El documento describe las funciones y responsabilidades de un asistente administrativo, incluyendo organizar reuniones y viajes, mantener archivos, atender llamadas, y brindar apoyo general a la oficina. Un asistente administrativo es importante para el buen funcionamiento de una empresa al manejar tareas administrativas como archivos, comunicaciones, y coordinación de eventos.

1. ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

2. 1. Que es el asistente administrativo
2. Función del asistente administrativo
3. Responsabilidades
4. Tareas del asistente administrativo
5. Importancia del asistente administrativo
6. Objetivos
7. Visión
8. Misión

3. QUE ES UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO?
Se encarga de asegurar el buen funcionamiento de una
oficina o empresa realizando labores administrativas, tales
como archivar, planificar y coordinar actividades generales,
atención al cliente, fotocopias, actualización de información,
gestión publica y documentos, además de redactar los
reportes correspondientes de la empresa.

4. FUNCIÓN DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO?
• Entre las responsabilidades de un asistente administrativo
se incluye en organizar viajes y reuniones, preparar
informes y mantener los sistemas de archivo apropiados.
Deberá poseer excelentes capacidades comunicativas
orales y escritas y ser capaz de organizar su trabajo
usando herramientas como MS Excel y equipo de oficina.

5. RESPONSABILIDADES
• Responder y pasar llamadas telefónicas .
• Organizar y programar citas.
• Planificar reuniones y escribir actas detalladas.
• Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios.
• Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
• Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica.
• Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos.

6. • Actualizare y mantener los procedimientos y políticas de la oficina.
• Mantener lista de contactos.
• Realizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y
proveedores.
• Realizar reservas y demás preparativos para viajes.
• Preparar y conciliar los informes de gastos.
• Proporcionar apoyo general a los visitantes.
• Actuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para
gestionar solicitudes y consultas de directores sénior.

7. TAREAS DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVOS
Un asistente administrativo debe tener en cuenta las siguientes tareas.
La gestión de documentos: Es unas las principales tareas del
asistente administrativo. Consiste en mantener la buena
organización, administración y almacenamiento de los documentos.
La planeación de eventos: Es una tarea que puede ser fácil como
planear un almuerzo o una reunión de trabajo; o compleja como
organizar un congreso o fiesta empresarial.

8.  La atención presencial a usuarios o visitantes: Ya sean clientes, proveedores o
socios comerciales; el asistente administrativo es guía, es quien organiza las
agendas y quien sirve de apoyo a las personas que por una u otra razón visitan la
empresa.
La atención telefónica y virtual: No siempre es una tarea de un asistente
administrativo. Sobre todo las grandes empresas tienen personas enfocadas solo
en esa actividad.
 La administración de agendas: Una de las tareas de mayor importancia. Esto es
lo que hace que la empresa fluya sin contratiempos y que las actividades de los
distintos miembros y gerentes estén coordinadas.

9. IMPORTANCIA DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO?
Es de gran importancia para la gestión de cualquier empresa, ya que
este profesional se encarga de realizar muchas funciones sin las cuales
la organización no podría cumplir con sus objetivos, como por ejemplo
del almacenamiento y organización de información, eventos e incluso
procesos contables y atención al cliente, por ello es muy común
cuestionarse cual es la retribución que estos reciben dentro del
organismo empresarial.

10. OBJETIVOS
Apoyar activamente como parte del equipo de trabajo administrativo-
financiero en la ejecución de acciones y procedimientos.
Proporcionar la ayuda necesaria y anticipada para la fluidez en el área
de trabajo, es decir, por medio de medias preventivas como lo son
llevar al día los tramites requeridos, agendar reuniones actividades por
hacer, evitar la acumulación de trabajo, se mantiene un ambiente de
trabajo positivo.

11. VISIÓN
Como grupo colaborativo nuestra visión a largo plazo es una
estructura solidad. Que busca en primera instancia el
beneficio y el aprendizaje que nos ofrece.

12. MISIÓN
Nuestra misión es aprender todas las pautas éticas
necesarias para la creación de nuestra empresa, como
grupo, buscamos encaminar nuestra labor a la practica y la
teoría ética.

13. TANIA MILEYDI CHARA SALCEDO
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
FRANKIL GONZALEZ
2023
UPARSISTEM