Este documento proporciona información sobre cartas, memorandos e informes. Explica que las cartas son comunicaciones formales dirigidas hacia el exterior de una empresa, mientras que los memorandos son comunicaciones internas y más flexibles. Detalla las partes y características de cada uno, incluyendo el encabezado, contenido, despedida y consejos sobre su redacción. También define los informes como documentos que permiten evaluar el progreso de proyectos y actividades dentro de una organización.

2. CARTA: Conversación por escrito que se tiene con una persona. Comunicación más formal y elegante que existe. Es un instrumento externo: Se usa para comunicarse hacia fuera de la empresa. Si se usa hacia adentro puede usar un memorando.

3. Partes de la carta: Encabezado Encontraremos el lugar y la fecha donde se escribe la carta. Nombre de la empresa a quien va dirigida. Organización a la que pertenece y su respectivo cargo (si fuere el caso) y el saludo inicial. Centro Comercial La Gran Fiesta, S.A. Compañía Darién, S. A. Martes, 12 de noviembre de 2010 Licda. María Rodríguez La Alameda Corporation, Inc Gerente de mercado Ciudad de Panamá Licda. Rodríguez, Contenido o cuerpo Lo que queremos decir o manifestar Despedida La persona que escribe dirige una frase de cortesía al destinatario, seguido de su firma y sus datos personales.

4. Es conveniente usar papel membretado. Debe incluir: dirección, teléfonos, faxes, correos electrónicos, apartados postales….) La carta debe hacer que el destinatario se interese en leerla completamente. Debe hacer que el lector entienda el mensaje como debe ser. Debe conseguir una respuesta en el lector. Consejos:

5. Consejos: antes de redactar la carta, aclare cuál es el objetivo a lograr, es decir, lo que quiere lograr en la carta. Empiece la carta con el objetivo a lograr. Dígale al lector qué es lo que quiere de él: que compre su producto, que le dé una cita, que reciba su hoja de vida, en fin… Vaya al grano de una vez. Mientras menos palabras use, sin afectar la compresión del mensaje, mejor. Use palabras cortas y sencillas, aunque el lector sea experto en física nuclear. Forme oraciones sencillas, claras y cortas. No use muchos párrafos.

6. Más consejos: Nunca inicie una carta con estas expresiones: La presente es para desearle éxitos en sus delicadas funciones. La presente es para anunciarle que.. La presente es para saludarle y a la vez… … .que interponga sus buenos oficios……… Son frases viejas…no anuncie lo que va a decir , dígalo ! Nunca termine una carta así: “ Sin más, quedo de usted, Muy atentamente, Se está despidiendo tres veces.

7. Las despedidas tienen que ser breves. Lo importante no es la frase sino el nombre de quien dirige la carta. No se encasille en la palabra “atentamente”. Puede usar: cordialmente, saludos cordiales, con atentos saludos, sin más. No use palabras en mayúscula cerrada. Está gritando. Cuidado con la ortografía y sintaxis. La atención se centrará en el error y no en el mensaje.

8. Memorandos Memorándum viene del latín. Su plural es memoranda . Usted puede usarlo en español: memorando en singular y memorandos en plural. Un memorando o memo es una carta, pero interna y mucho más flexible. Usada para: Comunicar algo a los miembros de una organización. instrucciones, anuncios, transferir documentos, solicitar información, invitar a una reunión, aclarar algo, entre otros.

9. Características de todo memorándum: La información es temporal. Puede ser breve o extenso. Su tamaño depende de la necesidad de la empresa y de la situación. No lleva saludo, ni despedida formal. La comunicación va en orden jerárquico de mayor a menor, jamás a la inversa. Tomar en cuenta la claridad y precisión d lo redactado. Evitar usar palabras de dudosa interpretación. Los párrafos se escriben a espacio sencillo.

10. Las partes de un momo son: Membrete Con la identificación de la empresa. Cómo es interno no tiene que tener todos los datos que aparecen en una carta. La palabra Memorando en grande Fecha En que se envía el memo Destinatario Escribir la palabra Para y a continuación los nombres de las personas a quienes va dirigido el memo. Remitente Escribir la palabra De y a continuación el nombre de quien envía el memo. Asunto Tema sobre el cual trata el memo. Texto o cuerpo Lo que quiere decir Inicial o firma Respaldo personal de lo que se expresa en el memo; la firma es un elemento fundamental en este documento.

11. Consideraciones finales: Puede ser enviado a sus destinatarios. Puede ser pegado en un mural. Es cada vez más frecuente que sean enviados como mensajes por correos electrónicos.

12. Informes Es la información actualizada de un proyecto, actividad, función, otros. encomendada a algún miembro o sección de la organización. Permiten evaluar el grado de avance o atraso, detectar fallas, apreciar los buenos rendimientos. Para los ejecutivos, son algunas veces el único medio por el que pueden supervisar a quienes están mas lejos de ellos.

13. Partes de un Reporte: Membrete Con la identificación de la empresa. Cómo es interno no tiene que tener todos los datos que aparecen en una carta. Encabezado Con el nombre del proyecto, función, actividad, otros., y con la palabra “ informe ” , “ reporte ” u otra que convenga. Fecha En la que se presenta el informe Remitente Se puede utilizar la siguiente frase “ Preparado por… ” o cualquier otra que indique quien presenta el informe. Resumen del Proyecto Explicar brevemente en qué consiste el proyecto, función, actividad….tiene que ser preparado, como si el lector no tuviera idea de sobre qué trata el proyecto. Esta parte puede omitirse si el destinatario está claro en qué consiste el proyecto. Texto o cuerpo Lo que se quiere decir. Vaya al grano y sea claro. Conclisión Se incluye lo aprendido en el proyecto que podría servir a la empresa, sugerencias y demás información extraída del mismo. Anexos Puede anexar alguna tabla, diagrama, otros para amplair el cuerpo del informe.

14. Ejemplo de Informe “ Centro de Capacitación Virtual” Capacitaciones Informe al 20 de Noviembre de 2010 Preparado por Jovana de Gracia Introducción (Resumen) El Centro de Capacitación Virtual consiste en capacitar a todos los profesionales de la Republica de Panamá. Las capacitaciones serán dirigidas por la Licenciada Aura del C. Rojas. Hasta el momento el proyecto se encuentra en la fase de diseño. Estado del proyecto (Texto o cuerpo) Han pasado 5 meses desde el inicio y recién ayer se terminó la etapa de planeación. Todas las fases del proyecto han sido planeadas. El resultado del proceso de planeación se encuentra en el Anexo 1 de este informe. Del presupuesto asignado se ha utilizado un 65%. En anexo 2 de este informe se encontrará en detalle la utilización del presupuesto. Conclusión Hay bastante entusiasmo en todo el equipo, y en toda la institución en general, respecto a estas capacitaciones. Hasta el momento todo ha salido bien y el personal esta muy motivado al respecto. Recomendamos diseñar un sistema de incentivos para los miembros del equipo. El interés hasta ahora registrado es inicial y no estamos seguros de que se mantenga así durante todo el proyecto. De otra forma, los recursos nos serán tan bien usados y las tareas tan bien realizadas.