Este documento describe los principios y componentes básicos de la redacción de documentos administrativos. Explica que la redacción administrativa se compone de correspondencia, publicaciones y formatos utilizados para la comunicación oficial. Luego detalla los elementos clave de un documento administrativo como el encabezamiento, texto y término. Finalmente, brinda ejemplos de cómo redactar correctamente cada una de estas secciones para lograr una comunicación clara y efectiva.

2. Alejandro Almílcar Astete Leguía

3. Soy estudiante del Instituto de Educación Superior Publico la Merced en este trabajo encontraras los diferentes tipos de
redacción que se utiliza en la administración por lo que te facilitara en un mejor entendimiento ya que cuenta con el
concepto básico su estructura, modelos de redacción y ejemplos para un buen manejo de ellos espero que les sirva para
su desarrollo como persona .GRACIAS

4. El objetivo principal de la redacción administrativa es la
comunicación que se da entre entidades estatales y/o
personas naturales, cuyo contenido se enfoca en asuntos
específicos relacionados al trabajo dentro de un
ordenamiento legal.
Los planteamientos que a continuación se presentan
tienen un amplio alcance, pudiéndose aplicar en
cualquier dependencia, pública o privada.
La redacción administrativa está compuesta de tres
categorías:
La correspondencia
Comprende todos los documentos elaborados con
carácter oficial que son usados en el proceso de
comunicación entre diferentes autoridades y entre las
autoridades con particulares.
Publicaciones
Se refiere a los documentos autorizados que contiene
información indispensable para facilitar el cumplimiento
de las funciones de las organizaciones.
Formatos
Los formatos son documentos impresos de uso general
autorizados en algunas dependencias, que tienen como
objetivo facilitar la presentación de la información en
forma organizada, ordenar y acelerar el trámite
administrativo así como agilizar la redacción. El tipo de
formatos a ser utilizados dependerá de la institución,
siendo por lo general los formatos de espacios en blanco
los que gozan de mayor demanda ya que permiten el
llenado de la información.
La comunicación escrita
La redacción administrativa, como parte del proceso de
comunicación, es también un proceso que se caracteriza
por estar sujeta a un formulismo pre establecido en el
que intervienen una fuente o emisor también llamado
comunicador, y un destinatario o receptor, también
llamado comunicado.
El objetivo de la comunicación escrita es la de informar y
permitir que las partes intervinientes puedan entender lo que
una o ambas buscan expresar.

5. Unidad
Cada documento debe enfocarse en un tema principal o
asunto. Cuando se busca abordar dos o más temas o asuntos
que no estén relacionados, se debe hacer un documento por
separado para cada uno de ellos, en función a las necesidades
de comunicación existente.
Coherencia
Los diversos puntos a ser expuestos en una comunicación
escrita deberán mantener un orden lógico y concatenado,
buscando que cada uno de ellos tengan relación entre si. La
existencia de incoherencias hará que el proceso de
comunicación se torne difícil para una de las partes,
principalmente el destinatario o comunicado.
Objetividad
El motivo principal o idea del documento debe ser expresado
claramente en el “Asunto” del comunicado como documento.
Claridad
El documento deberá ser escrito de tal manera que sea de fácil
lectura y entendimiento, permitiendo al comunicador
transmitir íntegramente el motivo principal.
Precisión
Lo expresado en una comunicación escrita debe manifestarse
en forma tal que evite la generación de dudas o
interpretaciones inadecuadas, por lo que el uso apropiado de
la terminología, ortografía y redacción es indispensable.
Concisión
El ser conciso implica el uso adecuado de oraciones simples y
breves, que permitan expresar claramente lo que se busca en
pocas palabras. Es recomendable evitar el uso de metáforas,
palabras rebuscadas, expresiones idiomáticas en desuso, entre
otras, que fomenten la creación de contenido escrito
innecesario.
Vocabulario
El uso de una lengua deberá ser respetada a través del proceso
de comunicación, con la finalidad de mantener un vocabulario
homogéneo que el destinatario pueda entender con claridad.
En tal sentido, si hablamos de comunicación en castellano, es
recomendable utilizar vocabulario adecuado en castellano
para comunicar lo que queremos.

6. LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
Es toda comunicación escrita de carácter formal que se
utiliza tanto en la administración pública como en la
privada, con el propósito de garantizar las diferentes
acciones administrativas en una empresa, oficina, centro
educativo, etc.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES: que rigen la redacción
de documentos administrativos:
a) Formalidad: Consiste en que los documentos
administrativos se redactan teniendo presente
determinadas normas, pautas, esquemas o formatos
establecidos por las instituciones, con el fin de
uniformizar su uso
b) Simplicidad: Se refiere a que todo documento
administrativo debe ser elaborado los más simple y breve
posible, con un lenguaje sencillo y común; despojado de
términos científicos o técnicos innecesarios de palabras,
de significación desconocida y de siglas y abreviaturas
que pueden dificultar su comprensión.
c) Racionalidad: Para elaborar un documento debemos
tener presente el principio de la racionalización de
recursos, que consiste en eliminar toda exigencia o
formalidad costosa.
Flexibilidad: No debe existir rigidez o exigencia extrema
en la elaboración ni en la evaluación de documentos, ya
que nadie redacta igual que otro.
Diversidad de criterios.
Espíritu democrático.
Aceptar la gran variedad que existe en la redacción de
documentos.
Debemos considerar la diversidad de formatos, estilos,
modelos, esquemas
d) Eficacia: Todo documento debe ser capaz de
persuadir o inducir a la acción, en el menor tiempo y con
el mínimo costo posible.

7. Un buen grupo de documentos administrativos así como
el oficio, solicitud, informe, directiva, contrato etc., tienen
de manera específica o general las siguientes partes:
Encabezamiento Texto, y Término.
ENCABEZAMIENTO: En esta parte se considera las
siguientes partes:
1. Membrete: Es la inscripción que identifica a las
instituciones del sector público y privado, se imprime en
la parte superior izquierda o central de la hoja, o en el
sobre a 1cm de encabezamiento.
El tamaño de la fuente (letra) debe ser único y todo con
mayúscula e imprenta.
Ejemplo:
MINISTERIO DE EDUCACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN
EDUCATIVA LOCAL CHANCHAMAYO
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
TECNOLÒGICO PÚBLICO “LA MERCED”
INSTITUCIÓN EDUCATIVA INTEGRADO “SAGRADO
CORAZÓN DE JESÚS” SAN RAMÓN - CHANCHAMAYO
2. Año calendario: En esta parte se consigna el nombre
del año calendario establecido por ley, debe escribirse en
una fuente más pequeña que la del texto, va con
mayúscula, imprenta y en la parte céntrica.
Ejemplo:
“Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de
Nuestra Diversidad"
2. Lugar y fecha: Corresponde a este ítem. En primer
lugar debe escribirse el nombre de la localidad, seguido
de una coma la fecha, mes y año.
Ejemplo:
La Merced, 09 de setiembre del 201…..
La Merced, 201…. mayo 02
La Merced, octubre 26 201…..
Se ubica en algunos casos en la parte superior izquierda
o inferior, respectivamente, según la naturaleza del
documento.
4. Código: Se utiliza en los oficios, informes,
memorandos, etc., El código individualiza e identifica a la
dependencia que remite el documento. Gracias a este
elemento es posible registrar de manera objetiva la
cantidad de documentos emitidos.
Consta de: nombre del documento, la abreviatura de la
palabra número (N°), el número correlativo con tres
dígitos, las dos últimas cifras del año entre barras y las

8. siglas del remitente, la institución o dependencia.
Ejemplos:
INFORME N° 016 – 12 – JUA/IESTPLAM
MEMORANDO N° 086 – 12 – D/ESSALUD
OFICIO N° 040 – 12 – JAA/ IESTPLAM
OFICIO N° 025-12- D / IIEEJC
5. Destinatario: Es el nombre o identidad de la persona,
entidad o dependencia a quien dirigimos el documento.
Se escribe en primer lugar el tratamiento seguido por dos
puntos, luego el título profesional en abreviatura de
acuerdo a la norma. Los nombres y apellidos deben
escribirse con letras mayúsculas. En la siguiente línea a
la altura de la anterior se escribe el cargo alternando
mayúsculas y minúsculas.
Ejemplo:
Tratamiento Título profesional Nombres y apellidos
Señor: Dr. VLADIMIR CERRÓN ROJAS Presidente del
Gobierno Regional de la Región Junín Cargo
administrativo NOTA: En caso de no conocer el título
profesional de la persona, se considera únicamente el
nombre.
6. Asunto: Es el resumen o síntesis del contenido de un
documento, debe ser claro y preciso. Así el destinatario
podrá conocer de manera rápida el tema o motivo de la
comunicación:
Ejemplos:
Asunto: Entrega de enseres donados.
ASUNTO: Informe de evaluación de recuperación.
Asunto: Concurso de Plazas Vacantes.
7. Referencia: Se considera como un antecedente, es
decir, se menciona el código de un documento que ha
ingresado y en respuesta a ese documento se envía el
presente.
Ejemplo:
Ref. : Of. N° 123-109 - D / ISTPLAM REF.
: Of. N° 123-09 - CG / UPLAIII.
TÉXTO: Es la parte esencial, fundamental del
documento, comprende el desarrollo ordenado del
mensaje que se desea comunicar. En el texto se observa
el nivel del vocabulario, dominio idiomático y
personalidad de la persona que redacta, por ello hay la
necesidad de mejorar.
CUALIDADES DEL TEXTO:
b) SENCILLEZ: Escribir con palabras conocidas y de
uso común; pues los vocablos pedantes y rebuscados

9. oscurecen el pensamiento. Por ser sencillo no significa
caer en el vulgarismo y la trivialidad expresiva.
c) PRECISION: Incidir directamente en el tema, sin
palabras ni frases innecesarias. Las ideas se trasmitirán
sin rodeos, en forma directa.
d) CLARIDAD: No debe prestarse a falsas
interpretaciones. Las oraciones y los párrafos deben ser
de poca extensión para evitar dudas o ambigüedades en
el mensaje.
e) ORIGINALIDAD: Cuando se busca nuevas formas de
decir las cosas, sin imitar a nadie, es decir, ser original;
pues, cada persona tiene un estilo inconfundible, y no
siente ni piensa igual que otras.
f) RESPETO Y CORTESÍA: El tono de la redacción debe
ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir
positivamente al lector. Aunque hay circunstancias que
obligan a ser duro en la exposición, siempre se guardará
mesura y buen tino para no herir la susceptibilidad de las
personas.
III. TÉRMINO:
1. Antefirma: Es la frase de cortesía que se coloca en
algunos documentos después de haber concluido el texto
y el parágrafo de la despedida, la primera letra va en alta
y las demás en bajas, seguido de una coma. Ejemplo:
Atentamente, Afectuosamente,
2. Firma: Es la anotación textual del nombre o apellido
con algunos rasgos característicos, en algunos casos
también se pone la rúbrica que es un conjunto de grafías
que identifican a la persona y debe ser contrastado con
su Documento Nacional de Identidad.
3. Post-firma: En esta parte se considera literalmente el
grado o título académico del remitente, en abreviatura,
que antecede a los nombres y apellidos que deben
escribirse con mayúscula. En la línea siguiente se pone
el cargo que desempeña y el código de su colegiatura si
tuviera, va en altas y bajas.
Ejemplo: ...............................................................
Ing. RAUL HIDALGO RIVAS Gerente General de
ELECTROCENTRO
4. El sello: Es un instrumento que permite especificar los
documentos y encauzar el adecuado tratamiento, es un
distintivo formal que caracteriza a cada institución. El
sello circular se emplea para dar autenticidad al
documento que se remite, es decir, refrenda la firma del
responsable. Lo utilizan los funcionarios con
responsabilidad directiva. Por otro lado, es necesario
mencionar que existen los sellos de legalización, cuya
función es de vital importancia y están relacionados con
el campo jurídico.
5. Anexo: Constituyen el conjunto de fotografías, copias
fotostáticas, modelos de documentos, plan, proyecto, etc.

10. que sustentan el documento, se considera
fundamentalmente en los informes.
6. Con copia: Sirve para indicar la cantidad de copias que
tiene el documento y en que dependencias se archiva.
Ejemplo: c.c. : Archivo Secretaría Dirección
7. Distribución: Sirve para señalar la dependencia a las
que llegará el documento. Se escribe con mayúscula
subrayado, seguido de las dependencias.
Ejm. DISTRIBUCIÓN: Secretaría General Jefatura de
Área Académica.
8. Pie de página: En esta parte se indica el responsable
del documento, por un lado se considera a la persona
que firma (iniciales de su nombre, con mayúscula) y a la
persona que digita (iniciales de su nombre con
minúscula).
Ejm.
EMM/asc remitente digitadoraTAREA ACADÉMICA Nº 01
DE LA II CAPACIDADPresentar en el portafolio.

11. La solicitud es un documento por medio del cual se pide
el goce de un derecho, beneficio o servicio que se
considera que puede ser atendido.
El derecho a petición en caso de Perú está amparado por
el Art.2º inciso.20,de la actual Constitución Política que
manifiesta que toda persona tiene derecho a formular
peticiones ,individual o colectivamente ,por escrito ante la
autoridad competente, la que está obligada a dar al
interesado una respuesta también por escrito dentro del
plazo legal, bajo responsabilidad.
Los miembros de las fuerzas Armadas y Policía Nacional
sólo pueden ejercer individualmente el derecho de petición.
La solicitudiniciael trámite de unaacciónnocontenciosa.Puede ser
entregadapersonalmenteporel interesado,por intermedio de otra
persona o remitida vía fax o por correo, en este último caso, como
“correspondencia certificada”. Al enviarse por correo, debe ser
Depositada antes del vencimiento del plazo establecido para su
presentación. Si la solicitud llega a su destino después del plazo
fijado para su entrega, se toma en cuenta como si hubiera sido
Presentada la fecha de su depósito en el correo, lo que se prueba
con el respectivo comprobante de recepción del correo o su
certificación. A veces la solicitud se presenta acompañada de los
requisitos que exigen las instituciones para tratar o entender el
pedido formulamos. Por ejemplo, cuando se solicita certificado de
estudios hay que adjuntar el recibo del pago que se ha efectuado
por este concepto. Dichos requisitos pueden ser certificados,
constancias, recibos, fotografías, fichas, declaraciones juradas, el
“currículum vitae” del interesado,etc.Los documentos que se
acompañana lasolicituddebe presentarsedebidamente ordenados
(enel ordenenque loexigen),numeradosyengrapados,ocolocados
en un fólder para que no se pierdan o confunda.
2. ENLACE
La solicitudestablece relación entre el solicitante olos solicitantes y
la autoridad a quien está dirigida (destinatario).
El que presenta una solicitud lo hace como persona natural, con
derechosyresponsabilidadesindividuales, al margen del cargo que
podría desempeñar en la institución o fuera de ella.
3. FACULTAD PARA FIRMAR LAS SOLICITUDES
Esta facultad la tiene toda persona natural capaz mayor de 18 años.
Asimismo, los representantes legales a nombre de aquéllos a
quienes representan.

12. Los menores de 18 años ejercen su derecho de petición por
intermedio de sus padres o apoderados; salvo que algunas
instituciones permitan ejercerlo en determinados casos, como los
colegiosparaque solicitensuscertificadosde estudiosal concluir su
educación secundaria.
La solicitud puede ser presentada pro cualquier miembro de una
institución, e inclusopor una persona ajena a ella, dependiendo de
la naturaleza del pedido.
El que no es miembro de una institución presenta su solicitud por
“mesa de partes” y el servidor de ella lo puede hacer por “mesa de
partes“o por intermediode sujefe inmediato.si el conductoeseste
último, el jefe da curso a la solicitud mediante proveído, “hoja de
trámite “u otro documento ,con su opinión favorable o
desfavorable.
Toda solicituddebe presentarse por lo menos con una copia, la cual
debe ser sellada, firmadas y numerada por la persona que
recepciona su original. Esta copia es la única constancia de la
presentación de la solicitud y permanece en poder del solicitante
par efectuar cualquier reclamo si se pierde o demora la atención.
*Aclaramos: últimamente cada institución cuenta con formatos de
solicitud y allí simplemente hay que llenar los datos y la petición
correspondiente. Pero,si no cuenta con ese formato hay que
redactarlo en computadora y en sitios donde no existiera éste
últimopuede hacerse manuscrito en papel bond con letra legible y
sin errores ortográficos. También cada institución tiene algunos
modelos llenados para facilitar la petición al usuario en caso de
formatos que usa la entidad.
4.-PARTES DE UNA SOLICITUD
La solicitudesundocumentoque tiene unaestructura muy peculiar
y son:
1.-Sumilla:esel resumendel pedido.Se escribe en la parte superior
derechadel papel.Lasumillaes importante por en muchas cosas se
evita la lectura de todo el contenido de la solicitud.
Ejemplos:
SOLICITO: Examen de subsanación
SOLICITO: Certificado de Estudios de 5to año “A”(…)
2. Destinatario:
Es lapersonao entidadaquiense dirige lasolicitud,debe escribirse
después de la sumilla y todo en mayúscula.
Ejemplos:
SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO…
SEÑOR ALCALDE PROVINCIAL DE…
3. Iniciales de tratamiento y cargo de la autoridad.
Ejemplo:
Señor Director (SD)
Señor Alcalde ( SA)

13. 4. Presentación del solicitante:
datos o referencias personales, tales como
a) Nombres y apellidos completos
b) Ciudadanía
c) Edad
d) DNI (documento nacional de identidad)
e) domicilio.
En esta parte termina con una expresión de cortesía.
Ejemplo
PatriciaGonzalesPacheco,peruana,de 23 años de edad, con DNI N°
26639848, domiciliada en el Jr. Alfonso Ugarte N° 298, Cajamarca, a
usted con toda consideración expongo lo siguiente:
5. El texto, cuerpo o petición:
Es el asunto argumentativo que consta de dos partes:
a) La parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a
los dispositivos legales vigentes por los que se solicita.
b) La peticióncorrespondiente que se afianzacon la inclusión de los
documentos requeridos para tal efecto.
Ejemplo:
Que deseandocontinuarmisestudios, solicito se digne autorizar se
me otorgue mi certificado de estudios del 5to año “A” cursado y
probado en………para el efecto, acompaño el recibo de pago en
tesorería y las fotografías correspondientes.
6.-La despedida o conclusión: Llamado también pie. Consta de dos
partes:
a) Menciona lo expuesto en la solicitud
Ejemplos:
Por lo expuesto:
Por tanto:
b) Son expresiones de agradecimiento por la atención que se dé al
documento y se termina haciendo mención a la justicia.
Ejemplo:
A usted suplico atender a mi solicitud por ser de justicia.
7.-Lugar y fecha. Se escribe al pie de la despedida y en la parte
central a la derecha:
8. Firma. Modelo de solicitud
SOLICITA CONSTANCIA DE ESTUDIOS
SEÑOR DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA “JUAN XXIII” DE
CAJAMARCA SD

14. Andrea Gómez Marín, alumna del primer grado, sección, “A” turno
mañana, del plantel que usted dignamente dirige, con 19 años de
edad y domiciliada en el Jr. Bolívar N° 240 Cajamarca, ante usted,
con el debido respeto expongo lo siguiente:
Que es para mí requisitoindispensable parapoderconseguirtrabajo
( a mediotiempo) presentarunaconstanciade estudiosdel año que
estoy cursando y así poder ayudar a mis padres que se encuentran
delicadosde salud,porloque recurroa sudespachopara que se me
expida dicho documento.
POR TANTO:
Solicito a usted acceder a mi petición por ser de justicia.
Cajamarca, 07 de mayo del 2012.
…………………………………
Andrea Gómez Marín
 Otro modelo de solicitud
SOLICITA CERTIFICADO DE TRABAJO
SEÑOR GERENTE REGIONAL DE MINERÍA YANACOCHA
CAJAMARCA
IsidroLlicoGrados, con DNI Nº 26701208, domiciliadoenel Jr.Chota
Nº 238 de esta ciudad, ante usted ,con el debido respeto expongo:
Que por convenir a mis intereses, solicitud a usted se me otorgue,
por la dependenciacorrespondiente, un certificado de los servicios
que presté en esa Dirección regional como Jefe de la Unidad de
Planillas,GradoIV,Subgrado1,durante dosaños:del 02 de enerodel
2010 hasta el 31 diciembre del 2011.
POR LO EXPUESTO:
Es justicia que espero alcanzar.
Cajamarca ,15 de mayo del 2012.
Isidro Llico Grados
DNI Nº 26701208
 Otro modelo de solicitud
SOLICITA CERTIFICADO DE ESTUDIOS
SEÑOR DIRECTOR DE CENTRO DE EDUCACIÓN BÁSICA ALTERNATIVA
JUAN XXIII-CAJAMARCA
Carmela Chugnas Aguilar, identificada con DNI Nº 26707070, con
domiciliolegal enel Jr.SinchiRocaNº 212, distritode Bañosdel Inca,
provincia y departamento de Cajamarca, ante usted con el respeto
que se merece expongo:
Entre losaños 2008 y 2011 efectué misestudios secundariosenel
CEBA JUAN XXIII,ciclo avanzado, forma de atención presencial, a su
cargo y siendo de necesidad, para continuar con mis estudios
superiores ,contar con los Certificados de Estudios, recurro a su
Despacho para que se sirva disponer a quien corresponda se me
expida los Certificados correspondiente. Hago de su conocimiento
que los estudios los cursé en turno nocturno como indico a
continuación:

15. Primer grado “A” 2008
Segundo “B” 2009.
Tercer grado “A” 2010
Cuarto grado “B” 2011.
AsimismoAdjuntolas fotografías correspondientes y los recibos de
pago por derecho de certificados.
POR TANTO:
Es justicia que espero alcanzar.
Cajamarca,15 de mayo del 2012.
Carmela Chugnas Aguilar
DNI Nº 26707070
Trabajo Domiciliario: Redactar dos solicitudes: uno pidiendo
Constancia de estudios al director del CEBA Juan XXIII para trabajo
en Centro Comercial el Quinde y otro dirigido al Rector de la
Universidad,solicitando vacante como postulante a la Universidad
Nacional de Cajamarca, facultad de Medicina Humana.

16. El oficio es un documento de carácter oficial, que se utiliza en
los organismos del Sector público y por extensión, en algunas
instituciones educativas, culturas, sociales y deportivas que no
dependen del Estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial,
a las autoridades de más alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones,
invitar, pedir información, contestar, remitir documentos,
agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.
AREA DE DIFUSIÓN. El oficio se difunde en dos niveles: a nivel
externo, es decir fuera de una institución; y a nivel interno, dentro
de ella.
A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la
entidad,especialmente con aquéllas que ocupan cargos directivos.
A nivel interno.Enlazaalosque desempeñanfuncionesde dirección
dentro de una entidad o institución.
FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS
–Los oficios de circulación externa son firmados solamente por la
máxima autoridad de la institución o por quien hace sus veces. Sin
embargo,encaso de existirlanecesidadde enviaroficiosfuerade la
institución, abordando asuntos específicos de trabajo pueden los
que dirigenlos órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y
firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la
referida autoridad.
-Los oficios de circulación interna son firmados por los que
desempeñan cargos directivos en la institución.
-Losque no desempeñancargosdirectivos no están facultados para
hacer uso del oficio, porque no representan legalmente ni a
institucionesni a sus órganos. Estas personas se comunican con sus
superiores o entre ellas, según los casos, mediante memorandos,
informes, cartas o solicitudes. Por lo tanto, el oficio no puede ser
usado a título personal, sino en representación de una entidad o
institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa. Por
ejemplo, lo usan los directores de los ministerios, los
rectores,vicerrectores,decanos,jefes de departamentos de la
universidades;losdirectoresde centros educativos,etc.; y no así los
trabajadoresadministrativosni losprofesoresde aula o de área que
no desempeñen ningún cargo directivo.
PARTES DE UN OFICIO.
1.-El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:
a) Membrete
b) Lugar y fecha

17. c) Código
d) destinatario
e) asunto (no es obligatorio en los oficios redactados en formato.
f) Texto
g) ante firma
h) Firma, pos firma y sello
i) con copia
j) pie de página.
2. Y las siguientes complementarias
-Nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de
circulación externa)
-Referencia
-Anexo
Modelo de oficio
“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE
NUESTRA DIVERSIDAD”
a) CEBA JUAN XXIII CAJAMARCA
b) Cajamarca, 07 de mayo del 2012.
c) OFICIO Nº01-2012-CCSP.CEBA-J.XXIII-C
d) Señor: Ing. Julio Vargas Sotomayor
Decano de la Facultad de Psicología de la Universidad Nacional de
Cajamarca
Cajamarca.
e) Asunto: Invitación como ponente “Problemas de aprendizaje”
f) Es grato hacer de su conocimiento que la I.E que tengo el honor
de dirigir ha organizado un evento denominado “Problemas de
aprendizaje”, que se realizará en esta localidad, el día 04 de junio
del presente año al conmemorarse XLIII aniversario de creación y
funcionamiento de nuestra institución.
Conocedor de su brillante trayectoria profesional y de sus trabajos
realizado con muchos adolescentes sobre casos psicológicos, me
permito invitarle a participar en dicha actividad como ponente con
el tema: Problemas de aprendizaje “para nuestros alumnos del

18. CEBA-ciclo semi presencial ,el día 05 de junio ,a horas 2 de la tarde,
enel auditoriode nuestrainstitución, ubicada en el Jr. Juan XXIII Nº
130.Sus pasajesysusgastos de material de trabajo consistente para
100 alumnos serán sufragados por nosotros.
En espera de su amable respuesta y con la seguridad de contar con
su valiosa participación, aprovecho la oportunidad para hacerle
llegar el saludo de los docentes y trabajadores de la I.E.Juan XXIII a
mi cargo y el mío propio.
g) Atentamente
h) Carlos Pinto Correa
Director de la I.E.Juan XXIII
i) c.c: Archivo
j) CPC/d
CLASES DE OFICIO
Distinguimos dos clases de oficios: simple y múltiple.
1.-OFICIO SIMPLE
USOS.
El oficio simple ,conocido comúnmente sólo como “oficio” se
emplea para comunicar disposiciones,consultar,responder,remitir
documentos u objetos, realizará gestiones, presentar
personas,participarlarealizaciónde actividades,coordinaracciones,
transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra
información a un solo destinatario.
CARACTERÍSTICAS
a) El oficio simple tiene un solo destinatario, que viene a ser la
persona, dependencia o institución que se nomina en la parte
llamada “destinatario”.
b) Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural
del mecanografiadodel documento.O sea,que nose dejaen blanco
el espacio correspondiente al destinatario, como sucede en los
oficios o memorandos múltiples.
c) Lleva la palabra “oficio” o el código como denominación del
documento.
d) Usa con copia.
e) Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al
destinatario y las copias, a los que se indica en la “con copia”.
Estructuración según formatos. Los oficios simples y múltiples se
estructuran en base a formatos establecidos por cada institución.
OFICIO MÚLTIPLE.
El oficiomúltiple se utilizaparacomunicardisposiciones o cualquier
otra información simultáneamente a varios destinatarios.
Características.
a) El oficiomúltiple tiene variosdestinatarios,losque se mencionan
o se hace referencia en la parte denominada “distribución”

19. b) Todos ellos, por constituir tales, son tratados en igualdad de
condiciones y asumen responsabilidades acorde con las funciones
que desempeñan.
c) En el códigolleva“oficiomúltiple!Comonombre del documentoy
mantiene la misma numeración para todos los ejemplares.
d) El espacio correspondiente al destinatario es dejado en blanco,
con la únicamencióndel tratamiento“señor”o“al”, segúnformatos
que se empleen.
e) En los oficios múltiples de difusión interna, no es obligatorio
completar este espacio, pero sí, en los de circulación externa.
f) El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el
nombre de”destinatario”deberá comprender tantas líneas como
espacios se requieran para identificar a quienes remitimos los
ejemplares del oficio.
g) El texto del oficio múltiple debe redactarse en tercera persona
singularosea que no debe decirse ,porejemplo, tengo el agrado de
dirigirme a ustedes….sino tengo el agrado de dirigirme a
usted…como si el oficio tuviera un solo destinatario.
h) Usa distribución en lugar de “con copia”
i) Por lo general es impreso en computadora.
J) Se es tipeado,el original queda para el archivo de la oficina
remitente y se envían las copias. Si es impreso, una de las copias
remplaza al original y se guarda en el archivo respectivo.
Modelo oficio Múltiple
“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE
NUESTRA DIVERSIDAD”
MINISTERIO DE TRANSPORTES
COMUNICACIONES, VIVIENDA Y
CONSTRUCCIÓN
Cajamarca, 07 de mayo del 2012
OFICIO MULTIPLE Nº 01-2012
Señor:
Asunto: Licencia de casas vivienda.
Es grato dirigirme aUd. Para comunicarle la obligación que tiene su
despacho,de enviartrimestralmente a esta oficina la nómina de las
licencias que otorga para la construcción de casas vivienda, dentro
del radio urbano de su jurisdicción.
Por tal motivo, mucho agradeceré tenga a bien remitirnos, a la
brevedad, dichas nóminas a partir del mes de……………….
Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi
mayor consideración y estima personal.
Atentamente
Ing.TulioTapia Alva
Jefe Departamental Cajamarca

20. Distribución:
Municipalidad provincial de.
Cutervo
Chota
Santa Cruz
Archivo(2)
TTA/
“Año de los Buenos Deseos y el Optimismo por el Futuro”
ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIA
COLEGIO NTROS HEROES DEL CENEPA
PAUCARPATA
Arequipa, 20 de Julio del 2010
OFICIO Nº 128-APAFA/CNHC
Señor
Rubén Rodríguez Calla
DIRECTOR SUBREGIONAL DE EDUCACION
CIUDAD.-
ASUNTO: Invitación inauguración nuevas aulas
Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la
inauguración de las nuevas aulas del colegio Nuestros Héroes del
Cenepa de esta ciudad; obra que ha sido posible gracias al aporte
generosoya la participacióndesinteresadade los padres de familia
del plantel.
Dicho evento se llevará a cabo el próximo 26 de Julio de los
corrientes a las once de la mañana en nuestro local ubicado en la
AvenidaLosHúsaresNº 521 en estalocalidad.Esperamoscontarcon
su presencia que dará realce a este ceremonia.

21. Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de
nuestra especial consideración y estima personal.
Atentamente;
Rubén Ruiz Carrasco
PRESIDENTE
ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIA
COLEGIO NTROS HEROES DEL CENEPA

22. El informe administrativo es un documento escrito que
describe o da a conocer el estado de cualquier actividad,
estudio o proyecto de carácter administrativo, ya sea este en
el ámbito empresarial o gubernamental.
Un informe administrativo puede ser realizado por algunos
funcionarios o jefes de área de una empresa, el cual va dirigido
a los superiores ya sean gubernamentales, ejecutivos,
directivos de empresas, etc.
Se dirigen a los superiores (gubernamentales o empresariales)
como bases para buscar mejoras en la administración.
Son generalmente realizados con tiempos programados y
enfocados a la mejora y eficiencia, mediante la detección de
problemas y sus posibles soluciones.
Para un informe administrativo se toman en cuanta algunos
puntos:
• Se esclarecen los puntos a tratar.
• Se apoya con gráficos tablas, cuadros para facilitar la
comprensión.
• Se exponen los problemas en la administración.
• Se proponen posibles soluciones al problema.
• Dependiendo de la extensión y tipo de informe, se
pueden detallar los fallos, errores u omisiones que llevan a la
ineficiencia administrativa.
• Y pormenorizar todas y cada una de las posibles
soluciones a cada problema planteado.
Las aplicaciones de un informe administrativo son variadas,
abarca ámbitos gubernamentales, industriales, mercantiles
etc.
Ejemplo de informe administrativo:
Discos telax S.A de C.V
Informe de producción de discos de policarbonato para
grabación en formato DVD+R.
Los discos realizados con policarbonato en formato DVD+R son
creados con material de primera, con reflejante tipo espejo

23. con recubrimiento anti ralladuras en plástico de alta
resistencia.
Los discos tienen un costo total de $ 2.00.00 dos pesos por
pieza, costo que junta aspectos como:
• Policarbonato virgen,
• Fabricación
• Rotulación
• Empaque y distribución.
El costo de este producto tiene una contribución de 1000.00
por tonelada de producto en fábrica y aumenta su costo en
forma proporcional en los intermediarios hasta alcanzar un
costo final de $ 8.00.00 que abarcará el costo de producción,
costos de fabricación, contribuciones y pensiones, dejando
una ganancia total de $ 6.00.00 por artículo para la empresa.
Este costo ha variado durante los últimos seis meses, debido a
la variación del costo del material reflejante y policarbonatos.
Para tal caso, se adjuntan gráficas que aclaran la variación de
costos y ganancias durante los últimos seis meses.
Ing. Fernando fuentes
Firma
Bosquejo del informe con sus respectivos
espacios:
MUNICIPIO DE ANDES
Secretaría de Educación INF234
INFORME BIBLIOTECA MUNICIPAL EL SALADO
FECHA: Medellín, 2 de abril de 2012
1.5 a 2
ELABORADO POR: Andrés Arango Botero
Elisa Serrano Vera
OBJETIVO: determinar el cumplimiento de labores, según el
2 a 4
Texto
__________________________________________________
_____________________
__________________________________________________
______________________
2 entre párrafos
__________________________________________________
__________________________________________________
___________________________________________.
CONCLUSIONES
2 a 4
Texto
__________________________________________________
______________________
4
NOMBRE COMPLETO:
1
Cargo:
Transcriptor:

24. Definición Normalmente, como su nombre lo indica, el
informe técnico es un documento que describe el estado
de un problema técnico. Es la exposición de información
práctica y útil, de datos y hechos dirigidos, ya sea a una
persona, una empresa u organización, sobre una
cuestión o asunto que debe ser reportada. En otras
palabras, se utiliza para informar sobre las acciones que
se han realizado en el cumplimiento del trabajo
encomendado. Por ello, a la hora de redactarlo, es
importante tomar en cuenta sobre qué se va a escribir,
quién lo va a leer y qué uso se le dará. Función en el
medio académico del informe técnico El informe técnico
es una herramienta poco utilizada en el medio
académico. Sin embargo, en algunas áreas de estudio
como la ingeniería o las ciencias se utiliza como método
de análisis o para reportar aspectos técnicos de un tema
o problema específico y generar posibles soluciones. En
otras palabras, la función en el ámbito académico del
informe técnico es presentar sobre problemas técnicos y
proponer soluciones. Finalmente, es importante
mencionar que los estándares o las especificaciones del
informe técnico varían de acuerdo con las disciplinas.

25. Estructura
El informe técnico debe contener la información
necesaria para que un receptor calificado pueda evaluar
la situación, proponer cambios y dar recomendaciones.
La estructura debe facilitar el seguimiento, el análisis y la
comprensión del mismo, siendo clara y de rápida
elaboración. La estructura más utilizada, a la hora de
elaborar esta clase de informes, está formada por una
introducción, un cuerpo o desarrollo, una conclusión y los
anexos:
 Introducción: en esta sección se aclara el tema, se fijan
los objetivos y el propósito del informe.
Es importante establecer una cronología de los hechos y
ubicar al lector temporalmente. Además, se expone el
marco conceptual que se utilizará y se vincula con el
tema o problema central. Finalmente, se indican informes
previos o consideraciones generales del estado inicial del
problema con el propósito de evitar decisiones
inadecuadas o rápidas conclusiones.
 Desarrollo: en este apartado, se presenta el estudio del
origen y causas del problema. Además, presenta una
evaluación de alternativas, es decir, expone la propuesta
y análisis de las diferentes opciones para poder resolver
la cuestión expuesta.
 Conclusiones: es la parte más importante del informe
técnico. Debe quedar claro el origen del problema, su
trascendencia, evolución y las soluciones posibles.
Finalmente, debe contener las recomendaciones
indicando los niveles de riesgos y los ajustes tentativos. 
Anexos: información extra como fotografías, planos, otros
informes técnicos, etc.
 Bibliografía o lista de referencias. Pasos para la
elaboración del informe técnico
1. Identificar el problema, el posible origen y las
causas. Describirlos de la forma más completa y
clara posible.
2. En caso de requerirlo, definir o desarrollar el
marco teórico.
3. Estructurar y organizar la información.
4. Redactar una propuesta de soluciones.
5. Redactar las recomendaciones y valoraciones.
6. Agregar los anexos y la bibliografía.

26. Ejemplo de Informe Técnico:
ASUNTO: INFORME TÉCNICO
14 de enero de 2002
Sr. Jefe de adquisiciones:
El departamento técnico, una vez realizada la revisión de los
diversosdiscosduros para reemplazar los que se encuentran en las
máquinas de los diferentes departamentos, Ha realizado el
siguiente:
INFORME TÉCNICO
Se compararon los modelos siguientes:
MAXTOR 98196H8 DE 80 gb
Seagate ST380020A De 80 gb
Western Digital WD800BB 80 gb
Maxtor 4W060H4 de 60 gb
Maxtor 5T060H6 DE 60 gb
Los resultados han sido los siguientes:
RUIDO.- La mayoría de los modelos tienen un nivel de ruido muy
bajo, casi imperceptible, a excepción del WD800BB, el cual hace
ruido perceptible, sin ser molesto ni alarmante, al momento de la
lectura de datos.