Capitulo 2 de acces 2007 (2010 11) web

PAGINA- 1 -CAPITULO 2 – ACCESS 2007 1

2.1 QUE ES MICROSOFT ACCESS ?

Access es un sistema, miembro del Paquete Office, que
permite crear, administrar y utilizar “BASES DE DATOS”.

UNA BASE DE DATOS ES UN CONJUNTO DE ARCHIVOS
RELACIONADOS. ADEMÁS, CADA UNO DE ELLOS CONTIENE DATOS, TAMBIÉN
RELACIONADOS, ALMACENADOS MEDIANTE UN FORMATO QUE PERMITE
ENCONTRARLOS DIRECTAMENTE, NO IMPORTA EL LUGAR DONDE SE ENCUENTREN.

Es por esta razón, que los archivos que la informática maneja actualmente, en su inmensa
mayoría, tienen este formato, ya que permite el acceso instantáneo a la información.
Access, como miembro del paquete Office, de la familia Microsoft, es, uno de los
sistemas más populares para el tratamiento de información en archivos de formato
“Base de Datos”.

Para ingresar a Access, solo debe iniciar el programa por los métodos convencionales,
por el menú inicio:

Por buscar escribiendo MSACCESS.EXE, por EQUIPO, por el
Explorador o por ejecutar escribiendo MSACCESS.

.

COMPUTO – ALEX ZAMBRANO – SAN JUAN BOSCO


ENTORNO DE ACCES 2007
2.2 CREACION DE UNA BASE DE DATOS CON SUS TABLAS
Una vez ejecutado Access por cualquiera de los métodos, aparece la pantalla de presentación,
donde puede elegir entre varias opciones:

Si abrimos una base de datos en blanco,(primera opción) lo primero que nos pedirá es el nombre del
archivo de la base de datos
1. pide escribir el nombre del archivo de la base de
datos.
2. Permite buscar en que carpeta quiere que quede
grabado el archivo. (debajo del nombre, aparece la ruta de
la carpeta donde se grabara el archivo).
3. Al dar clic, abre la pantalla para hacer la base de
datos.

Se debe escribir el nombre de la base de datos (archivo) y
Access le agregara la extensión ACCDB. Ejemplo:

ALUMNOS.ACCDB

Al dar CREAR, aparece una ventana donde permite agregar datos a la tabla, lo cual se debe dejar para
después, lo primero que se debe hacer es crear la estructura de cada una de las tablas.



Llame a la cinta INICIO, y presione en la herramienta VER, la cual sirve para editar la estructura de la
tabla en que se encuentre, inmediatamente la primera vez que le dé clic, pedirá el nombre de la TABLA.

Al dar el nombre de la tabla aparece la ventana donde creamos la estructura de la tabla.

Recordemos que en
nuestro caso sedebe
crear como mínimo 3
tablas, con mínimo 10
campos cada una y
20 registros.

1. Permite
seleccionar la tabla a
utilizar.
2. Permite
escribir el nombre del
campo.
3. Permite
seleccionar el tipo de
datos que contendrá
el campo.
4. Permite hacer una descripción del campo creado.
5. Permite cambiar las propiedades del campo utilizado.



2.2.1 PUNTOS A TENER ENCUENTA ANTES DE CREAR UNA BASE DE DATOS

Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas y demás objetos de una base de dato, es importante
invertir un poco de tiempo en diseñar bien la base de datos, por lo tanto se deben seguir estos pasos:

a. Determinar la finalidad u objetivo de la base de datos
El primer paso para diseñar una base de datos es determinar su finalidad (para que la necesita) y que
información desea obtener de ella, a partir de ahí, puede determinar sobre que asuntos o temas
necesita almacenar información (TABLAS) y que hechos desea almacenar sobre cada asunto (campos).
b. Determinar las tablas que necesitan en la base de datos
Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso del diseño de la base de datos,
porque se debe pensar no solo en los datos que se desea saber sino que información nos dará la base
de datos.
c. Determinar los campos que se necesitan en las tablas.
Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto (ejemplo todo la información es de alumno) y
cada campo de una tabla contiene hechos individuales, al crear los campos de una tabla tenga presente
las siguientes sugerencias:

- Relacione cada campo con el asunto de la tabla. ( ej, nombre de quién? Del alumno, etc)
- No incluya datos derivados ni calculados
- Incluya toda información que se necesite
- Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas, por ejemplo el nombre y
apellido en lugar de nombre completo.
- Identifique los valores que contendrán los campos.

Decida qué tipo de datos va a utilizar para cada campo, teniendo en cuenta las siguientes
consideraciones.

 Qué tipos de valores desea permitir en el campo? Ejemplo: No puede almacenar textos en un
campo numérico.
 Cuanto espacio de almacenamiento desea utilizar para los valores del campo
 Qué tipo de operaciones desea llevar a cabo con los campos
 Desea ordenar un campo?

d. Determinar los valores de los campos
Para que Access conecte información almacenada en tablas independientes. Cada tabla de la base de
datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifique de forma exclusiva cada registro
individual de la tabla (clave principal).

e. Perfeccionar el diseño
Después de tener el diseño es bueno esperar un momento y detectar posibles fallas, es mejor cambiar
el diseño ahora que cuando tenga datos, busque duplicación de datos innecesarios y elimínelos.

f. Introducir datos y crear objetos de la base de datos

g. Utilizar las herramientas de Microsoft Access


2.3 TIPOS DE CAMPOS DE MICROSOFT ACCESS
Para diseñar las tablas de una base de datos es necesario especificar la clase de datos que contiene cada
uno de sus campos, los siguientes son los tipos de datos:

TIPO DE DATO UTILIZACIÓN TAMAÑO
(Predeterminado) Texto o Hasta 255 caracteres,
combinaciones de texto y números, así Microsoft Access no
TEXTO como números que no requieran reserva espacio para la
cálculos, como los números de teléfono, parte que no se utiliza de
cedulas, etc. un campo de texto
Ejemplo de campo: NOMBRE, APELLIDO, DIRECCION, TELEFONO, IDENTIFICACION, NOMBRE DE LA
CANCION, ETC.

Textos y números de gran longitud,
MEMO como notas o descripciones, letras de Hasta 63.999 caracteres.
canciones, etc.
Ejemplo de campo: LETRA CANCION, HISTORIA, ANECDOTARIO, HOJA DE VIDA, ETC.

Datos numéricos utilizados para cálculos
matemáticos, menos los cálculos
NUMERICO 1, 2, 4 8, 16 bytes
relacionados con dinero. (hay varios
tipos de campo numérico)
Ejemplo de campo: EDAD, ALTURA, CANTIDAD DE LIBROS, CARROS VENDIDOS, NO DE ACCIDENTES,
ETC.

FECHA/HORA Fechas y horas 8 bytes
Ejemplo de campo: FECHA DE NACIMIENTO, FECHA DE INGRESO, FECHA DE FALLECIMIENTO, ETC.

Valores de dinero, utilice el tipo de datos
MONEDA 8 bytes
para evitar los redondeos en los cálculos
Ejemplo de campo: SUELDO, COMISION, VENTAS, INGRESOS, MENSUALIDAD, ETC.

Número secuencial (incrementado de
uno a uno) único, o número aleatorio
AUTONUMERICO que Microsoft Access asigna cada vez 16 bytes
que se agrega un nuevo registro a una
tabla.
Ejemplo de campo: ID, ALUMNO No, CARRO No , VENTA No, etc.

Contiene el valor SI/No,
SI/NO O LOGICO 1 bit
Verdadero/Falso, Activado/desactivado
Ejemplo de campo: CASADO, HIJO UNICO, VIVE, ACTIVO, ETC.



Objetos (word, excel, imágenes, sonidos,
OBJETO OLE Hasta 1 Gigabyte
video, etc)
Ejemplo de campo: FOTO ALUMNO, FOTO INMUEBLE, VIDEO FINCA, CANCION, ETC.

HIPERVINCULO Almacena hipervínculo hasta 2048 caracteres
Ejemplo de campo: CORREOS, PAGINAS WEB, ETC.
Puede adjuntar imágenes, archivos de
hoja de cálculo, documentos, gráficos y
otros tipos de archivos admitidos, a los
ADJUNTOS No tiene
registros de la base de datos de forma
similar a como adjunta archivos a los
mensajes de correo electrónico
Ejemplo de campo: DIFERENTES CLASES DE ARCHIVOS.

Cambiar el tipo de datos de un campo después de haber introducido datos en una tabla puede
provocar un largo proceso de conversión de datos al guardar la tabla. Si el tipo de datos de un campo
está en conflicto con el valor de la propiedad Tipo de datos cambiada es posible que se pierdan
algunos o todos los datos.

2.4 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS - GENERAL

Entre las propiedades más utilizadas tenemos:

Las propiedades no son iguales para todos los tipos de campos,
cambian entre ellos

PROPIEDAD DESCRIPCION
Tamaño del campo Es el número máximo de caracteres que se puede
introducir en el campo
En un campo texto, se puede definir la cantidad de caracteres máximos que se puede escribir, ejemplo;
40 para un NOMBRE. En un campo numérico se puede colocar el tipo de numero (ENTERO LARGO,
BYTE, ENTERO, SIMPLE, DOBLE, DECIMAL).
Formato Se utiliza para definir el formato de presentación
del campo (como se va a ver en la pantalla o
impreso)
En un campo TEXTO, si coloca > coloca lo que digite en MAYUSCULAS, si coloca < en MINUSCULAS,
para ingresar el curso, se puede colocar @@-@, se escribe 11A y se visualiza 11-A. en un campo FECHA
podemos seleccionar entre: fecha general, fecha larga, fecha mediana, fecha corta. En un campo


NUMERO/MONEDA podemos tener formatos como: numero general, moneda, euro,fijo, etc.
Mascara de entrada Permite utilizar un modelo de presentación para
todos los datos introducidos.
En un campo texto como código podemos colocar >LL00000-0000, y hace que ingrese 2 letras y el resto
números, en fecha podemos colocar 00/00/0000, y se ingresa la hora 12/09/2000 y si se agrega formato
de fecha larga se ve martes, 12 septiembre de 2000.
Titulo Se utiliza como etiqueta del campo en un
formulario, si no se escribe se utiliza el mismo
nombre del campo
Es simplemente si el campo, no se define bien el nombre, en titulo lo puede hacer, ejemplo: cod-alumno
seria el título CODIGO DEL ALUMNO. En un campo FECHA, se puede colocar una fecha, en un campo
LOGICO, se coloca uno de los dos valores si/no.
Valor predeterminado Valor automático introducido en el campo para
nuevos registros
Por ejemplo en el campo numérico EDAD, se puede colocar 99, o en un campo TEXTO seria Ninguno.
Regla de validación Una expresión que limita los valores que pueden
introducirse en el campo (una condición)
Por ejemplo en un campo Numérico como EDAD en alumno se puede colocar >4 and < 20 por que entre
esos valores están los alumnos. En un campo texto, se puede colocar "A????" La entrada debe tener 5
caracteres y comenzar por la letra "A". o en un campo FECHA, puede estar entre dos FECHAS.
Texto de validación Mensaje de error que aparece al introducir un valor
erróneo
Es un texto que avisa el error, ejemplo: “la edad debe estar entre 4 y 20 años”
Requerido Se utiliza para hacer obligatoria o no la entrada de
valores en ese campo
Si la respuesta es SI, no puede pasar a otro registro si no llena el campo.
Indexado Permite utilizar este campo para indexar u
organizar la base de datos
Permite indexar u organizar mediante un campo determinado, el campo principal o llave primaria es
indexado.
Alineación de texto Permite alinear el texto, centrado, izquierda, etc.
Permite controlar como se ubica el dato en el campo.

2.5 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS - BUSQUEDA
Esta propiedad se refiere a la forma como se pueden ingresar los
datos al campo, hay 3 opciones:
 CUADRO DE TEXTO. Permite escribir el dato.
 CUADRO DE LISTA. Permite seleccionarlo de una lista o de
otra tabla.
 CUADRO COMBINADO. Permite escribirlo o seleccionarlo.

Según el seleccionado, aparecerán las opciones.



2.6 CLAVE PRINCIPAL

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de
registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual
identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal
compuesta por más de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:

 En la vista diseño, seleccione el campo que desea sea el campo principal.
 Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña Diseño. O clic
derecho en el campo y seleccionar CLAVE PRINCIPAL.

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una
llave indicándonos que dicho campo es la clave
principal de la tabla.

Si queremos definir una clave principal compuesta
(basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultáneamente la tecla Ctrl y el campo a
seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el borón anterior .
Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una
tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el
campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos
deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo

2.7 MODIFICACION DE LAS TABLAS

 Si necesitamos cambiar el nombre
del campo, el tipo de campo, la
descripción o alguna propiedad,
solo es ir a la opción diseño, donde
se hizo.

 Si necesita agregar un nuevo campo, se puede hacer a lo último o seleccionar el campo superior
al cual se quiere insertar, botón derecho y seleccionar . Si lo que desea es agregar un
nuevo registro, lo debe agregar al final de los que ya hay.

 Si lo que desea es borrar un campo, solo es seleccionarlo, clic derecho y seleccionar
o con la tecla suprimir o DEL. Lo mismo si lo que quiere es borrar un registro.



2.8 DESPLAZAMIENTO EN UNA TABLA

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento

La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación:

para ir al primer registro de la tabla.
para ir al registro anterior en la tabla.
para ir al registro siguiente en la tabla.
para ir al último registro de la tabla.
para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.

Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma:

Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual.
Escribir el número del registro al cual queremos ir.
Pulsar ENTER.

También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA
ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado


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