El documento describe la estructura ideal de una empresa de turismo receptivo, incluyendo los departamentos de gerencia, administración/contabilidad, mercadotecnia, reservaciones y ventas, y operaciones. Explica las funciones principales de cada departamento y los requisitos para abrir una empresa de turismo receptivo. También detalla los perfiles ideales para los puestos de gerente general, administrador, gerente de mercadotecnia, ventas y reservaciones, y gerente de operaciones.

1. Estructura de una
Empresa de Turismo
Receptivo

2. ESTRUCURA IDEAL
 GERENCIA.
 ADMINISTRACION / CONTABILIDAD.
 MERCADEO.
 RESERVACIONES Y VENTAS.
 OPERACIONES.

3. GERENCIA
 Dependiendo del tamaño de la empresa
esta puede ser dirigida por su propietario.
 Las empresas grandes, normalmente
contratan a una persona con los
conocimientos y la experiencia necesarios
para la conducción de su empresa.

4. FUNCIONES MAS IMPORTANTES
DE LA GERENCIA
 Representar a la empresa ante las
instituciones y/o personas relacionadas con
la actividad turística.
 Reclutar, seleccionar y contratar el personal
necesario.
 Capacitar, entrenar y supervisar a todos los
empleados de la empresa.
 Atender los asuntos legales.

5.  Resolver directamente cuando sea
necesario los problemas que se
pudieran dar con algún cliente o
autoridades.
 Coordinar y supervisar los ingresos y
egresos de la empresa.
 Coordinar y supervisar las cuentas por
cobrar y cuentas por pagar.
 Preparar el presupuesto anual de
ingresos y egresos de la operadora.

6. ADMINISTRACION /
CONTABILIDAD
 El departamento administrativo es quizá el
soporte mas importante para la gerencia,
pues de su buen funcionamiento depende
buena parte del éxito de la empresa.

7. Las principales funciones:
 Llevar el control de Bancos.
 Manejar la caja Chica.
 Pago de Planillas.
 Control y pago de Cuentas por Pagar.
 Control y cobro de Cuentas por Cobrar.
 Establecimiento y Control de precio de ciertos.
 Productos.
 Control de Costos.
 Gestiones ante el Inguat.
 Gestiones ante la Municipalidad.
 Gestiones ante la SAT.
 Gestiones ante otras instancias relacionadas.

8. MERCADEO
 La actividad de mercadeo se puede llevar
acabo de la dos siguientes maneras.
 Identificar necesidades de los clientes que no han sido
descubiertas hasta la fecha.
 Satisfacer esas necesidades de los clientes a los cuales
queremos llegar (público objetivo) a través de nuestros
servicios, nuestros productos, etc., anticipándonos a la
competencia y de una forma más efectiva y más eficiente
que ésta, teniendo siempre en cuenta los objetivos de
nuestra organización, por ejemplo la rentabilidad.
 Crear, desarrollar y ejecutar una estrategia que nos
permita alcanzar los objetivos trazados para alcanzar el
presupuesto de ventas establecido.

9. PRINCIPALES FUNCIONES:
 Coordinar el diseño de Imagen de la empresa
(identificador grafico, logotipo, etc.).
 Elaborar el plan anual de mercadeo.
 Coordinar el diseño y producción de materiales
de apoyo.
 Coordinar el diseño de la pagina Web.
 Dirigir el diseño de los productos a ofrecer.
 Llevar acabo las investigaciones necesarias en el
mercado.

10. RESERVACIONES Y VENTAS
 El departamento de Reservaciones y
Ventas es el que mantiene mayor relación
con el publico, ya sea directamente en el
punto de venta, a través de la vía
telefónica, por Internet u otros medios
existentes.

11. Estructura del Departamento
 Dependiendo del tamaño de la
empresa, este puede funcionar con una
o dos personas totalmente bilingües.

12. PRINCIPALES FUNCIONES DE
RESERVACIONES Y VENTAS.
 Atender a las personas que visitan nuestro
negocio.
 Emplear todas las Técnicas de Ventas
necesarias para llevar a cabo la mayor
cantidad de ventas posible.
 Atender las llamadas telefónicas que ingresen.
 Recibir solicitud de Cotizaciones ya sean estas
por teléfono, fax, Internet u otro medio.

13.  Enviar las cotizaciones requeridas por
nuestros clientes o futuros clientes.
 Llevar el control de las reservaciones.
 Extender los vouchers respectivos para
los clientes, que le garantizan la
reservación de los servicios vendidos.
 Extender los comprobantes de pago,
que efectúen los clientes.

14.  Trasladar al departamento de
operaciones, la información necesaria
para que elaboren su plan de trabajo.
 Liquidar diariamente con el
departamento Administrativo, los
ingresos generados por las ventas
efectuadas a través de un reporte de
ventas.

15. DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
 Aunque todos los departamentos juegan un
papel importante en una operadora de turismo,
es el área de operaciones la encargada de que el
trabajo desarrollado por los otros
departamentos, se complemente debidamente,
para que los servicios prestados al o los turistas
sean de la mejor calidad.
 Operación Directa.
 Operación Indirecta.
 Operación Mixta.

16. Operación Directa
 Es cuando la empresa cuenta con la
infraestructura propia, sobre todo en el área
de transporte, lo que garantizara que los
servicios sean de la mejor calidad, ya que
los chóferes y guías, son trabajadores de
planta de la empresa, lo que permite que se
ejerza una mejor supervisión de la
operación.

17. Operación Indirecta
 Es cuando la empresa no cuenta con la
infraestructura propia, sobretodo de transporte y
guías, en este caso se contrata los servicios de
una empresa de transporte turístico y guías
independientes, la desventaja en este caso es que
no podemos controlar plenamente la calidad. Es
recomendable cuando no contamos con la
infraestructura propia, llevar a cabo Alianzas
Estratégicas con empresas serias que se ubican
en otros destinos, para delegarles la operación de
los servicios a nuestros clientes.

18. Operación Mixta
 Es cuando la empresa cuenta con
infraestructura propia, lo que solamente nos
permite operar en determinada área
geográfica, teniendo que delegar el resto de
la operación a otras empresas situadas en
otras regiones del país, por lo que se
recomienda también, las Alianzas
Estratégicas.

19. PRINCIPALES FUNCIONES DEL
AREA DE OPERACIONES
 Coordinar con Reservas, que se hayan
contratado los servicios a proporcionar a los
clientes.
 Ejecutar la calendarización diaria de acuerdo a la
información proporcionada por Reservas.
 Coordinar la asignación de vehículos, guías,
hoteles, entradas, comidas y en fin todos los
servicios necesarios.
 Coordinar para que tanto guías como chóferes y
cualquier persona involucrada en la operación,
cuente con los recursos necesarios en el viaje a
efectuarse.

20.  Recabar información sobre Clima,
Condiciones de vías de comunicación,
seguridad, etc. en el área donde se van
a llevar a cabo los servicios.
 Monitorear constantemente el
desenvolvimiento de el viaje.
 A todo lo anterior, quisiéramos agregar
de una manera mas amplia, el papel
que juega el GUIA en la prestación de
servicios.

21. Apertura de una Empresa de
Turismo Receptivo
 Aspectos Legales.
 Registro Mercantil.
 Registro ante las SAT.
 Registro Municipal.
 Registro ante el Inguat.

22. Aspectos Legales
 Como cualquier empresa, una empresa de
turismo receptivo, debe cumplir con todos
los requisitos que manda la ley.

23. Registro Mercantil
 Aquí se inscribe la empresa como un ente
comercial, para lo cual se llena un formulario
en el que se indica: nombre de la empresa,
dirección, propietario, a que se dedicara la
empresa y algunos datos mas,
posteriormente el Registro Mercantil,
extenderá la Patente de Comercio.

24. Registro ante las SAT
 Cuando se ha obtenido la Patente de
Comercio, el siguiente paso es registrar la
empresa como contribuyente, par lo cual
también se llena un formulario que se
presenta ante la SAT, posteriormente se
extenderá el registro respectivo y se
asignara el NIT.

25. Registro Municipal
 Con los documentos anteriores se
realizan los tramites ante la municipalidad
respectiva, para que la misma extienda el
registro municipal, que permite la
apertura del negocio. En algunas
municipalidades se le llama Licencia de
Apertura de Puerta.

26. Registro ante el Inguat.
 Por ultimo (y en el caso de empresas turísticas,
el mas importante) con toda la papelería
anterior en orden, se procede a hacer el tramite
de autorización ante el Inguat, para lo cual se
llena un formulario especial, en el cual se indica
que otros requisitos debe llenar para obtener la
autorización como Agencia de Viajes Receptiva,
habiéndolos llenado, el Inguat (previa
supervisión en el lugar) enviara la autorización,
haciendo constar el numero de resolución,
también proporciona un stiker que indica que la
empresa esta debidamente registrada en esa
institución.

27. PERFIL DEL PERSONAL QUE
TRABAJARA EN LA EMPRESA
 Como en cualquier empresa, una Operadora
de Turismo también debe definir cual es el
perfil que exigirá para cada una de las
personas que trabajarán en la empresa.

28. GERENTE GENERAL
 Si se decide contratar un Gerente General, se deberá
exigir como mínimo el siguiente perfil:
 Licenciado en Administración de Empresas, Licenciado en
Administración Turística o similar.
 Experiencia en Agencia de Viajes Receptiva, Mayorista o
Emisora.
 Bilingüe Español-Ingles (indispensable).
 Conocimiento de computación, como mínimo Exel, Word,
Power Point, Print e Internet.
 Disponibilidad de tiempo completo, sobre todo fines de
semana y días festivos.

29. ADMINISTRADOR
 Perito Contador, de preferencia con estudios
universitarios en carrera afín.
 Con experiencia (no necesaria) en controles
administrativos, costos y operaciones
bancarias y tributarias.
 Disponibilidad de tiempo completo.
 Bilingüe (no indispensable).

30. GERENTE DE MERCADEO
 Licenciatura en Mercadotecnia, Licenciatura en
Administración Turística o Similar.
 Experiencia en Mercadeo de Productos
Turísticos.
 Bilingüe Español- Ingles (indispensable).
 Disponibilidad para viajar dentro y fuera del
país.
 Conocimientos de Computación: Exel, Word,
Power Point, Print e Internet.
 Disponibilidad de tiempo completo, sobretodo
fines de semana y días festivos.

31. VENTAS Y RESERVACIONES
 Las personas para esta posición deben llenar como
mínimo lo siguiente:
 Hombres o Mujeres.
 Educación de Nivel Medio:
 Secretarias Bilingües, Peritos / Bachilleres en
Turismo o carrera afín.
 Excelentes relaciones humanas y publicas.
 Totalmente bilingües español-ingles.
 Extrovertidos(as).
 Excelente presentación.
 Disponibilidad de tiempo completo.

32. GERENTE DE OPERACIONES
 Licenciado en Administración de Empresas o
Turismo, con estudios avanzados en la
carrera.
 Experiencia en puesto similar.
 Bilingüe Español-Ingles (indispensable).
 Disponibilidad de tiempo completo.
 Conocimientos de Computación.

33. CAPACITACION
 Es muy importante elaborar un plan bien
definido de capacitación para los diferentes
departamentos, iniciando con un plan de
Inducción tanto para las personas que
iniciaran labores, en el caso de que sea
empresa nueva como para las que se vayan
contratando en lo sucesivo.

34. Es aconsejable que se refuerce
constantemente en los
siguientes aspectos:
 Técnicas de Ventas.
 Atención al Cliente.
 Tecnología.