El documento describe los conceptos básicos de una base de datos en Excel, incluyendo campos, registros y filtros. Explica que un campo representa una columna que almacena un tipo específico de datos, y que los filtros permiten seleccionar registros que cumplan ciertas condiciones. Proporciona ejemplos de cómo aplicar filtros para listar productos por nombre o categoría, o mostrar las 7 mejores ventas de un mes.

1. Profesor: Oscar A. Zavaleta Cedeño Centro de Informática de Ciencias Económicas
BASE DE DATOS
Una base de datos en Microsoft Excel está conformada por registros (un registro es un conjunto de
datos de una Persona, Objeto, animal o cosa).
¿Qué es un Campo?
El Microsoft Excel un Campo es representada por una columna y solo almacena datos específicos,
es decir el campo FECHA_NACIMIENTO solo guardara fechas y por ningún motivo se debe mezclar
datos que no corresponde a fecha.
Si vas a manejar información en Excel como base de datos, es sumamente importante que desde
el principio pienses que información debe contener, de tal manera que se facilite el obtener
información de ella por cualquier método posible.
Un ejemplo puede ser una base de datos de ventas... debemos evitar el hacer diseños complicados
y aparentemente muy explícitos, evitar el insertar una hoja por mes, cliente, por vendedor.. etc, lo
mejor es simplemente poner los nombres de campo en columnas, lo nombres de campo serán
todos los datos que se requieren para poder tener control sobre la información.
Vista de una Base de Datos en Excel

2. Profesor: Oscar A. Zavaleta Cedeño Centro de Informática de Ciencias Económicas
AUTOFILTROS
Los filtros permiten obtener un subconjunto de registros que cumplen una determinada condición
o criterio, es decir, seleccionan aquellos registros que satisfacen los criterios o condiciones fijados.
Los autofiltros permiten seleccionar registros de una lista de datos que pueden cumplir dos
condiciones, o que se encuentran entre los primeros de su grupo dada una condición especial.
Teniendo como ejemplo la base de datos anterior, haremos unos ejemplos
Solución:
Primeros debemos activar autofiltros, para ello debemos colocar el cursor dentro de la Base de
Datos, ir al menú Datos y hacer un clic en Filtro (Observar la figura)
Nótese que también podemos
activar Filtros pulsando las teclas
(Ctrl + Bloq Mayús + L)

3. Profesor: Oscar A. Zavaleta Cedeño Centro de Informática de Ciencias Económicas
Como se observa, una vez de haber activado Filtro, en la fila de Nombres de Campos aparecen las
Flechas de Encabezado para cada campo:
Es a través de estas Flechas que vamos a realizar los Filtros
Vamos a solucionar las preguntas:
➢ Liste los Productos cuyo nombre comience con la letra B o E
Como ya hemos activado Filtro, entonces haremos un clic en la Flecha del Campo Producto
Hacer un clic
aquí, luego ir a
Filtros de texto
y hacer un clic
en Comienza
por…
Estamos seleccionando Comienza por… porque el ejemplo dicen que debemos seleccionar a
los productos que comienzan con la letra B o E, ahora solo nos falta dar los criterios en la
siguiente ventana
IdPedido Categoria Producto Vendedor Enero Febrero Marzo

4. Profesor: Oscar A. Zavaleta Cedeño Centro de Informática de Ciencias Económicas
Escribir la letra B
Seleccionar la opción O para otra alternativa
Seleccionar la opción correcta para la otra
alternativa
Escribir la letra E
Hacer un clic en el botón Aceptar
Aplicado el Filtro, la Base de Datos mostrará los registros según el criterio dado (los productos
que comiencen con la letra B o E) y los registro que no cumple son ocultados, nótese las filas y
verán que ha sido ocultadas aquellas que no cumple el criterio.
Observe que donde se aplicado filtro, aparece otra icono diferente
Para volver a mostrar a todos los registros, ir
al icono de filtro y hacer un clic en Borrar
Filtro de “Producto” y se volverán a mostrar
todos los registros de la Base de Datos

5. Profesor: Oscar A. Zavaleta Cedeño Centro de Informática de Ciencias Económicas
➢ Liste los productos cuyo categoría se frutas o verduras
Este ejemplo se puede solucionar directamente haciendo clic en las categorías deseadas.
Clic en el campo Categoría y seleccionar Frutas y Verduras
y luego un clic en el botón Aceptar
Se puede también ir a filtro de texto y
seleccionar “es igual a” y en la ventana
de Autofiltro personalizado podemos
seleccionar Frutas o Verduras y hacer
un clic en el botón Aceptar y el
resultado será el mismo.

6. Profesor: Oscar A. Zavaleta Cedeño Centro de Informática de Ciencias Económicas
Tipos de Criterios: Hay dos tipos de Criterios
EL CRITERIO TIPO “Y”: Filtra a todos los registros siempre que cumpla todos los criterios
Por ejemplo: Filtrar a todos los registros cuya categoría sean verduras y el vendedor sea
Villalobos
EL CRITERIO TIPO “O”: Filtra a todos los registro que cumpla al menos unos de los criterios
Por ejemplo: Filtrar a todos los registros cuyo producto sea Naranja o Piñas
➢ Liste las 7 mejores ventas del mes de Enero de los productos
Hacer un clic en Enero, ir al
Filtros de número y
seleccionar Diez mejores…
Aparece la siguiente ventana
Como son las siete mejores
ventas, seleccionar 7
Si hay ventas con igual monto, serán considerados en el filtro.