Este documento describe los componentes básicos de una base de datos en Access. Explica que una base de datos es una herramienta para organizar información mediante tablas, las cuales almacenan los datos de manera estructurada. También incluye consultas para filtrar datos, formularios para presentar la información, e informes para resumir y imprimir los datos. El modelo entidad-relación es una técnica para modelar las entidades y relaciones de los datos antes de implementar la base de datos.

1. BASE DE DATOS
Por: María José Rodríguez Mejía

2. ¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar
información.
En las bases de datos, se puede almacenar información sobre
• personas,
• productos,
• pedidos, o cualquier otra cosa.
Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa
de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida
que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e
inconsistencias en los datos

3. Una base de datos informatizada es un contenedor de
objetos.
• Una base de datos puede contener más de una tabla. Por
ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza
tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una
sola base de datos que contiene tres tablas.
• Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o
código de otro origen, una base de datos de Access almacena
sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como
formularios, informes, macros y módulos.

4. Con Access, puede:
• Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un
elemento nuevo en un inventario.
• Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo,
cambiar la ubicación de un elemento.
• Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado
un artículo.
• Organizar y ver los datos de distintas formas.
• Compartir los datos con otros usuarios mediante informes,
mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.

5. Partes de una base de datos de
Access.
• En las secciones siguientes, se describen brevemente los
componentes de una base de datos de Access típica. Para obtener
más información acerca de cada componente, siga los vínculos de la
sección Vea también de este artículo.
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Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Módulos

6. Tablas:
Son las encargadas de almacenar los datos.
• El almacenamiento de los mismos se realiza de forma
organizada gracias a la estructura de las tablas, la buena
estructuración de las tablas es imprescindible para realizar con
eficacia todas las operaciones necesarias.
• son los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen
sentido el resto de los elementos propios de una base de datos.
Si no tenemos los almacenes principales de información, es
decir las tablas, ¿que se puede hacer?

7. Consultas:
• Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear
respecto a los datos almacenados en las tablas.
• permiten realizar cálculos y operaciones con los datos
almacenados. De esta forma se pueden filtrar los datos para
trabajar únicamente con aquellos que se precisen en cada
momento.
• Permiten establecer una serie de criterios que aplicados sobre
una o varias tablas devuelven ciertos datos de éstas.

8. Formularios:
• Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas
o consultas con un formato personalizado y "elegante".

9. Informes:
• Crean resúmenes y presentan los datos de tablas y consultas
con un formato personalizado, fundamentalmente de cara a
"sacarlos" por impresora (aunque no siempre). Las
posibilidades para ello inmensas.
• De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con
una gran calidad en cuanto a diseño, formato y distribución

10. • Páginas: Creación y diseño de páginas web con acceso a
datos desde Internet.
• Módulos: Conjunto de instrucciones y procedimientos de
programación, escritos con Visual Basic para
Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base
de datos. Para diseñar módulos sí es necesario saber
programar.

11. El Modelo Entidad-Relación
1.
2.
Se elabora el diagrama (o diagramas) entidad-relación.
Se completa el modelo con listas de atributos y una descripción de
otras restricciones que no se pueden reflejar en el diagrama.
El modelado de datos no acaba con el uso de esta técnica. Son necesarias
otras técnicas para lograr un modelo directamente implementable en una
base de datos. Brevemente:
• Permite mostrar resultados entre otras entidades pertenecientes a las
existentes de manera que se encuentre la normatividad de archivos que se
almacenaran
 Transformación de relaciones múltiples en binarias.
 Normalización de una base de datos de relaciones (algunas relaciones
pueden transformarse en atributos y viceversa).
 Conversión en tablas (en caso de utilizar una base de datos relacional).

12. Entidad
•
Representa una “cosa” u "objeto" del mundo real con existencia independiente, es decir, se
diferencia unívocamente de otro objeto o cosa, incluso siendo del mismo tipo, o una misma
entidad.
• Algunos Ejemplos:
 Una persona. (Se diferencia de cualquier otra persona, incluso siendo gemelos).
• Un automóvil. (Aunque sean de la misma marca, el mismo modelo,..., tendrán atributos
diferentes, por ejemplo, el número de chasis).
• Una casa (Aunque sea exactamente igual a otra, aún se diferenciará en su dirección).
• Una entidad puede ser un objeto con existencia física como: una persona, un animal, una
casa, etc. (entidad concreta); o un objeto con existencia conceptual como: un puesto de
trabajo, una asignatura de clases, un nombre,etc. (entidad abstracta).
• Una entidad está descrita y se representa por sus características o atributos. Por ejemplo, la
entidad Persona las características: Nombre, Apellido, Género, Estatura, Peso, Fecha de
nacimiento.

13. Relacion
• Describe cierta dependencia entre entidades o permite la
asociación de las mismas.