Atención de llamadas telefónicas. ... Atender visitas. ... Recibir documentos. ... Custodiar los documentos. ... Realizar cálculos básicos. ... Comunicar todo lo relacionado con su trabajo al departamento al que pertenece. ... Tener al día la agenda

1. FUNCIONES DE UN ASISTENTE
ADMINISTRATIVOS EN UN
PUESTO DE TRABAJO

2. ¿Que es un asistente administrativo?
 También conocido como:
Secretario, Secretario Administrativo, Asistente Personal,
Asistente de Finanzas, Asistente de Recursos Humanos,
Secretario Técnico, Asistente Administrativo Junior, Auxiliar
Administrativo, Asistente Comercial

3. ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Los Asistentes Administrativos se encargan de asegurar
el buen funcionamiento de una oficina o empresa
realizando labores administrativas, tales como archivar,
planificar y coordinar las actividades generales de la
oficina, además de redactar los reportes
correspondientes. En ciertos casos, especialmente al
tratarse de compañías pequeñas, los Asistentes
Administrativos pueden llegar a hacerse cargo de tareas
relacionadas con Recursos Humanos, tales como
encargarse de la nómina, el reclutamiento y la logística.

4. LABORES DIARIAS
 Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos,
correspondencia y faxes, tanto entrantes como salientes,
además de encargarse de la agenda general.
 Interactuar con clientes y atender consultas.
 Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de
documentos.
 Realizar fotocopias.
 Solicitar suministros y acordar el mantenimiento o
reparación de los equipos de oficina.
 Organizar reuniones y encargarse de la logística.
 Procesar y registrar información mediante la actualización
de bases de datos o archivos informáticos.
 Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

5. FUNCIONES
1. Atención de visitas
El puesto del auxiliar administrativo
está muchas veces en la recepción,
lo que conlleva que asuma las
funciones de recibir a las visitas y
conducirlas al lugar apropiado o de
recoger y gestionar la
correspondencia y paquetes

6. 2. Atención telefónica:
Además de ser la primera vía de
contacto en el espacio físico donde se
ubica la oficina, el auxiliar
administrativo es también quien suele
atender las llamadas. Puede responder
a las consultas más generales o
destinadas a su departamento, o bien
desviar la llamada al departamento
correspondiente.

7. 3.Gestión documental
Independientemente de que cada
departamento se haga cargo de su
propia documentación, los
documentos generales de la empresa
se organizan en un archivo. Entre estos
documentos se encuentran desde
facturas a contratos o a declaraciones
de impuestos. Para no tener ningún
sobresalto, el auxiliar administrativo
debe llevar a cabo una rigurosa
organización de este archivo.

8. 4. Organización de la agenda
La organización tiene que ser una de las
mayores virtudes de este tipo de personal. No
solo en lo que al archivo se refiere, sino
también en la agenda. Las citas comerciales,
los eventos corporativos, las reuniones con
clientes o las fechas límite establecidas por la
Administración para llevar a cabo ciertos
trámites son parte de las reuniones de las que
tiene que estar pendiente. Además, lo ideal es
que comunique correctamente con las
personas implicadas en estas citas y que
establezca un método de recordatorio.

9. 5. Organización de reuniones
y eventos
Realizar un orden del día para los
asistentes a las reuniones, convocar a
los invitados y confirmar su asistencia o
encargarse de que el lugar de reunión
esté listo forman parte también de las
tareas de un auxiliar.

10. 6. Contabilidad
financiera
Este cargo administrativo
realizará también procesos
básicos de contabilidad
financiera. Para ello, aunque
el nivel educativo mínimo
para obtener un tipo de
empleo de estas
características son los
estudios secundarios, lo más
habitual es que las empresas
busquen un perfil formado
en Administración y
Dirección de Empresas o
Contabilidad.

11. 7. Gestión tecnológica
La gestión de recursos tecnológicos también
hace parte de las funciones de los asistentes
administrativos. En este sentido, su
responsabilidad es garantizar que todas las
herramientas necesarias para el
funcionamiento de la empresa operen bien.
Esto incluye la realización de copias de
seguridad de la información contenida en los
equipos de cómputo y la actualización de
antivirus, entre otras tareas.

12. 8. Manejar a la perfección
el paquete office
Esta función es esencial para un
auxiliar, ya que gran mayoría de su
tiempo estará manejando
herramientas como: Word, Excel,
Power Point, además de
herramientas externas como,
Correo electrónico e Outlook

13. 9. Comunicar todo lo
relacionado con su trabajo al
departamento al que
pertenece
La comunicación dentro de las empresas es
fundamental para un buen funcionamiento de
la misma. Por esta razón, el auxiliar
administrativo deberá trasladar todo lo
referente a su trabajo al departamento al que
pertenezca. De esta forma se podrá tener una
visión global de la labor realizada por el equipo
de trabajo.

14. 10. Saber utilizar
los recursos de
oficina
Este profesional tendrá que
estar familiarizado con el
manejo de, principalmente,
material informático como
ordenadores, impresoras,
escáner… Además también
deberá de poseer
conocimientos en
determinados programas que
le facilitarán su trabajo diario.

15. Y estas fueron las funciones principales
que debe tener un asistente
administrativo en un puesto de trabajo
FIN
Presentado por: Víctor Yepez