Administración eficaz del tiempo

1. GESTIÓN DEL TIEMPO
DIPLOMADO EN
HABILIDADES
DIRECTIVAS DE
SUPERVISIÓN
PARA EL ÁREA
LOGISTICA
Profesor: Miguel Ángel Frías P.
Ingeniero Gestión Empresas
Ingeniero en Adm. Empresas

2. “No son las horas las que cuentan, Es lo que
pones dentro de ellas.”
Earl Nightin gale

3. ¿Cuáles son las tendencias que
habitualmente se observan en el trabajo?
• Solemos hacer lo que nos agrada antes que lo
que nos desagrada.
• Tendemos a dejarnos interrumpir, dejando de
lado nuestras propias prioridades.
• Cuando tenemos varias cosas por atender,
empezamos por las que hacen más “ruido”.
• Lo que es fácil antes que lo más difícil.
• Lo más urgente antes que lo más importante.

4. El consejo del millón de dólares…
Lee le tendió una hoja de papel y le sugirió: “Anote en esta hoja
las tareas más importantes que deba hacer mañana y
numérelas en función de su importancia.
Cuando llegue a su despacho empiece por la tarea número uno
y no pase a la segunda hasta que haya completado la primera,
aunque esto le lleve toda la jornada. Cuando haya adquirido
cierto hábito, intente inculcarlo a sus subordinados”.
Se comenta que Alfred Sloan,
presidente de la General Motors,
hizo acudir a su despacho a un
consultor de Igy Lee, le pidió que
le ayudara a administrar mejor su
tiempo y le dijo: “le pagaré los
honorarios que merezca”.

5. Entonces podrá enviarme un cheque
cuyo importe fijará usted mismo…”.
Al cabo de unos días recibió un cheque
por valor de US$100.000, que en
moneda actual equivale al millón,
junto con una nota que decía que
jamás había recibido sugerencias tan
provechosas de un consultor.

6. ¿Cómo podríamos definir el Tiempo?
“El número, o la
medida, del
movimiento según
antes y después”.
Aristóteles

7. La administración del tiempo
Muy a menudo, trabajar con rapidez produce
problemas. Trabajando bajo presión se cometen más
errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y
reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar
problemas.

8. La administración del tiempo
Trabajar más rápido y trabajar más horas son
estrategias pobres para administrarnos a nosotros
mismos. Sin embargo, mucha gente continúa creyendo
que esos enfoques les permitirán conseguir todas las
cosas que necesitan ser hechas.

9. La administración del tiempo
Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja:
si no lo usamos, desaparece de todas maneras. En
consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo
bien que lo usemos.

10. Tiempo de calidad
En vista de que no podemos incrementar la cantidad
de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se
convierte en la única variable.

11. Consecuencias de una mala
organización del tiempo
CONSECUENCIAS PROFESIONALES.
A todos nosotros nos valoran por nuestros resultados
obtenidos, no por la cantidad de tiempo que
dediquemos para conseguirlos o nuestra presencia en la
empresa. Por lo que habría que preguntarse, cuánto
tiempo le dedicamos realmente a conseguir nuestros
resultados, a trabajar por aquello que me han contratado
y que es lo que realmente el jefe espera de mí.

12. Consecuencias de una mala organización
del tiempo
CONSECUENCIAS PARA SU EQUIPO.
Si usted es una persona muy ocupada sin tiempo para
su equipo, este le verá como una persona distante, de
difícil acceso y sin tiempo para ellos.
Al centrarse en tareas y NO EN OBJETIVOS corre el
riesgo de que no crezcan profesionalmente.

13. Consecuencias de una mala organización
del tiempo
CONSECUENCIAS PARA LA EMPRESA
Se pierde la visión de lo importante, y el deseo de la
formación y desarrollo personal continuo, por lo que
hace que la empresa vaya quedando frenada en
potencial al no dedicar el tiempo necesario para su
formación y la de sus colaboradores.

14. Consecuencias de una mala organización
del tiempo
CONSECUENCIAS PERSONALES
Si gestionamos nuestro tiempo alargándolo llegará un
momento que terminaremos viviendo para el trabajo,
y esto puede llegar a ser una enfermedad en sí misma y
para nuestra familia.

15. Administración del tiempo

16. PRINCIPIOS BÁSICOS SOBRE
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
TEÓRICOS
• El tiempo es un recurso valioso disponible para todo el
mundo.
• No todas las tareas que realizamos tienen igual valor.
• Nuestro tiempo está expuesto a engaños e ilusiones.
• Muchas personas no son conscientes de cómo lo
utilizan.
• El hábito de posponer decisiones puede acarrear
pérdida de tiempo y oportunidades valiosas.
• Gran parte de los problemas y pérdidas de tiempo
surgen al actuar sin pensar.

17. Principios básicos sobre
administración del tiempo
Teóricos… cont.
• Gran parte de los problemas y pérdidas de tiempo surgen al actuar
sin pensar.
• El control absoluto de las circunstancias es imposible. La
planificación del tiempo debe tener un espacio para la adaptación y
la flexibilidad.
• No pocas veces existe una tensión entre lo urgente y lo importante,
ganando la tiranía de la urgencia.
• Algunos problemas se solucionan por sí solos. Es importante saber
identificarlos para ahorrar tiempo.
• El uso óptimo del tiempo es la eficiencia: máximos beneficios al
menor costo.
• Las actividades que aportan poco consumen el 80% del tiempo.

18. Principios básicos sobre administración
del tiempo
Prácticos
• Si de verdad estás interesado en mejorar el aprovechamiento de tu
tiempo, lo primero que tienes que hacer es conocer cómo lo estás
utilizando.
• Contrariamente a lo que se piensa y se hace, anticipar y prevenir
aporta un gran ahorro de tiempo, energías y dinero.
• Definir plazos para las tareas facilita la organización, la
autodisciplina y la toma decisiones. En consecuencia, favorece la
eficiencia.
• Tener claros los objetivos ante la vida (de mantenimiento, de
crecimiento y de innovación) y revisarlos periódicamente, facilita la
orientación y la eficiencia.
• Agrupar las tareas en bloques semejantes evita confusiones,
repeticiones y economiza tiempo y esfuerzos.
• Los conflictos entre objetivos suelen resolverse estableciendo
prioridades.

19. MITOS DESTRUCTORES
DEL TIEMPO EFICAZ
EL MITO DEL ACTIVISMO:
El más eficaz es el que más se mueve.
El ratón en su jaula en constante movimiento sobre la
rueda; el senderista perdido que acelera el paso y se
adentra cada vez más en la selva; Forest Gump: “tú
corre, corre...”, no importa donde, pero corre.
Este tipo de personas son una fuente continua de
problemas porque todo lo lían y pierden el norte.

20. Mitos destructores del tiempo eficaz
EL MITO DEL CENTRALISMO:
“Al final, si quieres que las cosas salgan bien, tienes
que hacerlas tú mismo”.
Tiene en su base un estilo de dirección autoritario que
puede esconder inseguridad, incompetencia, afán de
poder o desconfianza en el valor y la responsabilidad de
las personas. A corto plazo puede ser muy eficaz, pero a
mediano y largo plazo es un estilo muy negativo.

21. Mitos destructores del tiempo eficaz
EL MITO DE LA DELEGACIÓN:
Es el contrario al anterior y hoy se ha convertido en un
paradigma “políticamente correcto”, aunque esconde
grandes peligros.
La clave de la dirección o coordinación eficaces radica en
saber cuándo delegar y cuándo no, cuándo fomentar
la participación y cuándo utilizar otras rutas. El tipo de tarea,
su urgencia e importancia, la competencia y compromiso de
los trabajadores son algunas pistas para resolver el dilema.

22. Mitos destructores del tiempo eficaz
EL MITO DE LOS DATOS COMPLETOS:
“No podemos decidir porque no tenemos
todos los datos”.
Esta forma permanente de hacer conlleva el peligro de
perder el tren, de obviar la oportunidad. A veces lo
mejor es enemigo de lo bueno y hay que asumir riesgos.

23. Mitos destructores del tiempo eficaz
EL MITO DE LA ENERGÍA Y LA CANTIDAD DE
TRABAJO:
“Los resultados son directamente proporcionales al
volumen de trabajo invertido”.
Según datos de la OCDE (2006) indica, por ejemplo que
los españoles dedican más horas al trabajo que la media
de la UE, pero están a la cola de la productividad.

24. Mitos destructores del tiempo eficaz
EL MITO DE SOLUCIONAR PROBLEMAS DE
MANERA URGENTE.
“Hay que centrarse en buscar soluciones inmediatas a
los problemas”.
Se soslaya que lo importante en toda solución es el
planteamiento correcto del problema, lo que
puede exigir tiempo y reflexión.

25. Mitos destructores del tiempo eficaz
EL MITO DE LA SIMPLIFICACIÓN:
“Ahorraremos tiempo y dinero a través de soluciones
sencillas”.
Prima la economía pero falta perspectiva, considerar
dinero y tiempo no tanto como gastos sino como
inversión.

26. Mitos destructores del tiempo eficaz
EL MITO DEL TIEMPO ENEMIGO:
“El tiempo se me echa encima y me agobia”.
Más que verlo como un aliado se le considera un
enemigo.

27. Mitos destructores del tiempo eficaz
EL MITO DE LA PUERTA ABIERTA:
“El director debe tener su puerta abierta
y disponible a todo el mundo;
es signo de diálogo y de participación”.
Si una puerta estuviese siempre abierta, entrarían los
ladrones y nos usurparían de nuestro tiempo. El
directivo que está las 24 horas del día disponible,
¿cuándo trabaja en sus asuntos?

28. LADRONES DE TIEMPO
¿Qué son y cómo gestionarlos?

29. LADRONES DE TIEMPO
Se puede afirmar que el tiempo no es el problema, sino
que es en la autogestión donde se marca el rumbo que
tomarán las cosas:
• Negativo, cuando al final de la jornada no se han
alcanzado los objetivos planteados aunque se tenga la
sensación de no haber perdido ni un minuto;
• Positivo, si se ha aprovechado cada momento para
llevar a cabo una tarea o para descansar.

30. Los ladrones de tiempo son el principal enemigo de la
productividad por muchos motivos:
• Reducen entre un 50 y un 70% nuestras horas efectivas de
trabajo.
• Afectan a nuestra capacidad de concentración y también a
nuestros niveles de atención.
• Nos provocan retrasos de entre 6 y 9 minutos cada vez que
sucumbimos a su tentación, ya que éste es el periodo que los
expertos psicólogos dicen que el cerebro tarda en llegar de
nuevo al máximo rendimiento tras una interrupción.
• Se interponen en los objetivos que nos planteamos, retrasando
la consecución de las metas.
Ladrones de tiempo

31. Ladrones de tiempo externos
El primer paso para luchar contra este discreto enemigo es
conocerlo bien. Existen dos tipos de ladrones de tiempo: externos
e internos.
Ladrones de tiempo externos: se definen como el conjunto
de circunstancias que exceden la capacidad de control del
individuo. Entre ellos se encontrarían:
• El teléfono.
• Los servicios de mensajería instantánea.
• El correo electrónico.
• Las reuniones de trabajo.
• Las interrupciones, etc.

32. Ladrones de tiempo internos
Ladrones de tiempo internos: son las
circunstancias inherentes al propio individuo y que se
manifiestan en su conducta y modo de gestionar su
tiempo y sus tareas. Los más significativos son:
• Hábitos
• multitarea.
• Precaria planificación.
• Carencia de objetivos.
• Falta de motivación.
• Procrastinación.

33. USO DEL E-MAIL EN EL TRABAJO
El tiempo robado por el email en el trabajo en datos. Los datos
hablan por sí mismos y, tal y como muestra un estudio de
Officetime:
• El 33% de los trabajadores emplean entre una y dos horas al
día en responder emails durante su jornada laboral.
• El 22% pierden más de dos horas únicamente comprobando su
bandeja de entrada y revisando los nuevos emails recibidos.

34. Cómo combatir la pérdida de tiempo
proveniente del email
• Reunir todas tus cuentas de correo en una misma
bandeja de entrada.
• Mantener limpia la bandeja de entrada, con filtros que
eviten el spam, y revisar semanalmente en no dejar
emails innecesarios, almacenando los demás por
carpetas.
• Implantar filtros que deriven directamente cada email a
su carpeta correspondiente.
• No dejar nunca abierta la ventana o pestaña del correo
electrónico.
• Desactivar la función de ventanas emergentes del
email.

35. • Desactivar la función de ventanas emergentes del
email.

36. Cómo combatir la pérdida de tiempo
proveniente del email
• Destinar dos o tres momentos de tu jornada a leer y responder
emails como actividad (puedes escoger una opción en muchas
herramientas de correo electrónico que te permita configurar la
llegada de emails exclusivamente en esos momentos).
• Contestar a los correos cuya resolución es posible empleando
un máximo de dos minutos y nunca emplear más de diez
o quinces minutos en dar respuesta a uno, como norma
general.

37. EL TELÉFONO TAMBIÉN ES UN
LADRÓN DE NUESTRO TIEMPO
• Nuestro teléfono personal: que nos hace estar disponibles
24/7 gracias a las notificaciones de redes sociales, a los emails
recibidos, a los SMS, a los avisos y notificaciones, etc.
• Nuestro teléfono fijo de la oficina: mediante el que en
ocasiones no paramos de recibir llamadas que nos impiden
empezar y terminar una tarea en un plazo de tiempo razonable.
• Nuestro teléfono móvil de trabajo: que aunque está
diseñado con una finalidad productiva, muchas veces acaba
convirtiéndose en todo lo contrario incluso contestando fuera
de nuestro horario laboral.

38. Los errores que cometemos al usar el
teléfono y sus consecuencias
Nuestros principales errores son:
• Responder a todas las llamadas y a veces incluso a
todos los mensajes o notificaciones recibidas.
• Prolongar injustificadamente la duración de las
llamadas.
• Interrumpir la actividad que nos ocupa para darle
prioridad al teléfono, incluso sin saber si la tiene o no.

39. Los errores que cometemos al usar el
teléfono y sus consecuencias
De hecho, un estudio de Sondea afirma que 30% de los
encuestados reconoce que interrumpe una charla con
amigos, una comida familiar o el trabajo para leer un
mensaje, un email o una notificación en el móvil.
Actitudes de este tipo, provocan que el 46% de las
personas que respondieron al estudio reconozcan que se
hayan llegado a sentir molestas en alguna ocasión
porque su interlocutor no les prestaban la atención
deseada.

40. Los errores que cometemos al usar el
teléfono y sus consecuencias
Nuestros malos hábitos respecto al uso del teléfono se reflejan en la mayoría
de sus efectos negativos:
• Interrumpe nuestra concentración. Esto se traduce en una pérdida de
tiempo, de entre seis y nueve minutos, cada vez que necesitamos retomarla.
Si los añadimos a los de la duración del acto de leer el mensaje (y
responderlo, en algunas ocasiones) o a la duración de la llamada en sí nos
damos cuenta de cuánto perjudica realmente y de lo poco conscientes de
ello que éramos.
• Nos hace perder foco. Nuestra atención pasa, de estar fijada en la tarea
que estamos acometiendo, a estar dispersa; ya sea por pensar en lo que nos
acaban de decir o acabamos de leer, o por lo que suponemos que será, si la
llamada o mensaje aún no se ha producido pero sabemos de su inminente
llegada.
• Reduce la calidad de los periodos de relax. Muchas veces los
descansos también se ven interrumpidos por llamadas o mensajes, por lo
que, tras la pausa, nuestra mente no está tan relajada como debería.

41. Cómo hacer un correcto uso del
teléfono
• Promover la concisión y precisión en su uso. Plantearse el
objetivo de cada llamada (cuestionarse si es importante y necesario
hacerla) o preguntarle abiertamente al emisor de la misma acerca de
su objetivo nos ayudará en nuestro progreso.
• Tener el teléfono apagado, o al menos en modo silencio y sin
vibración, cuando se considere necesario.
• Designar un momento del día para hacer todas las
llamadas telefónicas que se necesitan. En esa franja horaria
elegida, la actividad que llevaremos a cabo será ésa.
• Poner al teléfono a tu servicio como herramienta que es, y
no al contrario. Limita las ataduras
• Tener claro que no es necesario responder a cada
llamada o a cada mensaje, ni mucho menos en el momento.

42. REUNIONES
¿Qué es lo que hace ineficaz a una reunión?:
• Que carezca de un objetivo, que debe conocerse además de
antemano.
• Que se toquen temas que no estaban planeados.
• Que en ella los participantes no conozcan su rol.
• Que los asistentes no hayan preparado convenientemente los temas a
desarrollar.
• Que los datos en los que se basen no sean consistentes.
• Que la reunión se prolongue sin justificación.
• Que la excesiva duración de la reunión o su falta de foco propicien
la distracción y pérdida de atención de los participantes en la misma.
• Que al término de la misma no hayan quedado claras o no se hayan
establecido las acciones a tomar.

43. Check list para reconocer reuniones
improductivas
• Objetivo de la reunión: ¿lo tengo claro antes de
comenzar?
• Acciones a tomar: ¿sé cuáles me corresponden al
finalizarla? ¿Sé en qué plazo de tiempo se han de
ejecutar?
• Horario: ¿sé a qué hora empieza y acaba la reunión?
• Asunto: ¿se respeta el asunto que origina la reunión
o se tocan otros temas?

44. Cómo alcanzar un nivel óptimo de
eficiencia en las reuniones
La eficiencia en las reuniones empieza antes de que den
comienzo y termina después de que acaben. No pases ningún
aspecto por alto y prepara:
Antes de la reunión
• Definición de los participantes en la reunión, sus roles, los
objetivos y temas a tratar y la duración de la misma
(preferiblemente no superior a las dos horas y nunca al final de
la jornada).

45. Cómo alcanzar un nivel óptimo de
eficiencia en las reuniones
Durante la reunión
• Puntualidad, a la hora de empezar y a la de terminar.
• Establecimiento de roles, entre ellos el del responsable de la
misma, que será quien otorgue los turnos de palabra y avise
cuando las intervenciones se desvíen de la temática a tratar.
• Preparación, de los temas a tratar de forma previa a la
reunión.
• Respeto, por los temas preestablecidos y por los turnos de
palabra.

46. Cómo alcanzar un nivel óptimo de
eficiencia en las reuniones
Después de la reunión
• Registro, todo lo que se exponga en la reunión habrá que
recogerse por escrito en un acta que se hará llegar a todos los
asistentes al concluir la misma.
Otra forma de ganar en eficiencia en las reuniones puede ser el
hacerlas online.

47. EL PELIGRO DE INTERNET Y
LAS REDES SOCIALES
No es sencillo usar internet en su justa medida y por eso, la
mayoría de los usuarios de la red reconocen abusar de ella, sobre
todo en lo que a redes sociales concierne. En el puesto de trabajo
internet es una de las principales herramientas, pero, al mismo
tiempo, también una de las distracciones más importantes.

48. Consejos para hacer un buen uso de
internet
• Acota tu acceso a internet a una franja horaria
determinada.
• Como extra, puedes acceder a tus redes sociales en
alguno de tus descansos en el trabajo y durante un
máximo de diez minutos.
• Si necesitas los programas de mensajería instantánea
para el normal desarrollo de tu actividad laboral,
desactiva las notificaciones automáticas y/o
siléncialos (o tu ordenador). Si no te hacen falta,
bórralos de tu equipo de trabajo.

49. LA PROCRASTINACIÓN
¿Sueles aplazar tareas?
¿Se te acumulan los cometidos?
¿Tienes que enfrentarte a las fechas límite a última hora
deprisa y corriendo?
Puede que la procrastinación sea uno de tus hábitos y que el ladrón de
tiempo al que más debas temer seas tú mismo. Procrastinación es un
término de raíz latina que se identifica con posponer, relegar, aplazar.
Esta palabra define un desorden de la personalidad que tiene su causa
en la incomodidad o inseguridad que la acción a realizar tiene en el
individuo que, invadido por esas sensaciones, decida dejarla para más
adelante, es decir, sin resolver (al menos temporalmente).

50. LA PROCRASTINACIÓN
Lo que debes conocer de la procrastinación es:
• Es un hábito negativo.
• Es un ladrón de tiempo interno, ya que depende del
individuo en su totalidad.
• Tiene mucho que ver con la personalidad de quien lo
padece.
• Produce una sensación de ansiedad.
• Es un causante de estrés.
• Las nuevas tecnologías pueden empeorarla, ya que nos
hacen estar disponibles para todo el mundo a cualquier
hora y en cualquier lugar.

51. Armas para luchar contra la
procrastinación
• Haz listas: puedes emplear papel o formatos electrónicos. Lo
importante es que puedas ver tus progresos al marcar cada vez que
das por terminada una tarea.
• Prioriza tus tareas. Para un momento y piensa qué es lo más
importante que tienes que hacer. ¿Y lo siguiente más relevante?
Acabas de comenzar tu lista. De hecho, una técnica que suele ser
empleada con éxito consiste en calificar con letras desde la A hasta
la D las actividades. El orden de importancia sería decreciente, y por
tanto las actividades marcadas como A serían imprescindibles,
mientras que las de tipo D, tendrían tan poca relevancia, que si las
retirases de tu lista, la repercusión sería mínima.
• Confía en tus capacidades. La inseguridad y el miedo a afrontar
una tarea que creemos superior a nuestros límites es la principal
causa que nos impulsa a posponer su ejecución.

52. MULTITAREA: LA ENEMIGA DE LA
CALIDAD Y EL DESCANSO
La Universidad de Stanford (Estados Unidos) demostró
en uno de sus estudios realizados a estudiantes, que la
multitarea tiene múltiples efectos negativos y pocas
ventajas pese a que, en principio, pueda parecer todo lo
contrario. En concreto, actuando en modo multitarea:
• Disminuyen los niveles de la atención.
• El rendimiento intelectual se ve afectado negativa-
mente, al alterarse el control cognitivo.

53. Multitarea: la enemiga de la calidad y el
descanso
Necesitamos la concentración para poder llevar a cabo una
actividad. Y de ello dependerá la calidad del resultado que
obtengamos. Cuando alcanzamos un buen nivel de
concentración nuestra actividad cerebral se ve beneficiada
en:
• Precisión: tanto en razonamientos como en
percepciones.
• Rapidez: a la hora de procesar información.
• Profundidad: en nuestras conclusiones, especialmente
por la facilidad para asociar conceptos e ideas.
• Detalle: en el momento de detectar fallos.

54. Evitar la multitarea: técnicas,
motivaciones y resultados
• Clasifica y minimiza: por ejemplo, con los correos electrónicos,
archiva cada cosa en su carpeta correspondiente y concentra todas
tus cuentas de correo en una sola bandeja de entrada.
• Apaga, silencia, desconecta: todos los dispositivos móviles,
teléfonos, servicios de mensajería instantánea o sistemas de
notificaciones.
• Haz listas: planifica tu actividad siguiendo un orden que
previamente has decidido y no te lo saltes. Recuerda planificar
también los descansos, es importante relajar la mente.
• Soporte: ten siempre a mano algún tipo de herramienta, ya sea de
tipo digital o manual, que te permita anotar las tareas que te van
surgiendo, para poder revisarlas cuando sea el momento oportuno.
• Establece un momento o momentos del día para repasar tu lista
de tareas pendientes, actualizarla y reevaluarla, si fuese necesario.

55. LA RESPONSABILIDAD DE LA
ADMINISTRACIÓN EN LA GESTIÓN DEL
TIEMPO
Los managers tienen que tomar cartas en este asunto,
pero los estudios muestran que tienen las manos atadas
con los problemas cotidianos, a los que dedican un 80%
de su tiempo, lo que deja un insuficiente 20% para que
puedan dedicarse a funciones estratégicas y de futuro.

56. GESTIÓN DEFICIENTE DEL TIEMPO
Las causas que motivan estos hechos son:
• La falta de delegación.
• La insuficiente interacción con las personas de
su equipo.
• La poca atención a las tareas importantes y
prioritarias.

57. Gestión deficiente del tiempo
También son en cierta manera culpables de gran parte de
la pérdida de tiempo que se produce en el trabajo.
• Cuando no optimizan la planificación del
tiempo: saturan a unos mientras que otros cuentan con
una carga de trabajo muy por debajo de lo que sería
recomendable, o imponen demasiadas reuniones,
encuentros y charlas para hablar de temas que podrían
solucionarse de forma más directa.
• Cuando no planifican: porque preparar, buscar y
tomar decisiones lleva su tiempo, pero a veces lo que se
invierte en preparación supone multiplicar el ahorro de
tiempo de ejecución.

58. La definición de objetivos y la diferencia
entre tareas urgentes e importantes
la empresa es un ser vivo y como tal, no puede detenerse, ha
de seguir hacia delante y en la elección de la dirección a seguir
entra en juego la toma de decisiones.
La toma de decisiones puede hacernos ganar o perder tiempo,
y de cómo la planteemos dependerá el tipo de gestión de
nuestra jornada laboral. Para optimizar este proceso
necesitamos.
• Información: adecuada, precisa, actualizada, de calidad y
objetiva.
• Prioridad: saber distinguir entre lo importante y lo
urgente.
• Análisis: compartiendo diferentes perspectivas y
empleando los recursos necesarios.

59. Lo importante y lo urgente: la
diferencia
Basándose en cuatro cuadrantes que sirven de base para
definir una serie de hábitos bastante comunes. Estos
cuatro cuadrantes son:
• Urgente e importante: define las actividades que
influyen directamente en nuestras metas a corto plazo
por lo que se consideran prioritarias y se les debe dar
preferencia frente a cualquier otra.
• No urgente e importante: estas tareas nos
interesan, tienen que ver con nuestros objetivos a largo
plazo, pero al no tener el carácter de urgentes, pueden
llevarse a cabo después de que las importantes, pero
urgentes hayan quedado resueltas.

60. Lo importante y lo urgente: la
diferencia
• Urgente y no importante: la mayoría de los casos
en este cuadrante quedan definidas las interrupciones,
es decir, que pueden postergarse sin que ello afecte a
nuestros objetivos.
• No urgente y no importante: estas actividades,
definitivamente pueden relegarse y además,
convendría valorar en cada caso si es posible además,
retirarlas de nuestra lista.

61. Matriz Gestión del Tiempo

62. PONIENDO PRIORIDADES
COMO PLANEAR EL DÍA:
• Las agendas son herramientas esenciales. Descarta los
días festivos, los compromisos familiares y los
eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos
comprometidos.
• Asegúrate de trasladar todos tus compromisos de
trabajo a la nueva agenda. Agrega todo plazo
importante en el que tengan que haberse cumplido las
actividades.

63. LA LISTA DIARIA:
• Una disciplina esencial es elaborar un programa para
el día. Elabora una lista de lo que tienes que hacer y
también de lo que quieres lograr en el tiempo libre del
que dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o
en hojas por separado.
• Establece límites de tiempo para todas las tareas.
Habitúate a estimar siempre la cantidad de tiempo
requerida para cada trabajo, como por ejemplo llevar
a cabo una visita o realizar el informe. Verifica
después si tu estimación fue realista.

64. La lista diaria:
Luego establece tus prioridades. Una prioridad se
compone de dos elementos en variadas proporciones:
urgencia e importancia.
• Es urgente reparar una llanta ponchada, pero no es
importante.
• Es importante empezar a pensar en la estrategia de
mercado para el próximo año, pero no es urgente.

65. La lista diaria:
Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia
puede convenir realizarlas primero. La razón de
tiempo-beneficio puede ser aquí una buena guía. Si el
beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es
corto, hazlo. Podemos clasificar nuestras actividades de
la siguiente manera.
• A: Es indispensable hacerlo hoy.
• B: Debe hacerse hoy.
• C: Podría hacerse hoy.

66. La lista diaria:
Una alerta: si te descubres traspasando un elemento de
la lista de un día para otro, puede ser señal de que lo
estás postergando. Examina el punto cuidadosamente
para asegurar que no sea ese el caso.
Revisa cada día identificando los éxitos y analizando las
razones de las fallas. Evita elaborar excusas para ti
mismo: explora hasta encontrar razones reales.

67. La lista diaria:
PRIORIZAR: es establecer un orden en las tareas
diarias, con el fin de evitar la tiranía de lo urgente y
concentrarnos en lo importante.
Los buenos directivos se caracterizan por poder hacer
muchas cosas a la vez, pero dedicándose en varios
bloques a una sola tarea.

68. Gestión eficaz del tiempo y técnicas de
delegación
LAS TAREAS A o
muy importantes
son las que tienen
un mayor efecto
sobre los objetivos.
Sólo pueden ser
llevadas a cabo por
la persona en
cuestión, o en
colaboración con su
equipo.
LAS TAREAS B o importantes son actividades de
una importancia intermedia sobre el objetivo.
Incluiremos aspectos que son necesarios para la
obtención de resultados pero que tienen una
incidencia relativa sobre los mismos. Son por lo
general, tareas también importantes pero que
pueden ser delegables.
LAS TAREAS C o
rutinarias son las
de menos valor y
las que más
tiempo de trabajo
consumen.

69. Gestión eficaz del tiempo y técnicas
de delegación
Una planificación de nuestro día de trabajo podría
ser: Planificar una o dos tareas de las clasificadas como
A (dos o tres horas por tarea aproximadamente).
Asignar tiempo para el control de 2 o 3 tareas de las
clasificadas como B (una hora por tarea aproxima-
damente)
Reservar el resto del tiempo para las tareas C y para
dedicarlo a la planificación

70. ANÁLISIS ABC
• Un análisis ABC no significa ocuparse sólo de las
tareas A y renunciar a las C, sino ordenar todas ellas
asignando tiempo según prioridades. Esta decisión
significará asignar más tiempo a las tareas importantes
y llevar esta decisión a la práctica: Hacer en primer
lugar lo más importante.
• Evidentemente la prioridad debe atender a la
importancia, pero en función de las realidades
ineludibles, se deberá combinar con la calificación de
urgencia, para no dejar nada sin hacer que sea
realmente necesario.

71. DELEGACIÓN
Podemos definir la Delegación como “el proceso
que nos permite conferir a un colaborador el
encargo de realizar una función, concediéndole
autoridad y la libertad necesarias para su
ejecución, pero conservando siempre la
responsabilidad final sobre el resultado”.

72. La delegación es una de las habilidades
directivas más difíciles
Si bien hay que tener presente que la delegación es una
técnica que funciona a medio largo plazo, nunca a corto
plazo, Un error que se comete habitualmente es
pretender transmitir en una sesión una serie de
instrucciones, sin evaluar el grado de comprensión real
que tiene el colaborador sobre las mismas y sin tener en
cuenta las dificultades a encontrar.

73. Ventajas de la Delegación
PARA EL DIRECTIVO
• Aumenta la capacidad de dirección y su capacidad
para hacer más. Mediante una apropiada delegación
lograremos incrementar nuestros resultados, ya que
movilizaremos y coordinaremos más recursos tanto
humanos como materiales.
• Permite abordar las funciones realmente de
dirección, las más importantes y por la que realmente
le pagan, liberándonos de tareas rutinarias.

74. Ventajas de la Delegación
PARA EL EMPLEADO
• Desarrolla sus habilidades, la adopción de nuevas
tareas y responsabilidades es un reto de desarrollo
personal y profesional; de ganar experiencia y
desarrollar el talento propio.
• Incrementa la involucración y motivación de los
empleados, tanto en el grupo como en la empresa.

75. Ventajas de la Delegación
PARA LA EMPRESA
• Incrementa la productividad. Al optimizar los
recursos y aprovecharlos al máximo tanto al propio
directivo como a sus colaboradores. Además de
promover un ambiente adecuado donde se trabajan
mejor y se da el escenario apropiado para la
aportación de ideas.

76. ACTIVIDAD 6 (INDIVIDUAL)
El tiempo como una oportunidad para ser feliz
• El siguiente ejercicio puede a clarificar el sentido de
tu carrera. Al realizarlo, procura ceñirte a lo que haces
en los últimos meses y lo que te gustaría hacer.
Distribuye el porcentaje de tiempo que dedicas a los
distintos ámbitos propuestos y calcula la diferencia
total, sin tener en cuenta los signos positivos ni
negativos. Si crees que falta alguno, puedes añadirlo.

78. Cómo son las características de las
personas que administran eficientemente
el tiempo
 El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los
manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene
ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman
bajo su control si lo consideran necesario.
 Recopilan toda la información existente sobre el tema
en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los
involucrados y expertos en la materia de la empresa.
 Delegan con claridad y precisión para asegurase que
se ha comprendido lo asignado.

79. Como son las características del las personas
que administran eficientemente el tiempo
 Establecen los objetivos de las decisiones que se toman.
 Establecen los posibles cursos de acción que permitan
alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.
 Definen alternativas de acción y previenen posibles
consecuencias positivas y negativas.
 Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada
caso.
 Llevan un control de lo delegado, mediante informes
sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando
los resultados planeados.
 Dan seguimiento diario a la lista de pendientes
importantes.

80. Muchas gracias