El documento habla sobre la gestión del tiempo. Explica que el tiempo es un recurso valioso pero limitado, y que debemos controlarlo mejor para ser más eficaces. También analiza las causas comunes de pérdida de tiempo como la falta de organización y delegación, y propone herramientas como diarios de actividades y priorización de tareas para mejorar la gestión del tiempo.

1. PROYECTATE 02 de noviembre de 2010 COMPETENCIAS DE GESTION PERSONAL: GESTION DEL TIEMPO

2. Contenidos..GESTIÓN DEL TIEMPO EL TIEMPO COMO RECURSO CAUSAS DE PERDIDAS DE TIEMPO CONTROL DEL TIEMPO FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PERDIDAS DE TIEMPO LO IMPORTANTE FRENTE A LO URGENTE ¿COMO APROVECHAR MEJOR EL TIEMPO? LAS LEYES DEL TIEMPO

3. “ Cuando tengas un minuto...” “ Un día que tengas tiempo...” “ Me falta tiempo...” “ Los días sólo tienen 24 horas...” “ Perder el tiempo...” “ Ganar tiempo...” “ No tengo tiempo...” “ Ir por delante de los demás...” “ No bajar el ritmo...” ...Siempre el tiempo EL VALOR DEL TIEMPO Actividad 1: Principales dificultades en la gestión del tiempo

4. La sociedad actual está sufriendo una auténtica revolución referida al tiempo. A ello concurren factores como los avances de la informática y especialmente las telecomunicaciones Todo hoy en día avanza muy de prisa, tanto que parece que el tiempo es algo cada vez más escaso y que además tenemos comprimido. No podemos aumentar nuestro tiempo y es muy habitual oír a los profesionales quejarse de estar sobrecargados y no "tener tiempo para nada" ...Siempre el tiempo EL VALOR DEL TIEMPO

5. Las jornadas de trabajo se prolongan y, sin embargo, no por ello hacemos más o tenemos mejores resultados. Incluso aparece el "estrés" y perjudicamos otras facetas de nuestra vida como son nuestra familia y nuestro ocio Es decir, nuestro tiempo personal disminuye ...Siempre el tiempo EL VALOR DEL TIEMPO

6. 1º- Ordenar por orden de importancia 2º- Ordenar por dedicación en tiempo 3º- Ordenar por criterio debería Actividad 2: Rueda de la vida EL VALOR DEL TIEMPO DESARROLLO PERSONAL OCIO CARRERA PROFESIONAL SALUD DINERO AMISTAD/ RELACIONES FAMILIA SOCIAL

7. Visión “Macro” poco realista- insatisfactoria Visión “Micro” completa-satisfactoria Rol social Rol Profesional Rol Personal Directivo colaborador compañero Rol Íntimo Rol familiar % de dedicación de mi tiempo CUALES SON LOS “QUÉS” DE MI TIEMPO? Rol personal EL VALOR DEL TIEMPO

8. Frente a mi distribución de tiempo actual ¿cómo quiero estar? La respuesta es la clave para el equilibrio profesional-personal supone la identificación de motivaciones principales implica la aceptación-renuncia Rol Profesional Rol Personal Rol-directivo Rol-colaborador Rol-compañero Rol Íntimo Rol familiar EL VALOR DEL TIEMPO

9. Sensación continua de falta de tiempo Se trabaja por impulso y en lo que parece más urgente (apagafuegos) No se sabe por donde empezar Incumplimiento de plazos y compromisos Tensión nerviosa Estrés Exceso de trabajo Presión del tiempo (el tiempo determina la vida)  SINDROME DE LA FALTA DE TIEMPO CUALES SON LOS LIMITADORES DE MI TIEMPO? EL VALOR DEL TIEMPO

10. Dependen del comportamiento Abarcar mucho Falta de delegación No saber decir “no” Aplazamientos Falta de concentración ... Dependen del entorno Llamadas telefónicas Atascos de tráfico Visitas inesperadas Entorno desordenado Urgencias . .. Internos Externos CUALES SON LOS LIMITADORES DE MI TIEMPO? EL VALOR DEL TIEMPO

11. ...Siempre el tiempo EL VALOR DEL TIEMPO La incorrecta gestión del tiempo influye negativamente en nuestros resultados, objetivos, toma de decisiones, en definitiva en nuestra percepción de eficacia, tranquilidad, seguridad y a la postre felicidad

12. ¿Qué podemos hacer para controlar nuestro tiempo y nuestras vidas? En primer lugar debemos considerar el tiempo como un recurso y, por lo tanto, aprender a gestionarlo de forma adecuada No se puede olvidar que el número de horas dedicadas a una tarea no es directamente proporcional a la calidad de la misma. De hecho, el dedicar muchas horas puede provocar fatiga y con ella aumentar la posibilidad de cometer errores 1 EL TIEMPO COMO RECURSO

13. CALIDAD DEL TRABAJO 1 EL TIEMPO COMO RECURSO V A L O R DE LA TAREA Tiempo dedicado a la tarea Perfeccionismo Chapuza Eficacia

14. RENDIMIENTO DIARIO 1 EL TIEMPO COMO RECURSO Nº HORAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 REND I M I ENTO

15. La eficacia del uso del tiempo deberá medirse en términos de resultados obtenidos EL RENDIMIENTO diario de una persona es ascendente desde las primeras horas del día hasta aproximadamente las 6 horas de trabajo continuado, en que comienza a descender. El punto de máximo rendimiento se encuentra entre las 4 y 6 horas 1 EL TIEMPO COMO RECURSO ¿Qué podemos hacer para controlar nuestro tiempo y nuestras vidas?

16. 1 EL TIEMPO COMO RECURSO: El tiempo como recurso posee las siguientes CARACTERÍSTICAS: Es INFLEXIBLE: “lo que se ha perdido no se puede recuperar jamás” Es INVARIABLE: “no se puede alargar, estirar, comprarlo o detenerlo” Es EQUITATIVO: “todo el mundo dispone de 24 horas al día para utilizarlo” Es CONTROLABLE: “se puede gestionar y administrar para obtener la mayor utilidad del mismo”

17. 2 CAUSAS DE PERDIDAS DE TIEMPO Uno de los primeros pasos que debemos dar para gestionar mejor nuestro tiempo es analizar ¿por qué no tenemos tiempo? A esta pregunta se suelen dar múltiples respuestas, curiosamente muchas veces referidas más a los demás que a nosotros mismos Por ejemplo, muchos directivos/as justifican su falta de tiempo por: tener que revisar el trabajo de miembros de su equipo, incompetencia de otros, errores cometidos por personas bajo su supervisión, interrupciones inesperadas, llamadas telefónicas…

18. 2 CAUSAS DE PERDIDAS DE TIEMPO ¿gestionar nuestro tiempo o gestionar el tiempo de los demás? Según estas afirmaciones podría parecer que no tiene mucho sentido aprender a gestionar mejor nuestro tiempo, sino el de los demás. Sin embargo, hay causas que nos cuesta reconocer, pero que sí dependen de nosotros: • Falta de organización de nuestro trabajo • Falta de puntualidad • Inseguridad • Aceptación de más trabajo del que podemos atender • No delegar en nuestros/as colaboradores/as

19. 2 CAUSAS DE PERDIDAS DE TIEMPO ¿gestionar nuestro tiempo o gestionar el tiempo de los demás? Según Willian Oncken, consultor norteamericano dedicado al estudio del tiempo de los directivos, desarrolló una teoría relacionada con la aceptación de cada vez más responsabilidades, asumiendo tareas que no nos corresponden. A esta teoría la llamó "Teoría de los Monos" Según Oncken los problemas son como monos que, si no tenemos cuidado, acaban subiéndose a la espalda de los/as directivos/as Actividad 3: Test como gestiono mi tiempo

20. 3 CONTROL DEL TIEMPO Existen tres niveles de conciencia sobre nuestra actividad: • Lo que creemos que deberíamos hacer • Lo que creemos que hacemos • Lo que realmente hacemos Existen barreras psicológicas que hacen que estas tres dimensiones no coincidan entre sí Lo que debemos hacer, lo que creemos que hacemos y lo que realmente hacemos

21. 3 CONTROL DEL TIEMPO La solución está en conseguir que lo que deberíamos hacer coincide con lo que realmente hacemos Podemos disponer de una serie de herramientas que nos permitan analizar cómo utilizamos nuestro tiempo: • Realizar un diario completo de nuestras actividades • Establecer prioridades • Adecuar el tiempo a los objetivos que queremos alcanzar Lo que debemos hacer, lo que creemos que hacemos y lo que realmente hacemos

22. 3 CONTROL DEL TIEMPO • Realizar un diario completo de nuestras actividades (recomendación) Consiste en realizar un seguimiento de todas y cada una de las actividades que llevamos a cabo durante un tiempo determinado. Por ejemplo: una semana o un mes Para ello, será útil diseñar un diario de actividades y en él: Anotar todas las actividades que desarrollamos durante el día sin excepción Lo mejor anotar las actividades según se vayan produciendo. Describirlas con precisión Al final del día, anotar los comentarios sobre las actividades realizadas con una visión autocrítica para tener una visión de cómo ha transcurrido el día

23. 3 CONTROL DEL TIEMPO Establecer prioridades: prioridades A, B, C Debemos tener en cuenta la repercusión que estas actividades pueden tener en los objetivos finales Podemos clasificarlos en tres categorías: Categoría A: Serían las más importantes. Suelen ser pocas, pero cualitativamente muy importantes Categoría B: Actividades de importancia intermedia Categoría C: Son las que menos incidencia tienen en los resultados Adecuar el tiempo a los objetivos Debemos reflejar cada día los objetivos que queremos alcanzar y qué actividades haremos para conseguirlos Actividad 4: La agenda fantasma

24. Cómo utilizar la agenda Una agenda es un instrumento , no un fin en sí mismo Cuanto más sencilla , más útil No planificar más del 40% del tiempo Utilizar una sola agenda , a ser posible portátil Con una semana completa a la vista Que indique fecha y hora Evitar la dependencia o el olvido  AGENDA 2010 3 CONTROL DEL TIEMPO

25. 4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE TIEMPO  Visitas inoportunas  Interrupciones  Llamadas de Teléfono  Reuniones En conjunto, consisten en interrupciones que suponen un gasto de tiempo adicional y que, generalmente, no inciden favorablemente en nuestros resultados Hay que aprender a controlar estas interrupciones Actividad 5: Control de ladrones

26. VISITAS: Acostumbre a los visitantes a solicitar la entrevista Establezca horas de incomunicación. Hágalas respetar Fije un plan para la entrevista. coméntelo con su interlocutor y cíñase a él Aprenda a decir NO Póngase de acuerdo con un/a compañero/a en alguna clave de interrupción que le permita acortar la entrevista, o terminarla Procure que se agrupen siempre varios asuntos para una entrevista Trate de anticiparse a ciertas entrevistas yendo usted al despacho de los demás. Controlará mejor su tiempo Control sobre los factores que roban el tiempo 4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE TIEMPO

27. INTERRUPCIONES: Esta entrevista ¿Es realmente necesaria?.En muchos casos con una simple llamada es suficiente Controle sus interrupciones, estableciendo citas previas. Las personas respetarán el tiempo de usted, si les demuestra que usted también lo hace Programe reuniones periódicas fijas con sus colaboradores/as. “ Pasaba por aquí”, dice el/la compañero/a de trabajo.Dígales claramente que está muy ocupado. Sugiérales una mejor ocasión para la visita !Escóndase!. Hay quien cae en la cuenta de que les viene muy bien comer más temprano, para trabajar un rato sin que nadie les moleste ¿En tu mesa o en la mía?. Cuando necesite algo de alguien, vaya a su mesa. Es así, usted, el que controla la visita. Ponga su mesa con orientación que no quede mirando a la cara de los que pasan por allí Si recibe una visita inesperada, quédese de pie. No tenga una silla cerca de la mesa 4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE TIEMPO Control sobre los factores que roban el tiempo

28. LLAMADAS DE TELEFONO: Programe siempre sus llamadas de teléfono Concentre sus llamadas en determinados momentos del día Tenga a mano todos los documentos necesarios Si la llamada es larga, dirija la conversación con dinamismo. Acostumbrar a sus interlocutores a que le llamen a horas determinadas Si es posible delegar parte de las llamadas, para que nos sirva de filtro, dándole una lista “negra” de personas con las que no desea hablar Tener a mano un instrumento que le permita hacer anotaciones por escrito, mientras habla por teléfono Establezca períodos de incomunicación y haga que se respeten 4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE TIEMPO Control sobre los factores que roban el tiempo

29. No urgentes Urgentes Importantes No importantes 5 LO IMPORTANTE FRENTE A LO URGENTE Priorizar tareas Actividad 6: Priorización de tareas Cualquier tarea que realizamos tiene un grado de importancia y un grado de urgencia.

30. Hacerlas cuanto antes Controlarlas a fondo si requieren la intervención de otros Prioridad absoluta sobre el resto Delegarlas si es posible Buscar caminos rápidos y sencillos para su ejecución Agruparlas al máximo en la distribución del tiempo . Se deben planificar para evitar que caigan en el olvido. Con el tiempo alcanzan el grado de crisis. Se pueden establecer fácilmente objetivos sobre ellas. ¿Se pueden evitar? Delegación Automatización Ocupar vacíos de planificación Reconvertirlas (Cambios en el método de trabajo, formación de terceros...) No urgentes Urgentes Priorizar Importantes No importantes 5 LO IMPORTANTE FRENTE A LO URGENTE Priorizar tareas

31. 5 LO IMPORTANTE FRENTE A LO URGENTE Es importante aprender a distinguir entre lo que es realmente urgente y no se puede aplazar, de aquello que lo parece, pero que no lo es tanto o que incluso hay otras personas que pueden ocuparse de esa tarea Una tarea urgente requiere un realización inmediata, pero a veces son poco importantes y en este sentido pueden ser delegadas Debemos concentrar nuestro esfuerzo en aquellas tareas importantes, que son largas, complejas, no delegables y que son el núcleo de su actividad directamente relacionadas con la consecución de los objetivos

32. 6 ¿CÓMO APROVECHAR MEJOR EL TIEMPO? 1.- Programar las actividades de cada día 2.- Agrupar las acciones relacionadas entre sí 3.- Evitar las interrupciones cuando estamos realizando tareas importantes 4.- Dedicar un tiempo para cada actividad 5.- Ser flexible ante situaciones imprevistas 6.- Dedicar un tiempo personal (para pensar) 7.- Mantener a la vista el programa de actividades

33. Ley de Parkinson Todo trabajo se dilata indefinidamente para ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización 7 LAS LEYES DEL TIEMPO

34. Leyes de Murphy Nada es tan sencillo como parece al principio Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio Si algo puede ir mal, irá mal 7 LAS LEYES DEL TIEMPO

35. Leyes de Acosta El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos Para una tarea corta siempre hay un minuto, para una larga nunca hay tiempo Lo perfecto rara vez resulta rentable 7 LAS LEYES DEL TIEMPO

36. Ley de Pareto El 80% de la eficacia de una persona proviene del 20% de las actividades que hace 7 LAS LEYES DEL TIEMPO

37. PAUTAS DE ACCION ACCION, ACCION, ACCION... Algunos consejos: Si quieres que algo ocurra: asígnales un tiempo Evita la tentación de abordar antes lo que es corto y cómodo Perder el tiempo es hacer cosas menos importantes de las que podrías hacer Lo urgente nos lleva al estrés , lo importante a los objetivos Busca la perfección en el conjunto , no en cada tarea El estrés no lo causa el trabajo realizado, sino el pendiente Concéntrate en asumirlo y en hacerlo Un espacio ordenado ayuda a la concentración

38. Externos ¿Qué factores de mi entorno limitan mi tiempo? PLAN DE ACCION PERSONAL 1. 2. 3. 4. Factores Acciones de control 1.1 1.2 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 Reflexión para la acción