Access es una herramienta para la administración de bases de datos relacionales que permite almacenar, buscar, analizar e imprimir datos de forma organizada. Una base de datos en Access contiene tablas con campos y registros, consultas para extraer información, formularios para gestionar datos, informes para imprimirlos y macros y módulos para automatizar tareas.

1. ACCESS
INTRODUCCION A ACCESS

2. Qué es Access?
Podemos definir Access como una herramienta
para la administración de bases de
datos relacionales.
En su forma más simple, una base de datos es una
colección de datos
relacionados a un tema particular, una lista de
datos. Cuando se efectúa una lista
de direcciones, nombres, productos, se está
generando una base de datos. De
hecho, no es necesario usar un programa de
bases de datos para crear una: se
podría estar haciendo una lista como la que
acabamos de mencionar usando
Excel, Word o (incluso) el Bloc de notas.

3. Almacenar datos: una base de datos almacena datos relacionados con
un asunto o propósito particular (por ejemplo, una lista de recetas o los
clientes de una empresa); también facilita las tareas de agregar, actualizar,
organizar y eliminar datos.
Buscar datos: puede ubicarse un dato fácil y rápidamente. Por ejemplo,
buscar los clientes de apellido "Gómez" que residan en la localidad cuyo
código postal es 1200.
Analizar e imprimir información: se pueden realizar cálculos con los
datos almacenados en la base de datos; por ejemplo, calcular qué
porcentaje de las ventas totales fue realizado en la provincia de Chubut.
Manejar datos: una base de datos permite manejar con relativa facilidad
grandes volúmenes de datos, por ejemplo cambiar el encargado de ventas
de todos los clientes de una zona

4. Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra
base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas
verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más
adelante veremos qué es un campo.
Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la
base de datos con el fin de extraer y presentar la información
resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

5. Formulario: elemento en forma
de ficha que permite la gestión
de los datos de una forma más
cómoda y visiblemente más
atractiva.
Informe: permite preparar los
registros de la base de datos de
forma personalizada para
imprimirlos.
Macro: conjunto de
instrucciones que se pueden
almacenar para automatizar
tareas repetitivas.
Módulo: programa o conjunto
de instrucciones
en lenguaje Visual Basic

6. Crear una tabla en la vista Diseño
Lo primero que debemos hacer es
pulsar el botón Diseño de tabla que
se encuentra dentro del grupo Tablas
en la ficha Crear.
Una vez que se muestra la
cuadrícula en el panel
derecho el procedimiento
será el mismo para todos los
campos.

7. En la columna Nombre del
campo colocaremos los nombres de los
campos de la tabla y en la columna Tipo
de datos elegiremos el tipo de dato para
cada campo de la tabla. De esta manera
podemos crear todos los campos de
nuestro ejemplo:
Como regla general siempre
colocamos primero el campo clave.
Para establecer el campo clave
debemos seleccionar el campo
correspondiente y pulsar el
botón Clave principal que se
encuentra en la ficha Diseño.

8. Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene
una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.
Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una
longitud fija de 65.535 caracteres.
Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos
en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La
precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la
derecha del mismo.
Auto numérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número
aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una
tabla. Los campos Auto numérico no se pueden actualizar.