Este documento describe un proyecto para migrar la comunicación por correo electrónico de una asociación empresarial a Google Apps. El proyecto buscaba mejorar la accesibilidad remota al correo, permitir la delegación de cuentas, y facilitar la colaboración entre miembros a través de calendarios y carpetas compartidas sin costo adicional. El proceso incluyó la configuración de cuentas, firmas personalizadas, y talleres de capacitación sobre el nuevo sistema.

1. Proyecto Marzo - 2011
Realizado por

2. www.ajecastellon.com
blog.ajecastellon.com
twitter.com/ajecastellon

4. Antecedentes
Dominio ya contratado
Hosting y web en proveedor
Correo electrónico con Outlook

5. Antecedentes
Correo electrónico con Outlook
Si no se está en la oficina no se puede acceder al
correo.
Para delegar el correo a otra persona es necesario dar
permiso al equipo entero y a todas las cuentas de
correo.

6. Objetivo
No cambiar los proveedores actuales
No cambiar de Hosting, ni la web
Hacer un cambio transparente
Solucionar los problemas actuales del correo
Mejorar la comunicación y la colaboración entre la Junta
Directiva y con los Asociados
Realizar formación para su uso y como sacarle provecho

7. Pasos
Se comunica al proveedor el cambio de las DNSs para
la migración a Google Apps
Se inicia el tramite de la migración en Google Apps
en 24 horas cambio realizado

8. Pasos
Se crean las cuentas de usuarios y las cuentas de
correo
Se configura el entorno y se establecen los permisos
para cada servicio

9. Pasos
Se personalizan las direcciones URL para acceder a los
servicios para que sean más amigables
http://correo.ajecastellon.com
http://calendario.ajecastellon.com
http://docs.ajecastellon.com

10. Pasos
Entrada al correo personalizada

11. Pantalla de entrada personalizada

12. Pasos
http://correo.ajecastellon.com
Se crean firmas personalizas con el logotipo de la
asociación, el cargo y los logotipos y enlaces a la web,
blog y servicios de Social Media.

13. Pasos

14. Pasos
Pantalla personalizada con el logotipo

15. Pasos
http://calendario.ajecastellon.com
Se crean calendarios colaborativos para la Junta Directiva.
Se crea un calendario público para eventos, actividades,
fechas de importancia para los empresarios y de hítos de
la Asociación.

16. Pasos
http://docs.ajecastellon.com
Se crean carpetas compartidas, para el trabajo en grupo
de la Junta Directiva y otra para los Asociados.
Se crea una carpeta pública para dejar documentación y
otra carpeta pública donde los asociados pueden dejar
las presentaciones de sus empresas y sus servicios.

17. Beneficios
10 cuentas de usuarios gratuitas disponibles
Alias de correos ilimitados
Correo disponible en cualquier ordenador, en
cualquier lugar y país, y en el móvil

18. Beneficios
Importación de todo el correo antiguo al nuevo
sistema
Importación de los contactos de la Agenda
Delegación de la cuenta de correo sin necesidad de
facilitar la contraseña ni el acceso al resto de servicios de
ese usuario

19. Beneficios
Paquete de Ofimática gratuito (procesador de textos,
hoja de cálculo y presentaciones)
Creación de formularios para encuestas, envío por
email y tabulación de los datos de forma automática
Compartición de documentos y gestión de los
permisos de forma muy facil
Colaboración en documentos entre varias personas
en tiempo real

20. Beneficios
Agenda colaborativa y pública para eventos
Integración con el móvil, avisos por SMS de citas de
forma gratuita
Invitaciones para reuniones por email desde la agenda
Creación de reuniones viendo en tiempo real la
disponibilidad de las otras personas

21. Beneficios
Creación de próximos servicios integrados en Google
Apps

22. Beneficios
Panel Administración avanzado

23. Beneficios
Coste del sistema y su mantenimiento

24. Beneficios
Coste del sistema y su mantenimiento
cero € al año

25. Y ahora
Talleres Prácticos para las empresas, para que
conozcan esta tecnología, como usarla

26. Proyecto Realizado por
Si es posible imaginarlo,
es porque es posible hacerlo.
dmartinez@SolucionaFacil.es +34 644 326 903

27. Proyecto Realizado por
dmartinez@SolucionaFacil.es +34 644 326 903