things at once – Many of our tasks are not routines. They require concentration to detail. When we are attempting to do too many different things at one time, each individual task suffers as a result
Stress and fatigue – Everyone experiences stress from time to time, and sometimes we actually operate a little better when there is some level of stress. Too much stress, on the other hand, causes our work to suffer and wears us down physically and mentally. Dealing with stress is an important part of time management
All work and no play – Most successful people know how to balance work and play. When work takes over your life, you not only give your body little time to re-energize, but you may end up sacrificing the really important things in life like family and friends
Ver apartado “La persona en el espacio y en el tiempo” p. 72 Yepes: Fundamentos de antropología
What you accomplish during a 24-hour period depends on your own motivation, your energy, your skills and abilities, and other resources.
Since there are always demands on your time, it may be helpful to think about what you will do with your time and to consider some strategies for more effective time management.
Time management is not a way to make you work harder and longer, but a means to help you work smarter to accomplish your work more easily and rapidly.
Note: Review the strategies for time management that you have presented.
Celebrate the achievement of your goals to maintain a healthy balance in life between work and play. Reward yourself when you complete a task or finish a project.
If you worked in a team setting, or delegated some tasks to others, reward the efforts of all involved.
Celebration is a vital part of all project management. No matter how tight your schedule looks, this is TIME WELL SPENT!