Este documento es una circular externa del Archivo General de la Nación que recuerda a las entidades públicas su obligación legal de transferir documentos con valor secundario a los archivos generales correspondientes. Asimismo, aclara que estos documentos no pueden ser entregados a terceros mediante contratos de custodia y que los alcaldes y gobernadores deben asignar recursos para el funcionamiento de los archivos generales.

1. C Ol. QMB I A
ARCHIVO
GENERAL
OE LA NAC1'0N
(200)
Archivo General de la Nación
Al contestarcita este #: 3678
Fecha: 05/10/2011 12:06:50 p.m.
Asunto: Circulares Externas
Actividad: envio Anexos: o Fofos: o
Remite: 200 Dirección General
CIRCULAR EXTERNA No. _Ü_Ü_3
(Octubre 4 de 2011)
PARA:
Asunto:
ORGANISMOS DEL ORDEN NACIONAL, PRESIDENCIA DE LA
REPUBLICA, VICEPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA, MINISTERIOS,
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, SUPERINTENDENCIAS Y
ENTIDADES TERRITORIALES.
OBLIGACIÓN DE TRANSFERIR A LOS ARCHIVOS GENERALES LOS
DOCUMENTOS DE VALOR SECUNDARIO.
El Gobierno Nacional mediante el Decreto 1382 de 1995, el Decreto 998 de 1997 y el
Decreto 4124 de 2004 reglamentó la obligación de los organismos del orden nacional,
departamental, distrital y municipal de transferir los documentos con valor secundario
(para conservación total) que de acuerdo con la tabla de retención documental, la
tabla de valoración documental y el plan de transferencias documentales deban
realizar los organismos principales de la administración en el correspondiente ente
territorial y de las transferencias documentales realizadas por las entidades adscritas
y vinculadas a dichos-organismos-. -·-·---- - - - - - -
De igual forma, el Reglamento General de Archivos establece que la transferencia de
los documentos con valor permanente deberá incluirse en un plan de transferencias
al archivo que corresponda.
En cumplimiento de dichas disposiciones, el Archivo General de la Nación se permite
recordar que la documentación histórica o de conservación total, que de acuerdo con
las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental, deben ser
transferidas a Archivos Generales de los entes territoriales o al Archivo General de la
Nación no pueden ser entregadas a terceros mediante la contratación de servicios de
custodia, por cuanto es responsabilidad de la administración, en cabeza de los
secretarios generales, proteger el patrimonio documental del país, lo cual incluye su
transferencia a los Archivos Generales de que trata el artículo 3º del Decreto 4124 de
2004.
ESTABLECIMIENTO PÚBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA
era. 6 N2 6·91 Tel: 328288,8 Fax: 337 20 19, E·Mail: contacto@archivogeneral.gov.co, Página Web: www.archlvogeneral.gov.co,
NIT 800128835·6 Atención de Quejas Reclamos ySugerencias, línea gratuita fuera de Bogotá 01800091173, 3372035
Bogotá, Colombia. Fecha: 2011-02·23 V: 3 GD-302-FR-171
e

2. CO l. OM DI A
ARC HIVO
G ENERAL
ne LA NACTON
La anterior precisión se hace atendiendo a la atribución legal exclusiva que tienen los
archivos generales de los entes territoriales y el Archivo General de la Nación de
recibir las transferencias secundarias de las entidades públicas bajo su respectiva
jurisdicción territorial, así como la responsabilidad de los alcaldes y gobernadores de
asignar los recursos necesarios para el funcionamiento de los Archivo Generales de
conformidad con los señalado en la Ley 594 de 2000 y el Decreto citado.
Se exceptúan de lo anterior, tal como lo señala el parágrafo 2º del artículo 14 de la
Ley 594 de 2000, los archivos históricos cuya administración podrá ser contratada con
instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad, acotando que la entidad
pública mantiene la responsabilidad legal por la protección de su patrimonio
documental y el del país.
El incumplimiento de estas obligaciones dará lugar a las sanciones disciplinarias
previstas por la Ley.
Cordialmente,
~~~y--
CARLOS A.~PATA CÁR919'AS
Director General ..
Archivado en: Serie de la Dirección General
ESTABLECIMIENTO PÚBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA
Cra. 6 N2 6-91 Tel: 328288,8 Fax: 337 20 19, E-Mali: contacto@archlvogeneral.gov.co, Página Web: www.archivogeneral.gov.co.
NIT 800128835-6 Atención de Quejas Reclamosy Sugerencias, Unea gratuita fuera de Bogotá 01800091173, 3372035
Bogotá, Colombia. Fecha: 2011-02-23 V: 3 GD-302-FR-171
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