Requerimiento de un negocio para una base de datos.

1. Base de Datos.
Requerimientos.
Negocio: Auto Servicio Modelos.
Venta de refresco y cerveza por mayoreo y menudeo.
Dueño: Alejandro Ramírez Bolaños
Observación: Estática
Me limite primero a solo observar la manera de trabajar de este negocio y
pude notar muchas cosas.
Ya que es un autoservicio, la dulcería y las ventas al menudeo se pueden
manejar fácilmente con una base de datos que almacene los producto y el precio,
pero como también cuentan con un depósito de refresco la base de datos solo se
limitaría a registrar compras y ventas, ya que el cliente requiere ver el producto y
conocer su precio, así que esta sería una limitante para nuestra base de datos.
Al momento de realizar una venta, a parte del problema de no poder
consultar su base de datos al momento de atender al cliente, también note que para
realizar sus cuentas solo usa una calculadora ya que el vendedor debe de conocer
el precio de cada uno de los productos, pero el uso de la calculadora le facilita el
hacer cuentas ya que los clientes piden unos productos y luego unos cuantos más
y a veces cambian de decisión y hay que restar los productos ya no requeridos,
entonces el costo total de la cuenta varia hasta que el cliente quede conforme y con
esto el vendedor se arriesga a equivocarse y tener pérdidas a la hora de hacer
cuentas.
Se puede decir que a veces el vendedor no conoce todos los precios y
tiene que regresar a revisar una lista de precios, pero esta no se actualiza si hay un
nuevo precio o si hay un nuevo producto por lo cual el vendedor debe de llamar por
teléfono al dueño para preguntar por el precio del producto y como no siempre está
el mismo vendedor unos se enteran de los nuevos precios y otros no lo cual causa
una variante de precios y sobre todo perdidas ya que si cambia el precio es para
aumentar y no para disminuir.
Cuando compran más producto saben cuántas piezas compraron de cada
refresco pero no saben cuántas quedaban en existencia por lo tanto solo hacen un
aproximado de cuantas cajas de cada refresco les quedan y eso g puede generar
pérdidas o podría provocar que se quedaran sin producto, además tampoco
registran cuantos productos se venden ni se lleva una cuenta total de ventas, solo
se cuenta el dinero ganado al final del día sin saber exactamente que se vendió.
Hector Trujillo Ruiz 2°”A” Base de Datos Prof.: Octavio Sánchez Delgado.

2. Tienen también vendedores que se dedican a distribuir refresco a otras
tiendas, ellos si les llevan un control de cuantas cajas se llevan y de que refresco y
cuantas venden, el total vendido al final del día y su total al final de la semana, pero
eso solo es para sus trabajadores ya que sus hijos no les lleva un conteo como a
los anteriores y es cuando no saben exactamente cuantas cajas se vendieron.
También observe que los trabajadores van a recargar producto varias veces al día
entonces esto causa que se les tenga que ir anotando cuantas cajas más se llevan
de cual producto, y puede haber conflicto al momento de hacer cuentas si es que
no anotan bien, además de que el total de sus ventas lo hacen a mano por lo tanto
también habría un conflicto.
Otro problema es registrar el envase ya que en ocasiones lo prestan y esto
lo registran solo en notas, o lo venden entonces no se lleva un control total de
cuantos embaces hay en existencia, ni cuantos aún están llenos por lo tanto perdía
de embace también implican perdidas.
Observación: Dinámica
Esto fue lo que note entras días de solo observar, al siguiente día me dedique
a intervenir un poco para hacer algunas preguntas en cualquier cosa que no
entendiera a lo cual resolví muchas dudas.
Una de las principales dudas era como hacían para llevar un conteo del
producto a lo cual respondieron lo que ya había observado, ósea que no lo llevan
solo tienen un aproximado y también un aproximado del dinero total vendido he
invertido.
Lo mismo para el conteo del embace y para las cuentas de sus vendedores,
no tienen ninguna base de datos para tener números exacto, así que solo trabajan
con aproximados, lo cual podría generar pérdidas.
Solo nos sirvió para confirmar lo ya previsto, además que al momento de que
atendía a sus clientes no podíamos interrumpirlo ya que los clientes se sentían
incomodos.
Hector Trujillo Ruiz 2°”A” Base de Datos Prof.: Octavio Sánchez Delgado.

3. Entrevista.
Decidí entrevistar primero al vendedor, la entrevista fue mixta ya que
contenía preguntas abiertas y cerradas ya que el vendedor si disponía del tiempo
para responder.
Entrevistado: Alejandro Ramírez Ruiz, vendedor.
1. He observado que no tiene un control exacto a la hora de registrar las
compras y ventas de producto ya sea al mayoreo y menudeo, ¿esto
le genera pérdidas a la hora de hacer la cuenta total de todas sus
ventas?
R. “No nos causan perdidas a gran escala pero no sabemos
exactamente cuánto debemos ganar solo sabemos que la cuenta final
tiene que ser mayor a lo invertido al inicio de la semana, si no es así
significa que estamos haciendo algo mal (ríe)”.
2. ¿Cree que la manera en la que llevan el conteo de los vendedores es
eficiente?
R. “La gente con la que trabajamos son de nuestra enteran confianza
y con tener un registro simple basta, pero siempre no quedamos con
esa duda de saber si son cien por ciento sinceros”.
3. Note que usted tiene que conocer el precio de cada producto y
también tiene que hacer las cuentas con una calculadora, ¿esto le
causa algún conflicto a la hora de atender a sus clientes?
R. “Para mí es un poco tedioso tener que hacer las cuentas ya que en
ocasiones no da tiempo de ir por la calculadora y tengo que hacer las
cuentas mentales, y lo de los precios no siempre puedo recordar todos
los precios y hay que checar nuestra lista de precios, la cual no sé si
tiene bien los precios o si alguno ha subido entonces esto me toma
más tiempo y puede que el cliente se desespere y eso no sería nada
bueno para nosotros ya que da mala imagen”.
4. ¿Tiene que pagar alguna otra cosa a parte de las compras de producto
y los servicios con los que cuenta (agua, luz, etc.)?
R. “si”.
5. ¿Cuáles son?
R. “Tenemos que pagar la gasolina de nuestras unidades repartidoras,
además de la comida que les damos a los trabajadores, también
prestamos mobiliario y enfriadores”.
6. ¿Lleva algún tipo de registro para esto?
R. “No, solo el jefe lo contempla a la hora de hacer cuentas, el
mobiliario lo prestan solo con una nota y lo de los enfriadores solo se
hace un pagare a nombre de la persona.”.
Hector Trujillo Ruiz 2°”A” Base de Datos Prof.: Octavio Sánchez Delgado.

4. 7. ¿Maneja algún tipo de información confidencial, o que solo pueda ser
vista o manipulada por algún administrador?
R. “Si, cuando prestamos embace en ocasiones nos dejan
credenciales o licencias de manejo, también los pagarés de los
enfriadores y las notas del mobiliario, esta información solo puede ser
manejada por el jefe y sus administradores”.
8. ¿Cree que la implementación de una base de datos seria funcional?
R. “No lo sé creo que nos facilitaría mucho hacer cuentas y todo lo
demás pero no puedo andar trayendo la computadora por todo el
almacén, no contamos que computadoras y creo que sería difícil de
manejar”.
9. ¿Cuántos usuarios a parte de usted lo manejarían,
aproximadamente?
R. “Otros dos o tres vendedores más, a parte del jefe claro”.
10. ¿Estaría dispuesto a probar una base de datos?
R. “Claro sería interesante”.
No pudimos grabar la entrevista ya que el ruido de los autos impedía obtener
un buen audio pero la entrevista duro alrededor de media hora, y gracias a esto nos
dimos cuenta de que tienen una gran necesidad de una base de datos que maneje
toda la información que tienen, claro manteniendo la relación que tienen cada una
de las entidades, que serán expuestas posteriormente.
Tampoco pudimos basarnos en documento anteriores ya que los único
registros que tienen se de sus préstamos y los que piden con sus proveedores, lo
cual lo manejan como información que solo el jefe puede revisar.
Hector Trujillo Ruiz 2°”A” Base de Datos Prof.: Octavio Sánchez Delgado.