- Atención al cliente - Archivo y registro de documentos - Fotocopias - Actualización de información - Gestión pública y documentación Habilidades: - Organización - Relaciones interpersonales - Confidencialidad - Dinamismo y aprendizaje Funciones: - Gestión de documentos - Planificación de eventos - Atención presencial y virtual - Administración de agendas - Contabilidad - Gestión tecnológica Trabajo: - Cualquier sector público o privado - Llevar a

1. ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

2. ¿QUE ES UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO?
DEFINICIÓN
• El asistente administrativo, también
llamado auxiliar administrativo, se
encarga de trabajar como facilitador
y mediador de
las tareas administrativas en una
empresa, ejerciendo su trabajo en la
oficina y realizando tareas como
atención al cliente, registro y
archivo de documentos, fotocopiados,
actualización de información, gestión
pública y de documentación, etc..
GASES DEL OFICIO

3. A LA HORA DE PREGUNTARNOS LO QUÉ ES ASISTENTE ADMINISTRATIVO, ES
NECESARIO SACAR A RELUCIR LAS HABILIDADES Y DESTREZAS NECESARIAS
PARA CUMPLIR CON TODAS LAS OBLIGACIONES Y FUNCIONES DEL CARGO.
Perfil de un buen asistente
administrativo

4. FUNCIONES
LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS SE ENCARGAN DE ASEGURAR EL BUEN
FUNCIONAMIENTO DE UNA OFICINA O EMPRESA REALIZANDO LABORES
ADMINISTRATIVAS, TALES COMO ARCHIVAR, PLANIFICAR Y COORDINAR LAS
ACTIVIDADES GENERALES DE LA OFICINA, ADEMÁS DE REDACTAR LOS
REPORTES CORRESPONDIENTES. EN CIERTOS CASOS, ESPECIALMENTE AL
TRATARSE DE COMPAÑÍAS PEQUEÑAS, LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS
PUEDEN LLEGAR A HACERSE CARGO DE TAREAS RELACIONADAS CON RECURSOS
HUMANOS, TALES COMO ENCARGARSE DE LA NÓMINA, EL RECLUTAMIENTO Y
LA LOGÍSTICA

5. EJEMPLO DE ALGUNAS FUNCIONES
1- LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS: ES UNA DE LAS PRINCIPALES TAREAS DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO. CONSISTE EN
MANTENER LA BUENA ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS MANEJADOS
POR LAS PERSONAS QUE TRABAJAN EN LA OFICINA. INCLUSO EN OCASIONES SE ENCARGA DE REALIZAR REDACCIONES, REVISAR
Y EDITAR DOCUMENTOS, ASÍ COMO LLEVAR ACTAS Y MINUTAS DE LAS REUNIONES REALIZADAS.
2- LA PLANEACIÓN DE EVENTOS: ES UNA TAREA QUE PUEDE SER SIMPLE, COMO PLANEAR UN ALMUERZO O UNA REUNIÓN DE
TRABAJO; O COMPLEJA COMO ORGANIZAR UN CONGRESO O FIESTA EMPRESARIAL. EN TODO CASO, EL ASISTENTE
ADMINISTRATIVO DEBERÁ OCUPARSE DE GESTIONAR Y PLANIFICAR TODAS LAS TAREAS NECESARIAS PARA LA REALIZACIÓN DEL
EVENTO O ACTIVIDAD.
3- LA ATENCIÓN PRESENCIAL A USUARIOS Y VISITANTES: YA SEAN CLIENTES, PROVEEDORES O SOCIOS COMERCIALES; EL
ASISTENTE ADMINISTRATIVO ES LA GUÍA, ES QUIEN ORGANIZA LAS AGENDAS Y QUIEN SIRVE DE APOYO A LAS PERSONAS QUE
POR UNA U OTRA RAZÓN VISITAN LA EMPRESA, INSTITUCIÓN U ORGANIZACIÓN.
4- LA ATENCIÓN TELEFÓNICA Y VIRTUAL: NO SIEMPRE ES UNA TAREA DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO. SOBRE TODO, LAS
GRANDES EMPRESAS TIENEN PERSONAS ENFOCADAS SOLO EN ESTA ACTIVIDAD. SIN EMBARGO, EN OCASIONES EL ASISTENTE
ADMINISTRATIVO DEBE CONTESTAR LLAMADAS Y GESTIONAR CORREOS ELECTRÓNICOS.
5- LA ADMINISTRACIÓN DE AGENDAS: UNA DE LAS TAREAS DE MAYOR IMPORTANCIA. ESTO ES LO QUE HACE QUE LA EMPRESA
FLUYA SIN CONTRATIEMPOS Y QUE LAS ACTIVIDADES DE LOS DISTINTOS MIEMBROS Y GERENTES ESTÉN COORDINADAS. POR LO
GENERAL TIENE QUE VER CON LA PROGRAMACIÓN DE EVENTOS, CITAS, REUNIONES DE TRABAJO Y VIAJES DE NEGOCIOS.
6- LA CONTABILIDAD: AUNQUE POR LO GENERAL LAS EMPRESAS CUENTAN CON PERSONAL ESPECIALIZADO EN EL ÁREA
CONTABLE, EN OCASIONES EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEBE PRESENTAR INFORMES DE GASTOS Y LLEVAR LA CONTABILIDAD
EN SITUACIONES PARTICULARES.
7- LA GESTIÓN TECNOLÓGICA: EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEBE VELAR POR QUE LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS DE LA
EMPRESA ESTÉN EN ESTADO DE ÓPTIMO FUNCIONAMIENTO. EN TAL SENTIDO ES SU TAREA GESTIONAR ADECUADAMENTE EL
SOPORTE TÉCNICO NECESARIO PARA TAL FIN.

6. ¿COMO ES EL PUESTO DE
TRABAJO DE UN ASISTENTE
ADMINISTRATIVO?
POR LO GENERAL, EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO PUEDE TRABAJAR EN CUALQUIER
SECTOR, ASÍ COMO EN ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO. ESTE DEBE SER
UN PROFESIONAL CAPACITADO PARA LLEVAR A CABO DIFERENTES OPERACIONES
DENTRO DE LA OFICINA, INCLUSO, PUEDEN SER LOS ENCARGADOS DE GESTIONAR DE
FORMA ADMINISTRATIVA UNA OFICINA.

7. PERFIL DE UN BUEN ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
• Buena organización
• Facilidad entre las relaciones interpersonales
• Confidencialidad de la información
• Dinámico y proactivo: dispuesto a aprender

8. MAPA CONCEPTUAL